It-konsulent: Vi skal ændre måden, ansvar håndteres på

Af Peter Müller
Partner, A2 A/S

Sneglehuset er et af de billeder jeg ofte bruger, når jeg skal beskrive de udfordringer, som it-projekter står over for.

It-projektet er bløddyret – sneglen. Billedet er ikke interessant, fordi it-projekter snegler sig fremad, men fordi sneglehuset er den skal, som beskytter it-projektet mod det omkringliggende.

De fleste it-projekter, jeg har deltaget i eller har været i kontakt med, har haft et sundt forretningsmæssigt sigte. Målet har været at it-understøtte processerne i det udvalgte forretningsområde – ofte i en god dialog med brugerne.

I min sneglehusmetafor begynder forretningsideen i spidsen af sneglehuset, hvor it-projektet nu drejer rundt om sig selv – igen og igen – styret på ret kurs af projektlederen. Retningen er sneglehusets åbning, hvor it-projektet rammer virkelighedens form, den omverden og kontekst, som it-løsningen skal fungere i.

Det er en kantet verden, som ofte ikke passer på den runde form, som sneglehuset har givet sneglen. Der kan være afgrunde over til andre it-løsninger, som it-projektets løsning skal integreres med. Der kan være forretningsprocesser, som ikke passer ikke til de sammenhænge, de skal indgå i. Der kan være faglige og organisatoriske interessemodsætninger og så videre.

Det, der var styrken i leverandørens organisation – løsnings- og leverancefokus – bliver forurenet af et politisk spil.

Peter Müller
Partner, A2 A/S

Den bløde og sårbare snegl bliver nogle gange så skræmt, at den af al magt forsøger at komme tilbage i sneglehuset og blive dér.

For den erfarne projektleder, der kan balancere tunnelsyn med udsyn, er dette ikke nyt. I begyndelsen arbejder it-projektet med omverdenen gennem antagelser, interessentanalyse og as-is-billeder, men det er ofte besværligt, og fremdrift skal der jo være, så antagelser bliver til forudsætninger. Forudsætninger, som gør, at det ikke er sneglens fejl, at den slår sig på en, fra dens perspektiv, ikke perfekt omverden.

Heri ligger der for mig én af væsentlige årsager til de problemfyldte offentlige it-projekter. Sneglens adfærd bliver forstærket af den offentlige sektors organisering og styringsform.

Politikere forpurrer processen
På den ene side handler det om håndtering af ansvar. Hellere have et succesfuldt delansvar for en mindre del end medansvar for helheden og risikere at blive del af en fiasko. På den anden side, så handler det om, at it-løsninger kommer til at eksistere i et mere og mere komplekst samspil med andre it-løsninger, som er skabt i andre historiske, organisatoriske og faglige kontekster (herom en anden gang).

Min erfaring er, at denne udfordring øges, jo større organisationen er. Jo tættere, vi er på magtens tinde og Rigsrevisionen, jo stærkere effekt. Det er uheldigt, fordi det øgede og komplekse samspil mellem it-løsninger nødvendiggør koordinering og central spilfordeling i den enkelte organisation og på tværs af organisationer.

Forudsætningsspillet stopper ikke hos kunden, men vandrer over til leverandørerne. Det offentlige it-projekt er typisk kendetegnet ved en analysefase dybt inde i sneglehusets top, som oftest har taget en stor bid af den samlede tid til projektet.

Tiden, som leverandøren har til at forstå myndighedens krav og få etableret et løsningsforslag, er ofte ude af proportion med tiden, som er brugt indledningsvist af myndigheden. Alt det, som er uklart i kravene – tidsplanernes optimisme, forudsætninger som for eksempel forventning om ny lovgivning – det flyttes over på leverandørens bord.

For at få leverandøren til at sluge den kamel, får leverandøren betydelige frihedsgrader til at fastlægge teknologi, løsningsudformning og leverancer ud fra mantraet om, at det er de bedst til.

It-leverandører skal have mere ansvar
Den offentlige it-kunde forestiller sig her, at omverdenen tilpasser sig. Det er forudsætningen. Som leverandør kender man spillet, og for at håndtere ansvaret bygger leverandøren sine egne forudsætninger op gennem teknologivalg og præciseringer til processen. Både ud fra konkrete behov og for at have en krog i kunden.

Resultatet er forudsætningskrigen. Den har i sig et politisk element, så det, der var styrken i leverandørens organisation – løsnings- og leverancefokus – bliver forurenet af et politisk spil, et spil, som leverandøren ikke er særlig god til.

Min påstand er, at hvis man ser på it-leverandørerne, så er et kendetegn ved de dygtigste, at de holder den politiske dimension langt væk fra deres organisation – de håndterer forudsætningsspillet på anden vis (herom måske mere en anden gang).

Så en vinkel til forbedring af de offentlige it-projekter er at ændre måden, hvorpå ansvar håndteres, så medansvar i langt højere grad italesættes og aktiveres. Det kan kun ske fra toppen.

Sneglen skal langt tidligere ud af sit sneglehus, tilpasse sig den kantede omverden, og indgangen skal lukkes af.