Få styr på formalia til den kommende generalforsamling

FORMELLE KRAV: Det er vigtigt at holde sig til dagsordenen og procedurerne under en generalforsamling. Men hvad siger reglerne egentlig, og hvilke formelle krav skal overholdes? To eksperter i foreningsret giver her juridiske råd til små foreninger.

Denne artikel blev udgivet første gang 21. november 2018. 

Foreningsretten er ikke reguleret ved lov i Danmark, og det betyder, at der ikke findes en lov, der dikterer, hvordan en forening skal drives, eller hvordan en forenings generalforsamling skal afvikles. Krav og formalia afhænger af foreningens vedtægter. Men selvom generalforsamlingsformen kan variere fra forening til forening, er der nogle retningslinjer, som alle generalforsamlinger bør følge.

Civilsamfundets Videnscenter har spurgt to eksperter i foreningsret, Ole Hasselbalch, professor emeritus ved Aarhus Universitet, og Eigil Lego Andersen, advokat og ekstern lektor ved Københavns Universitet, til råds. Her er deres anbefalinger til, hvordan den gode generalforsamling bør afvikles, og hvad I med fordel kan skrive i en årsberetning.

Regler for indkaldelse og dagsorden

For at sikre et godt fremmøde til generalforsamlingen er det vigtigt at indkalde medlemmerne i god tid. Ole Hasselbalch anbefaler, at bestyrelsen indkalder til generalforsamling allersenest to uger inden afholdelsen af generalforsamlingen.

Med indkaldelsen bør følge generalforsamlingens dagsorden. Den kan med fordel indeholde følgende punkter:

  1. Valg af dirigent
  2. Formandens beretning
  3. Fremlæggelse af årsregnskab til godkendelse, underskrevet af både revisoren og bestyrelsen
  4. Drøftelse af drift, budget og kontingent
  5. Valg til bestyrelsen
  6. Valg af revisor
  7. Andre rettidigt indgivne forslag
  8. Særlige forhold
  9. Eventuelt (kun drøftelser, ikke beslutninger)  

Skriv tydeligt i indkaldelsen, at forslag til ekstra punkter til dagsordenen skal sendes til bestyrelsen, og angiv en tydelig deadline for indsendelse af forslag. Hvis bestyrelsen modtager forslag til nye punkter i tide, skal dagsordenen revideres og sendes ud til medlemmerne igen senest en uge inden afholdelsen af generalforsamlingen.

Generalforsamlingen må ikke træffe beslutninger angående punkter, som ikke er at finde på dagsordenen. For at medlemmerne kan gøre brug af deres demokratiske rettigheder skal de have haft mulighed for at tage stilling til alle emner og forslag på forhånd.

Når en generalforsamling først er indkaldt, kan den som udgangspunkt ikke aflyses.  

Vigtige punkter i årsberetningen  

Under generalforsamlingen skal bestyrelsen afgive en årsberetning. Eigil Lego Andersen fortæller, at den frivillige forenings årsberetning heller ikke er underlagt nogen lovgivning.

Han fremhæver dog et par punkter, som er vigtige at få afdækket i årsberetningen. Det gælder:

  1. En beskrivelse af økonomien i foreningen
  2. En gennemgang af foreningens aktiviteter i det forgangne år
  3. En gennemgang af medlemsudviklingen
  4. En sammenfatning af foreningens målsætninger.

Når årsberetningen er afgivet, stilles den til debat og derefter til afstemning.

Regler for valg og afstemninger

Det skal fremgå tydeligt af den tilsendte dagsorden, hvad der skal stemmes om til generalforsamlingen. Alle afstemningsprocesser skal være beskrevet i vedtægterne. Her bør der blandt andet været beskrevet, om afstemningerne foregår skriftligt eller ved håndsoprækning, om alle stemmer tæller lige meget, og om medlemmer, der er forhindret i at deltage, må give fuldmagt til et andet medlem.

Er I i tvivl om, hvordan I vælger den bedste dirigent til den kommende generalforsamling, får I i denne artikel et par gode råd. Og mangler I inspiration til nye måder at afholde generalforsamlinger på, så læs med i denne guide, hvor DGI fortæller om, hvorfor digitale generalforsamlinger fremmer medlemsdemokratiet.

Denne artikel blev udgivet første gang 21. november 2018. Efter længere tids sygdom er professor emeritus Ole Hasselbalch d. 26. november 2019 gået bort.

Forrige artikel Sådan sikrer du, at alle kommer til orde og får en god generalforsamling Sådan sikrer du, at alle kommer til orde og får en god generalforsamling Næste artikel Ti gode råd: Sådan bliver du en (endnu) bedre ordstyrer på Folkemødet Ti gode råd: Sådan bliver du en (endnu) bedre ordstyrer på Folkemødet
Sådan bekæmper du seksuel chikane i din organisation

Sådan bekæmper du seksuel chikane i din organisation

GUIDE: Den seneste tid har vist, at seksuel krænkende adfærd findes i alle brancher, og heller ikke civilsamfundet kan sige sig fri. Her fortæller chefkonsulent i Dansk Erhverv Tina Buch Olsson, hvad man som organisation bør gøre for at bekæmpe sexisme. 

Her er det gratis at oprette en foreningskonto

Her er det gratis at oprette en foreningskonto

BANKKONTO: Nogle banker tager tusindvis af kroner i oprettelsesgebyr. Andre gør det noget billigere. Her får du overblik over, hvor det er gratis at oprette en foreningskonto.

Trin-for-trin: Sådan skruer du en borgersamling sammen

Trin-for-trin: Sådan skruer du en borgersamling sammen

GUIDE: Rundt om i verden eksperimenterer kommuner og nationale regeringer med borgersamlinger og borgerting. I Danmark har vi først lige budt demokratiformen velkommen. Rådgivningsvirksomheden We Do Democracy introducerer her begreber og form. 

I Albertslund går 36 borgere til demokrati dette efterår

I Albertslund går 36 borgere til demokrati dette efterår

BORGERSAMLING: Albertslund vil gerne lokke 10.000 nye borgere til kommunen de næste 10 år. Men hvordan skal Albertslund udvikle sig, så der er plads og fællesskaber til alle? Det svar forsøger 36 udvalgte borgere over 16 år, der alle sidder i Albertslunds første borgersamling, at komme frem til hen over efteråret. 

Tre nedslag i europæiske borgerting

Tre nedslag i europæiske borgerting

RUNDTUR: Tilliden til politikere er dalende. Som modsvar eksperimenterer man rundt om i verden med borgerting og borgersamlinger, der har til formål at bringe de politiske beslutninger tættere på borgernes ønsker. Her har du tre eksempler fra Europa. 

Coronavirus blusser op: Her er, hvad civilsamfundet skal vide

Coronavirus blusser op: Her er, hvad civilsamfundet skal vide

CORONASTATUS: Efteråret er kommet, og coronavirus påvirker igen store dele af samfundet. Her finder du seneste nyt om forsamlingsforbud, mundbind og hvad du skal gøre, hvis du oplever smittespredning i din civilsamfundsorganisation.

Gode råd: Sådan afrapporterer du bedst til fonde

Gode råd: Sådan afrapporterer du bedst til fonde

GUIDE: At lave en god og effektiv afrapportering til fonde kan være en uoverskuelig opgave for mange civilsamfundsorganisationer. For hvad skal med, og hvordan sikrer vi læring for os selv og fonden? Hanne Brinch er stifter af non-profit virksomheden Foundgood og giver her sine bedste råd.

Fond: Digital afrapportering gør det nemmere at måle “impact”

Fond: Digital afrapportering gør det nemmere at måle “impact”

AFRAPPORTERING: Hos Novo Nordisk Fonden er gammeldags papirrapporter, der samler støv på skriveborde og i vindueskarme, en saga. I stedet skal civilsamfundsorganisationer fortælle om deres resultater i søgbare databaser. Det sikrer transparens og sparer tid og ressourcer hos både fond og bevillingsmodtagere, lyder det.

Normale spilleregler sættes ud af kraft, når frivillige hjælper til i kommuner

Normale spilleregler sættes ud af kraft, når frivillige hjælper til i kommuner

FORSKNING: Professor Bjarne Ibsen og hans kolleger ved Center for forskning i Idræt, Sundhed og Civilsamfund på Syddansk Universitet har gennem flere år nærstuderet samarbejdet mellem kommuner og frivillige. Mange steder mangler de frivillige og kommuner klare aftaler for samarbejdet, lyder konklusionen.

I Ringkøbing/Skjern er frivillige rygraden i kommunens aktivitetscentre

I Ringkøbing/Skjern er frivillige rygraden i kommunens aktivitetscentre

BEST PRACTISE: Aktivitetscentrene i Ringkøbing/Skjern Kommune er hjemsted for cirka 220 aktiviteter, som frivillige i høj grad selv har defineret og driver. Her giver Janne Nielsen, der er leder af kommunens aktivitetsområde Sundhed og Omsorg, sine bedste råd til, hvordan du bedst fastholder og motiverer de frivillige hjælpere.

Opsang fra forsker: Pas på I ikke kvæler de frivillige med krav og regler

Opsang fra forsker: Pas på I ikke kvæler de frivillige med krav og regler

KRITIK: Frivilliges indsats er i sin natur “utæmmelig” og drevet af lysten til at gøre en forskel. Derfor bør kommuner holde igen med at styre ud fra egne idealer og standarder, lyder det fra CBS-forsker Anders La Cour. Han sætter også spørgsmålstegn ved Frivillighedsrådets store Good Governance-projekt og dens fokus på topledelse, tydelighed og klare strukturer.

Skridt for skridt: Sådan skruer du en effektfuld SoMe-kampagne sammen

Skridt for skridt: Sådan skruer du en effektfuld SoMe-kampagne sammen

GUIDE: Kampagner på sociale medier kan rokke politiske ståsteder og fremtrylle penge på finansloven, der ellers ikke fandtes. Astrid Haug og Benjamin Rud Elberth er SoMe-eksperter og giver her deres bedste råd, når du vil søsætte en kampagne, der skal skabe forandringer. 

Memory lane: Tre kampagner der skabte forandring

Memory lane: Tre kampagner der skabte forandring

TILBAGEBLIK: Hvis du som civilsamfundsorganisation gerne vil sætte dagsorden og skabe forandring, går vejen ofte gennem en SoMe-kampagne. Vi genbesøger her tre ikoniske kampagner.