Sådan skal samskabelse redde Udbyhøj fra druknedøden

Vandstanden i Randers Fjord vil stige så meget, at byen Udbyhøj om 100 år risikerer at være ubeboelig. Allerede i dag er byen truet. Hvis en stormflod rammer, er Udbyhøj forsvarsløs. Digerne er ikke stærke nok, borgerne er ikke organiserede, og der mangler evakueringsplaner.  

Selvom den enkelte grundejer har ansvar for at sikre sin ejendom mod stormflod, besluttede Randers Kommune, at den i samarbejde med byens borgere ville finde en løsning på problemet.

Konsulentbureauet Ingerfair var med til at facilitere processen og giver på den baggrund her en femtrinsguide til en succesfuld samskabelsesproces, som kan anvendes, når en veldefineret gruppe mennesker skal arbejde sammen for at nå et klart og tydeligt mål.

Trin 1: Planlægning - hvad skal vi mødes om og hvordan?

Første trin i samskabelsesprocessen er, at de relevante deltagere mødes for at diskutere, hvilken problemstilling de står overfor. Alt afhængig af problemstillingen, kan der være mere eller mindre divergerende holdninger til, hvad problemet egentlig består i, hvilket betyder at processen kan tage kortere eller længere tid.

Når der er enighed om, hvad problemet er, skal det afklares, hvor stort og presserende problemet er, og hvad man kan gøre for at løse det.

I Udbyhøj er problemstillingen klar. Byen er stærkt udfordret af vandstandsstigninger, som truer byens eksistens. Man kan derfor hurtigt bevæge sig videre fra diskussionen, om hvad problemet er, til diskussionen om, hvilke løsningsmuligheder der findes.

De enkelte løsningsmuligheder lægges frem på en række møder, og man bliver herefter enige om, at problemets presserende karakter betyder, at man i første omgang må vælge løsningsmuligheder, der kan implementeres nu og her, frem for løsninger som det tager mange år at implementere. Eksempelvis vil man først kunne få en sluse op om 30 år, og det har ganske enkelt for lange udsigter.

Trin 2: Find de rette deltagere

I en samskabelsesproces er det afgørende, at der bliver skabt en god gruppedynamik. En god gruppedynamik gør, at folk føler sig tillidsfulde og trygge, så de tør komme med skøre ideer, begå fejl og udfordre hinanden.

Her er fem faser i dannelsen af en god gruppedynamik:

1. Startfasen: Alle viser den gode side af sig selv og forsøger at undgå uenighed og konflikt.
2. Gruppens medlemmer udfordrer hinandens ideer og forståelse af problemet.
3. Gruppen får fælles mål og samarbejdsrutiner.
4. Præsentationsfasen: En effektiv og velfungerende gruppe.
5. Afskedsfasen: Arbejdet afsluttes og alle går hver til sit.

Hvis man skal skabe en gruppedynamik, som fordrer nye ideer, er det vigtigt at få de rette mennesker til at deltage. Det gør ikke noget, at der løbende falder folk fra gruppen, da det blot betyder, at dem, der for alvor er dedikerede, bliver tilbage. Hvis der hele tiden kommer nye medlemmer til gruppen, risikerer man imidlertid at hænge fast i startfasen, hvor alle kun tør vise deres gode side frem og forsøger at undgå uenighed og konflikt. På den måde får man ikke skabt en gruppedynamik, hvor deltagerne udfordrer hinandens ideer.

I stedet for at starte med en lille gruppe og lade den vokse sig større, startede processen i Udbyhøj bredt. På et stort borgermøde blev borgerne bedt om at udpege en række repræsentanter, som de havde tillid til. På det næste møde kom der omkring 20 personer, lidt under halvdelen af hvor mange der kom på det første møde. På det følgende møde kom kun omkring 12 personer.

Udskillelsesprocessen viste sig at være en fordel, da der til sidst sad en handlekraftig og engageret kerne tilbage. På den måde kom problemet i fokus, frem for dét at så mange som muligt skulle være med.

Trin 3: Lad alle finde ind til problemets kerne - fra deres perspektiv

Første gang man mødes, er målet at finde problemets kerne - set fra alles synspunkt. Dernæst er det vigtigt at tydeliggøre, hvorfor problemet skal løses i fællesskab. Det skaber energi og lyst til at organisere en indsats.

I Udbyhøj inviterede Ingerfair forskellige eksperter med til første møde - bl.a. en indsatsleder fra beredskabsstyrelsen og en fagekspert fra Kystdirektoratet. De skulle gøre problemet tydeligt og aktuelt for alle, så vandstandsstigningerne gik fra at være et potentielt problem om 100 år til at være et aktuelt problem i form af risikoen for at blive ramt af en stormflod i morgen.

Ud fra eksperternes udsagn skulle deltagerne tage stilling til, dels hvad de mente, at de selv havde et ansvar for at håndtere, og dels hvad de mente, de kun kunne løse i fællesskab. Teknikken var med til at tydeliggøre, hvorfor problemet ikke blot kunne løses af enkeltpersoner.

Trin 4: Brug eksperter - også borgerne

I samskabelsesprocesser bør man tilstræbe ligeværdighed og demokrati i processen, men ifølge Ingerfair kan det være svært i praksis. Borgere har en tendens til at forvente, at embedsmænd og fageksperter har svaret og løsningerne, mens embedsmænd ofte imødekommer forventningen ved at ville vide alt på forhånd.

Selvom embedsmændenes viden er værdifuld, så ligger borgerne også inde med værdifuld viden. Det er derfor vigtigt at lytte - og ikke nødvendigvis give svar. I Udbyhøj har mange af borgernes familier boet der i flere generationer. De ved, hvor vandet trænger gennem digerne, og hvilke veje der bliver oversvømmet. De ved, at der også var oversvømmelser i deres forældres og bedsteforældres tid.

Selvom embedsmændene skal lytte til borgerne, tage dem alvorligt og handle på baggrund af det, de siger, betyder det ikke, at embedsmændenes faglige viden er ligegyldig. Det er netop deres faglige viden, der kan give en idé om, hvorfor problemet bliver større eller anderledes i fremtiden.

For at skabe en ligeværdig og demokratisk proces skal man ifølge Ingerfair sørge for, at alle får anledning til at være eksperter på det område, de er eksperter på.

I Udbyhøj havde kommunens embedsmand forberedt en ’beredskabsliste’. Her stod gode råd til, hvad man løbende skulle sikre at have på lager: Lommelygter, gummistøvler, plan for flugtveje, førstehjælpskasser, varmt tøj, madrationer mv. Ingerfair sørgede for, at listen blev fremlagt for en mindre gruppe af borgerne, som havde påtaget sig ansvaret for at etablere et stormflodsberedskab. Efter lidt snak frem og tilbage med borgerne blev det klart, at listen var skudt noget over mål i forhold til borgernes erfaringer. I stedet for at modsætte sig borgernes erfaringer, gjorde embedsmanden det rigtige: Gik i dialog og brugte sin viden til at forklare, hvad der var vigtigt og hvorfor, og han lyttede samtidig til borgerne. Borgerne fik herefter ansvaret for at udarbejde en ny beredskabsliste, som de rent faktisk kunne bruge og formidle til byens øvrige borgere. En liste, som virkede, fordi den var genkendelig og lokal og ikke forfattet langt væk på et kontor.

Trin 5: Vær en god facilitator og mediator

At være en god facilitator i en samskabelsesproces handler ifølge Ingerfair om at være ’playmaker’ og spille andre fri. Det vil sige give andre muligheden for at træffe beslutninger, drage konklusioner og aftale næste skridt. En playmaker er altid grundigt forberedt, har øje for forskellige udfald, sætter sig ind i konteksten, deltagerne og forhistorien. Det kræver erfaring.

Facilitatoren skal være villig til at acceptere de fejl, hun begår, og turde sige det højt. Samtidig skal hun altid have alternativer på hånden, hvis det, hun har planlagt, fejler. Hun skal vide, hvad hun gør, hvis hun mister en tredjedel af tiden i sit program. En god diskussion skal have tid, og når en diskussion går i tomgang eller ikke flytter deltagerne, skal hun vide, hvordan hun lukker den ned og går videre.

Det underminerer hele ideen om samskabelse, hvis facilitatoren rigidt holder fast i den måde, hun havde tænkt et møde eller en proces. Derfor ligger kilden til succes i høj grad i facilitatorens evne til at være omstillingsparat.

I Udbyhøj gik ingen møder som planlagt. Tiden skred f.eks. pludselig under et møde, da en medborger stillede sig op og holdt et langt foredrag om, hvad han personligt havde indsamlet af viden i forhold til digesikring. Men ifølge Ingerfair er det netop vigtigt at kunne rumme den slags uforudsigelige begivenheder og det engagement, som de er udtryk for.

Hos Ingerfair kan du her læse meget mere om samskabelsesprocessen i Udbyhøj:

http://www.ingerfair.dk/artikler-om-samskabelse-med-civilsamfundet/5-trins-guiden-til-samskabelsesprocesser/

http://www.ingerfair.dk/artikler-om-samskabelse-med-civilsamfundet/5-trins-guiden-til-samskabelsesprocesser-del-2/