Gode råd: Sådan afrapporterer du bedst til fonde

GUIDE: At lave en god og effektiv afrapportering til fonde kan være en uoverskuelig opgave for mange civilsamfundsorganisationer. For hvad skal med, og hvordan sikrer vi læring for os selv og fonden? Hanne Brinch er stifter af non-profit virksomheden Foundgood og giver her sine bedste råd.

Fonde uddeler hvert år en stadig større pose penge til samfundsgavnlige tiltag.

Med det større pengeflow til blandt andet civilsamfundet følger også et krav om bedre opfølgning, når projekterne rundes af.

Med andre ord: Har pengene gjort den gavn, vi håbede på?

Afrapportering: Fra fondstøtte til forskel
Hanne Brinch er stifter af den digitale platform Foundgood, der som non-profit virksomhed hjælper fonde og bevillingsmodtagere med at sætte tilbagerapportering i system.

Hun forklarer fondenes øgede interesse for afrapportering sådan her: 

“En afrapportering ligger i krydsfeltet mellem impact (hvilken langsigtet forskel gør vi?, red.) og kontrol. Fondene uddeler flere penge og vil gerne sikre sig, at pengene bliver brugt som forventet. Derudover er der også et voksende ønske om at undersøge sit fodaftryk. Fondene vil gerne forstå, hvor de er med til at gøre en forskel, så de kan bruge det strategisk.” 

Hanne Brinch giver her sine bedste råd om afrapportering til civilsamfundsorganisationer, der søger og får penge fra fonde.

Her finder du mere information om Foundgood.

Hendes første råd er at være i god dialog med fonden. Det lyder måske banalt, men mange spildte kræfter kan undgås, hvis du ved, hvad fonden forventer.

Fonde er nemlig meget forskellige. Nogle er mere traditionelle, og man kan til sidst nærmest nøjes med at sende et slags takkebrev. Andre vil, som beskrevet ovenfor, gerne forstå, hvordan deres penge gør gavn.

Tænk afrapportering ind fra begyndelsen
Allerede når man formulerer sin fondsansøgning, skal man tænke den fremtidige afrapportering ind. Det gør man ved at kigge på sin forandringsteori.

Det lyder måske lidt abstrakt, men indsatsen er givet godt ud, hvis man tager de langsigtede briller på, lyder det fra Hanne Brinch: 

“Det kan være supersvært at tænke logisk igennem, hvordan man vil ændre noget ude i verden. En god forandringsteori handler om at beskrive, hvilke mål man har, og hvordan man gerne vil nå de mål. Det betyder, at man skal have nogle gode hypoteser, og at man forstår den situation, man gerne vil gøre en forskel i.”  

Hanne Brinch har formuleret disse otte nøglespørgsmål, som ethvert godt projekt bør besvare i den indledende fase: 

  • Hvad er problemet?
  • Hvad er årsagerne til problemet?
  • Hvad er visionen, når problemet er løst? (også kaldet impact, effekt og langsigtet outcome)
  • Hvilke forandringer, er nødvendige for at komme derhen? (også kaldet kortsigtet outcome)
  • Hvad er derfor målene (eller objectives)
  • Hvilke aktiviteter skal gennemføres for at lede til disse forandringer?
  • Hvordan ved vi, om disse aktiviteter er en succes?
  • Hvordan måler vi fremdriften?

Kan man svare på disse spørgsmål, har man også byggestenene til at lave en god afrapportering, uddyber Hanne Brinch:

“Den gode afrapportering samler data sammen om disse spørgsmål. Hvilke ”output” var der af aktiviteterne? Hvilke forandringer blev skabt? Hvordan viser vi, at målene nås, og at en langsigtet impact er mulig.”

Den løbende afrapportering
Når den gennemarbejdede ansøgning er skrevet, og pengene ruller ind på NGO’ens eller foreningens konto, skal man ikke tænke, at afrapporteringen først er noget, man skal forholde sig til ved projektets afslutning.

Hanne Brinch råder i stedet bevillingsmodtagerne til jævnligt at bryste sig af det, hun kalder “de gode nyheder”.

Har man en digital platform, hvor både fonde og bevillingsmodtagere kan følge med i udviklingen, kan det være et godt redskab.

Ikke alene giver den digitale platform et fint øjebliksbillede. Den gør det også nemmere at samle op til sidst. 

“Hvis man drypper sine resultater af efterhånden, bliver det ikke et uoverstigeligt bjerg til sidst. Man får også nemmere ved at stige op i helikopteren ved projektets afslutning ved at skabe sig et løbende overblik,” forklarer Hanne Brinch. 

Afslutning: Sandsynliggør din effekt
Alt afhængig af projektets løbetid og bevillingernes størrelse vil der være forskellige krav til, hvordan man som NGO eller forening dokumenterer, at pengene er brugt rigtigt og har haft effekt. 

For et mindre projekt, der primært drives af frivillige kræfter, kan der eksempelvis ikke stilles krav om store forkromede analyser, der bygger på skudsikre, statistiske undersøgelser.

Den slags dokumentationskrav vil dræne en lille organisation. Derfor bør fonde også tænke sig grundigt om, når de beslutter sig for, hvilke krav de stiller til den endelige afrapportering. 

“Pas på ikke at overbebyrde en lille NGO med mange unødvendige formkrav. Det er for det første belastende for bevillingsmodtageren og kan koste kræfter fra det arbejde, de har fået penge til at udføre. Bed dem i stedet om en simpel dokumentation for deres aktiviteter med fotos eller enkle optællinger.” 

En mere kvalitativ afrapportering kan en mindre NGO’er eksempelvis løse ved at lave casestudier, hvor man interviewer repræsentanter fra den målgruppe, man gerne ville lave en forandring for.

Hvad kan NGO’en lære af en god afrapportering? 
Der har tidligere været en tendens til at se afrapporteringer som noget, man gjorde for fondenes skyld. Men afrapportering er ikke kun et værktøj, som gør fondene klogere.

Hvis man bruger sin afrapportering rigtigt, kan en NGO bruge den til selvransagelse og til at blive endnu skarpere: Er vores indsats lagt det rigtige sted?

“Både fond og NGO’er ønsker at gøre en faktisk forskel for dem, der har brug for hjælp. Del gerne rapporten internt i organisationen og med jeres frivillige. På den måde lærer alle af indsatsen og ikke kun fonden. Reflektér også over de udfordringerne, der altid er. Det værdsætter fondene også, og ærlighed er den bedste vej til et godt samarbejde,” siger Hanne Brinch. 

Forrige artikel Normale spilleregler sættes ud af kraft, når frivillige hjælper til i kommuner Normale spilleregler sættes ud af kraft, når frivillige hjælper til i kommuner Næste artikel Coronavirus blusser op: Her er, hvad civilsamfundet skal vide Coronavirus blusser op: Her er, hvad civilsamfundet skal vide
Prissammenligning: Find den billigste bank til din forening

Prissammenligning: Find den billigste bank til din forening

BANKGEBYRER: Der kan være flere tusinde kroner at spare ved at vælge den rette bank. I denne prissammenligning kan du finde bankerne med de laveste priser og få overblik over, hvilke gebyrer du især skal holde øje med.

I Albertslund går 36 borgere til demokrati dette efterår

I Albertslund går 36 borgere til demokrati dette efterår

BORGERSAMLING: Albertslund vil gerne lokke 10.000 nye borgere til kommunen de næste 10 år. Men hvordan skal Albertslund udvikle sig, så der er plads og fællesskaber til alle? Det svar forsøger 36 udvalgte borgere over 16 år, der alle sidder i Albertslunds første borgersamling, at komme frem til hen over efteråret. 

Tre nedslag i europæiske borgerting

Tre nedslag i europæiske borgerting

RUNDTUR: Tilliden til politikere er dalende. Som modsvar eksperimenterer man rundt om i verden med borgerting og borgersamlinger, der har til formål at bringe de politiske beslutninger tættere på borgernes ønsker. Her har du tre eksempler fra Europa. 

Coronavirus blusser op: Her er, hvad civilsamfundet skal vide

Coronavirus blusser op: Her er, hvad civilsamfundet skal vide

CORONASTATUS: Efteråret er kommet, og coronavirus påvirker igen store dele af samfundet. Her finder du seneste nyt om forsamlingsforbud, mundbind og hvad du skal gøre, hvis du oplever smittespredning i din civilsamfundsorganisation.

Gode råd: Sådan afrapporterer du bedst til fonde

Gode råd: Sådan afrapporterer du bedst til fonde

GUIDE: At lave en god og effektiv afrapportering til fonde kan være en uoverskuelig opgave for mange civilsamfundsorganisationer. For hvad skal med, og hvordan sikrer vi læring for os selv og fonden? Hanne Brinch er stifter af non-profit virksomheden Foundgood og giver her sine bedste råd.

Fond: Digital afrapportering gør det nemmere at måle “impact”

Fond: Digital afrapportering gør det nemmere at måle “impact”

AFRAPPORTERING: Hos Novo Nordisk Fonden er gammeldags papirrapporter, der samler støv på skriveborde og i vindueskarme, en saga. I stedet skal civilsamfundsorganisationer fortælle om deres resultater i søgbare databaser. Det sikrer transparens og sparer tid og ressourcer hos både fond og bevillingsmodtagere, lyder det.

Normale spilleregler sættes ud af kraft, når frivillige hjælper til i kommuner

Normale spilleregler sættes ud af kraft, når frivillige hjælper til i kommuner

FORSKNING: Professor Bjarne Ibsen og hans kolleger ved Center for forskning i Idræt, Sundhed og Civilsamfund på Syddansk Universitet har gennem flere år nærstuderet samarbejdet mellem kommuner og frivillige. Mange steder mangler de frivillige og kommuner klare aftaler for samarbejdet, lyder konklusionen.

I Ringkøbing/Skjern er frivillige rygraden i kommunens aktivitetscentre

I Ringkøbing/Skjern er frivillige rygraden i kommunens aktivitetscentre

BEST PRACTISE: Aktivitetscentrene i Ringkøbing/Skjern Kommune er hjemsted for cirka 220 aktiviteter, som frivillige i høj grad selv har defineret og driver. Her giver Janne Nielsen, der er leder af kommunens aktivitetsområde Sundhed og Omsorg, sine bedste råd til, hvordan du bedst fastholder og motiverer de frivillige hjælpere.

Opsang fra forsker: Pas på I ikke kvæler de frivillige med krav og regler

Opsang fra forsker: Pas på I ikke kvæler de frivillige med krav og regler

KRITIK: Frivilliges indsats er i sin natur “utæmmelig” og drevet af lysten til at gøre en forskel. Derfor bør kommuner holde igen med at styre ud fra egne idealer og standarder, lyder det fra CBS-forsker Anders La Cour. Han sætter også spørgsmålstegn ved Frivillighedsrådets store Good Governance-projekt og dens fokus på topledelse, tydelighed og klare strukturer.

Skridt for skridt: Sådan skruer du en effektfuld SoMe-kampagne sammen

Skridt for skridt: Sådan skruer du en effektfuld SoMe-kampagne sammen

GUIDE: Kampagner på sociale medier kan rokke politiske ståsteder og fremtrylle penge på finansloven, der ellers ikke fandtes. Astrid Haug og Benjamin Rud Elberth er SoMe-eksperter og giver her deres bedste råd, når du vil søsætte en kampagne, der skal skabe forandringer. 

Memory lane: Tre kampagner der skabte forandring

Memory lane: Tre kampagner der skabte forandring

TILBAGEBLIK: Hvis du som civilsamfundsorganisation gerne vil sætte dagsorden og skabe forandring, går vejen ofte gennem en SoMe-kampagne. Vi genbesøger her tre ikoniske kampagner.

Naturens vogtere: Vi tænker ret højt om vores communities

Naturens vogtere: Vi tænker ret højt om vores communities

BEST PRACTISE: I nutidens medielandskab er SoMe-kampagnen stedet, du for alvor kan samle natur- og klimainteresserede mennesker og kræve forandring. Danmarks Naturfredningsforenings digitale redaktør, Sanne Buggeskov, tager Civilsamfundets Videnscenter med om bag kulissen.

Sådan gøder socialøkonomiske virksomheder kommunalt samarbejde

Sådan gøder socialøkonomiske virksomheder kommunalt samarbejde

GUIDE: Mange kommuner har et småstøvet notat liggende om, at de gerne vil samarbejde med socialøkonomiske virksomheder, men de har samtidig svært ved at knække koden. I denne guide klæder Dorte Bukdahl, der er centerleder i Copenhagen Dome - Videnscenter for socialøkonomi, parterne på til at indgå i gode samarbejder. 

Socialøkonomi: Succeskommunen Silkeborg skruer op for partnerskaber

Socialøkonomi: Succeskommunen Silkeborg skruer op for partnerskaber

BEST PRACTISE: Da John Kvistgaard kom til Silkeborg Kommune, lå der ikke meget andet end en hensigtserklæring om socialøkonomi på et stykke papir. I dag - efter godt fem år - har kommunen succes med at få langtidsledige i job og har sparet millioner. Næste skridt er partnerskaber.