Sådan leder du frivillige i forskellige aldre

Af Marie Baad Holdt
Chefkonsulent i Ingerfair

Misforstået hensyntagen og uoverensstemmelser er sikkert noget mange kender til, hvis de er frivillige i en forening, der rummer flere generationer. Men det behøver ikke være sådan, fortæller Marie Baad Holdt, der er chefkonsulent i Ingerfair, som er en konsulentvirksomhed, der har specialiseret sig i ledelse af frivillige. Hun oplister her fem vigtige problematikker, du som leder skal være opmærksom på, når du arbejder med både veteraner og generation X, Y og Z.

1. Din egen tilgang til ledelse
Kig indad. Du kan ikke ændre på folk, men du kan tilpasse din ledelse, så den passer andre. Afhængigt af hvilken generation du selv tilhører, vil du typisk tage udgangspunkt i denne og lede ud fra, hvad du selv føler er mest rigtigt.

For at undgå en generationskløft, skal du være opmærksom på, hvilke egenskaber de forskellige generationer kommer med. Fremhæve dem, og sikre at de fremstår som en styrke i den samlede gruppe og ikke som en svaghed.

Som leder af frivillige skal du mestre styring, begejstring og refleksion. Du skal kunne styre gruppen mod det fælles mål. Du skal kunne begejstre, motivere og anerkende de frivillige. Og så skal du kunne reflektere over egen ledelse.

Det er din opgave at sikre, at generaliseringer som ’de unge er ikke loyale’ og ’de ældre er ikke omstillingsparate’ ikke bliver italesat i gruppen som virkelighed. I stedet skal du se på de forskellige ressourcer og kompetencer, gruppen har qua deres forskellige generationer. De unge kan for eksempel lære de ældre at blive fortrolige med det nye IT-udstyr, mens de ældre kan være mentorer for de unge.

I en frivilliggruppe, hvor aldersspredningen er stor, skal du altså bruge tid på at reflektere over, hvornår, hvorfor og for hvem din ledelse fungerer godt. Vær fleksibel i din styring mod målet, så du sætter alles kompetencer i spil. Og så skal du vide, hvad der motiverer de forskellige generationer.

2. Generationernes forskelligheder
Generationernes forskelligheder er formet af den tidsperiode, de enkelte generationer er født i. Jo mere du ved om dem, jo lettere bliver det at lede dem.

Veteranerne (f. 1925-1945) foretrækker detaljeret vejledning og instrukser. De følger dine vejledninger til punkt og prikke, og de stiller ikke spørgsmål. I den frivillige verden er det dem, der planlægger deres liv omkring deres frivillighed. Det er nemlig vigtigt at holde, hvad man lover.

Baby Boomers (f. 1946-1960) er en generation, der blev forkælet i efterkrigstiden, og som er vokset op uden at mangle noget. De er kreative, selvbevidste og krævende, og går gerne imod systemet, hvis de er uenige i tingene. Denne generation af livsnydere er meget aktive i forhold til Veteranerne, og de betegnes ofte som de ’travle pensionister’. De skal have tid til rejser, sommerhus og hobbyer.

Generation X (f. 1961-1975) er en generation, der arbejder hårdt. De går op i karrieren og elsker målbar succes. De er uafhængige, robuste og fleksible. De arbejder bedst, når de får redskaberne til at nå resultaterne selv. De er familiemennesker og er blevet forældre i en sen alder.

Generation Y (f. 1976-1990) er krævende og forkælet, og de ønsker at sætte deres helt unikke aftryk i verden. De er generationen, der er vokset op med sociale medier, hvor de blogger og tager billeder af deres eget liv, som de deler uden bekymring. De er åbne, forandringsparate og nysgerrige.

Generation Z (f. 1991-2005) ønsker fællesskab og har en global forståelse. De er fornuftsmennesker, og er opvokset med IT, men søger i stedet den personlige relation. De kender ikke til livet før mobiltelefonen, og de betragter et liv uden cyberspace som stenalder. Denne generation er vant til at blive lyttet til, for de er blevet betragtet som små voksne fra de var helt små.

3. Samarbejdet i gruppen
Veteraner ønsker detaljerede instrukser og vejledning. Baby Boomers fungerer bedst i teams og foretrækker møder, hvor tingene bliver diskuteret. Generation X er uafhængige, robuste og fleksible. De arbejder bedst, når de har redskaberne til selv at arbejde for at nå målet. Generation Y reagerer godt på den struktur, de udfordringer og den coaching, de møder i organisationen. Og ligesom Baby Boomers arbejder de godt i teams. Generation Z forventer at blive inddraget og lyttet til. De er oplyste og kritiske og er vant til at bruge deres netværk.

Med denne generalisering er der allerede lagt op til misforståelser og uenigheder i gruppen. Derfor skal du sørge for en ordentlig forventningsafstemning fra start. Fastlæg spilleregler for gruppen - samt tydeliggør, hvad der er obligatorisk, og hvad der ikke er.

Klare instrukser, på hvordan arbejdet skal udføres, fungerer godt for Veteranerne, samt generation Z og Y. Men hvor Veteraner og generation Z bare går i gang, vil generation Y sammen med de øvrige stille spørgsmålstegn og ønske indflydelse. Derfor er det vigtigt, at du ved, hvad der er til diskussion, og hvad der ikke er. Oplever du gentagne gange at blive udfordret på nogle strukturer og spilleregler, skal du overveje at tage det op i gruppen til fælles diskussion, for at tilgodese de generationer, der ønsker den form for indflydelse.

Ved sammenkomster vil alle generationer på nær Veteranerne og til dels Baby Boomers forvente, at du forklarer, hvorfor det er vigtigt, at de kommer. Hvad de får ud af det, og hvad forventes af dem. Jo yngre generationer des mindre er behovet for sociale arrangementer. Derfor skal du overveje, om du kan invitere til fællesmøde med fagligt input. Dernæst er det så op til den enkelte, om de vil blive hængende til det sociale.

De fem generationer vil sjældent have forståelse for, hvilke behov de andre generationer har. Derfor er det din opgave at imødekomme de forskellige behov, uden at udstille forskellighederne eller gøre dem forkerte.

4. Behov for differentieret kommunikation
Veteranerne er først sent blevet introduceret til digitaliseringen, og mens mange omfavner den, er der mange, der stadig er utrygge ved at bruge online kommunikation og sociale medier. Derfor skal du sørge for, at denne gruppes behov bliver mødt i form af mundtlig overlevering af vigtige budskaber, printede informationer og tilmeldingsblanketter. Og gerne et telefonopkald, hvis det er vigtigt.

De øvrige generationer er meget mere trygge ved mail, SMS og sociale medier. Dog skal du være opmærksom på, at generation Z er vant til at kommunikere via sociale medier, og de forventer, at det er der, de hører fra dig. I Baby Boomer og generation X skal du være opmærksom på, at der stadig er en del, der har modstand mod at bruge sociale medier til at kommunikere.

Husk altid at aftale, hvordan I kan sikre, at information er læst. Skal alle eksempelvis “like” beskeden, for at vise den er læst? Og huske at sende en lidt længere forklaring på mail eller SMS, og print informationen og hæng den op.

Afhængigt af vigtigheden af informationen, kan et telefonopkald eller en personlig snak med veteranerne med en personlig invitation til en event gøre, at flere kommer. De andre generationer er også glade for personlig henvendelse, men de fleste ønsker samtidig en besked med information via mail eller sociale medier.

Det kræver tid at differentiere sin kommunikation, men du vil opleve, at din information rent faktisk kommer ud til alle.

5. Motivation og anerkendelse, der rammer alle i gruppen
Generationernes forskelle påvirker de frivilliges opfattelse af, om de bliver anerkendt.

Veteranerne tænker, at ingen nyheder er gode nyheder. Men de forventer besked, når et mål er nået, eller der er noget, de skal forholde sig til.

Baby Boomers forventer, at resultaterne bliver anerkendt offentligt og fejret med formelle prisuddelinger, middage, billeder og håndtryk med bestyrelsesmedlemmer. Veteranerne ønsker også denne form for anerkendelse, men ønsker ikke dyrt indkøbte nipsgenstande. Desuden forventer Baby Boomerne, at der er et naturligt hierarki, hvor man langsomt bevæger sig opad.

Generation X og Y ønsker øjeblikkelig og kontinuerlig feedback og anerkendelse for at sikre, de er på rette vej mod målet. Generation Y har desuden forventninger om, at der bliver sat høje mål med tilsvarende anerkendelse.  

Generation Z forventer at blive inddraget i løsningen og blive taget med på råd hele vejen igennem. Disse generationer, der sætter pris på personlig udvikling, ønsker i højere grad anerkendelse i form af mere ansvar, kurser og anbefalinger.

Det tager tid at arbejde med alle generationer på en gang.  Men med fokus på de fem ovenstående områder, er du godt på vej til både fastholdelse og motivation af alle generationer.