5 gode råd til at få flere til at dukke op til årets generalforsamling

GENERALFORSAMLING: Start diskussionerne på Facebook, begræns kassererens taletid, og kombiner så årets bedste event med generalforsamlingen. Det er blot nogle af de råd, DGI's foreningskonsulent har til foreninger, der savner opbakning til årets vigtigste møde, generalforsamlingen.

De fleste engagerede folk i civilsamfundet har prøvet det. At sidde til generalforsamling i den lokale forening, hvor antallet af bestyrelsesmedlemmer overstiger antallet af fremmødte medlemmer.

Flere af DGI's medlemsforeninger arbejder målrettet med at gøre deres generalforsamlinger til et tilløbsstykke. Og når der skal hentes inspiration til nye tiltag, er det ofte DGI's foreningskonsulenter, der bliver kontaktet. 

Civilsamfundets Videnscenter har derfor bedt Flemming Mølgaard, foreningskonsulent i DGI, om hans bedste råd til at få flere medlemmer til at dukke op til årets generalforsamling. 

“Generalforsamling er foreningernes øverste myndighed. Derfor er generalforsamlingen årets vigtigste møde. Det er her, medlemmerne skal høres, og det er her, grundlaget for det næste års arbejde bliver lagt. Det er simpelthen her, man giver den nye bestyrelse mandatet til at udvikle foreningen i medlemmernes interesse,” understreger Flemming Mølgaard, der har arbejdet i DGI i 30 år. 

Derfor er en velbesøgt generalforsamling altafgørende, fortæller foreningskonsulenten, der selv har en fortid som direktør gennem 12 år i DGI Østjylland. 

Her er Flemming Mølgaards 5 gode råd:

1. Brug tid og penge; det er nødvendigt, og det betaler sig
Mange foreninger giver op på forhånd. Bestyrelser og ledelser betragter selv generalforsamlingen som noget formelt, der bare skal overstås. Det er farligt og forkert. Foreningerne skal i stedet bruge mere tid på generalforsamlingen end på noget andet i foreningen. Mange i idrætsverdenen bruger rigtig meget tid og rigtig mange penge på deres forårsopvisninger, stævner eller idrætsskoler. Der er virkelig mange involveret i den slags, men der er ikke mange, der arbejder lige så ihærdigt med at få en interessant generalforsamling op at stå. 

Derfor skal bestyrelsen som det første sætte sig et mål om at prioritere generalforsamlingen højt. Det skal simpelthen være et erklæret mål og ambition at få en generalforsamling, hvor medlemmerne kommer. Det kan kun ske, hvis de bruger tid og penge på at udvikle et godt event. For de skal se generalforsamlingen som et event på lige fod med alle de andre arrangementer, der er i foreningen.

Hvis det ikke er besluttet, at man vil bruge tid og penge på generalforsamlingen, så bruger bestyrelsen og de andre frivillige deres tid og ressourcer på noget andet. Derfor er det bestyrelsen eller den daglige ledelses opgave at synliggøre vigtigheden af en velbesøgt generalforsamling.  

2. Der skal være noget på spil
Medlemmerne skal involveres, og der skal være noget på spil på en generalforsamling. Det nytter ikke noget bare at annoncere, at der kommer en beretning, noget regnskab, og så er den ged barberet.

Ledelsen skal finde ind til det, som optager medlemmerne. Er det en idrætsforening, så kan det være træningstiderne eller farven på klubdragten, der skal på dagsordenen. Så skal du se en kø foran klubhuset, for det er noget, man i en idrætsforening går op i. Der er altid et emne, som betyder noget for medlemmerne, og som kan komme på dagsordenen. 

Og husk på at det at sætte noget på spil på en generalforsamling ikke er det samme som at lave millimeterdemokrati eller at binde bestyrelsen på hænder og fødder. For så får du ikke valgt en bestyrelse. Men jo flere der er med til at sætte en retning og give en ny bestyrelse et mandat, jo bedre og mere dedikeret arbejder den nye bestyrelse. Det handler om at skabe en kultur, der indeholder et stærkt medlemsdemokrati. Og det starter med en velbesøgt generalforsamling, hvor der er noget på spil.

3. Tænk i nye baner, og overrask medlemmerne
Brug eksempelvis en tilfredshedsundersøgelse blandt medlemmerne som invitation. Man kan lade resultaterne blive offentliggjort og brugt som materiale til en kommende generalforsamling. Medlemmerne er altid nysgerrige på, hvordan de andre medlemmer har det, og har lyst til at komme med input til forbedringer. En tilfredshedsundersøgelse er jo et bevis på, at en bestyrelse ønsker åbenhed. Og når resultater og løsninger bliver inviteret ind som et punkt på en generalforsamling, så har man gjort et godt stykke arbejde for at få en god andel af medlemmerne til at møde op. 

Man kan også starte diskussionerne på Facebook. Det kan ske ved åbent at spørge ind til et emne, som man ved, der er delte holdninger til. På den måde skaber man et rum for diskussion, som man så senere kan vælge at tage op på en generalforsamling.

Flere foreninger vælger også at invitere til generalforsamling via sjove videoer. Nogle har sat børn til at forklare, hvad en generalforsamling er for en størrelse, hvilket gjorde det både sjovt og uformelt.

Andre bestyrelser har overrasket medlemmerne ved både at pålægge sig selv og flere andre frivillige at invitere og sikre, at minimum 5 medlemmer mødte op til generalforsamling. Så får de ambassadører, og det genererer som regel endnu flere deltagere. Så oplever flere, at det er en personlig invitation, som ofte virker meget bedre end en upersonlig mail.

Endelig er det en god ide at signalere over for medlemmerne, at der på forhånd er fundet kandidater til alle bestyrelsesposterne. Så skræmmer det ikke dem væk, som er bange for at blive valgt, men samtidig er der stadig plads til at stille op til kampvalg.

4. Mundkurv på kassereren 
Både i invitationerne og under generalforsamlingen skal det bagudrettede som beretning og regnskab fylde mindre end det fremadrettede. Alt det, der kan diskuteres – handlingsplan, strategi og fokusområder – skal fylde mest. Det duer ikke, hvis formandens beretning varer 30 minutter, og kassereren vil gennemgå hver en post i regnskabet minutiøst. Det er alt det fremadrettede, der kan engagere medlemmerne. Det skal være en god oplevelse, så folk kommer igen næste år. Og det skal medlemmerne fornemme allerede i invitationen. De skal simpelthen kunne se, at den her generalforsamling har noget at byde på.

5. Kombiner jeres bedste event med en generalforsamlingen
Nogle foreninger bruger flere tusinde kroner på at få interessante oplægsholdere ud til et arrangement. Hvorfor ikke planlægge det sådan, at man får en oplægsholder til at levere sit oplæg i forbindelse med generalforsamlingen? Og hvis det så er en oplægsholder, der samtidig taler om et emne, som skal diskuteres på generalforsamlingen, så er der jo en rød tråd gennem arrangementet, og det kan være et godt trækplaster.

Generalforsamlingen skal også bruges til at uddele priser, pokaler og anden hæder til medlemmer og frivillige. 

Derudover er det altid en ide at overveje børnepasning, bespisning og lidt godt at drikke. Det kan være afgørende for en families deltagelse, hvis de kan få afsat børnene til en legegruppe, eller der er udsigt til en bid mad og en øl, når arrangementet slutter. Ofte er det enkelte barrierer, der forhindrer medlemmerne i at møde op. Så måske skal foreningerne også have spurgt medlemmerne, hvad der kunne få dem til at møde op til generalforsamlingerne. 

Og når foreningerne så har brugt tid og penge på at udvikle og afholde den gode generalforsamling, så er det  en ide at få lavet et par optagelser af dagen. 

Referatet på skrift er ikke altid det mest læste. Hvorimod en lille video af en vellykket generalforsamling indeholdende både oplægsholder, workshop og mad på mange måder er en god ting at kunne vedhæfte til invitationen til generalforsamling i 2021.

God generalforsamling.

Forrige artikel Medlemsfest: Voks med omtanke Medlemsfest: Voks med omtanke Næste artikel En national valguge og tre andre tiltag, der styrker medlemsdemokratiet En national valguge og tre andre tiltag, der styrker medlemsdemokratiet
Sådan bekæmper du seksuel chikane i din organisation

Sådan bekæmper du seksuel chikane i din organisation

GUIDE: Den seneste tid har vist, at seksuel krænkende adfærd findes i alle brancher, og heller ikke civilsamfundet kan sige sig fri. Her fortæller chefkonsulent i Dansk Erhverv Tina Buch Olsson, hvad man som organisation bør gøre for at bekæmpe sexisme. 

Her er det gratis at oprette en foreningskonto

Her er det gratis at oprette en foreningskonto

BANKKONTO: Nogle banker tager tusindvis af kroner i oprettelsesgebyr. Andre gør det noget billigere. Her får du overblik over, hvor det er gratis at oprette en foreningskonto.

Trin-for-trin: Sådan skruer du en borgersamling sammen

Trin-for-trin: Sådan skruer du en borgersamling sammen

GUIDE: Rundt om i verden eksperimenterer kommuner og nationale regeringer med borgersamlinger og borgerting. I Danmark har vi først lige budt demokratiformen velkommen. Rådgivningsvirksomheden We Do Democracy introducerer her begreber og form. 

I Albertslund går 36 borgere til demokrati dette efterår

I Albertslund går 36 borgere til demokrati dette efterår

BORGERSAMLING: Albertslund vil gerne lokke 10.000 nye borgere til kommunen de næste 10 år. Men hvordan skal Albertslund udvikle sig, så der er plads og fællesskaber til alle? Det svar forsøger 36 udvalgte borgere over 16 år, der alle sidder i Albertslunds første borgersamling, at komme frem til hen over efteråret. 

Tre nedslag i europæiske borgerting

Tre nedslag i europæiske borgerting

RUNDTUR: Tilliden til politikere er dalende. Som modsvar eksperimenterer man rundt om i verden med borgerting og borgersamlinger, der har til formål at bringe de politiske beslutninger tættere på borgernes ønsker. Her har du tre eksempler fra Europa. 

Coronavirus blusser op: Her er, hvad civilsamfundet skal vide

Coronavirus blusser op: Her er, hvad civilsamfundet skal vide

CORONASTATUS: Efteråret er kommet, og coronavirus påvirker igen store dele af samfundet. Her finder du seneste nyt om forsamlingsforbud, mundbind og hvad du skal gøre, hvis du oplever smittespredning i din civilsamfundsorganisation.

Gode råd: Sådan afrapporterer du bedst til fonde

Gode råd: Sådan afrapporterer du bedst til fonde

GUIDE: At lave en god og effektiv afrapportering til fonde kan være en uoverskuelig opgave for mange civilsamfundsorganisationer. For hvad skal med, og hvordan sikrer vi læring for os selv og fonden? Hanne Brinch er stifter af non-profit virksomheden Foundgood og giver her sine bedste råd.

Fond: Digital afrapportering gør det nemmere at måle “impact”

Fond: Digital afrapportering gør det nemmere at måle “impact”

AFRAPPORTERING: Hos Novo Nordisk Fonden er gammeldags papirrapporter, der samler støv på skriveborde og i vindueskarme, en saga. I stedet skal civilsamfundsorganisationer fortælle om deres resultater i søgbare databaser. Det sikrer transparens og sparer tid og ressourcer hos både fond og bevillingsmodtagere, lyder det.

Normale spilleregler sættes ud af kraft, når frivillige hjælper til i kommuner

Normale spilleregler sættes ud af kraft, når frivillige hjælper til i kommuner

FORSKNING: Professor Bjarne Ibsen og hans kolleger ved Center for forskning i Idræt, Sundhed og Civilsamfund på Syddansk Universitet har gennem flere år nærstuderet samarbejdet mellem kommuner og frivillige. Mange steder mangler de frivillige og kommuner klare aftaler for samarbejdet, lyder konklusionen.

I Ringkøbing/Skjern er frivillige rygraden i kommunens aktivitetscentre

I Ringkøbing/Skjern er frivillige rygraden i kommunens aktivitetscentre

BEST PRACTISE: Aktivitetscentrene i Ringkøbing/Skjern Kommune er hjemsted for cirka 220 aktiviteter, som frivillige i høj grad selv har defineret og driver. Her giver Janne Nielsen, der er leder af kommunens aktivitetsområde Sundhed og Omsorg, sine bedste råd til, hvordan du bedst fastholder og motiverer de frivillige hjælpere.

Opsang fra forsker: Pas på I ikke kvæler de frivillige med krav og regler

Opsang fra forsker: Pas på I ikke kvæler de frivillige med krav og regler

KRITIK: Frivilliges indsats er i sin natur “utæmmelig” og drevet af lysten til at gøre en forskel. Derfor bør kommuner holde igen med at styre ud fra egne idealer og standarder, lyder det fra CBS-forsker Anders La Cour. Han sætter også spørgsmålstegn ved Frivillighedsrådets store Good Governance-projekt og dens fokus på topledelse, tydelighed og klare strukturer.

Skridt for skridt: Sådan skruer du en effektfuld SoMe-kampagne sammen

Skridt for skridt: Sådan skruer du en effektfuld SoMe-kampagne sammen

GUIDE: Kampagner på sociale medier kan rokke politiske ståsteder og fremtrylle penge på finansloven, der ellers ikke fandtes. Astrid Haug og Benjamin Rud Elberth er SoMe-eksperter og giver her deres bedste råd, når du vil søsætte en kampagne, der skal skabe forandringer. 

Memory lane: Tre kampagner der skabte forandring

Memory lane: Tre kampagner der skabte forandring

TILBAGEBLIK: Hvis du som civilsamfundsorganisation gerne vil sætte dagsorden og skabe forandring, går vejen ofte gennem en SoMe-kampagne. Vi genbesøger her tre ikoniske kampagner.