Gode råd til planlægning af engagerende workshops

Workshop-formatet er populært blandt civilsamfundsorganisationer. Formatets potentiale som laboratorium til at nyskabe og forny bliver dog ikke altid udnyttet fuldt ud, mener Kasper Rolle, der er projektleder hos Spejderne og en erfaren workshop-facilitator.

I løbet af de seneste to år har Kasper Rolle faciliteret mere end 20 workshops for og med unge i forbindelse med den kommende Ungdomsø på det gamle Middelgrundsfort i Øresund. Formålet med workshoppene har været at bringe unge fra hele landet sammen, så de i fællesskab kunne bidrage med aktiviteter og indhold til Ungdomsøen, som åbner senere på året.

Som en del af sit arbejde afholder Kasper Rolle ikke alene mange workshops, han deltager selv i mange workshops. Han mener, at mangel på kreativitet i konceptudviklingen og dårlig planlægning ofte står i vejen for at udnytte workshopformatets fulde potentiale. Her får du Kasper Rolles bedste råd til at udvikle og facilitere workshops.

Råd 1: Husk, at det er deltagerne, der er på arbejde
En workshop skal ifølge Kasper Rolle være et aktivt, nyskabende og resultatorienteret forum, som skal skabe nye ideer, projekter og processer ved at aktivere deltagernes viden og erfaringer. Man inviterer ikke til en workshop for at holde lange oplæg og foredrag. Til en workshop er det deltagerne, der er på “arbejde”.

“Workshopformatet er rigtigt at bruge, når man som organisation, fagperson eller leder sidder med en udfordring, er gået i stå i en proces eller ønsker at skabe nye projekter/aktiviteter/produkter, men selv mangler nye idéer og løsningsforslag og derfor ønsker input og inspiration fra andre,” forklarer Kasper Rolle.

En workshop skal altså designes ud fra den logik, at deltagerne kommer for at skabe noget sammen – ikke for kun at modtage ny viden fra en facilitatorer. For at jeres workshops bliver aktive og resulterer i konkrete løsninger, er det ifølge Kasper Rolle afgørende, at I er skarpe på, hvad I ønsker fra deltagerne – altså på formålet og det ønskede output fra workshoppen.

“Jeg ved, at det lyder banalt at sige, at man skal være skarp på formålet. Men jeg har deltaget i en del workshops, hvor jeg som deltager har tænkt: ‘Hvorfor er vi her? Hvad er det præcis, vi skal bidrage til?’. Hvis deltagerne ikke ved, hvad deres rolle er, og hvad de skal bidrage med, kommer workshoppen til at pege i 100 forskellige retninger, uden at der kommer noget konkret ud af den. Samtidig risikerer man, at deltagerne føler, at workshoppen er spild af deres tid,” siger Kasper Rolle.

Før man kaster sig ud i at planlægge en workshop, anbefaler Kasper Rolle, at man stiller sig selv følgende fem spørgsmål. Det er vigtigt, at man kan svare konkret på spørgsmålene:

1. Hvorfor afholder vi denne workshop?
2. Hvad er udfordringen?
3. Hvem kan hjælpe os med at løse denne udfordring?
4. Hvad har vi brug for fra deltagerne?
5. Hvilke output ønsker vi?

Råd 2: Vælg en workshop-model, der passer til dit formål
Når man er afklaret med formålet for workshoppen, er det næste skridt at vælge, hvilken workshop-model der passer bedst til at opnå det beskrevne formål, og som fører til det ønskede output. Man kan for eksempel vælge mellem en åben eller en lukket workshop.

Er formålet med workshoppen at finde specifikke løsninger til en konkret problematik eller udtænke konkrete tiltag/aktiviteter/produkter, kan det være en fordel at afholde en lukket workshop. Her håndplukker man specifikke deltagere, der har relevante kompetencer og erfaringer inden for præcis det fagområde eller den problematik. Fordelen ved at afholde en lukket workshop er, at man kender deltagerne og kan skræddersy indholdet til deres vidensniveau.

Til lukkede workshops udvikler facilitatorerne sessioner og rammer, der opfordrer til konkret opgaveløsning, og hvor deltagernes rolle i løbet af workshoppen er at udtænke konkrete løsningsforslag. Det kan for eksempel være, at man udtænker én konkret aktivitet for unge, eller at man udtænker en ny konkret proces for, hvordan ledelsen kan blive bedre til at kommunikere med medarbejderne.

Hvis formålet med workshoppen derimod er at brainstorme løs og sprænge nuværende rammer, anbefaler Kasper Rolle en åben workshop, hvor man inviterer en mere broget deltagergruppe, som kan udfordre hinanden. Åbne workshops kan være et godt middel til at skabe engagement og ejerskab hos en ny gruppe mennesker.

Det åbne worskhop-format giver rum til at lege og prøve sig frem. Til en åben workshop er formålet ikke nødvendigvis at finde konkrete løsningsforslag, men at tænke nyt og vildt. Det ønskede output fra en åben workshop er at komme hjem med så mange idéer som muligt, som man så kan arbejde videre med. Åbne workshops kan tænkes som sociale laboratorier, hvor alle idéer er velkomne, og deltagerne ikke nødvendigvis behøver at have konkrete forslag til, hvordan idéerne kan realiseres.

Råd 3: Skab oplevelse, klogskab og refleksion
Hos Spejderne har de udviklet en tre-trins workshop-model, som de bruger som ramme for mange af deres workshops.

“En workshop handler om at give og tage. Deltagerne bidrager til mit arbejde med deres idéer, viden og erfaringer. Derfor er det vigtigt for mig, at jeg giver dem noget tilbage. Idéen om at give tilbage kan dog godt blive lidt vag, og derfor arbejder jeg aktivt med modellen ‘Oplevelse, klogskab, refleksion’, hvor jeg formulerer, hvilken konkret oplevelse, hvilken viden og hvilke refleksioner jeg vil give deltagerne med hjem,” forklarer Kasper Rolle.

Det er vigtigt at være selvkritisk som workshop-ansvarlig og facilitator. Hvis man for eksempel ved, at den viden, man har at videregive, ikke er helt nyt for deltagerne, anbefaler Kasper Rolle, at man gør sig ekstra umage for at skabe en god oplevelse, hvor deltagerne griner og har en god dag, så de ikke sidder tilbage med en følelse af at have bidraget, uden selv at have fået noget ud af det.

Råd 4: Planlæg grundigt, men vær ikke slave af din drejebog
Hvis man som facilitator skal være mentalt til stede under workshoppen, kræver det ifølge Kasper Rolle, at man afsætter god tid til at planlægge workshoppen grundigt både i de store og små linjer – alt fra fagoplæg til mælk til kaffen. Skriv en velstruktureret og udførlig drejebog og huskeliste, som alle, der er med til at planlægge workshoppen, bruger tid på at sætte sig ind i. Som facilitator skal man sørge for, at alle, der er med til afholde workshoppen, er bevidste om og forstår deres rolle.

God planlægning giver ro og selvtillid, og det giver rum til at være mentalt til stede under workshoppen:

“Jeg planlægger mine workshops grundigt, men når workshoppen begynder, smider jeg drejebogen over skulderen, for der er det vigtigere at være til stede i rummet og følge processen. Når workshoppen går i gang, handler det om at mærke rummet og deltagerne. Det er vigtigt ikke at klamre sig til sin drejebog og hele tiden være fokuseret på tiden, for så er der ikke overskud til at lytte og faktisk se, om workshoppen bevæger sig derhen, hvor man gerne vil,” forklarer Kasper Rolle.

Som facilitator er det også vigtigt at være forberedt på at ændre planen, hvis processen bevæger sig et helt andet sted hen, end man havde forventet, eller hvis energien blandt deltagerne ikke spiller godt sammen.

Råd 5: Planlæg enkle, men overraskende aktiviteter

Når man udtænker, hvilke oplæg, indslag og aktiviteter man gerne vil gennemføre i løbet af workshoppen, er det vigtigt at lege djævlens advokat over for ens idéer. Spørg dig selv om den aktivitet, du vil gennemføre, kun er en sjov gimmick, eller om den reelt bidrager til workshoppens formål. Kasper Rolles råd her er, at man tænker enkelt, men overraskende:

“I efteråret afholdt vi sammen med Globalt Fokus og Verdens Bedste Nyheder en workshop omkring verdensmålene. Det var vigtigt for os, at workshoppen både var sjov, lærerig og relevant for deltagerne, uanset hvor meget eller lidt de kendte til verdensmålene. Her havde vi blandt andet planlagt to aktiviteter. Den ene handlede om at spise klimavenlig mad, blandt andet mad med orme. Den anden aktivitet bestod i, at deltagerne skulle vaske hænder sammen i en kæmpe vandbalje. Derefter lærte de, hvordan man kan tørre hænder med ét enkelt papirhåndklæde og derved spare på papir. Begge aktiviteter var planlagt til at skabe en bevidsthed hos deltagerne, samtidig med at de prøvede noget, de ikke havde forventet. Vi tænkte, at deltagerne ville synes, at spise orme var den sjoveste aktivitet. Men de syntes faktisk, at det var lige så sjovt at vaske og tørre hænder, selvom det var en meget enkel og ligetil aktivitet,” forklarer Kasper Rolle.

Råd 6: Husk at følge op
Lige så vigtigt som det er, at deltagerne er afklarede med formålet for workshoppen. Lige så vigtigt er det ifølge Kasper Rolle at følge op efter workshoppen. Den gode workshop er den, hvor man som deltager føler, at ens bidrag bliver inkluderet og rykker ved noget. Derfor er det vigtigt at følge op og holde deltagerne opdateret om, hvad resultaterne af workshoppen bliver brugt til.

Her kan du læse, hvordan du undgår klassiske fejl som workshop-facilitator. Og her finder du planlægningsværktøjer og skabeloner til workshops, som du kan printe ud.