Diakonisser sætter frivillighed i skema og får mere tilfredse frivillige

GENTÆNK: Efter 150 år med frivillighed har Diakonissestiftelsen valgt at professionalisere deres brug af frivillige. Nye værktøjer og strategisk tænkning har højnet de frivilliges trivsel og gjort deres arbejde mere værdifuldt, mener frivillighedskonsulent og chef.

Test, spørgeskemaer, rokader og professionalisering er ikke ord, man normalt vil forbinde med diakoni.

Men det er alligevel tilfældet hos Diakonissestiftelsen, der gennem nye ledelsesværktøjer er begyndt at arbejde mere strategisk med frivillighed. Værktøjerne har givet ledelsen en større forståelse for frivilligheden og givet dem indsigt i, hvordan frivilligheden kan give større effekt, fortæller Ida Maria Vestergaard Petersen, der er frivillighedskonsulent hos Diakonissestiftelsen.

Et uudnyttet potentiale
“Vi har været i tvivl om, hvorvidt vi håndterede arbejdet med frivillige godt nok, og om vi fik nok ud af de frivillige. Samtidig vidste vi, at der var et uudnyttet potentiale, som vi skulle indfri til gavn for både de frivillige, de ansatte og de mange brugere,” siger frivillighedskonsulenten.

Hun har sammen med Diakonissestiftelsen og Kirkens Korshær Aarhus og et advisory board med 15 repræsentanter fra danske organisationer, foreninger og kommuner brugt halvandet år på at granske, hvilke redskaber der skal til for at understøtte et mere strategisk arbejde med frivillighed.

Ida Maria Vestergaard Petersen og resten af teamet kunne derfor præsentere en lang række værktøjer, pejlemærker, tests og metoder tilbage i 2016 til gavn for alle i civilsamfundet. Selv tog Diakonissestiftelsen de nye redskaber i brug med det samme, og det har båret frugt halvandet år efter, fortæller hun.

“Samtlige ledere har taget testen, der viser, hvor der er forbedringer at hente på frivilligområdet i deres afdeling. Det har derfor synliggjort for både ledere og direktion, at frivillighed ikke bare er et appendiks, men faktisk et redskab der kan indfri mål. De frivillige er en del af kerneydelsen og produktet, og det kræver en strategi,” siger Ida Maria Vestergaard Petersen.

Overladt til tilfældigheder
Med næsten 300 frivillige fordelt på alt fra genbrugsbutikker til hospice og plejehjem har det været nødvendigt for organisationen at finde en måde at håndtere frivillige på. Førhen har det været mere overladt til tilfældigheder, hvordan de frivillige blev rekrutteret og ledet. Det er der ændret på nu, fortæller frivillighedskonsulenten.

Store udskiftninger og forkerte rekrutteringer har nemlig alt for ofte resulteret i unødvendig brug af ressourcer. Og det ville organisationen til livs.

“Vi har brugt rigtig mange af de udviklede redskaber til at skabe en bedre og mere meningsfuld brug af frivillige. Det kan vi se i resultatet i vores trivselsmålinger. Men vi er langt fra i mål endnu,” siger Ida Maria Vestergaard Petersen.

Cheferne blev klogere
En af de ledere, der har taget de nye redskaber til sig, er Helle Tingrupp, hospicechef på Diakonissestiftelsen.

Førhen tænkte hun, at jo flere frivillige hun kunne rekruttere, jo bedre var det. Hvis bare de frivillige vidste, hvad de skulle lave, og hvordan de løste opgaven. Men her er hospicechefen blevet klogere.

“Vi blev pludselig klar over, hvor vigtigt det er at definere, hvorfor en opgave skal varetages af frivillige, og hvorfor det netop er denne frivillige, der skal varetage en specifik opgave,” siger hospicechefen.

De sidste halvandet år har hun og resten af ledelsen konstant spurgt sig selv og hinanden om, hvorfor de bruger frivillige. Og hvis de ikke kan svare klart på, hvorfor de ønsker en frivillig til at varetage en specifik opgave, så bliver der ikke rekrutteret en.

"Den frivillige kan ikke erstattes af en ansat"
Som eksempel nævner Helle Tingrupp det faste aftensmåltid for patienter på organisationens hospice. Her er der altid en sygeplejerske til stede og en frivillig vært. Hun sørger for, at der er en rolig og hyggelig stemning, uanset om det faste personale pludseligt får travlt og må forlade middagsbordet.

“Her har den frivillige en helt særlig og vigtig rolle, som ikke kan erstattes af en ansat. Det er enormt betydningsfuldt, at den frivillige ikke pludselig skal alt muligt andet. Samtidig oplever den frivillige, at han eller hun gør en forskel og har en særlig funktion,” siger Helle Tingrupp

Forankring hos ledelsen
Arbejdet med frivilligheden er samtidig blevet så forankret i Helle Tingrupps afdeling, at hun netop har slået en stilling som assisterende afdelingssygeplejerske op, hvor koordinering af frivillige er en del af jobbeskrivelsen.

“Arbejdet med at lede frivillige kræver tid og ressourcer. Og det skal der sættes tid af til. Det lønner sig i den sidste ende, og det kan brugerne mærke,” siger hospicechefen.

Hent inspiration i ledelsesværktøjerne her

Fem organisationer: Her er, hvad vi lærte af 2020

Fem organisationer: Her er, hvad vi lærte af 2020

Q&A: Lukkede grænser, nedlukning og digital omstilling har defineret 2020. Men året bød også på et boom i frivillighed og fællesskab, ekstra puljer, borgerrettighedsprotester og ikke mindst globalt sammenhold. Læs her, hvad fem af de største NGO’er tager med fra det forgangne år.

Sådan kommer du i gang med corporate volunteering

Sådan kommer du i gang med corporate volunteering

FRIVILLIG I ARBEJDSTIDEN: En stærk fortælling, fleksibilitet og forståelse er vigtigt, når du skal overbevise en virksomhed om at investere tid i dit projekt. Læs med og lær, hvordan du skaber corporate volunteering.

Tre eksempler på corporate volunteering

Tre eksempler på corporate volunteering

INSPIRATION: Mentorordninger, undervisning og en hel fridag til at være frivillig. Corporate volunteering kommer i mange modeller og afskygninger. Her er tre eksempler på, hvordan erhvervslivet hjælper civilsamfundet.

Projekter skal turde tænke som virksomheder for at skabe forankring

Projekter skal turde tænke som virksomheder for at skabe forankring

FORANKRING: I civilsamfundet er man ofte så fokuseret på sin opgave, at man først tænker på forankring, kort tid før fondsmidlerne løber ud. Projekter skal se fremad og turde være mere som en forretning, siger organisatorer bag webinar om forankring.