KFUM: Mandat-bevidsthed hos ledelsen er vigtig

Af Thomas Kirkeskov
Generalsekretær, KFUM-Spejderne

Få styr på jeres mandater, og få talt om dem, inden I skal stå til regnskab for dem, når grænserne for mandaterne bliver overtrådt.

Thomas Kirkeskov
Generalsekretær for KFUM-Spejderne

Hos KFUM-Spejderne i Danmark har vi, ligesom i så mange andre frivilligt bårne organisationer, både en ansat og en frivillig politisk ledelse. Den politiske ledelse har valgt at ansatte lønnede ledere i organisationen, der kan hjælpe med at drive organisationen til dagligt og understøtte de frivilliges interesser.

Men hvem bestemmer så hvad i organisationen – hvad tager den politisk valgte ledelse sig af, og hvad tager den ansatte ledelse sig af?

Hvis det ikke står klart, hvem der træffer beslutninger om hvad, og hvem der kan afgøre hvad, så kan man hurtigt komme på kant med hinanden og opleve, at man går ind på hinandens områder, uden at man egentlig har nogen intention om det. Hos os bruger vi derfor en del tid på at tale om, hvilket mandat man arbejder med. Med mandat mener jeg den aftalte ramme, som man kan agere indenfor. Det kan være generelt i organisationen inden for særlige områder eller i konkrete projekter og aktiviteter.

Formelt mandat i politikker og strategier
Set fra mit perspektiv kan man få et mandat på flere måder. Et mandat kan være noget, man bliver givet. For eksempel kan den politiske ledelse give mig som ansat leder et mandat til at handle på deres vegne.

Min politiske ledelse har givet mig mandat til at handle på deres vegne inden for visse økonomiske rammer og træffe beslutninger på organisationens vegne til et vist niveau. Den har også igennem en ledelsesinstruks givet mig mandat til at lede inden for en nærmere given ramme.

Et mandat kan også gives videre til andre ledere, eksempelvis igennem politikker (det kan være en IT-politik) eller igennem strategier (for eksempel en kommunikationsstrategi).

Uformelt mandat ligger i organisationskulturen
Mandater kan også gives uformelt. Den største del af mit mandat ligger i vores organisationskultur. Jeg kan navigere i grænserne for min ledelse, fordi jeg kender vores organisation rigtigt godt og dermed er meget fortrolig med mit råderum.

Det er den ikke-forhandlede del af mandatet. Men der er også de forhandlede uformelle mandater, og de er interessante og vigtige.

Et eksempel på det er, når man løbende snakker om, hvem der tager sig af hvad, og der skabes præcedens. Over tid kan jeg på den måde få større mandat til at tage mig af visse ting, eller jeg kan få et mindre mandat. Det kan være helt simple ting som hvem der bestemmer, hvad der står i det endelige referat fra et møde. Der kan også være tale om forhandlingen om, hvem der tager teten til at samles til et møde, eller hvem der slår taktstokken i forbindelse med mødet.

Vær bevidst om mandatet
Uanset hvilken type af mandater er det rigtigt vigtigt at være bevidst om, at de er der. Der er hele tiden mandater i spil, så man kan lige så godt tale om dem og være sig dem bevidst imellem den politiske og den ansatte ledelse.

Ved at være bevidst om dem, og bevidst om at bruge dem på den rigtige måde kan man få lagt nogle gode ramme om samarbejdet og blive klar på, hvilke aftaler man har indgået, eller hvilke samtaler man har haft, der har givet det mandat, som man trækker på i den enkelte situation.

Så rådet skal lyde: Få styr på jeres mandater, og få talt om dem, inden I skal stå til regnskab for dem, når grænserne for mandaterne bliver overtrådt.