Sådan undgår du klassiske fejl som workshop-facilitator

WORKSHOP: God facilitering af workshops er afgørende for at opnå resultater og ikke efterlade deltagerne med følelsen af at have spildt deres tid. Men facilitering af workshops er en svær kunst. Her gør en ekspert i workshop-facilitering dig opmærksom på hyppige faldgruber og giver dig tips til at undgå dem.

Som workshop-facilitator skal du både være styrende og træde i baggrunden. Du skal være struktureret og holde styr på tiden, samtidig med at du skal kunne ændre planen spontant og give plads til at forløbet tager en uplanlagt drejning.

Erhvervspsykolog, underviser og konsulent Marika Tingleff underviser i workshop-facilitering på Teknologisk Institut. Hun er professionel designer af workshops og en habil workshop-deltager. I denne artikel fortæller hun om de faldgruber, som workshop-facilitatorer hyppigst falder i, og hun giver tips til at undgå fejlene.

Faldgrube 1: Forkert varedeklaration
På papiret har du inviteret til en workshop. Men er du helt sikker på, at det er en workshop, du har tænkt dig at afholde?

Marika Tingleff oplever ofte, at workshops har forkert varedeklaration, og at det, der reelt bliver afholdt, mere har karakter af at være seminarer eller foredrag.

“En workshop er en involverende og samskabende proces. Ikke et formidlende forum. For mange inviterer til workshops, som består af en række oplæg fra eksperter og fagfolk, hvor det eneste, deltagerne skal, er i ny og næ at dele erfaringer om det givne emne med de andre deltagere. Det er der på ingen måder noget galt med. Det er både givende og relevant, men det er bare ikke en workshop,” forklarer Marika Tingleff.

Hvis du vil videreformidle viden, som en gruppe mennesker kan drage nytte af, skal du ifølge Marika Tingleff invitere til et seminar, foredrag eller kursus, ikke til en workshop. En workshop har til formål at involvere mennesker og give dem en reel mulighed for indflydelse.

“Til en workshop er det deltagerne, der er i fokus. De er kommet for at skabe og problemløse i fællesskab og aktivt bidrage med de kompetencer eller idéer, de måtte have. Man skal ikke snyde deltagerne og lade dem tro, at de kan være med til at præge en proces, hvis det ikke er tilfældet,” siger Marika Tingleff, der er erhvervspsykolog med speciale i menneskers læringspotentiale.

Tip 1: Overvej grundigt om det arrangement, du er i gang med at tilrettelægge, er en workshop, og om du har deltagerne i centrum. Husk, at en workshop handler om at aktivere deltagernes viden og erfaring. Hold derfor de faglige oplæg korte og undgå “death by powerpoint” – altså for lange præsentationer, som ender i envejskommunikation.

Faldgrube 2: For stramt program
En klassisk fejl, som Marika Tingleff oplever, er, at facilitatoren vil nå alt for meget på for kort tid, og at der bliver lagt så stramt et program for workshoppen, at der ikke er tid til samtale, fordybelse og skabelsesprocessen.

“Workshops skal ryste deltagerne lidt ud af work mode og vanetænkning. De skal tænke kreativt og nyt, og det kræver tid. Hvis man kører workshops for stramt, og man ikke giver nok rum og tid til refleksion, så dræber man formatets potentiale,” forklarer Marika Tingleff.

Tip 2: Lad være med at være tidsoptimist og fylde programmet med alt for mange indslag. “Husk, at det handler om at få deltagernes tunge på gled,” siger Marika Tingleff, der ikke er tilhænger af det, hun kalder røv-til-stol-undervisning.

“Og husk at sørge for, at alle deltagere bliver involveret og har mulighed for at byde ind og have indflydelse på processen. Det kræver tid,” påpeger Marika Tingleff.

Faldgrube 3: Dårlig kommunikation af formålet
Marika Tingleff oplever sommetider, at facilitatoren ikke er helt skarp til at kommunikere formålet med workshoppen til deltagerne og koble formålet til deltagerne organisatoriske virkelighed eller det omkringliggende samfund. Det resulterer i forvirring, og i at deltagerne ikke kan se relevansen af at involvere sig i workshoppen.

“Facilitatoren er guiden, der skal føre deltagerne fra A til B. Hvis hun/han ikke selv er skarp til at kommunikere formålet, så arbejder deltagerne enten ikke, eller så gør de det i blinde,” forklarer Marika Tingleff.

Tip 3: Brug tid på at skrive et godt manus til introduktionen af workshoppen. Det kan ikke blot improviseres på stedet. Sikr dig, at alle deltagere forstår formålet og deres rolle.

Faldgrube 4: Facilitatoren taler alt for meget
“Alt for mange facilitatorer taler alt for meget,” siger Marika Tingleff. Hun oplever ofte, at facilitatoren er for optaget af at formidle egne pointer og erfaringer, og at han/hun glemmer at få deltagernes viden i spil, hvilket er grundidéen med en workshop.

Mange blander facilitator-rollen med også at være oplægsholder. Det skal man ifølge Marika Tingleff passe på med at komme til. Som facilitator er det vigtigt, at man skaber rammerne for workshoppen, man sørger for, at processen kører, og at deltagerne involveres. Hvis man samtidig har andre opgaver, risikerer man at miste fokus eller være alt for fokuseret på sin egen præsentation.

Tip 4: Husk, at en workshop i mindre grad handler om, at deltagerne skal lytte, og i meget højere grad om at få dem til at tale. Det er jer, som afholder workshoppen, der skal lytte. Hav betydningen af ordet “at facilitere” i baghovedet hele tiden – det betyder at gøre let eller at gøre muligt. Du skal altså bane vejen for deltagerne. Som facilitator er det ikke dig, der er på. Du skal stå så lidt i vejen som muligt.

Faldgrube 5: Facilitatoren er ufleksibel
En femte fejl, som Marika Tingleff oplever, er at facilitatoren er ufleksibel og ikke kan afvige fra sin plan, selvom workshoppen ikke bidrager til sit formål, eller deltagerne ikke er med. Hun oplever også, at facilitatoren er så fokuseret på at holde tiden, at han/hun stopper samtaler eller idéudviklinger, som gav nye perspektiver.

Tip 5: Marika Tingleff anbefaler, at man som facilitator i ny og næ aktivt spørger sig selv, om workshoppen er på sporet i forhold til at opnå det ønskede mål og output. Husk at tune dig ind på deltagerne, og hvis du kan mærke, at de ikke er med eller falder fra, så skal du være parat til at stoppe op, revidere din plan og improvisere.

 

Her får du gode råd til at planlægge engagerende workshops. Og her finder du planlægningsværktøjer og skabeloner til workshops, som du kan printe ud.

Forrige artikel 10 enkle trin fører til effektive og værdifulde møder 10 enkle trin fører til effektive og værdifulde møder Næste artikel Gode råd til planlægning af engagerende workshops Gode råd til planlægning af engagerende workshops
Trygfonden kaster redningskrans til sociale virksomheder i knibe

Trygfonden kaster redningskrans til sociale virksomheder i knibe

LÅNEGARANTI: Med en lånegaranti på 20 millioner kroner spænder Trygfonden et sikkerhedsnet ud under kriseramte sociale virksomheder. Det vil forhindre konkurser, men branchen har stadig brug for hjælp fra staten, mener Selveje Danmark. 

Gode råd: Kriser kræver klar kommunikation

Gode råd: Kriser kræver klar kommunikation

GUIDE: En krise stiller krav til god ledelse og klar kommunikation. Undgå at bevæge dig ud i spekulationer, og husk vigtige mellemregninger, lyder rådene blandt andet fra Kragelund Kommunikation, der har mere end 20 års erfaring i krisekommunikation.

Tidligere generalsekretær: Fem corona-råd til civilsamfundets ledere

Tidligere generalsekretær: Fem corona-råd til civilsamfundets ledere

DEBAT: Medier og politikere har alt for lidt fokus på, hvordan virus og karantæne kan ramme ngo'er, foreninger, højskoler og efterskoler. Tidligere generalsekretær i Unicef, Steen M. Andersen, kommer her med fem punkter, der kan hjælpe ledelsen gennem coronakrisen.

Markus Bjørn Kraft: Fonde har ny rolle i coronakrisen

Markus Bjørn Kraft: Fonde har ny rolle i coronakrisen

DEBAT: De fleste fonde har i dag større formue, bedre ledelse og andre samarbejdsrelationer i dag set i forhold til finanskrisen 2008-2009. Men hvordan den nuværende krise kommer til at påvirke fondene, kommer an på recessionens dybde og længde, skriver Markus Bjørn Kraft.

Sådan håndterer din forening eller civilsamfundsorganisation coronakrisen

Sådan håndterer din forening eller civilsamfundsorganisation coronakrisen

GUIDE: Store dele af Danmark er lukket ned for at forhindre covid-19 i at sprede sig. Den nye situation rejser en række spørgsmål for civilsamfundet: Hvordan mødes vi digitalt? Hvordan kommunikerer vi klart? Og hvad gør vi med generalforsamlinger og andre frister, vi under normale omstændigheder skal overholde? Få en del af svarene her. 

Lær af DGI: Coronavirus kalder på tydeligt lederskab og kommunikation

Lær af DGI: Coronavirus kalder på tydeligt lederskab og kommunikation

ERFARINGER: Covid-19 har for alvor sat sit præg på vores samfund, og store dele af befolkningen mødes ikke længere på job, i skoler eller i fritiden. Her fortæller Danske Gymnastik- og Idrætsforeningers formand, Charlotte Bach Thomassen, hvordan man som stor civilsamfundsorganisation navigerer i en krisesituation. Vi begynder fortællingen om de otte tumultariske døgn fredag 6. marts, hvor statsministeren gradvist lukker vores samfund ned. 

Astrid Krag lancerer nye coronatiltag for socialt udsatte

Astrid Krag lancerer nye coronatiltag for socialt udsatte

TILTAG: En nyoprettet hotline skal vejlede personale og faggrupper, der arbejder med socialt udsatte, om håndtering af myndighedernes anbefalinger til at undgå coronasmitte. Senere i dag meldes der nye retningslinjer ud til kommunerne.