Sådan kommer du i gang med corporate volunteering

Civilsamfundets Videnscenter har talt med seniorkonsulenten om, hvordan man inspirerer erhvervslivet til at engagere sig i en sag.

Hav en stærk fortælling
Det er vigtigt at skabe en stærk fortælling om ens projekt. Hvad handler dit projekt om, hvilken forskel gør det og for hvem? 

“Det handler meget om at kunne fortælle en historie og være helt skarp på, hvad man bidrager til. Man skal vise, at projektet giver noget til samfundet og dermed også for virksomheden, der ønsker at hjælpe. Det taler meget til virksomhederne at gøre en forskel,” fortæller Jesper Pedersen.

Fortællingen skal sammen med projektets resultater bruges til at vise virksomheden, hvad de får ud af samarbejdet:

“Det kan være et godt middel at fremhæve, hvad virksomheden får ud af det. Man kan jo spørge dem, om de arbejder med FN’s Verdensmål og tale det ind i den kontekst.”

Eksempelvis handler verdensmål nummer fire om kvalitetsfyldt uddannelse, nummer otte om det gode arbejdsmarked og nummer 17 om partnerskaber for handling, der kan være relevante i den sammenhæng, uddyber han.

“Der er i dag voksende forventninger om, at en virksomhed tager et socialt ansvar. Hvis man nu er underleverandør til en kommune eller forvaltning, kan det ligefrem være et krav, og det kan være helt essentielt under en udbudsrunde,” forklarer han og tilføjer:

“Og så er der selvfølgelig den gode, gamle idé om at have hjertet på det rette sted. Det er der jo faktisk mange virksomheder, der har og gerne vil vise.”

Fortæl det gennem andre virksomheder
Det er også vigtigt at overveje, hvordan man kontakter virksomheden: Gennem medarbejderne, lederen eller måske et erhvervsnetværk?

Hvis man vælger at kontakte ledelsen i en virksomhed, som ikke har erfaring med frivillighed i arbejdstiden, kan det være en god idé at vise ideen gennem en anden virksomhed, forklarer Jesper Pedersen:

“Det kan være en god idé at lade en anden virksomhed fortælle om samarbejdet, og hvordan det fungerer for dem. Så er det lettere at forstå og mere inspirerende for den virksomhed, man kontakter. Hvis du allerede har erhvervssamarbejder, så kan du bruge disse - måske kan man lave en video, som man kan vise til den virksomhed, man vil kontakte.”

“Hvis man endnu ikke har gang i erhvervssamarbejder, der bygger på corporate volunteering, kan man finde eksempler på virksomheder, der gør det.”

Her er det også værd at påpege, at en undersøgelse viser, at medarbejderne oplever en stolthed, som smitter af på deres generelle arbejdsindsats, og at frivilligheden kan smitte af på hele arbejdsmiljøet.

Derudover fremhæver Jesper Pedersen muligheden for at bruge virksomhedsnetværk. Enten kan man som projekt selv kontakte lokale netværk som erhvervsrådet og Rotary, eller også kan man spørge virksomheder, der allerede er involveret i corporate volunteering, om de vil dele det gennem deres netværk.

Bottom up: Gå gennem medarbejderne
“Der er forskellige strategier. Det kan være en farlig strategi kun at gå til ledelsen, for så drukner ideen måske i andre projekter,” forklarer Jesper Pedersen.

En anden mulighed er at starte nedefra og kontakte medarbejderne.

“Det kan være en god vej at gå igennem medarbejderne, for det er dem, der brænder for det. Og det er måske dem, der er ude på gulvet, og som skal udføre det frivillige arbejde. Så kan ideen gå op ad til ledelsen derfra.”

Det er vigtigt at skabe en god kontakt til medarbejderne, forklarer han yderligere.

“Man skal skabe nogle gode relationer. Det er her, man spotter frontløbere og skaber erfaringer, man kan bruge i samarbejdet.”

Endeligt er det essentielt, at man følger op på samarbejdet. Der skal være klare aftaler om, hvornår man tales ved igen, hvem der er kontaktpersonen, og om det er over telefonen eller på et møde, så aftalerne ikke løber ud i sandet.

Find det rette match
Når man som organisation skal samarbejde med en virksomhed, er det vigtigt at finde det rette match, forklarer Jesper Pedersen.

Hvordan finder man det rette match? Hvordan sikrer man sig, at virksomheden har noget at bidrage med?

“Det kommer meget an på, hvad man skal lave. Er det en mentorordning, hvor man skal aftale, hvordan man matcher mentor med mentee? Og skal man bruge undervisere fra en techvirksomhed, skal man vide, at de brænder for det og er dygtige til at lære fra sig.”

“Man skal lære hinanden at kende og vurdere, om det giver mening for begge parter. Derfor er det vigtigt, at man mødes, måske kan man komme med til et personalemøde og præsentere ideen eller tage et møde med de medarbejdere, der er interesserede.”

Vær fleksibel - men lav klare aftaler
Ligesom organisationer er alle virksomheder forskellige. Det samarbejde, man kan aftale med den ene virksomhed, fungerer ikke nødvendigvis for den anden.

“Det er vigtigt at være fleksibel i forhold til, hvordan man udformer samarbejdet. Ja, jeg tror faktisk, man skal skræddersy det, for der er forskel på en stor kæde og en lokal virksomhed. Virksomheder er meget forskelligt organiseret, og det samme er medarbejderne,” siger Jesper Pedersen.

Mens nogle medarbejdere er timeansat, er andre i produktionen funktionærer, som ikke en-til-en kan frigive x-antal timer til frivilligt arbejde.

Man skal også forventningsafstemme med medarbejderne.

“Nogle medarbejdere vil kunne bruge en time hver uge, andre regner med to møder om året, og hos andre giver det mest mest mening at have en hel ‘fridag’ til at lave det frivillige arbejde.”

Desuden er der mange muligheder for at bidrage. Hvis en virksomhed ikke kan tilbyde de ansattes tid, kan de måske udlåne lokaler eller bidrage med ressourcer såsom computere, kameraer, mad eller andet, som organisationen kan få gavn af.

Lav klare aftaler og følg op
Kan man kræve noget af virksomheden? 

“Ja, hvis man skal bruge 20 mentorer, og en virksomhed siger, at det vil de bidrage med, så skal de også holdes op på det. Man skal lave klare aftaler.”

“Corporate volunteering er noget, der er ‘nice to have’, og i travle tider kan det være det, der ryger. Der skal være aftaler om, hvornår man må ringe, hvornår man taler med medarbejderne, og hvilke personalemøder man skal være med til. Ellers kan det drukne.”

Det er ikke bare i indledningsfasen, men gennem hele samarbejdet, man løbende skal holde samtaler med virksomheden og medarbejderne.

“Man skal hele tiden følge op på aftalerne.”

Dokumentation, medier og andet goodwill
Når samarbejdet er i gang, er der endnu en lang række goder, du kan tilbyde virksomheden.

“Samarbejdet kan være en vigtig dokumentation for virksomheden,” forklarer Jesper Pedersen.

Helt konkret kan virksomheden bruge dokumentationen som afrapportering, at de opfylder Verdensmålene.

“Der kan også være en historie, som virksomheden kan bruge til intranettet, sociale medier, deres website eller måske PR i lokale medier.”

Allesammen goder der spreder budskabet og altså også kommer projektet til gode.

“Helt simpelt kunne det også være at lade virksomheden bruge organisationens eller projektets logo i deres mailsignatur. Det skaber stolthed, at man som medarbejder kan stå frem og vise, at de støtter en sag, der er vigtig,” siger Jesper Pedersen og afslutter: 

“Og så bliver det pludselig også en mere personlig fortælling.”