Kommunikation er overalt i lokalforeningen – giv den en kærlig overhaling

Der er kommunikation forbundet med ALT, hvad der foregår i en lokalforening. Hvis du er foreningsleder, genkender du det sikkert fra en mundtlig dialog mellem dig og en frivillig, et budskab, du har formuleret i jeres nyhedsbrev, eller når du slår noget op på foreningens Facebookside.

Men det stopper ikke her, for du og din forening kommunikerer - både bevidst og ubevidst 24-7-365. Der er kommunikation forbundet med et nyt medlems første fysiske møde med klubhuset eller besøg på foreningens hjemmeside. Eller oplevelsen af en dybt sukkende formand, der tager hul på en langtrukken beretning til generalforsamlingen og beklager sig over det magre fremmøde…

Kommunikation er derfor ikke kun et spørgsmål om ord og tekster, der bevidst afsendes fra foreningslederen og modtagernes opfattelse af budskaberne. Den samlede oplevelse af foreningens kommunikation bygger nemlig også på fotos, videoer, logoer, de frivilliges beklædning og adfærd, klubhusets rengørings- og vedligeholdelsesniveau, kvaliteten af aktivitetsrekvisitter og anlæg, velkomstoplevelsen for det nye medlem og 1.000 andre ting…      

Tag på kritisk besøg i din egen forening og kig efter kommunikative budskaber

Med denne opmærksomhed kan du tage på et kritisk besøg hele vejen rundt i din lokalforenings fysiske og virtuelle rammer sammen med den øvrige bestyrelse. Hvad får I øje på, hvad tror I, andre tænker om at møde denne del af jeres forening, og er der mulighed for, at I kan forbedre konkrete forhold?

Prøv at kigge på de fysiske rammer omkring klubhuset: Er det let at komme dertil og er det åbenlyst, hvordan man kommer ind i huset? Hvilke skilte og skriftlige budskaber møder I på vejen rundt? Indbyder lokalerne til aktivitet og er det tydeligt, hvad der forventes af dig, så du let kan deltage i aktiviteterne sammen med andre? Er der en god atmosfære og lægger rummene op til et godt socialt fællesskab?

Eller kig på de frivillige: Ser de glade ud og tager de sig tid til at byde nye deltagere velkomne? Har de logo på tøjet og er det tydeligt, at de er frivillige og at det er dem, du kan henvende dig til? Ser det ud til at være et rart sted at være frivillig?

Eller tag på rundtur på foreningens hjemmeside, sociale medier og skriftlige materiale. Hvordan er det visuelle udtryk i forhold til design, fotos og illustrationer? Er teksterne målrettet modtageren, er de til at forstå, eller er sproget indforstået? Er der gentagelser, modsigende oplysninger eller mangler der oplysninger? Hvilke oplysninger søger du selv på en hjemmeside, hvis du skal deltage i et arrangement, hvor du gerne vil være godt forberedt?

Den gode velkomst til nye medlemmer og frivillige

Foreninger bygger på fællesskaber. Og attraktive foreninger arbejder med åbne og inkluderende fællesskaber, hvor nye medlemmer og frivillige føler sig velkomne og hurtigt finder sig til rette. For at det kan lykkes, er der et særligt behov for at fokusere på den gode kommunikation.

Når man ankommer som ny, møder man ofte indforståethed og ting, man må gætte sig til. Det betyder ikke nødvendigvis, at det er en lukket forening med kliker og en fjendtlig indstilling til nye, men ofte blot, at foreningens nøglepersoner er syltet ind i interne forhold og har svært ved at sætte sig i nyes sted.

I den inkluderende forening møder man frivillige, der er optaget af at byde nye medlemmer og frivillige velkomne og være i dialog med dem. Straks den nye ankommer, går en frivillig velkomstvært vedkommende i møde og sikrer en tryg, rolig og engageret velkomst. Der kan være mange ting at fortælle i forhold til lokalernes indretning, hvordan aktiviteterne fungerer, om arbejdsprincipper og organisering, forventninger til medlemmer og frivillige, om medlemskab og kontingent, sociale arrangementer med mere. Den gode velkomst bygger på personlig kontakt med en høj grad af mundtlighed, men kan understøttes af skriftlige guides, god skiltning og en stående invitation til at stille spørgsmål.

At føle sig velkommen handler også om at kunne låne nødvendigt grej og udstyr, blive inviteret ind i de eksisterende medlemmers samtaler, at der ikke opleves fysiske eller mentale barrierer for fuld deltagelse og i mange tilfælde, at der er plads til forskellighed og særlige behov hele vejen ind i fællesskaberne.

Spørgsmål som dåseåbner til dialog og indsigter

Foreningslederens vigtigste redskab er evnen til at kommunikere med frivillige, medlemmer og øvrige samarbejdspartnere. Det er godt at være velformuleret med skarpe budskaber. Men mere vigtigt er det faktisk at være i dialog med dine medmennesker og udvise oprigtig interesse for andres måder at tænke på.

Her kommer de gode spørgsmål på banen som en dåseåbner til at opnå nye indsigter – og ikke bare rulle dine egne ideer og forudfattede forståelser hen over andre i din omgangskreds.

Den canadiske familieterapeut Karl Tomm er kendt for sit arbejde med at udvikle metoder til at stille de rette spørgsmål, som åbner samtalen op. Populære udgaver af Karl Tomms model bygger på fire profiler for spørgsmålsstilleren.

Detektiven åbner samtalen ved at stille simple, undersøgende og afklarende spørgsmål, der retter sig mod fortiden. Hvis du fx taler med en frivillig, kan du spørge, hvor længe vedkommende har været i foreningen og hvilke opgaver, personen har haft ansvar for at løse.

Antropologen stiller også spørgsmål til fortiden, men er mere optaget af relationer, mønstre og perspektiver – og derfor kigger på årsager og sammenhænge. Her kan du spørge ind til, om der er en sammenhæng mellem den frivilliges motivation/arbejdsglæde og de opgaver, han eller hun løser – og hvad det i givet fald skyldes (faglig udfordring eller det sociale fællesskab osv.).

Fremtidsforskeren ser på muligheder og stiller fremadrettede spørgsmål for eksempel ved at bruge hypoteser, opstille scenarier eller bringe mirakler ind for at åbne tænkningen op. Du kan her give den frivillige mulighed for at ønske nye ansvarsområder og afdække hvilke muligheder det kunne give for vedkommende og for foreningen.

Kaptajnen stiller simple og fremtidsrettede spørgsmål og konkretiserer, hvad der skal ske nu. Måske spørger du her den frivillige om, hvilke tre konkrete handlinger, han eller hun vil prioritere i de kommende dage som opfølgning på jeres samtale.

Spørg medlemmer, frivillige og interessenter om input

Meget bestyrelsesarbejde bygger på antagelser, fornemmelser og opfattelser. Og det kan sagtens være, at bestyrelsen har en rigtig god situationsfornemmelse eller er gode til at gætte, hvad medlemmer, frivillige og øvrige interessenter ønsker sig eller har brug for. Men der er også gode muligheder for at spørge dem direkte. Udover at få adgang til indsigter direkte hos målgruppen, inviterer denne tilgang også til foreningsudvikling og til at inddrage interessenterne for at skabe et større medejerskab i foreningen.

En vej at gå her er at stille spørgsmål igennem en internetbaseret brugerundersøgelse, et skema på papir i klubhuset eller en uformel afstemning på sociale medier. Du kan også gennemføre mundtlige interviews af enkeltpersoner eller grupper med mulighed for at uddybe svarene. Et eksempel på dette er at tale med nye medlemmer et par måneder efter deres første møde med foreningen.  Spørg dem om deres opfattelse af foreningen, velkomstoplevelsen og ting, de har undret sig over. Et yderligere skridt er inddragende processer på et foreningstopmøde, en generalforsamling eller udviklingsworkshop med mulighed for at komme med forslag, drøfte temaer, tilkendegive holdninger og engagere folk mere direkte i foreningens virke og udvikling.