Sådan sætter du arbejdsmiljøet på dagsordenen i din organisation

GUIDE: Civilsamfundet er ikke fritaget for stressede medarbejdere, ustrukturerede ledere eller arbejdspukler, der fører til konsekvent overarbejde. Konsulenthuset Ingerfair og Dansk Magisterforening har sat spot på det gode arbejdsklima og udarbejdet værktøjer, som er målrettet civilsamfundet.

Trænger din civilsamfundsorganisation til at give arbejdsmiljøet et servicetjek? 

I en ny undersøgelse har konsulenthuset Ingerfair i samarbejde med Dansk Magisterforening lavet nogle anbefalinger og arbejdsredskaber, som andre i civilsamfundet kan bruge, hvis de ønsker at fremme det sunde arbejdsmiljø.

Nedenfor giver vi en introduktion til værktøjerne.

Her finder du anbefalingerne fra Ingerfair foretaget for Dansk Magisterforening.

Et godt arbejdsmiljø
Men inden vi kommer så langt, kan det være nyttigt at opsummere, hvad et sundt arbejdsmiljø betyder for den enkelte medarbejder og for arbejdspladsen som helhed. 

Kogt helt ned kan man sige, at et sundt psykisk arbejdsmiljø betyder, at medarbejdere kan forholde sig kritisk over for ledelsen, komme med nye idéer eller har modet til at erkende fejl, uden at de frygter, at det får negative følger.

Hvis ansatte har det, man i forskningen kalder psykologisk sikkerhed i deres arbejdsliv, så øges såvel evnen til at lære af fejl som produktiviteten på arbejdspladsen.

Med andre ord giver det altså god mening at investere tid og kræfter på at fremme medarbejdertrivslen.

Tag pulsen på organisationens trivsel
Alle arbejdspladser arbejder i en eller anden udstrækning med arbejdsmiljøet, da det er lovpligtigt, at man løbende - og med tre års mellemrum - foretager det, der kaldes arbejdspladsvurderinger (APV).

Mange arbejdspladser har også indført medarbejderudviklingssamtaler (MUS), der er designet til at få leder og medarbejder involveret i en snak om medarbejderens trivsel, arbejdsopgaver samt faglig og personlig udvikling.

Her kan du læse Civilsamfundets Videnscenters afdækning af arbejdsmiljøet i ngo-branchen.

I det følgende introduceres et tredje instrument, en såkaldt pulsmåling (også kaldet  trivselsmåling) for de organisationer, der ønsker at gå endnu mere i dybden med trivsel på arbejdspladsen.

Pulsmåling er en løbende kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø i jeres organisation, og udføres den rigtigt, kan den hjælpe med at identificere indsatsområder, fordele ansvar samt lægge en plan, der også følger op på de initiativer, der sættes i søen.

Kommunikér åbent og ærligt, inden I sender spørgeskemaer ud
Men inden I går i gang med arbejdet, er det vigtigt at få introduceret pulsmålingen for medarbejdergruppen, så alle forstår, at det spørgeskema, der bliver sendt til dem, kan være et nyttigt redskab.

Under præsentationen er det vigtigt at svare på følgende spørgsmål:

  1. Hvorfor og hvor ofte laver vores organisation en pulsmåling – og hvordan supplerer pulsmålingen den lovpligtige APV
  2. Hvem skal have ansvaret for at gennemføre den, og hvordan vil resultaterne blive brugt.
  3. Svarene skal afgives anonymt. Redegør derfor for, hvordan I sikrer anonymitet. 
  4. Husk også at fortælle, hvordan og hvornår der bliver fulgt op på de input, der kommer ud af arbejdet.

En pulsmåling kan bruges til at svare på helst ikke mere end tre overordnede temaer, din organisation ønsker at sætte fokus på.

Det kan eksempelvis være en undersøgelse af arbejdsopgaver, samarbejdet med den nærmeste leder eller oplevelsen af arbejdspres.

Under hvert tema foldes forskellige aspekter ud. Det sker ved at bede medarbejderne forholde sig til ialt 12 udsagn.

På en skala fra 1 til 10 skal de svare på, hvorvidt de er enige eller uenige i hvert af de 12 udsagn. Et udsagn kan eksempelvis lyde: Jeg ved, hvad der bliver forventet af mig i mit arbejde.

Find eksempel på pulsmåling her.

Inden pulsmålingen sendes ud til besvarelse, bør ledelsen og HR også gøre sig klart, hvad der for den enkelte organisation er et tilfredsstillende resultat.

Det kan eksempelvis være, at I aftaler, at 8 i gennemsnit på et spørgsmål er tilfredsstillende. 5-7, definerer måske opmærksomhedspunkter, mens alt under 5 er kritiske opmærksomhedspunkter.

Arbejdstilsynets hjemmeside kan I finde informationer om, hvordan man håndterer de mest udbredte arbejdsmiljøproblemer som stress, indeklima og mobning. 

Databehandling og opfølgning
Når svarene er afgivet, og I kender resultaterne, er næste skridt at lave en handleplan for de respektive temaer, og hvordan man vil følge udviklingen over tid.

Det kan eksempelvis ordnes i et helt simpelt skema.

Under hvert tema angives gennemsnitskarakteren fra medarbejderne (på skalaen 1 til 10), man skriver sine refleksioner over resultatet og nedfælder, hvilke initiativer der kan sættes i søen for at dæmme op for problemet.

Endelig skal man også fordele ansvaret for at handle på problemet og inden for hvilken tidsramme. Se eksempel på skema her.

Når resultaterne er blevet bearbejdet, er det vigtigt at inddrage sine medarbejdere og kommunikere åbent om, hvad pulsmålingen viste -  uanset om resultaterne er gode eller dårlige.

Det kan eksempelvis foregå på husmøder, hvor medarbejdere kan komme til orde med konstruktive forslag.

Er der særligt kritiske forhold i pulsmålingen, kan I eventuelt invitere medarbejderne til at tage fat i arbejdsmiljørepræsentanten eller tillidsrepræsentanten, som dermed kan sikre anonymitet for dem, der henvender sig med ideer og input.

Nye initiativer fødes 
I Dansk Magisterforenings nye materiale udpeges forskellige fora, der allerede findes i mange professionelle organisationer, og som vil være oplagte at inddrage, når resultaterne skal bearbejdes til konstruktiv handlen.

Det kan eksempelvis være et trivselsudvalg eller et samarbejdsudvalg, hvor det vil være naturligt at forankre det videre udviklingsarbejde.

Disse fora skal være hjemsted for en grundig dialog om resultaterne.

Dialogen skal i sidste ende afføde initiativer, man ønsker at sætte i verden.

På samme måde kan man ude i de enkelte afdelinger og teams tage en dialog om resultaterne i pulsmålingen.

Til den dialog har Ingerfair og Dansk Magisterforening udviklet nogle refleksionskort, som kan sætte tankerne i gang til en snak i plenum. 

Her kan du læse mere om, hvordan du bruger refleksionskortene.

Og her finder du refleksionskortene.

Fire greb, der fremmer forståelsen mellem medarbejdere og ledere 
Til slut introducerer vi her fire overordnede greb, der kan fremme det psykisk sunde arbejdsmiljø på en arbejdsplads.

Læs også mere om de fire greb her.

1. 1:1-samtaler mellem medarbejder og leder
En 1:1-samtale mellem leder og medarbejder varer typisk 45 minutter og afholdes hver fjerde til sjette uge.

Samtalerne kan handle om opgaver, arbejdspres eller svære ting i privatlivet, som medarbejderen gennemgår.

1:1-samtaler kan være med til at opbygge en god relation og tillid mellem leder og medarbejder.

2. Trivsel på dagsordenen til team- eller afdelingsmøder
Tag en runde på afdelingsmødet, hvor alle får lov til at fortælle, hvordan de på nuværende tidspunkt oplever deres arbejde.

Trivselsrunden kan eksempelvis være første punkt på dagsordenen, så det fungerer som en "check-in".

Det gør det nemmere at være opmærksomme på hinanden og hjælpe en kollega i teamet eller afdelingen.

3. Husmøder med fokus på videndeling og inddragelse
På husmøder for hele organisationen kan vigtig viden deles.

Det handler ikke kun om informationer fra ledelsen til medarbejdere, men introducer eventuelt også de forskellige afdelinger fra gang til gang, så medarbejderne forstår, hvad deres kolleger arbejder med.

Husmøder er også et oplagt forum til at tage en bredere drøftelse af, hvad den seneste trivselsmåling (eller pulsmåling) har vist. 

4. Løbende trivselsmålinger
Trivselsmålinger giver arbejdspladsen et løbende overblik over, hvordan medarbejderne har det.

Husk at følge op, for det skaber frustration, hvis medarbejderne ikke forstår, hvordan resultatet af en trivselsmåling bruges.

En løbende trivselsmåling (eksempelvis pulsmålingen) kan hjælpe jer med at få et mere hyppigt indblik i udviklingen af jeres psykiske arbejdsmiljø end den lovpligtige arbejdspladsvurdering (APV) tillader.

Pointen med en trivselsmåling er at stille få spørgsmål, fordi det gør opsamlingen på svarene mere overskuelig.

Husk at spørgsmålene ikke er statiske. Når man har arbejdet tilstrækkeligt med et tema, kan man tage et nyt op.

Forrige artikel Status: Hvad civilsamfundet skal vide om Status: Hvad civilsamfundet skal vide om "dansen med coronavirus" Næste artikel FRAK: Vi er nysgerrige af natur FRAK: Vi er nysgerrige af natur
Prissammenligning: Find den billigste bank til din forening

Prissammenligning: Find den billigste bank til din forening

BANKGEBYRER: Der kan være flere tusinde kroner at spare ved at vælge den rette bank. I denne prissammenligning kan du finde bankerne med de laveste priser og få overblik over, hvilke gebyrer du især skal holde øje med.

I Albertslund går 36 borgere til demokrati dette efterår

I Albertslund går 36 borgere til demokrati dette efterår

BORGERSAMLING: Albertslund vil gerne lokke 10.000 nye borgere til kommunen de næste 10 år. Men hvordan skal Albertslund udvikle sig, så der er plads og fællesskaber til alle? Det svar forsøger 36 udvalgte borgere over 16 år, der alle sidder i Albertslunds første borgersamling, at komme frem til hen over efteråret. 

Tre nedslag i europæiske borgerting

Tre nedslag i europæiske borgerting

RUNDTUR: Tilliden til politikere er dalende. Som modsvar eksperimenterer man rundt om i verden med borgerting og borgersamlinger, der har til formål at bringe de politiske beslutninger tættere på borgernes ønsker. Her har du tre eksempler fra Europa. 

Coronavirus blusser op: Her er, hvad civilsamfundet skal vide

Coronavirus blusser op: Her er, hvad civilsamfundet skal vide

CORONASTATUS: Efteråret er kommet, og coronavirus påvirker igen store dele af samfundet. Her finder du seneste nyt om forsamlingsforbud, mundbind og hvad du skal gøre, hvis du oplever smittespredning i din civilsamfundsorganisation.

Gode råd: Sådan afrapporterer du bedst til fonde

Gode råd: Sådan afrapporterer du bedst til fonde

GUIDE: At lave en god og effektiv afrapportering til fonde kan være en uoverskuelig opgave for mange civilsamfundsorganisationer. For hvad skal med, og hvordan sikrer vi læring for os selv og fonden? Hanne Brinch er stifter af non-profit virksomheden Foundgood og giver her sine bedste råd.

Fond: Digital afrapportering gør det nemmere at måle “impact”

Fond: Digital afrapportering gør det nemmere at måle “impact”

AFRAPPORTERING: Hos Novo Nordisk Fonden er gammeldags papirrapporter, der samler støv på skriveborde og i vindueskarme, en saga. I stedet skal civilsamfundsorganisationer fortælle om deres resultater i søgbare databaser. Det sikrer transparens og sparer tid og ressourcer hos både fond og bevillingsmodtagere, lyder det.

Normale spilleregler sættes ud af kraft, når frivillige hjælper til i kommuner

Normale spilleregler sættes ud af kraft, når frivillige hjælper til i kommuner

FORSKNING: Professor Bjarne Ibsen og hans kolleger ved Center for forskning i Idræt, Sundhed og Civilsamfund på Syddansk Universitet har gennem flere år nærstuderet samarbejdet mellem kommuner og frivillige. Mange steder mangler de frivillige og kommuner klare aftaler for samarbejdet, lyder konklusionen.

I Ringkøbing/Skjern er frivillige rygraden i kommunens aktivitetscentre

I Ringkøbing/Skjern er frivillige rygraden i kommunens aktivitetscentre

BEST PRACTISE: Aktivitetscentrene i Ringkøbing/Skjern Kommune er hjemsted for cirka 220 aktiviteter, som frivillige i høj grad selv har defineret og driver. Her giver Janne Nielsen, der er leder af kommunens aktivitetsområde Sundhed og Omsorg, sine bedste råd til, hvordan du bedst fastholder og motiverer de frivillige hjælpere.

Opsang fra forsker: Pas på I ikke kvæler de frivillige med krav og regler

Opsang fra forsker: Pas på I ikke kvæler de frivillige med krav og regler

KRITIK: Frivilliges indsats er i sin natur “utæmmelig” og drevet af lysten til at gøre en forskel. Derfor bør kommuner holde igen med at styre ud fra egne idealer og standarder, lyder det fra CBS-forsker Anders La Cour. Han sætter også spørgsmålstegn ved Frivillighedsrådets store Good Governance-projekt og dens fokus på topledelse, tydelighed og klare strukturer.

Skridt for skridt: Sådan skruer du en effektfuld SoMe-kampagne sammen

Skridt for skridt: Sådan skruer du en effektfuld SoMe-kampagne sammen

GUIDE: Kampagner på sociale medier kan rokke politiske ståsteder og fremtrylle penge på finansloven, der ellers ikke fandtes. Astrid Haug og Benjamin Rud Elberth er SoMe-eksperter og giver her deres bedste råd, når du vil søsætte en kampagne, der skal skabe forandringer. 

Memory lane: Tre kampagner der skabte forandring

Memory lane: Tre kampagner der skabte forandring

TILBAGEBLIK: Hvis du som civilsamfundsorganisation gerne vil sætte dagsorden og skabe forandring, går vejen ofte gennem en SoMe-kampagne. Vi genbesøger her tre ikoniske kampagner.

Naturens vogtere: Vi tænker ret højt om vores communities

Naturens vogtere: Vi tænker ret højt om vores communities

BEST PRACTISE: I nutidens medielandskab er SoMe-kampagnen stedet, du for alvor kan samle natur- og klimainteresserede mennesker og kræve forandring. Danmarks Naturfredningsforenings digitale redaktør, Sanne Buggeskov, tager Civilsamfundets Videnscenter med om bag kulissen.

Sådan gøder socialøkonomiske virksomheder kommunalt samarbejde

Sådan gøder socialøkonomiske virksomheder kommunalt samarbejde

GUIDE: Mange kommuner har et småstøvet notat liggende om, at de gerne vil samarbejde med socialøkonomiske virksomheder, men de har samtidig svært ved at knække koden. I denne guide klæder Dorte Bukdahl, der er centerleder i Copenhagen Dome - Videnscenter for socialøkonomi, parterne på til at indgå i gode samarbejder. 

Socialøkonomi: Succeskommunen Silkeborg skruer op for partnerskaber

Socialøkonomi: Succeskommunen Silkeborg skruer op for partnerskaber

BEST PRACTISE: Da John Kvistgaard kom til Silkeborg Kommune, lå der ikke meget andet end en hensigtserklæring om socialøkonomi på et stykke papir. I dag - efter godt fem år - har kommunen succes med at få langtidsledige i job og har sparet millioner. Næste skridt er partnerskaber.