Værsgo: Her er 3 digitale værktøjer, som kan løfte din civilsamfunds­organisation

Der findes i dag en lang række digitale redskaber, som kan gøre civilsamfunds-organisationers arbejde nemmere, hurtigere, billigere – og i nogle tilfælde oven i købet bedre. Det mener Jacob Bøtter, som er iværksætter, næstformand for Fonden Roskilde Festival og medforfatter til bogen “Fuck it, ship it. 69 digitale muligheder du kan bruge i dag – og implementere i morgen”.

“Man kan simpelthen lave mere værdi per krone eller frivilligtime, man putter i sin organisation, hvis man implementerer en række digitale løsninger,” siger Jacob Bøtter.

Ifølge ham udnytter civilsamfundsorganisationerne i dag ikke de digitale muligheder godt nok, og han giver derfor her sit bud på tre digitale værktøjer, som er billige, lette at implementere, og som han mener, vil kunne skabe stor værdi for civilsamfundsorganisationer.

Lettere at håndtere projekter med mange parter
Ifølge Jacob Bøtter er det svært at få øje på et område, hvor digitale værktøjer ikke kan løfte civilsamfundsorganisationers arbejde. Han mener for det første, at digitale værktøjer kan være med til at få dag-til-dag-arbejdet i organisationerne til at glide mere smooth. Der findes for eksempel en række værktøjer, som gør det lettere at håndtere projekter med mange involverede samarbejdspartnere, frivillige eller medlemmer, som befinder sig geografisk langt væk fra hinanden. Og digitale værktøjer kan også gøre det muligt for organisationerne at involvere langt flere mennesker i deres sag og gentænke den måde, de arbejder med frivillige på.

“Civilsamfundsorganisationer er nødt til at finde en måde at organisere sig på, som tager højde for, at mange mennesker i dag ønsker at bidrage med en time eller en halv times frivilligt arbejde, når det lige passer ind i deres hverdag. Hvis det skal kunne lade sig gøre i praksis, er det svært at forestille sig, at det ikke på eller anden måde skal være digitalt understøttet – ellers vil man jo drukne i bureaukrati,” siger Jacob Bøtter.  

Her får I Jacob Bøtters tre bedste bud på digitale værktøjer, som kan fremme demokratiet og øge videndelingen i civilsamfundsorganisationer.

Værktøj 1: Gør beslutningsprocesserne mere demokratiske med digitale afstemninger

Hvad kan værktøjet?
Med den digitale afstemningsplatform Loomio, kan din organisation inddrage et stort antal mennesker i beslutningsprocesserne og på den måde gøre dem mere demokratiske.

Hvad får I ud af at bruge det?
“Værktøjet kan være med til at skabe en frivillighedskultur, som føles mere inkluderende, hvor de frivillige har reel indflydelse på det, der foregår,“ siger Jacob Bøtter. Selvom mange civilsamfundsorganisationer ønsker en flad og demokratisk struktur, kan det ifølge ham være svært at skabe i praksis.

“Jeg tror, de fleste mennesker har oplevet, at hvis man er mere end 4-5 mennesker, der skal beslutte noget i fællesskab, så er det ikke altid for alvor en demokratisk proces. Det er typisk den, der taler højest til et møde, eller den, der har den højeste anciennitet eller på anden måde har stjerner på skuldrene, der afgør, hvilken retning man kommer til at gå. Det sker også i civilsamfundsorganisationer – hvor flade de end måtte definere sig selv,” siger Jacob Bøtter. Han mener desuden, at digitale afstemningsværktøjer kan hjælpe civilsamfundsorganisationer til at blive bedre til at rekruttere og fastholde unge frivillige.

“Der er en ung generation, som forventer at blive hørt og involveret i beslutningstagningsprocesser i en helt anden grad end tidligere. De er vokset op med sociale medier og tænder på at have været med. Nogle organisationer kæmper ret meget med at få frivillige under 40 år til virkelig at tage teten. Jeg tror, at digitale afstemninger og den demokratiske beslutningsform, de skaber, kan gøre det lettere at rekruttere unge frivillige,” siger Jacob Bøtter.

Hvor let er det at komme i gang?
“Det er helt ekstremt nemt, for platformen er designet til civilsamfundsorganisationer. Andre værktøjer er designet til kommercielle virksomheder, og så kan det være svært at se, hvordan man lige får det til at passe til sin forening eller socialøkonomiske virksomhed,” siger Jacob Bøtter, som fortæller, at platformen også giver mange gode råd til, hvordan værktøjet konkret kan anvendes i ens organisation.

Hvor finder I det?
I kan læse mere om værktøjet i dette boguddrag fra “Fuck it, ship it. 69 digitale muligheder du kan bruge i dag – og implementere i morgen”, og selve værktøjet kan I finde på: www.loomio.org.

Værktøj 2: Frem videndeling i organisationen med jeres egen Wikipedia

Hvad kan værktøjet?
Med platformen Notion kan I oprette jeres egen Wikipedia, som er ekstremt let for alle medarbejdere og frivillige at bidrage til og redigere i. På den måde kan I skabe bedre videndeling og erfaringsudveksling i organisationen.

Hvad får I ud af at bruge det?
“Wikipedia er for mig at se den største innovation i civilsamfundet de sidste 100 år, hvis ikke længere. Wikipedia har jo gjort det muligt for millioner af mennesker fra hele verden at være med til at samskabe et billede af den verden, vi lever i. Og den effekt er der utroligt mange organisationer, der kan lære noget af, men meget få, der benytter sig af,” siger Jacob Bøtter.

“De fleste organisationer – især i civilsamfundet – har investeret forbavsende mange penge i et intranet for cirka 10 år siden, og når de kigger tilbage på det og evaluerer, har de ikke fået særligt meget for de penge,” siger Jacob Bøtter. Ifølge ham er fordelen ved at anvende en wikipedia-lignende platform som Notion, at alle meget let kan bidrage, videndele og erfaringsudveksle.

“I de civilsamfundsorganisationer, jeg arbejder med, er en af de store udfordringer, at der er en relativ høj udskiftning blandt de frivillige, og det kan derfor være svært at fastholde viden, fordi viden typisk er lagret i mennesker og ikke i systemer. Et wikipedia-lignende system gør det lettere for alle at dele deres viden – uden det føles som en sur pligt at skulle skrive det ned i en eller anden dum Word-skabelon, som nogen har gemt på S-drevet,” siger Jacob Bøtter.

Hvor let er det at komme i gang?
Notion er en noget mere brugervenlig udgave af Wikipedia.

“De, der har prøvet at trykke redigér på en side i Wikipedia, vil tænke, ok, det her er jo sindssygt meget lettere. Wikipedia har bevidst gjort det svært at redigere, så alle og enhver ikke bare hopper ind og begynder at skrive noget om et emne. Barren for at kunne redigere i Notion er sænket helt ned til det allerlaveste, og man kan sådan set bare klikke på alting og begynde at skrive med det samme,” siger Jacob Bøtter:

“På et par uger vil man kunne flytte sit intranet over på Notion og få alle medarbejdere eller frivillige til at være med til at skabe viden sammen her og hele tiden holde det opdateret.”

Hvor finder I det?
I kan læse mere om værktøjet i dette boguddrag fra “Fuck it, ship it. 69 digitale muligheder du kan bruge i dag – og implementere i morgen”, og selve værktøjet kan I finde på www.notion.so.

Værktøj 3: Digitale tjeklister gør det lettere at oplære nye frivillige

Hvad kan værktøjet?
Process Street er et digitalt værktøj, som gør det muligt let at oprette og dele tjeklister. På den måde bliver arbejdsprocesserne i organisationen optimeret, og det bliver letteret at overdrage en arbejdsopgave fra én medarbejder til en anden.

Hvad får I ud af at bruge det?
“En af de store udfordringer i civilsamfundsorganisationer er, at man har svært ved at replikere processer og skabe konsistent kvalitet. Det er nemmere i en 'normal organisation' med 'normale ansættelsesvilkår', fordi man typisk har et mere klassisk arbejdstager-arbejdsgiver-forhold – og fordi man oftest ser hinanden hver dag. I de her lidt fladere lidt mere demokratiske, lidt mere flydende, frivilligt baserede organisationer kan det være vildt svært at følge op på, om vi nu får gjort det rigtigt,” siger Jacob Bøtter, som derfor er stor fortaler for, at civilsamfundsorganisationer arbejder med tjeklister.

“Du kan jo ikke forestille dig en overlæge, der skal i gang med at operere, som ikke på en eller anden måde følger en beskrevet arbejdsgang, og du kan forhåbentlig heller ikke forestille dig en pilot, der skal styre en flyvemaskine uden at have fulgt en eller anden liste af opgaver, som skal løses, inden han letter. Så se tjeklister – ikke nødvendigvis som to do-lister, man bygger individuelt – men som gentagne processer i en organisation, der gør, at man leverer konsistent kvalitet,” siger Jacob Bøtter.

Med Process Street kan man helt lavpraktisk oprette tjeklister, hvor medarbejdere og frivillige på deres smartphone kan sætte flueben ud for opgaverne i den rækkefølge, de skal udføres.

“Tjeklisterne kan øge videndelingen i en stor frivillig organisation, hvor nogen for eksempel siger, det er sådan her, vi gør, når en ny medarbejder eller frivillig begynder: Vi køber en buket blomster, vi opretter dem i mailsystemet, og vi husker også lige, at deres personalekort skal virke. Alle de opgaver lægger vi ind i tjeklisten, og så kan andre i organisationen tænke, ‘Gud jamen, det var da en smart tjekliste’ og stjæle den til deres division eller lade sig inspirere af, hvad der foregår,” siger Jacob Bøtter. En ekstra fordel ved at have tjeklisterne digitalt er desuden, at man kan automatisere nogle af opgaverne.

“Hvis jeg for eksempel skal oprette en ny medarbejder i systemet og punkt fire på tjeklisten er ‘husk at oprette hende i lønudbetalingssystemet’. Så behøver den opgave ikke længere at blive udført manuelt. Hvis man i stedet sætter tjeklisten smart nok op i Process Street, kan den fungere sådan, at det sker automatisk, når man trykker på en knap i tjeklisten, hvor der står 'opret i lønudbetalingssystemet' – selve opgaveløsningen automatiseres altså inde i proceslisten. Det er sindssygt smart og kan spare rigtig meget tid,” siger Jacob Bøtter.

Hvor let er det at komme i gang?
“Process Street er exceptionelt let at arbejde med. Der ligger utroligt mange templates, som vil kunne give mening for civilsamfundsorganisationer – for eksempel templates for tjeklister ved opstart af nye medarbejdere, eller tjeklister for, hvad man gør, hvis der er problemer med it-systemet,” siger Jacob Bøtter.

Hvor finder I det?
I kan læse mere om værktøjet i dette boguddrag fra “Fuck it, ship it. 69 digitale muligheder du kan bruge i dag – og implementere i morgen”, og selve værktøjet kan I finde på www.process.st.

I bogen “Fuck it, ship it. 69 digitale muligheder du kan bruge i dag – og implementere i morgen” kan du finde langt flere digitale værktøjer. Du kan blandt andet lære let at bygge din egen app og finde digitale værktøjer, som gør det muligt at holde videoopkald for op til 500 aktive deltagere.  

Jacob Bøtter har stillet 20 eksemplarer af bogen gratis til rådighed. Klik på linket her, hvis du er interesseret.