Dansk Flygtningehjælps tip til det gode partnerskab

Hvis du vil lykkes med et partnerskab, skal du skrive alt ned. Alt.

Sådan lyder det overordnede råd fra partnerskabsrådgiver i Dansk Flygtningehjælp Anders Bech Tharsgaard. Han har gennem flere år stået i spidsen for Dansk Flygtningehjælps partnerskaber, som tæller alt fra bryghuset Mikkeller til pumpegiganten Grundfos. Og grundstenene for alle partnerskaber er en udførlig projektplan med klare ansvarsfordelinger blandet med en stor portion tillid, fortæller han.

Civilsamfundets videnscenter bad derfor partnerskabsrådgiveren om at give sine bud på, hvordan et godt partnerskab kan komme i hus.

1. Registrer alt
Det er vigtigt, at der er en klar procedure for, hvordan man behandler en henvendelse fra en partnerskabsinteresseret virksomhed. Vi lagrer al data om virksomheden i et CRM-system, så vi har et overblik over data og kommunikation med den kommende partner. Her plotter vi ind, hvad ideen handler om, hvordan den passer ind i vores mandat, og hvordan vi umiddelbart passer ind i virksomhedens kerneværdier og forretning. Vi skal være sikre på, at virksomheden er klar på et reelt samarbejde og den arbejdsbyrde, der er forbundet med det.

Derfor registrerer vi vigtige informationer og overvejelser, så det er transparent for folk i organisationen både nu og senere hen. Vi kan på den måde altid se, hvornår vi traf hvilke valg, og hvorfor vi gjorde, som vi gjorde. Vi skal ikke spilde vores ressourcer, så vi skal lære af hver en henvendelse. Mindre organisationer kan lave et mindre setup, men data skal lagres fra første kontakt.

2. Mød hinanden på det rette niveau
Hvis vi vurderer, at henvendelsen er interessant, vil vi gerne vide mere om virksomhedens sektorekspertise, geografisk interesseområde, forretningsmodel etc. Vi vil have så grundig information som muligt fra virksomheden, så vi er sikre på, hvad virksomheden vil have ud af et partnerskab med netop os. Ofte vil vi hurtigt tage et møde med de rigtige personer på øverste niveau fra virksomheden og hos os. Her vil vi præsentere vores overvejelser og eventuelle tvivlsspørgsmål fra den indledende screening, som så er afgørende for, om vi går videre i processen. Vi diskuterer den konkrete idé, men det er også et møde, hvor vi gennemgår både vores egen og virksomhedens organisation. Et succesfuldt partnerskab kommer også af at kende hinanden, og vi vil gerne lære mere om virksomhedens generelle tilgang til og erfaring med partnerskaber. Har de prøvet det før, og hvordan er det gået? Vi skal lære hinanden at kende, så vi også kan komme i gang med at stille de mere kritiske spørgsmål til hinanden. Vi skal kunne se et match mellem vores og virksomhedens.

3. Vær kritisk, og søg dybt
Hvis vi kan se, at et partnerskab skaber værdi for begge parter, så har vi en screeningsmodel, hvor vi går mere i detaljen med virksomheden og dens ageren. Vi stiller skarpt på deres værdier, etik, og så kigger vi på mange af de databaser, der indeholder information på virksomheder, som har haft etiske udfordringer i deres aktiviteter. Vi udelukker ikke specifikke sektorer eller virksomheder på forhånd. Vores fokus er pragmatisk forstået på den måde, at partnerskaber med Dansk Flygtningehjælp skal skabe værdi for verdens flygtninge. Skulle en virksomhed tidligere have været kritiseret for kritiske forhold, vil vi gå ind os se på, om man er i gang med at ændre på disse. Til vores research bruger vi blandt andet:

Business & Human Rights Resource Centre

UN Global Compact (UNGC)

Global Reporting Initiative (GRI)

CorpWatch

Corporate Social Responsibility (CSR) reports and news

4. Kom ned i detaljen
Hvis vi vurderer, at der er et godt match med den pågældende virksomhed, går vi ind i den kontraktuelle fase. Her går vi i gang med at lave mere detaljerede projektbeskrivelser. Hvem har ansvar for hvilke dele, og hvem finansierer hvad? Og så forventningsafstemmer vi på alle parametre. Vi skal være helt skarpe på, hvad vi hver især forventer at få ud af et partnerskab. Vi vil ofte have en formel kontrakt, der henviser til et veludbygget projektdokument med budget. Hellere være for grundig end at undlade at få ting på skrift. Ofte er forskellige værdier og kulturer anledning til at opfatte et resultat forskelligt, og det undgår man med en god og velskrevet kontrakt.

5. Lav målbare mål
Når vi er i mål med kontrakt og projektbeskrivelse, er vi klar. Så kører det efter en detaljeret projektplan med delmål, som er målbare med en klar ansvarsfordeling. Vi vil ofte have et styregruppemøde mindst en gang årligt, hvor vi evaluerer, om partnerskabet løber i den rigtige retning. Og så kigger vi løbende på, om der er noget i partnerskabet, som skal udbygges, eller som kan danne fundament for nye fælles indsatser.

6. Brug Google
Theguideline.dk er lavet til at hjælpe humanitære organisationer og virksomheder til at komme i gang med et partnerskab. Siden giver praktiske værktøjer og råd til, hvad man skal overveje, når man ønsker at indgå partnerskaber på tværs af sektorer. Og så er der virkelig gode eksempler på partnerskaber, som andre kan lære noget af. Den er et produkt af mange virksomheder og organisationer, så den er værdifuld og kan klart anbefales sammen med mange andre guidelines på nettet. Så brug Google, der er allerede mange guides og eksempler på vellykkede partnerskaber derude.