Sådan sætter du arbejdsmiljøet på dagsordenen i din organisation

Et godt arbejdsmiljø
Men inden vi kommer så langt, kan det være nyttigt at opsummere, hvad et sundt arbejdsmiljø betyder for den enkelte medarbejder og for arbejdspladsen som helhed. 

Kogt helt ned kan man sige, at et sundt psykisk arbejdsmiljø betyder, at medarbejdere kan forholde sig kritisk over for ledelsen, komme med nye idéer eller har modet til at erkende fejl, uden at de frygter, at det får negative følger.

Hvis ansatte har det, man i forskningen kalder psykologisk sikkerhed i deres arbejdsliv, så øges såvel evnen til at lære af fejl som produktiviteten på arbejdspladsen.

Med andre ord giver det altså god mening at investere tid og kræfter på at fremme medarbejdertrivslen.

Tag pulsen på organisationens trivsel
Alle arbejdspladser arbejder i en eller anden udstrækning med arbejdsmiljøet, da det er lovpligtigt, at man løbende - og med tre års mellemrum - foretager det, der kaldes arbejdspladsvurderinger (APV).

Mange arbejdspladser har også indført medarbejderudviklingssamtaler (MUS), der er designet til at få leder og medarbejder involveret i en snak om medarbejderens trivsel, arbejdsopgaver samt faglig og personlig udvikling.

Her kan du læse Civilsamfundets Videnscenters afdækning af arbejdsmiljøet i ngo-branchen.

I det følgende introduceres et tredje instrument, en såkaldt pulsmåling (også kaldet  trivselsmåling) for de organisationer, der ønsker at gå endnu mere i dybden med trivsel på arbejdspladsen.

Pulsmåling er en løbende kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø i jeres organisation, og udføres den rigtigt, kan den hjælpe med at identificere indsatsområder, fordele ansvar samt lægge en plan, der også følger op på de initiativer, der sættes i søen.

Kommunikér åbent og ærligt, inden I sender spørgeskemaer ud
Men inden I går i gang med arbejdet, er det vigtigt at få introduceret pulsmålingen for medarbejdergruppen, så alle forstår, at det spørgeskema, der bliver sendt til dem, kan være et nyttigt redskab.

Under præsentationen er det vigtigt at svare på følgende spørgsmål:

1. Hvorfor og hvor ofte laver vores organisation en pulsmåling – og hvordan supplerer pulsmålingen den lovpligtige APV
2. Hvem skal have ansvaret for at gennemføre den, og hvordan vil resultaterne blive brugt.
3. Svarene skal afgives anonymt. Redegør derfor for, hvordan I sikrer anonymitet. 
4. Husk også at fortælle, hvordan og hvornår der bliver fulgt op på de input, der kommer ud af arbejdet.

En pulsmåling kan bruges til at svare på helst ikke mere end tre overordnede temaer, din organisation ønsker at sætte fokus på.

Det kan eksempelvis være en undersøgelse af arbejdsopgaver, samarbejdet med den nærmeste leder eller oplevelsen af arbejdspres.

Under hvert tema foldes forskellige aspekter ud. Det sker ved at bede medarbejderne forholde sig til ialt 12 udsagn.

På en skala fra 1 til 10 skal de svare på, hvorvidt de er enige eller uenige i hvert af de 12 udsagn. Et udsagn kan eksempelvis lyde: Jeg ved, hvad der bliver forventet af mig i mit arbejde.

Find eksempel på pulsmåling her.

Inden pulsmålingen sendes ud til besvarelse, bør ledelsen og HR også gøre sig klart, hvad der for den enkelte organisation er et tilfredsstillende resultat.

Det kan eksempelvis være, at I aftaler, at 8 i gennemsnit på et spørgsmål er tilfredsstillende. 5-7, definerer måske opmærksomhedspunkter, mens alt under 5 er kritiske opmærksomhedspunkter.

På Arbejdstilsynets hjemmeside kan I finde informationer om, hvordan man håndterer de mest udbredte arbejdsmiljøproblemer som stress, indeklima og mobning. 

Databehandling og opfølgning
Når svarene er afgivet, og I kender resultaterne, er næste skridt at lave en handleplan for de respektive temaer, og hvordan man vil følge udviklingen over tid.

Det kan eksempelvis ordnes i et helt simpelt skema.

Under hvert tema angives gennemsnitskarakteren fra medarbejderne (på skalaen 1 til 10), man skriver sine refleksioner over resultatet og nedfælder, hvilke initiativer der kan sættes i søen for at dæmme op for problemet.

Endelig skal man også fordele ansvaret for at handle på problemet og inden for hvilken tidsramme. Se eksempel på skema her.

Når resultaterne er blevet bearbejdet, er det vigtigt at inddrage sine medarbejdere og kommunikere åbent om, hvad pulsmålingen viste -  uanset om resultaterne er gode eller dårlige.

Det kan eksempelvis foregå på husmøder, hvor medarbejdere kan komme til orde med konstruktive forslag.

Er der særligt kritiske forhold i pulsmålingen, kan I eventuelt invitere medarbejderne til at tage fat i arbejdsmiljørepræsentanten eller tillidsrepræsentanten, som dermed kan sikre anonymitet for dem, der henvender sig med ideer og input.

Nye initiativer fødes 
I Dansk Magisterforenings nye materiale udpeges forskellige fora, der allerede findes i mange professionelle organisationer, og som vil være oplagte at inddrage, når resultaterne skal bearbejdes til konstruktiv handlen.

Det kan eksempelvis være et trivselsudvalg eller et samarbejdsudvalg, hvor det vil være naturligt at forankre det videre udviklingsarbejde.

Disse fora skal være hjemsted for en grundig dialog om resultaterne.

Dialogen skal i sidste ende afføde initiativer, man ønsker at sætte i verden.

På samme måde kan man ude i de enkelte afdelinger og teams tage en dialog om resultaterne i pulsmålingen.

Til den dialog har Ingerfair og Dansk Magisterforening udviklet nogle refleksionskort, som kan sætte tankerne i gang til en snak i plenum. 

Her kan du læse mere om, hvordan du bruger refleksionskortene.

Og her finder du refleksionskortene.

Fire greb, der fremmer forståelsen mellem medarbejdere og ledere 
Til slut introducerer vi her fire overordnede greb, der kan fremme det psykisk sunde arbejdsmiljø på en arbejdsplads.

Læs også mere om de fire greb her.

1. 1:1-samtaler mellem medarbejder og leder
En 1:1-samtale mellem leder og medarbejder varer typisk 45 minutter og afholdes hver fjerde til sjette uge.

Samtalerne kan handle om opgaver, arbejdspres eller svære ting i privatlivet, som medarbejderen gennemgår.

1:1-samtaler kan være med til at opbygge en god relation og tillid mellem leder og medarbejder.

2. Trivsel på dagsordenen til team- eller afdelingsmøder
Tag en runde på afdelingsmødet, hvor alle får lov til at fortælle, hvordan de på nuværende tidspunkt oplever deres arbejde.

Trivselsrunden kan eksempelvis være første punkt på dagsordenen, så det fungerer som en "check-in".

Det gør det nemmere at være opmærksomme på hinanden og hjælpe en kollega i teamet eller afdelingen.

3. Husmøder med fokus på videndeling og inddragelse
På husmøder for hele organisationen kan vigtig viden deles.

Det handler ikke kun om informationer fra ledelsen til medarbejdere, men introducer eventuelt også de forskellige afdelinger fra gang til gang, så medarbejderne forstår, hvad deres kolleger arbejder med.

Husmøder er også et oplagt forum til at tage en bredere drøftelse af, hvad den seneste trivselsmåling (eller pulsmåling) har vist. 

4. Løbende trivselsmålinger
Trivselsmålinger giver arbejdspladsen et løbende overblik over, hvordan medarbejderne har det.

Husk at følge op, for det skaber frustration, hvis medarbejderne ikke forstår, hvordan resultatet af en trivselsmåling bruges.

En løbende trivselsmåling (eksempelvis pulsmålingen) kan hjælpe jer med at få et mere hyppigt indblik i udviklingen af jeres psykiske arbejdsmiljø end den lovpligtige arbejdspladsvurdering (APV) tillader.

Pointen med en trivselsmåling er at stille få spørgsmål, fordi det gør opsamlingen på svarene mere overskuelig.

Husk at spørgsmålene ikke er statiske. Når man har arbejdet tilstrækkeligt med et tema, kan man tage et nyt op.