Tre vigtige trin: Sådan afholder du en digital generalforsamling

Den overgang kræver koncentration, mener Cecilie Seidelin Petersen, som til daglig rådgiver organisationer og foreninger som konsulent ved Center for Frivilligt Socialt Arbejde (CFSA).

“Det er de færreste organisationer og foreninger, der har nedskrevne procedurer for, hvordan man holder en digital generalforsamling. Derfor er det vigtigt, at man tager opgaven seriøst.”

Det er vigtigt, at der er plads til at spørge ind, og man skal kunne grine af, at det hele er lidt svært.

Cecilie Seidelin Petersen
Konsulent, CFSA

Der er nemlig en del spørgsmål at tage stilling til, når der skal afholdes en digital generalforsamling, forklarer konsulenten.

“Hvad for en mødeplatform skal vi bruge? Er en digital generalforsamling lovlig jævnfør vores vedtægter? Hvordan holder vi afstemningerne hemmelige? Hvordan giver man ordet videre i Microsoft Teams?”

Det kan virke omfattende, men hvis man tager sine digitale forholdsregler, kan man sagtens få en succesfuld generalforsamling, fortæller Seidelin Petersen.

Første skridt: Nærlæs vedtægterne
Første skridt mod en digital generalforsamling bør være at gennemgå foreningens vedtægter, fortæller Cecilie Seidelin Petersen.

“Man skal være helt sikker på, at man lever op til de vedtægter, man har i foreningen. Med det mener jeg, at man helt konkret bør undersøge, hvorvidt der er nogle begrænsninger i vedtægterne i forhold til at afholde en digital generalforsamling.”

Hvilke begrænsninger kunne det være?

“Der kan være tidsfrister, der skal overholdes, eller nogle meget specifikke beskrivelser af, hvordan en afstemning skal foregå. Det er ikke altid, at man uden videre kan konvertere det til en digital løsning.”

For nogle organisationer kan det være nødvendigt at kontakte sin lands- eller paraplyorganisation eller måske sin kommune. De kan hjælpe foreningen med at afklare, om generalforsamlingen er lovlig eller ej.

“Det er enormt vigtigt, at man får afklaret det her fra start. Ellers risikerer man at holde en generalforsamling, som, man bagefter finder ud af, ikke var lovlig, og det kan munde ud i store problemer,” fortæller Seidelin Petersen.

DGIs juridiske afdeling har formuleret en række forslag til en vedtægts-paragraf om digital generalforsamling. Det kan bruges, når det ikke er muligt at afholde en fysisk generalforsamling, og du kan læse mere om det her.

Andet skridt: Få styr på det tekniske
De fleste af os har efterhånden prøvet kræfter med et onlinemøde under corona, men at arrangere en digital generalforsamling er væsentligt mere komplekst, fortæller Cecilie Seidelin Petersen. 

For hvilken af de mange tilgængelige platforme passer bedst til din forenings behov?

“Der er flere forskellige platforme at vælge imellem,” forklarer konsulenten og uddyber.

“Zoom, Microsoft Teams og Google Meet er de mest gængse, og de kan alle noget forskelligt. Derfor er det vigtigt, at man tidligt i processen får nogle med erfaring, viden og motivation til at undersøge tingene, så man kan vælge den rigtige platform til foreningens behov.”

Cecilie Seidelin Petersen og CFSA har lavet en liste med forslag og anbefalinger til valget af mødeplatform. Det kan du læse mere om i denne artikel, som også indeholder andre tips til den digitale generalforsamling. 

Udover mødeplatformen skal der også vælges et afstemningssystem. I mindre organisationer med åbne afstemninger kan man måske nøjes med en simpel håndsoprækning, men hvis man ønsker større sikkerhed, er der flere muligheder at vælge imellem. 

“Der findes nogle professionelle online-løsninger, som skaber det mest sikre setup. Her er der mindst mulig risiko for snyd og dobbelt stemmeafgivning,” forklarer Cecilie Seidelin Petersen og fremhæver AssemblyVoting og ElectionBuddy, to deciderede E-valgsystemer. 

De avancerede systemer kan være dyre, så hvis man er en mindre organisation, er det ikke sikkert, at det giver økonomisk mening at investere i et professionelt system.

“Overvej, hvor stor risikoen egentlig er for valgsnyd. Giver det overhovedet mening for jer at bruge penge på en dyr løsning?” spørger Cecilie Seidelin Petersen. 

“Hvis ikke, så bør man i stedet finde noget mindre avanceret, der giver økonomisk mening. Det kan være Microsoft Forms, hvis man har adgang til Office-pakken. Eller Google Forms. Man skal bare være opmærksom på, at det er sværere at sikre sig, at folk kun stemmer én gang."

Tredje skridt: Hvad er deltagernes forudsætninger?
Uanset hvilken møde- og stemmeplatform man vælger, så skal man huske at give sine deltagere en grundig introduktion til det digitale aspekt.

“Nogle medlemmer mangler erfaring med de digitale platforme, og det er ikke sikkert, at de kan finde ud af det. Derfor er det vigtigt at sætte sig ind i, hvem ens medlemmer er, og hvordan man bedst tilpasser generalforsamlingen til dem.”

“Det er jo et kæmpe demokratisk problem, hvis man potentielt udelukker en del af sin medlemsgruppe ved at bruge en platform, som de ikke kan finde ud af at bruge,” forklarer Cecilie Seidelin Petersen.

“Sæt derfor nogle spilleregler op i starten af mødet. Gennemgå de tekniske aspekter meget tydeligt. Sådan tænder og slukker du din mikrofon, sådan gør du, hvis du gerne vil tale. Det er godt, hvis man kan gøre det meget håndgribeligt.”

Hvordan skaber man engagement hos deltagerne?

“Det kan være en udfordring, specielt i de større generalforsamlinger. Her er det sværere at få folk til at melde sig på banen, og der er ikke den samme debat, som der plejer at være.”

“Der skal bare nogle små usikkerheder til, og så får folk ikke stillet det spørgsmål, de gerne ville. Hvis man i forvejen er lidt i tvivl om, hvordan det skal foregå, så er der en risiko for, at folk helt lader være med at stille deres spørgsmål.”

Hvordan undgår man at deltagerne mister motivationen undervejs?

“Man skal arbejde meget for at skabe et virtuelt rum, hvor folk har lyst til at være. Det kan man gøre ved at opfordre medlemmerne til at stille spørgsmål og give god tid til det. Det er vigtigt, at der er plads til at spørge ind, og man skal kunne grine af, at det hele er lidt svært.”

“Det kan være en fordel simpelthen at gøre det til et punkt på dagsordenen. Man kan sætte tid af til socialt samvær. Tal lidt sammen på kryds og tværs i begyndelsen af mødet, eller lav en præsentationsrunde,” fortæller Cecilie Seidelin Petersen og runder af:

“Der er så meget af det sjove, der bliver aflyst i øjeblikket. Derfor ville det kun være en god idé, hvis man gjorde sig lidt ekstra umage og gjorde generalforsamlingen til en god oplevelse.”