Forsker: Har coronaparalysen ramt dig?

DEBAT: Med coronaen oplever mange organisationer, at tidshorisonten ændrer sig fra år og måneder til timer og dage, og det har konsekvenser for medarbejderne, skriver Caroline Howard Grøn. 

Af Caroline Howard Grøn
Lektor ved Institut for Statskundskab på Aarhus Universitet

Planlægning er organisationers røde blodlegemer.

Planer holder sammen på det hele og sørger for, at ressourcerne flyder de rigtige steder hen. I hvert fald i princippet. Men lige nu oplever mange organisationer, at tidshorisonten har ændret sig fra år og måneder til timer og dage. Og det har konsekvenser, både for organisationerne og menneskene i dem.

Mens vi er på vej ind i den anden coronabølge, sker der hastige ændringer i min kalender. Store arrangementer ryger ud - en del af dem allerede omplaceret fra foråret. Nogle skubbes til foråret 2021, og enkelte bliver digitale.

En ting er kalendergymnastik, men noget andet er den grundlæggende usikkerhed, kalendergymnastikken er udtryk for.

Derfor bør vi elske organisationer
Organisationer er – i hvert fald hvis man konsulterer den klassiske organisationsteori (for eksempel March og Simon eller Galbraith) - kendetegnet ved at sikre handling gennem koordination og arbejdsdeling. Også i situationer med stor usikkerhed.

Organisationer sender individernes opmærksomhed i en bestemt retning. Det er det, vi kalder arbejdsdeling. Og det er smart. Det er smart, fordi det sikrer, at organisationen samlet set kan håndtere både store mængder informationer og store mængder usikkerhed.

Hvad betyder det i praksis? Jo, når en børnehave gør én pædagog særligt ansvarlig for dialogisk læsning, er det udtryk for arbejdsdeling. Hun (for det er oftest en kvinde) skal på hele institutionens vegne holde sig opdateret med den faglige udvikling på området og dele sin viden med sine kolleger.

Tilsvarende er der måske en anden, der er særligt ansvarlig for at vide noget om børns motoriske udvikling, eller hvordan en brand skal håndteres.

Når der hele tiden produceres enorme mængder af ny viden, er det godt, at det ikke er den enkelte pædagog, der skal holde sig opdateret på alle fronter, men at pædagogerne kan fordele deres opmærksomhed og energi på en måde, så organisationen (børnehaven) samlet set kan holde sig opdateret på en række forskellige områder.

Ukendte situationer kræver ekstra kræfter
Det var informationsmængderne. Hvordan hænger det sammen med usikkerhed?

Når usikkerheden stiger, har man brug for mere information for at kunne handle. Når vi oplever kendte situationer, kan vi tit trække på tidligere erfaringer, tommelfingerregler eller vaner. Det er praktisk for os, for så skal vi bruge mindre kognitiv kapacitet eller tankekraft på at træffe beslutninger.

Men når vi står overfor en ukendt situation, så sætter det gang i de små grå, og vi forsøger at regne ud, hvad den bedste handling er.

Hvis organisationen virker som den skal, så kan den sørge for, at det ikke er alle, der skal bruge deres kræfter på at hente ekstra information og behandle den, men at det så at sige kun er 'de rigtige', der bruger de ekstra kræfter.

Hvis vi vender tilbage til børnehaven, er det rigeligt, at den brandansvarlige holder styr på nye retningslinjer og ændrede anbefalinger.

Hvad gør den coronaskabte usikkerhed?
Vi kan, kort sagt, ofte planlægge os ud af, at vi står overfor store informationsmængder og usikkerhed.

Organisationer omsætter usikkerhed til planer, strukturer og hierarkier. Bureaukratiske organisationer er særligt gode til at gøre det. Ikke så usikkerhed og informationsoverload forsvinder helt, men i hvert fald, så vi et langt stykke hen ad vejen, kan håndtere det og træffe beslutninger på trods af kompleksiteten. Hvis ikke organisationer lykkes med den øvelse, leder det ifølge organisationsteorien til handlingslammelse – paralyse.

Og hvad har det så at gøre med corona? Corona har øget usikkerhed enormt. Vi kigger dagligt på grafer for smittetryk og indlagte patienter, men vi kan alligevel ikke forudse, om vi kan mødes 50 mennesker om en uge.

Arbejder vi hjemme eller på kontoret? Lukker regeringen skoler og dagtilbud igen? Kan jeg overhovedet nå at tabe mine coronakilo? Og må jeg tage til rund fødselsdag i familien?

Corona gør, at en masse beslutninger, som vi normalt tager på rutinen, skal overvejes i situationer, hvor det er utroligt svært at forudsige, hvad der er acceptabel og hensigtsmæssig adfærd om en uge. Må jeg drikke en øl med vennerne i byen? Er det moralsk forsvarligt?

Er du også mere træt, efter en dag på arbejde?
Når usikkerheden stiger, har planlægning, koordination og arbejdsdeling svære kår. Vi kan så at sige ikke gentegne organisationsdiagrammet hele tiden for at tilpasse os nye betingelser.

De rutiner, vi har brugt år på at opbygge, så vi ikke skal bruge vores kognitive kapacitet på at tage stilling til, om vi skal drikke en kop kaffe med eller uden mælk på kontoret, virker ikke nær så godt, når man er hjemsendt.

Men hvis organisationer ikke lykkes med arbejdsdelingen og kompleksitetsreduktionen, så følger paralyse. Og den rammer ikke bare de abstrakte organisationer, men kommer meget konkret af, at de individer, der bebor organisationerne bliver overbebyrdet og ikke har kapaciteten til at træffe beslutninger.

Så er du også mere træt, efter en dag på arbejde? Har du svært ved at forpligte dig på ting, der ligger mere end 48 timer ud i fremtiden? Og skal du hele tiden spørge din chef om, hvad I skal gøre ved dette eller hint?

Ja, så skyldes det nok at coronaparalysen har ramt dig.

Forrige artikel Djøf-formænd: Nej, Knud Aarup, topembedsmænd går ikke altid fri Djøf-formænd: Nej, Knud Aarup, topembedsmænd går ikke altid fri Næste artikel S: Vi kommer ikke i mål ved hjælp af én stor reform af hele den offentlige sektor S: Vi kommer ikke i mål ved hjælp af én stor reform af hele den offentlige sektor
Ny jobbank hjælper corona-pressede ministerier

Ny jobbank hjælper corona-pressede ministerier

PRES: Særligt belastede ministerier kan via en oprettet jobbank låne medarbejdere fra andre ministerier. "Det seneste halve år har vi skullet håndtere udfordringer, som aldrig er set tidligere," fortæller Finansministeriets departementschef om det særlige coronatiltag.