Claes Nilas: Altid klogt at give forbruget af konsulentydelser et servicetjek

DEBAT: For at vurdere og effektivisere brugen af konsulenter i det offentlige er det vigtigt med afklaring af de reelle behov samt et større fokus på vidensdeling mellem de offentlige institutioner i forhold til merværdien af ekstern bistand, skriver Claes Nilas.

Af Claes Nilas
Vicedirektør, Styrelsen for International Rekruttering og Integration, formand for Nordisk Administrativt Forbund

I forbindelse med debatten om både årets kommuneaftale samt finansloven for 2020 var det oppe, om der skulle indregnes besparelser på konsulentforbruget i det offentlige.

Der blev nævnt et tal om at flytte tre milliarder kroner fra konsulenter til kernevelfærd ved at indføre et loft over statens brug af konsulenter.

I denne omgang endte sagen med, at Finansministeriet kunne meddele: ”Der er ikke indbudgetteret finansiering fra besparelser på konsulentforbrug på regeringens forslag til finanslov for 2020.” Men sagen er ikke lagt død. 

Godt med et servicetjek
I årets økonomiaftaler med regioner og kommuner er der et afsnit om anvendelsen af eksterne konsulenter:

”Der er en høj faglighed i den offentlige sektor og mange dygtige medarbejdere. Dermed er der potentiale for at løse flere opgaver uden brug af eksterne konsulenter. Det kan frigøre ressourcer til at forbedre velfærden. Regeringen, KL og Danske Regioner er på den baggrund enige om at nedsætte en arbejdsgruppe, der skal se på veje til at nedbringe anvendelsen af eksterne konsulenter i stat, kommuner og regioner og løbende følge op på, om udviklingen går i den rigtige retning.”

Mediemæssigt har området flere gange pådraget sig stor opmærksomhed – i den seneste tid har Berlingske Tidende for eksempel haft en artikelrække om kommunernes brug af konsulenter, herunder til at lave marketingstrategier og slogans og i konkurrencen om at få del i udflyttede statslige arbejdspladser.

Jeg synes, det er godt, at anvendelsen af konsulenter i det offentlige får et servicetjek. Det bliver godt nok tit nævnt, at den private sektor står for langt den største del af købet af rådgiverydelser, nemlig cirka 90 procent.

Men det offentlige bruger trods alt også store midler på brug af eksterne konsulenter. Det er skatteborgernes penge, og det er helt fair, at der politisk ønskes et eftersyn af området.

Når man skal se på det her bredt i det offentlige, mener jeg også, man skal se på både procedurer og overvejelser i det offentlige omkring brugen af eksterne konsulenter, samt hvad udbyttet er for det offentlige. Her er der altid et forbedringspotentiale.

Nødvendigt konsulentbrug
For mig at se vil der også fremover være tilfælde, hvor det offentlige med fordel kan trække på ekstern bistand, for eksempel i form af konsulentmedvirken, ved at indhente tilbud på løsning af en specialopgave, gennemføre egentlige udbud med videre.

Det er nemlig vigtigt at huske, at konsulentmedvirken er rigtig mange ting, fra enkeltmandsvirksomheder til højt specialiserede store firmaer.

Et godt eksempel er it-området i bredeste forstand. Vi har absolut dygtige it-folk i det offentlige, men vi må også bare erkende, at når det kommer til folk med helt særlige it-kompetencer, har vi svært ved at tiltrække de allerdygtigste, og vi kan absolut heller ikke konkurrere på lønnen i forhold til højt specialiserede private it-firmaer, konsulentfirmaer med mere.

Og vi skal videre med digitalisering inden for det offentlige i de kommende år. Både for at effektivisere, se på automatisering af arbejdsprocesser og digitaliseringsklare regler, men måske især for at give en endnu bedre borgerbetjening.

Det kræver, at vi udvikler nye selvbetjeningsløsninger og nye chatbots, sådan at borgerne 24/7 kan komme i dialog med myndigheden på et borgerrettet område. Og det kræver igen en helt opdateret teknisk viden om, hvad de it-systemer, der er på markedet i dag, kan, og hvor det er nødvendigt med ny it-udvikling.

Vurdering af proces og indhold
Dér hvor vi samlet set kan blive skarpere og endnu mere professionelle i det offentlige, er gennem systematisk at foretage servicetjekket i den konkrete situation.

Det betyder blandt andet at inkludere i vurderingen, om det er nødvendigt og relevant at søge ekstern bistand:

  • Kræver løsningen af en opgave specialiseret faglig viden?
  • Er det et område, hvor eksterne har en viden på området fra løsningen af opgaver i andre organisationer, måske i andre lande?
  • Har eksterne her en særlig viden om ”borger-aspektet”, hvad det er, kunderne vil have, som gør deres liv lettere?
  • Har udefra-ind-perspektivet en særlig merværdi, fordi det kan udfordre vanetænkningen på et fagområde?

Alle disse momenter er meget omkring indholdet af opgaven. Her vil jeg tilføje, at jeg flere gange selv har været involveret i løsning af udviklingsopgaver sammen med eksterne konsulenter, hvor jeg i virkeligheden synes, at det, de mest bidrager med, er en højt udviklet procesforståelse.

De kan tilrettelægge en effektiv proces, gennemføre spørgeskemaundersøgelser, workshops, interview med videre, som man som offentlig organisation ikke har mulighed for at matche.

Det vil sige, de kan medvirke til et hurtigt overblik over de samlede sagsgange og se forenklingsmulighederne, meget ofte fordi de medbringer den økonomiske bundlinjetankegang fra det private erhvervsliv, hvor vi i det offentlige er mere vant til at tænke i de mange bundlinjer, fordi sådan er vores virkelighed nu engang, men det komplicerer tit også tingene.

Vidensoverførsel fra eksterne
Men det er jo dér, i mellemrummet mellem den effektive, økonomiske tilgang til et problem og den faglige tilgang til et problem, at der tit ligger nye løsningsmuligheder.

Hvordan forbedrer vi udbyttet af de eksterne input?

Skal vi nå frem til bredt set at bruge færre konsulentkroner, for eksempel omkring management, kommunikation, jura med mere, tror jeg en vigtig indgang hertil er, at vi skal blive endnu skarpere til at vurdere, hvornår der er merværdi ved at bruge eksterne konsulenter.

Et helt afgørende middel er her, at vi sikrer en vidensoverførsel til den offentlige organisation, når vi bruger eksterne, meget ofte i et samarbejde med folk fra organisationen, til for eksempel en udviklingsopgave.

Dermed kan det føre til en videreuddannelse af egne medarbejdere og i nogle situationer også medvirke til, at man ikke behøver have ekstern bistand, næste gang en udviklingsopgave på det samme emneområde opstår.

Vidensdeling det offentlige imellem
Et andet vigtigt middel er mere vidensdeling mellem offentlige organisationer om, hvor det er, at ekstern bistand giver en merværdi. Og her er vi ved at blive meget bedre.

For eksempel har Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen stor viden om udbud, hvornår og hvordan man konkurrenceudsætter. Det indebærer tilgængelig viden om eksempler på effektive udbudscases samt vejledning om, hvordan man skal forholde sig før, under og efter et udbud.

Og i organisationen findes en rådgivningsenhed, som også andre statslige styrelser kan trække på.

Konsulentsiden har faktisk også stillet viden til rådighed. Således har DI Rådgiverne under Dansk Industri på deres hjemmeside lagt et beregningsværktøj ud, som giver offentlige myndigheder mulighed for at selv at gennemføre en omkostningsvurdering ved at hyre eksterne rådgivere til offentlige opgaver.

Vi kan altid blive bedre
Nogle gange skal vi jo lige vende skråen én gang mere – måske har vi både ressourcerne og kompetencerne til at løse også en udviklingsopgave in-house.

Til gengæld er det nok lidt vigtigt med en metodefrihed i det offentlige i forhold til denne vurdering. De offentlige myndigheder er meget forskellige, både i størrelse og i forhold til direkte borgerkontakt.

I nogle tilfælde er det simpelthen en del af kulturen i organisationen, at der altid ved beslutninger om nye projekter, udviklingstiltag, løsning af vanskelige specialopgaver og så videre indledningsvis sker en vurdering af, om man har kapaciteten og viden til at løse opgaven med interne ressourcer, i andre organisationer skal der måske udarbejdes egentlige retningslinjer for, hvornår man bruger konsulenter i en opgaveløsning.

Det er min klare oplevelse, at der er sket en stor professionalisering inden for det offentlige i forhold til vurderinger af brugen af eksterne konsulenter. Men vi kan altid blive bedre.

Og min opfattelse er altså, at vi især skal have fokus på afklaringen af de reelle behov samt vidensdelingen, både ind i de offentlige organisationer og mellem de offentlige organisationer i det videre arbejde.

Forrige artikel Tidligere departementschef: Budgetlov er et barn af banebrydende nyskabelse Tidligere departementschef: Budgetlov er et barn af banebrydende nyskabelse Næste artikel Direktør i København: Vi skal blande mere ledelsesmæssigt blod mellem stat og kommune Direktør i København: Vi skal blande mere ledelsesmæssigt blod mellem stat og kommune
Regeringen skærer ned på ledelsesinitiativer

Regeringen skærer ned på ledelsesinitiativer

KOMPETENCER: Regeringen dropper to initiativer og nedskalerer fire andre tiltag, som skulle styrke offentlig ledelse. Regeringen vil hellere prioritere velfærd og grøn omstilling. Signalværdien bekymrer fagforeninger.