Claes Nilas: Offentlig ledelse handler også om at tiltrække og fastholde den dygtige medarbejder

Der er brug for nye dygtige medarbejdere også til de administrative funktioner i den offentlige sektor. Så vi fortsat kan arbejde effektivt, men samtidig levere kvalitet og varetage borgernes retssikkerhed.

Vi ved, at der er stor efterspørgsel og mange tilbud til de mange dygtige unge, der kommer igennem vores lange og mellemlange uddannelser på for eksempel universiteterne, således at de tit står i nogle svære valg, når de skal søge deres første fuldmægtig- eller sagsbehandlerjob.

Her er der derfor en vigtig opgave for den offentlige leder, som må have mere prioritet og opmærksomhed i disse år. Det gælder eksempelvis for kontorchefer og mellemledere i administrative funktioner i departementer, styrelser, regioner og kommunale sagsforvaltninger.

For at stille det skarpt op: hvad skal den offentlige leder gøre for at arbejde hårdere med rekruttering og fastholdelse?

På Udlændinge- og Integrationsministeriets område har vi i koncerndirektionen arbejdet strategisk hermed og drøftet en række håndgreb til arbejdet, som samtidig tager højde for forskellene mellem arbejdet i departementet og i de tre styrelser på ministeriets område.

Attraktionen ved udlændingeområdet

Det er de faglige udfordringer i arbejdet, der for mange nye medarbejdere er det helt afgørende. Kerneopgaven: indholdet heraf og mulighederne for at udvikle den og påvirke den, det er inspirerende. Og det er det, som motiverer og giver mening.

På Udlændinge- og Integrationsministeriets område er der mange attraktive faglige udfordringer. Der er den juridiske opgave i kombination med det udlændingeretlige og den samfundsmæssige betydning. Der er et markant internationalt aspekt, herunder brug for opdateret og aktuel viden om konventionspraksis.

Og der er det særlige, at udlændingeområdet er genstand for stor bevågenhed, i medierne og i det politiske miljø, ja også når man debatterer sit arbejde med familie og venner. Det er altså et særdeles spændende og konstant udfordrende område for den enkeltes faglighed.

Og så er der et aspekt mere: det drejer sig om mennesker, og en væsentlig opgave på ministerområdet er at skabe og fastholde den menneskelige kontakt, både med brugere og en lang række offentlige og private interessenter.

Så hvis man skal sammenfatte: der er brug for relationsskabelse, der er brug for markante juridiske- og sagsbehandlerkompetencer, og der er brug for ministerbetjening og interesse for politik.

Plads og tid til den sociale kontakt

Den moderne medarbejder på den administrative offentlige arbejdsplads lægger – helt naturligt – overordentlig meget vægt på ”arbejdspladsens tilstand” – altså det daglige arbejdsmiljø.

Det er for lederen nok så meget noget med i det daglige at vise interesse for sine medarbejdere som medmennesker i det arbejdsmæssige fællesskab, mere end at have for meget fokus på i papirform at udarbejde særskilte politikker for hjemmearbejde og seniorpolitik.

Vi skal lytte til de nye medarbejdere, høre deres forslag i forhold til vante arbejdsrutiner og give reel mulighed for at påvirke de faglige arbejdsgange.

Claes Nilas
Direktør, Hjemrejsestyrelsen

Vi skal derimod tilbyde den fleksible arbejdsplads, som gør, at den enkelte medarbejder i forskellige livssituationer oplever, at det er muligt at opnå en work-life-balance mellem familie, venner og privatliv set i forhold til arbejdstid, arbejdsindsats og karriere. Og vi skal være parate til dialog og hensyntagen, hvis den enkelte i bestemte perioder har svært ved at overkomme det hele, men stadig brænder for arbejdspladsen og for de faglige udfordringer her.

Et særligt aspekt af arbejdspladslivet oplever vi lige nu efter fuld tilbagekomst på arbejdspladserne også fysisk efter corona-nedlukningsperioden, nemlig at vi skal give lidt ekstra plads og tid til den sociale kontakt, sådan at vi fremmer relationsdannelsen på arbejdspladsen. Tid til fredags-morgenmad eller en kontordag uden for huset er givet godt ud og i øvrigt helt på sin plads.

Vi skal også anerkende, at nogle medarbejdere måske har brug for både lidt ekstra plads og mental tænkning omkring arbejdspladsen. Mange ansatte har efter en lang periode med meget hjemmearbejde måske behov for at tænke deres samlede liv igennem: hvad er et arbejdsliv egentlig for mig?        

Onboarding før første arbejdsdag

Når vi skal modtage den nye medarbejder, er det vores opfattelse på Udlændinge- og Integrationsministeriets område, at vi selvfølgelig starter, før man fysisk møder op første dag.

Derfor har vi udviklet en digital preboarding for hele ministerområdet, altså både departementet og styrelserne, som giver nye medarbejdere mulighed for så at sige at onboarde, før de møder til første arbejdsdag, blandt andet med velkomstvideoer, der beskriver sagsområder og den samlede organisation og dens formål. Det vil sige en digital platform, der indeholder masser af oplysninger netop også om arbejdspladsen og det faglige og sociale miljø her.

Og det følger vi så op efter fremmøde på arbejdspladsen efter devisen ”ventet og velkommen”. Med en onboarding med udgangspunkt i det enkelte team eller kontor, som tager afsæt i den hverdag, man indgår i. Og som også indeholder en grundig introduktion til alt det praktiske, der nu hører sig til, når man træder ind på en ny arbejdsplads: anvendelse af PC og telefon, introduktion til interne tværgående funktioner som GDPR, service, intranet, indkøb, kantine, medarbejderarrangementer og gå-hjem-møder. Samt møder med ledelse, sidemandsoplæring og buddy-ordning.

Og så skal vi lytte til de nye medarbejdere, høre deres forslag i forhold til vante arbejdsrutiner og give reel mulighed for at påvirke de faglige arbejdsgange. Der er jo faktisk ofte processer, der kan forenkles eller løses på nye måder, når friske øjne ser herpå. På den måde yder vi en aktiv indsats, både omkring tiltrækning, men også fastholdelse af den dygtige medarbejder.