Tag testen: Holder I effektive møder i jeres organisation?

TEST JER SELV: Begynder møderne til tiden? Bliver de, der har sadlet kæphesten, afbrudt i tide? Og er det efter mødet soleklart, hvem der skal gøre hvad? Tag testen, og find ud af, om der er plads til forbedringer af jeres mødekultur. 

Møder er rygraden i enhver organisation eller forening. Det er på møder, idéer udvikles, arbejdet planlægges og evalueres, og det er på møder, at vi sætter fælles mål og planlægger, hvordan vi skal nå dem.

“Møder er jo lejligheder til at opleve: ‘Hvor er vi fantastiske sammen, og hvor kan vi udrette meget godt i verden’,” siger Ib Ravn, som er lektor i organisatoriske videnprocesser ved Aarhus Universitet og en af Danmarks førende forskere i mødekultur.

Alligevel oplever kun cirka en fjerdedel af de adspurgte, at der er en fornuftig sammenhæng mellem udbyttet af de møder, de deltager i, og de ressourcer, der bruges på møderne. Det viser en undersøgelse af møder og mødekultur, som den faglige organisation Lederne publicerede i 2017.

Der findes ifølge Ib Ravn ikke forskning, som afdækker, hvordan det står til med mødekulturen i det danske civilsamfund. Civilsamfundets Videnscenter har derfor i samarbejde med Ib Ravn udviklet en test, hvor I selv kan tage temperaturen på mødekulturen i jeres forening eller organisation og finde ud af, om der er plads til forbedringer.

Mødekulturen halter mange steder
Inden I hopper videre til testen nedenfor, får I her lige et par sjove fakta fra Ledernes undersøgelse af møder og mødekultur, som er baseret på 1.847 interviews med medlemmer af Lederne. Vidste du for eksempel, at:

●       37 procent svarer, at det ofte eller hele tiden sker, at en eller flere deltagere komme for sent til mødet.         

●       32 procent svarer, at det ofte eller hele tiden sker, at en eller flere deltagere trækker mødet længere ud end aftalt.

●       25 procent svarer, at det ofte eller hele tiden sker, at en eller flere deltagere svarer på arbejdsrelaterede telefon-/mobilopkald under mødet.

●       Jo flere møder de adspurgte deltager i, jo flere svarer, at der ikke er en fornuftig sammenhæng mellem udbyttet af møderne og de ressourcer, der bruges på møderne.                        

Test jeres egen mødekultur her:

Spørgsmål 1: Er der en dagsorden til jeres møder?
Bliver der udsendt en dagsorden, når I indkalder til et møde i jeres organisation – eller alternativt udarbejdet en dagsorden som det første under selve mødet, hvis det er et mindre, uformelt møde?
 
Spørgsmål 2: Er de rigtige deltagere indkaldt til mødet?
Har du oplevelsen af at blive indkaldt til møder, hvor din eller andres deltagelse er overflødig?
 
Spørgsmål 3: Begynder møderne til tiden?
Til nogle møder kommer en eller flere deltagere ind ad døren 5, 10 eller 15 minutter, efter mødet skulle være gået i gang. Hvornår begynder jeres møder?
 
Spørgsmål 4: Bliver jeres møder ledet?
Hvor ofte er der en mødeleder/mødefacilitator til jeres møder? Med mødeleder/mødefacilitator forstås en tov- og tidholder, der sikrer, at mødet gennemføres til tiden, at dagsordenen følges, og at diskussionerne bliver holdt på sporet.
 
Spørgsmål 5: Kommer dem, der bør komme til orde, til orde?
Har du oplevelsen af, at alle dem, der bør få taletid på jeres møder, kommer til orde?
 
Spørgsmål 6: Bliver diskussionen holdt på sporet?
Uden en mødeleder risikerer man let, at enkelte mødedeltagere sadler kæphesten og rider derudad. Har du oplevelsen af, at dem, der kunne tale i timevis, bliver stoppet i tide?
 
Spørgsmål 7: Er jeres diskussioner fokuserede eller diffuse?
Hvor stor en del af den tid, hvor du går til møder, synes du, at jeres diskussioner er fokuserede?
 
Spørgsmål 8: Bliver tidsplanen overholdt?
Når I igennem punkterne på dagsordenen, uden at møderne går over tid?
 
Spørgsmål 9: Er der meget spildtid under jeres møder?
Undersøgelser viser, at de fleste oplever en del af den arbejdstid, som de bruger på at gå til møder, som spildt tid. Hvor meget af den tid, du bruger på at gå til møder, føler du, at du spilder?
 
Spørgsmål 10: Er der afsat tilpas tid til jeres møder?
Nogle møder kan sagtens klares på et kvarter eller en halv time, mens andre møder kræver, at man sætter en halv dag af. Hvor ofte oplever du, at møder, der er indkaldt til en time, kunne have været klaret på den halve tid?
 
Spørgsmål 11: Er mødelederen god til at samle op og drage konklusioner?
Samler mødelederen op på diskussionerne og konkluderer – både undervejs og ved mødets afslutning?
 
Spørgsmål 12: Er det efter mødet klart, hvem der skal gøre hvad?
Er det efter et møde i jeres organisation tydeligt, hvem der skal løse hvilke konkrete opgaver, inden I ses næste gang?
 
Spørgsmål 13: Peger møderne frem og fører til udvikling?
Går du fra møder i jeres organisation med følelsen af, at I nåede nærmere et mål, og af at I har skabt værdi?
 
 

185 - 195 point: Jeres organisation afholder effektive, inkluderende og velstrukturerede møder.

Her kan du se, hvad der ifølge Danmarks førende forsker i mødekultur skal til for at afholde velfungerende møder.

120 - 184 point: Jeres organisation afholder ofte effektive, inkluderende og velstrukturerede møder, men der er også punkter, hvor I let kan forbedre jer.

Her får du Danmarks førende mødekulturforskers 10 gode råd til, hvordan I skaber en mere effektiv mødekultur.

65 - 115 point: Mødekulturen i jeres organisation kunne godt trænge til et serviceeftersyn. Den gode nyhed er, at I med enkle skridt kan forbedre den.

Her får du Danmarks førende mødekulturforskers 10 gode råd til, hvordan I skaber en mere effektiv mødekultur.

0 - 64 point: Jeres mødekultur kan blive langt mere effektiv. Den gode nyhed er, at I med enkle skridt kan forbedre den enormt meget.

Her får du Danmarks førende mødekulturforskers 10 gode råd til, hvordan I skaber en mere effektiv mødekultur.

Forrige artikel Prissammenligning: Find den billigste bank til din forening her Prissammenligning: Find den billigste bank til din forening her
Bankgebyrers himmelflugt dræner foreningers pengekasser

Bankgebyrers himmelflugt dræner foreningers pengekasser

PRISSTIGNINGER: Gebyrer på foreningskonti har taget himmelflugten, og foreninger skal nu betale op til 5.000 kroner for at oprette en bankkonto. Det viser en prisundersøgelse, som Altinget har lavet. Jyske Bank er blandt de allerdyreste.

Sådan prioriterer du dine opgaver som frivilligkonsulent

Sådan prioriterer du dine opgaver som frivilligkonsulent

VÆRKTØJ: Som frivilligkonsulent er arbejdsopgaverne ikke altid veldefinerede. Det giver den enkelte konsulent masser af frihed til at definere egne opgaver. Men hvordan skal du prioritere? Her får du et værktøj, der kan hjælpe dig i hverdagen.

Boguddrag: Frivilligkonsulentens fire roller

Boguddrag: Frivilligkonsulentens fire roller

UDDRAG: Efter aftale med Center for Frivilligt Socialt Arbejde bringer Altinget en smagsprøve fra den nye håndbog "Frontløbere for frivillighed". Uddraget handler om kommunale frivilligkonsulenters mange roller.

Har I husket at kryptere jeres mails med personoplysninger? Det er faktisk et krav

Har I husket at kryptere jeres mails med personoplysninger? Det er faktisk et krav

NYE KRAV: Siden nytår har det været et krav fra Datatilsynet, at virksomheder, organisationer og foreninger, der sender fortrolige og følsomme personoplysninger over mail, skal gøre det via krypterede e-mails. Har I styr på de nye regler og på jeres datasikkerhed? Her er fire trin, der hjælper jer med at komme i gang.

Find den bedste krypteringsløsning til din forening

Find den bedste krypteringsløsning til din forening

DATASIKKERHED: Det er nu et krav, at mails, der indeholder fortrolige og følsomme personoplysninger om jeres ansatte, medlemmer eller frivillige, skal være krypterede. Her får du en kort oversigt over, hvilke krypteringsmetoder Datatilsynet anbefaler.

Kryptering for nybegyndere

Kryptering for nybegyndere

BEGYNDERGUIDE: Når du sender en ukrypteret e-mail, er der risiko for at uvedkommende læser med, ligesom din mailudbyder i princippet kan kigge i dine e-mails. Det kan du sikre dig mod ved at kryptere dine mails. Men hvad betyder det egentlig?

8 gode råd giver dig sikrere adgangskoder

8 gode råd giver dig sikrere adgangskoder

GODE RÅD: Første skridt til bedre it-sikkerhed er bedre adgangskoder. Uanset om I behandler fortrolige og følsomme personoplysninger, bør I sikre jeres mailkonti, servere og netværk med stærke adgangskoder. Her får I otte gode råd til at lave sikrere adgangskoder – og huske dem.

Gode råd til planlægning af engagerende workshops

Gode råd til planlægning af engagerende workshops

ENGAGEMENT: For mange workshops afvikles efter samme skabelon: fagligt oplæg, fælles diskussion efterfulgt af den klassiske skriv-på-en-post-it-opgave. Den gode workshop skal få deltagerne ud på gulvet og væk fra stolene. Her får du Spejdernes seks gode råd til at skabe aktive og resultatorienterede workshops.

Sådan undgår du klassiske fejl som workshop-facilitator

Sådan undgår du klassiske fejl som workshop-facilitator

WORKSHOP: God facilitering af workshops er afgørende for at opnå resultater og ikke efterlade deltagerne med følelsen af at have spildt deres tid. Men facilitering af workshops er en svær kunst. Her gør en ekspert i workshop-facilitering dig opmærksom på hyppige faldgruber og giver dig tips til at undgå dem.

Planlægningsværktøjer og skabeloner til workshops

Planlægningsværktøjer og skabeloner til workshops

VÆRKTØJER: Har du brug for hjælp og inspiration til at afholde en workshop? Her finder du konceptudviklings-, planlægnings- og evalueringsværktøjer samt forslag til præsentationsøvelser og ice breakers – alt sammen klar til print.

10 enkle trin fører til effektive og værdifulde møder

10 enkle trin fører til effektive og værdifulde møder

MØDEKULTUR: En mødeleder kan sagtens blive for demokratisk, hvis man spørger Ib Ravn, som forsker i mødekultur. Gode og effektive møder kræver en mødefacilitator, der tør afbryde og konkludere. Her får du gode råd til mere effektive møder.

Tag testen: Holder I effektive møder i jeres organisation?

Tag testen: Holder I effektive møder i jeres organisation?

TEST JER SELV: Begynder møderne til tiden? Bliver de, der har sadlet kæphesten, afbrudt i tide? Og er det efter mødet soleklart, hvem der skal gøre hvad? Tag testen, og find ud af, om der er plads til forbedringer af jeres mødekultur.