Sådan skaber du det gode digitale event

GODE RÅD: Med coronavirus som underliggende sundhedsrisiko kan vi ikke mødes, som vi plejer. Derfor flyttes civilsamfundets konferencer, workshops og andre faglige events over på digitale platforme. Anna Porse Nielsen, der er direktør i rådgivningsfirmaet Seismonaut og ekspert i oplevelsesøkonomi, giver her sine bedste råd til den digitale transformation. 

I foråret lærte en stor del af Danmarks befolkning at beherske digitale mødesteder. Ord som Zoom, Microsoft Teams og Google Meet blev en del af vores hverdagssprog. 

Med coronavirus' opblomstring i efteråret står vi nu over for næste digitale kvantespring. For vi skal stadig dele viden og blive klogere af hinanden på konferencer, workshops og andre faglige events.

Men hvordan sikrer vi læring og frugtbart samspil, når vi samtidig sidder decentralt på hjemmekontorerne bag hver vores skærm?

Elsk det digitale
Anna Porse Nielsen er stifter af og direktør i rådgivningsfirmaet Seismonaut, der blandt andet udvikler nye koncepter for konferencer. Hun giver her sine bedste råd til, hvordan civilsamfundet lykkedes med at flytte faglige arrangementer online. Men først starter vi med en venlig opsang fra eksperten: 

“Vi skal gøre op med tanken om, at digitale løsninger er second best. Hvis øvelsen skal lykkes, bliver vi nødt til at elske, at det bliver digitalt. Og det er ikke kun øv, øv, øv, at vi må aflyse og mødes digitalt i stedet. Det har nogle åbenlyse fordele, som flere og flere også får øjnene op for,” siger Anna Porse Nielsen. 

Fordelene vender vi tilbage til, når vi til sidst i denne artikel kigger i krystalkuglen og prøver at forudsige, hvordan fremtidens konferencer og seminarer bliver designet. Men først de gode råd. 

Sæt modtageren i centrum
Det lyder måske rasende banalt at sætte sine modtagere i centrum, når man som arrangør skal tilrettelægge et event. Men uanset om du holder et analogt eller et digitalt arrangement, skal man huske netop det, påpeger Anna Porse Nielsen.

Hvis ikke du har modtageren i fokus og grundigt forbereder dit event, risikerer du at ramme ved siden af:  

“Når vi planlægger en konference, starter vi med at spørge, hvad det er, deltagerne skal have ud af det her. Hvad skal de stå med bagefter? Det betyder, at du som arrangør eller facilitator skal forberede dig grundigt, så du ved, hvad de forskellige speakers vil sige. Og sikre en stærk fortælling gennem hele arrangementet.”

Rollelisten
Udover tilhørerne og oplægsholderne hviler en digital konference eller event på nogle vitale nøglepersoner, påpeger Anna Porse Nielsen. Hovedrolleindehaverne får du her.

Facilitatoren: Skal binde det hele sammen og have et øje på hver finger: Overholder vi tiden og planen? Skal vi have spørgsmål fra chatten ind nu? Er vi på vej ud på et sidespor? Er publikum med? 

En god facilitator har forberedt sig godt og ved, hvad hver enkelt oplægsholder vil sige. Man har også forberedt gode spørgsmål, som kan sætte gang i dialogen. 

Chat-bestyreren: Facilitatoren vil ofte have gavn af, at en anden person holder øje med chatten og de spørgsmål, der opstår. Det kan være spørgsmål til de faglige oplæg eller af mere teknisk art, som hvordan man slår kameraet til på sin computer. 

Det er desuden ikke alle facilitatorer og moderatorer, der selv er eksperter i brugerengagement. Derfor er det godt at have en chatbestyrer på sidelinjen, som også har fokus på inddragelse af tilhørerne, som sorterer i spørgsmål og kommentarer og hjælper de tilhørere, der har brug for en assistance i forhold til tekniske værktøjer. 

IT-eksperten: Skal sikre at konferencen ikke lider under tekniske nedbrud. Alle ens anstrengelser kan være tabt på gulvet, hvis der pludselig opstår sort skærm. Hvis der er tekniske kiks, står det tilbage i folks hukommelse og ikke det fagligt stærke program. 

Nye krav til formidling og tid
Den digitale konference eller workshop spiller på nogle andre tangenter, end når vi mødes ansigt-til-ansigt.

Det betyder blandt andet, at du som oplægsholder ikke kan overføre dine gode gamle powerpoint-præsentationer til et digitalt arrangement og forvente, at tilhørerne sidder limet til skærmen. For vores opmærksomhed og evne til at koncentrere os ændres fundamentalt, når vi mødes digitalt, fremhæver Anna Porse Nielsen: 

“Man må se det digitale event som et nyt format og arbejde seriøst med at lave indhold, der passer til det. Det betyder blandt andet, at man i endnu højere grad skal tænke inddragelse og engagement ind i konceptet og helt grundlæggende arbejde med kortere formater. Man kan ikke koncentrere sig i mere end 15-20 minutter af gangen, før der skal ske noget nyt. Hvis ikke man tænker over det, så stempler folk ud på den anden side af skærmen og begynder at tjekke mails eller lignende.”

Gode digitale redskaber sikrer inddragelse og engagement
Der findes heldigvis en række digitale platforme, som man med fordel kan bruge til at involvere og engagere tilhørerne. Det kan være eksempelvis afstemninger, en lille film, lyd eller chatfora, hvor man både kan engagere sig faglig og for sjov. 

Som eksempel fremhæver Anna Porse Nielsen platformene conferize.com og mentimeter.com.

Mange af de digitale værktøjer eksisterede allerede inden coronakrisen. De blev i stigende grad brugt på analoge konferencer for at lave mere engagerende oplevelser. For det er ikke nyt, at oplevelser får os til at huske bedre.

Fordelen ved digitale værktøjer som eksempelvis Mentimeter, der bruges til at skabe involvering via deltagernes mobiltelefoner, er, at de også fungerer rigtig godt, når man mødes over eksempelvis Zoom eller Teams, siger Anna Porse Nielsen: 

“At lukke op for spørgsmål fra salen er svært, hvis folk sidder bag en skærm. Men hvis du gør det skriftligt eller ved at lave afstemninger, så kan du have ret godt fat i tilhørerne alligevel. Når man involverer folk, husker de bedre, og vi ser, at både involvering og det at tænke i oplevelser er blevet indarbejdet mere og mere i de gode konferencer de seneste 10-15 år. Det er de samme principper, man tager med sig over på den digitale platform. Springet behøver derfor ikke være så voldsomt stort.” 

En ny rolle: Støttehjul til oplægsholdere
Man skal ikke forvente, at alle oplægsholdere er digitalt indfødte. Derfor er det en god service at tilbyde sine oplægsholdere et støttehjul, når de skal forberede deres præsentation til et digitalt event.

Til det formål forudser Anna Porse Nielsen, at en ny rolle som digital inddragelseskonsulent vil opstå. 

“Man kan ikke forvente, at eksperter på fagspecifikke felter også er eksperter i formidling og inddragelse. Så man skal hjælpe dem. Jeg tror, at vi vil se en ny rolle, der i forberedelsesfasen vil bistå oplægsholdere med at finde nye måder, hvor de kan formidle deres budskaber på en mere involverende og engagerende  måde,“ siger Anna Porse Nielsen og uddyber:

“Der findes et hav af digitale redskaber derude, og det kan være lidt skræmmende at prøve kræfter med dem, hvis man ikke er vant til det. Hvis det er mig, der har ansvaret for at sammensætte et program til en digital konference, så vil jeg sørge for, at der er en, der har den specifikke opgave at sikre engagement hos tilhørerne, og som hjælper keynote speakers med netop det.”

Stil (også) krav til tilhørerne 
Både tilhørere, arrangører og oplægsholdere står over for en ny udfordring, når vi mødes digitalt. Derfor er det helt ok, at arrangørerne i begyndelsen af et event sætter en ramme, hvor man også italesætter et fælles ansvar, forklarer Anna Porse Nielsen. Hun sætter altid selv nogle spilleregler op, når hun er facilitator. 

“Jeg forsøger altid at gøre projektet til en fælles ting og sige højt, hvad vi har brug for fra publikums side, for at det bliver godt. Her kan man eksempelvis understrege at eventet fungerer bedst, hvis vi engagerer os og tænder kameraet, så man som oplægsholder har en fornemmelse af, at der sidder nogen derude og lytter med.” 

Opfind nye koncepter
Anna Porse Nielsen har under coronavirusets indtog i Danmark været med til vende koncepter for konferencer og events på hovedet.

Hendes sidste råd er, at vi bør slippe dogmer om, hvordan en rigtig konference ser ud. Her har du to konkrete eksempler fra Seismonauts bagkatalog på, hvad du kan sætte i stedet.

Eksempel 1: Animated health
Seismonaut har i en årrække stået for at afvikle en tilbagevendende konference, der hedder Animated Health. Da konferencen ikke kunne afvikles analogt i år, valgte Viborg Kommune, der står bag konferencen, at opfinde et nyt format i stedet for at lave en online-konference.

Det betød, at Anna Porse Nielsen og hendes team optog små videoer, hvor hun interviewede nogle af oplægsholderne. Andre præsenterede deres indhold, mens de blev filmet. Det hele ligger nu tilgængeligt på en hjemmeside.

“Animated Health er en konference målrettet sundhedssektoren, som jo skal prioritere benhårdt lige nu på grund af corona. Vi vurderede, at ikke særligt mange ville sætte sig for at se det online. I stedet besluttede vi, at servere indholdet i mindre bidder, hvor målgruppen kan klikke sig ind, når de har tid og lyst. Det, tror vi, giver længere levetid til indholdet.” 

 Se mere om animated health her.

Eksempel 2: Nordjysk kulturwebinar
Seismonaut hjælper i øjeblikket Region Nordjylland og de nordjyske kommuner med at formulere en ny kulturaftale med Kulturministeriet. Før sommeren blev der efter den oprindelige køreplan afholdt workshop med lokalpolitikerne, men efterårets planlagte workshop med mere end 80 kulturaktører måtte aflyses på grund af et forhøjet smittetryk. 

I stedet for at samle kulturaktørerne i Aalborgs zoologiske have, som var den oprindelige plan, inviterede Seismonaut til webinar, hvor man kunne vælge at deltage på to forskellige tidspunkter.

Derefter sendte Seismonaut et link ud til deltagerne, hvor man kunne idéudvikle nye koncepter og kommentere hinandens ideer. Det ender med at blive et idékatalog.

“Transformationen til det digitale format betød, at flere tilmeldte sig, fordi de ikke på samme måde var bundet af tid og rum. Deltagerne fik også mere tid til at tænke over deres ideer og kommentere hinanden forslag. Det giver en anden proces, og jeg tror faktisk, der kommer ideer, der er mere velovervejede end dem, der ville være opstået på en workshop,” siger Anna Porse Nielsen.

Flere hybrider i fremtiden
Og så er vi tilbage ved krystalkuglen, og hvordan fremtidens konferencer og events vil blive designet. Anna Porse Nielsen forudser, at selv når coronavirus tillader os at mødes under mere normale omstændigheder, så vil vi se endnu flere hybridarrangementer, hvor vi blander de digitale og analoge genrer. 

“Der er flere grunde til, at vi bør gribe de nye muligheder. For det første har mange fået en øget opmærksomhed på, at vi ikke skal rejse så meget - både af hensyn til miljøet og den tid og de penge, der bruges på rejseaktiviteter. Vi har lært, at meget kan klares digitalt,” siger hun og uddyber: 

“Det er heller ikke alle, der fungerer lige godt i gruppearbejde eller med at tage ordet i store forsamlinger. Jeg har oplevet, at de digitale værktøjer betyder, at jeg får flere spørgsmål fra salen. Der forsvinder eksempelvis nogle barrierer, når man giver deltagerne mulighed for at skrive, og det synes jeg er positivt.”

Forrige artikel Sådan bekæmper du seksuel chikane i din organisation Sådan bekæmper du seksuel chikane i din organisation Næste artikel “Digital terapi” gav DIGNITY nyt indblik i torturofres hverdagsliv “Digital terapi” gav DIGNITY nyt indblik i torturofres hverdagsliv
 Forebyg sexisme og overgreb i ungdomsforeninger

Forebyg sexisme og overgreb i ungdomsforeninger

GODE RÅD: En ny TV2-dokumentar fortæller om gruopvækkende episoder, hvor unge kvinder er blevet krænket verbalt og udsat for fysiske overgreb på kurser, møder og ved fester i en række danske ungdomspartier. Har ungdomsforeninger styr på samværspolitikken? Dansk Ungdoms Fællesråd giver her svar og gode råd. 

Dansk Flygtningehjælp: Sexisme er stadig underrapporteret

Dansk Flygtningehjælp: Sexisme er stadig underrapporteret

SEXISME: Siden 2008 har Dansk Flygtningehjælp arbejdet målrettet på at forebygge og håndtere seksuelle overgreb i den store organisation, der forgrener sig til 40 forskellige lande. Men seksuelle krænkelser er stadig et underrapporteret problem, vurderer generalsekretær Charlotte Slente.

Prissammenligning: Find den billigste bank til din forening

Prissammenligning: Find den billigste bank til din forening

BANKGEBYRER: Der kan være flere tusinde kroner at spare ved at vælge den rette bank. I denne prissammenligning kan du finde bankerne med de laveste priser og få overblik over, hvilke gebyrer du især skal holde øje med.

5 ting at tænke over, før I vælger bank

5 ting at tænke over, før I vælger bank

GODE RÅD: Bankgebyrer kan svinge med mange tusinde kroner fra bank til bank. Det kan derfor godt betale sig at overveje, om jeres forening har valgt den rette. Her får I gode råd til, hvad I skal overveje, når I vælger bank.

Her er det gratis at oprette en foreningskonto

Her er det gratis at oprette en foreningskonto

BANKKONTO: Nogle banker tager tusindvis af kroner i oprettelsesgebyr. Andre gør det noget billigere. Her får du overblik over, hvor det er gratis at oprette en foreningskonto.

Trin-for-trin: Sådan skruer du en borgersamling sammen

Trin-for-trin: Sådan skruer du en borgersamling sammen

GUIDE: Rundt om i verden eksperimenterer kommuner og nationale regeringer med borgersamlinger og borgerting. I Danmark har vi først lige budt demokratiformen velkommen. Rådgivningsvirksomheden We Do Democracy introducerer her begreber og form. 

I Albertslund går 36 borgere til demokrati dette efterår

I Albertslund går 36 borgere til demokrati dette efterår

BORGERSAMLING: Albertslund vil gerne lokke 10.000 nye borgere til kommunen de næste 10 år. Men hvordan skal Albertslund udvikle sig, så der er plads og fællesskaber til alle? Det svar forsøger 36 udvalgte borgere over 16 år, der alle sidder i Albertslunds første borgersamling, at komme frem til hen over efteråret. 

Tre nedslag i europæiske borgerting

Tre nedslag i europæiske borgerting

RUNDTUR: Tilliden til politikere er dalende. Som modsvar eksperimenterer man rundt om i verden med borgerting og borgersamlinger, der har til formål at bringe de politiske beslutninger tættere på borgernes ønsker. Her har du tre eksempler fra Europa. 

Coronavirus blusser op: Her er, hvad civilsamfundet skal vide

Coronavirus blusser op: Her er, hvad civilsamfundet skal vide

CORONASTATUS: Efteråret er kommet, og coronavirus påvirker igen store dele af samfundet. Her finder du seneste nyt om forsamlingsforbud, mundbind og hvad du skal gøre, hvis du oplever smittespredning i din civilsamfundsorganisation.

Gode råd: Sådan afrapporterer du bedst til fonde

Gode råd: Sådan afrapporterer du bedst til fonde

GUIDE: At lave en god og effektiv afrapportering til fonde kan være en uoverskuelig opgave for mange civilsamfundsorganisationer. For hvad skal med, og hvordan sikrer vi læring for os selv og fonden? Hanne Brinch er stifter af non-profit virksomheden Foundgood og giver her sine bedste råd.

Fond: Digital afrapportering gør det nemmere at måle “impact”

Fond: Digital afrapportering gør det nemmere at måle “impact”

AFRAPPORTERING: Hos Novo Nordisk Fonden er gammeldags papirrapporter, der samler støv på skriveborde og i vindueskarme, en saga. I stedet skal civilsamfundsorganisationer fortælle om deres resultater i søgbare databaser. Det sikrer transparens og sparer tid og ressourcer hos både fond og bevillingsmodtagere, lyder det.

Normale spilleregler sættes ud af kraft, når frivillige hjælper til i kommuner

Normale spilleregler sættes ud af kraft, når frivillige hjælper til i kommuner

FORSKNING: Professor Bjarne Ibsen og hans kolleger ved Center for forskning i Idræt, Sundhed og Civilsamfund på Syddansk Universitet har gennem flere år nærstuderet samarbejdet mellem kommuner og frivillige. Mange steder mangler de frivillige og kommuner klare aftaler for samarbejdet, lyder konklusionen.