5 gode råd til foreninger om samarbejde med festivaler

LEDELSE: Løser din forening opgaver på en festival, og mangler I input til at fastholde og engagere de frivillige, så kan I her høste gode råd fra Grænseforeningen Ungdom.

Fællesspisning, velkomstfest og en ærlig interesse i de frivillige er en del af den opskrift, som sikrer, at frivillige kræfter år efter år har lyst til at hjælpe til i Grænseforeningens pantbod under Roskilde Festival.

I Grænseforeningens gode råd nedenfor kan I hente inspiration til at skabe jeres egne festivaltraditioner, som sikrer det gode fællesskab.

Råd 1: Plej det interne fællesskab
Sørg for at pleje det interne fællesskab i foreningen, når I er på festival, så alle hele tiden føler, at de hører til et bestemt sted. Hos os spiser vi brunch sammen hver dag, hvor alle frivillige er velkommen. Det betyder, at vi alle har en fælles kommunikationsplatform, hvor vi mødes. Og det er her frivillige bytter vagter og lærer hinanden at kende. Det skaber et stærkt fællesskab og en identitetsfølelse, som præger hele samarbejdet i en positiv retning.

Råd 2: Brug tid på velkomst og afslutning
Brug energi på at skabe den gode velkomst og afslutning for de frivillige. Det giver en gruppefølelse og markerer en fælles begyndelse og slutning. Når man får dannet en ramme om fællesskabet, går rigtig mange også derfra med en følelse af at have været sammen om noget og af at have udrettet noget.

Vi samler gruppen ved en velkomstfest med leg, øl og boblevand, og vi sender dem godt på vej ved afslutningen. Vi tror på, at det har været med til at gøre, at rigtig mange af vores frivillige vender tilbage som frivillige år efter år, hvilket er enormt værdifuldt for os. For når frivillige kommer tilbage på femte år, så har de virkelig udviklet sig til dedikerede ildsjæle. Vi føler, vi er en familie, og vi passer på hinanden. Men det kan også kun ske, hvis de frivillige kender hinanden – og det begynder allerede ved en gennemtænkt velkomst.

Råd 3: Form jeres egen måde at være på festival
Overtag ikke andre foreningers vaner og politikker ukritisk. Selv festivalarrangørers velmenende råd har godt af at blive udfordret. I skal skabe jeres egen festivaltradition, for det er der, I skiller jer ud fra mængden af foreninger, der gerne vil have frivillige med på festivalerne.

Eksempelvis har vi i mange år sørget for morgenmad til alle vores frivillige, hvor vi spiser sammen og får kommunikeret vigtige beskeder. Det skaber et rørende sammenhold, og det har i år udviklet sig til morgensang. Morgensangen var ikke noget, vi som ansvarspersoner tog initiativ til, men noget der udsprang af den kultur, som vi har sat rammen for. Og det kan ikke skabes ved at tænke i penge eller hurtige optimeringsløsninger. Det sker kun ved at have en ærlig interesse i de frivillige og lade deres ideer blomstre.

Råd 4: Betragt andre foreninger som fætre og kusiner
Udgangspunktet for en god festival er, at man både har det lille fællesskab, men også deltager i det større fællesskab. Man skal se andre foreninger som fætre og kusiner, og man skal omgå dem sådan. For der opstår med sikkerhed udfordringer i jeres egen forening, som I skal løse, og ofte har I brug for andres hjælp. Derfor bliver I nødt til at kigge rundt og invitere de andre foreninger med ind i jeres fællesskab.

Det tankesæt har vi, og helt konkret havde vi en udfordring, hvor 20 unge frivillige fra det sorbiske mindretal i Tyskland ikke var vant til elektronisk betaling. Og mange havde ikke kreditkort eller mobilepay, og deres valuta var i euro. Umiddelbart kunne vi jo ikke finde en løsning, for Roskilde er kontantløs, men en mand i en cash card-bod havde hørt om vores indsats i pantboden, og han ville hjælpe med at finde en fælles løsning. Pludselig havde han sørget for, at de 20 unge frivillige kunne købe ting, selvom hans opgave var at hjælpe pantsamlerne. Det er sgu Roskilde Festival og Orange Feeling. Man finder på fælles løsninger, selvom det egentlig ikke er ens arbejdsopgave.

Råd 5: Tag festivalstemningen med hjem
Sammenholdet på festival skal ikke kun foregå på festivalen. Det skal man som person og forening tage med tilbage til foreningsarbejdet. På festivalen oplever vi hele tiden udfordringer, som vi kun kan løse ved at samarbejde med andre foreninger eller ved internt at trække på hinandens erfaringer. Og den energi, som vi oplever på festivalen, forplanter sig ud i hele organisationen.

Den energi og refleksion burde alle foreninger prøve at tage med hjem til deres egen forening. Helt konkret har vi taget Tuborgfondets og Roskilde Festivals ledelsesværktøjer til os og bruger dem i foreningen. Værktøjet 'erfaringstavlen' har vi igen i år hængende på toilettet, hvor de frivillige skriver udfordringer og løsninger til hinanden. Det er et værktøj, som alle i organisationen har lært en hel masse af.

Forrige artikel Gode råd til en succesfuld fusion Gode råd til en succesfuld fusion Næste artikel Sådan får I samarbejdet mellem frivillige og fagpersonale til at fungere Sådan får I samarbejdet mellem frivillige og fagpersonale til at fungere
Sådan håndterer du paradokserne i frivilligledelse

Sådan håndterer du paradokserne i frivilligledelse

FRIVILLIGLEDELSE: Ledelse af frivillige er fyldt med paradokser, mener ErhvervsPhD ved Roskilde Universitet Jonas Hedegaard. Her er hans bud på, hvordan organisationer kan skabe mening og retning, når værdier, motivation og mål kan være i konflikt.

Steen Hildebrandt om civilsamfundet: Der er brug for simpel oprydning 

Steen Hildebrandt om civilsamfundet: Der er brug for simpel oprydning 

EFTERSYN: Indfør et årligt værdieftersyn på chefgangene i de danske civilsamfundsorganisationer, lyder opfordringen fra ledelsesekspert Steen Hildebrandt. Han efterspørger selvransagelse og et kritisk blik på ledelsesforhold og -kultur med hjælp fra uvildige eksperter.

Bosse: Vi skal turde lønne vores ngo-direktører ordentligt

Bosse: Vi skal turde lønne vores ngo-direktører ordentligt

LØNFORHØJELSE: Skal civilsamfundssektoren løftes, skal bestyrelserne lønne direktørerne bedre. Sådan lød den klare melding fra Stine Bosse, der i en paneldebat om ledelse i civilsamfundet hos Altinget ville have de danske ngo-bestyrelser til lommerne for at rekruttere gode ledere, som kan udvikle sektoren.

Typiske konflikter i foreningslivet og gode råd til at løse dem

Typiske konflikter i foreningslivet og gode råd til at løse dem

GODE RÅD: Konflikter bliver lettere personlige i foreningslivet, siger Julia Bjerre Hunt, som underviser i konflikthåndtering og ledelse af frivillige. Her gennemgår hun nogle af de typiske årsager til konflikter i foreningslivet og giver gode råd til at håndtere dem. 

Gode råd og værktøjer til at håndtere konflikter i frivillige foreninger

Gode råd og værktøjer til at håndtere konflikter i frivillige foreninger

KONFLIKTLØSNING: Hvordan eskalerer en uenighed til en konflikt? Og hvad gør man, når en medfrivillig fortæller én om en konflikt, han eller hun selv har? I frivilligt arbejde, hvor alle brænder for sagen, opstår konflikter let. Her får du baggrundsviden om konflikters dynamik og værktøjer til at forebygge og nedtrappe dem. 

Øvelse: Sådan laver I et konfliktberedskab i jeres forening

Øvelse: Sådan laver I et konfliktberedskab i jeres forening

VÆRKTØJ: Det er en god idé allerede i fredstid at lave et sæt spilleregler for, hvordan I håndterer konflikter i jeres forening. Her får du en øvelse, som kan hjælpe jer i gang. Øvelsen er et uddrag af Ingerfairs bog "Sådan leder du frivillige i forskellige situationer".