6 vigtige overvejelser i det strategiske arbejde med frivillige

Hvilke redskaber skal der til for at understøtte et mere strategisk arbejde med frivillighed? Det har Marie Baad Holdt, som er projektleder på det TrygFonden-støttede projekt, FrivilligLaboratoriet under Diakonissestiftelsen i samarbejde med Kirkens Korshær Aarhus og et advisory board med 15 repræsentanter fra danske organisationer, foreninger og kommuner brugt halvandet år på at granske. Resultatet af deres arbejde er en værktøjskasse, der med en test hjælper ledelsen med at afklare, hvor organisationens frivillighedsfokus ligger i dag, og hvordan frivilligheden fremover bliver en del af organisationens dna.

Værktøjskassen indeholder bl.a. 6 vigtige overvejelser, som organisationer, der arbejder med frivillige bør gøre sig:

1.Hvorfor har vi frivillige?
Det spørgsmål kender de organisationer, der er dygtige til frivillighed, svaret på. For har I først svaret på, hvorfor I involverer frivillige, er frivilligheden tænkt ind som et virkemiddel til at nå det mål, organisationen er sat i verden for at nå.

Det kan for eksempel være en organisation, der beskæftiger sig med arbejdsløse unge, og hvor netop de frivillige kræfter giver de unge en vished om, at nogen vælger dem til, hvilket kan være med til at styrke de unges selvværd.

2. Hvordan spiller vores frivilligindsats sammen med vores overordnede strategiske mål?
Som leder af en frivilliginvolverende organisation skal I anerkende den faglighed, det er at samarbejde med frivillige og forstå de mekanismer, der skal til for at motivere og lede frivillige kræfter. Det gør I blandt andet ved at sikre, at frivilligheden er integreret i organisationens overordnede strategi, og at den er et fast punkt på dagsordenen. Derudover er det relevant løbende at diskutere spørgsmål om, hvordan frivilligheden er med til at nå målet, hvordan de frivilliges aktiviteter kan udvikle sig, og om der er behov for andre frivillige end dem, I har i dag.

3. Hvem er vores frivillige, og hvorfor har de valgt at arbejde for os?
Frivillighed er ofte omgærdet af for mange myter og gætterier og for lidt fakta. Derfor er det godt givet ud at lave en mindre spørgeundersøgelse, der for eksempel afdækker, hvem de frivillige er, hvorfor de vælger jeres organisation, og hvordan de ser på deres egen rolle.

Med den viden bliver det blandt andet nemmere at tiltrække nye frivillige, fordi I ved, hvilken forskel de frivillige gør. Fakta om de frivilliges resultater kan også gøre det lettere at få midler fra puljer, fonde og virksomheder.

4. Får vi dét ud af vores frivilligindsats, som er formålet med den?
Lever vi op til det, vi lover? Får vi dét ud af indsatsen, som er formålet med den? Disse spørgsmål er typisk både krævende at afdække og til tider også penible at få svar på. Ikke desto mindre giver de en vigtig indsigt i, om jeres tilgang til frivillighed rent faktisk virker.

En overkommelig måde at gå til opgaven på er ved at undersøge, hvordan brugerne, de frivillige og de fagprofessionelle oplever forskellen ved det frivillige arbejde. Både individuelle interview, fokusgrupper og spørgeskemaer kan være fornuftige redskaber her.

5. Hvilke typer frivillige vil vi gerne tiltrække?
Det er en god idé at gøre sig grundige overvejelser om, hvilken type frivillige, der vil være bedst til at løse lige netop jeres opgave. Jo mere tydeligt et billede I har af, hvilke frivillige I har behov for, jo lettere bliver det at rekruttere dem. De fem centrale spørgsmål I skal afklare, inden I hiver frivillige ressourcer ind i organisationen, er: Kræver opgaven en loyal frivillig? I hvilket omfang er der mulighed for indflydelse på opgaven? Hvor skal opgaven forankres? Er opgaven fleksibel? Og hvor mange frivillige har I egentlig brug for?

6. Hvordan går det egentlig med vores frivilligindsats?
Mange organisationer læner sig tilbage stolen, når først samarbejdet med de frivillige kører på skinner. Men glem ikke, at samfundet, frivilligheden og målgruppen hele tiden ændrer sig. Derfor er det en god tommelfingerregel at tage pulsen på frivilligheden med en årlig evaluering. På den måde samler I data, der blandt andet gør, at I kan sammenligne udviklingen i organisationens frivilligindsats år for år.

FrivilligLaboratoriets værktøjskasse rummer også tre pejlingsredskaber, der kan bruges til at måle frivilliggruppers effektivitet, rentabilitet og trivsel, samt fem specifikke metoder til et bedre samarbejde med frivillige. Alle ledelsesværktøjerne er frit tilgængelige på Diakonissestiftelsens hjemmeside her: http://diakonissestiftelsen.dk/bliv-frivillig/om-frivilliglaboratoriet