Erhvervsleder: Regeltyrranni æder vores velfærd

Af Kim Bjørnstrup
Administrerende direktør i Assistance HR Partners og tidligere topchef i det schweiziske medicinalfirma Octapharma.

Regler. Længe har vi hørt personalet i vores offentlige sektor være skeptiske over for det stigende antal regler og procedurer, som vores politikere indfører. Paradoksalt nok er politikernes argument, at der skal regler og procedurer til for at have så effektiv en offentlig sektor som muligt, mens vi på den anden side hører fra de ansatte, at de mange regler komplicerer arbejdsgange og fjerner fokus fra deres kerneopgaver.

Innovationsminister Sophie Løhde har netop offentliggjort et nyt tiltag, hvor hun opfordrer borgere, ansatte og interesseorganisationer til at komme med forslag til, hvordan man kan forenkle reglerne i den offentlige sektor og dermed mindske bureaukratiet.

Det er en god tanke. Om den så fungerer i virkeligheden, vil tiden vise, men man kan jo håbe, at det endelig lykkes at nedbringe den enorme regeljungle, som vi efterhånden har fået opbygget.

For kan vi ikke blive enige om, at det ikke har noget formål at bruge mere administration end nødvendigt i bestræbelserne på at drive den offentlige sektor? Det er i princippet det samme som at køre i en bil med dårlig brændstoføkonomi. Det kan ikke betale sig.

Det er et kæmpe tab for hele Danmark, at de mange dygtige, initiativrige og dedikerede offentlige medarbejdere bliver holdt nede af værdiløse regler.

Kim Bjørnstrup
Administrerende direktør i Assistance HR Partners

Men forenklingen skal ikke ske ved at indføre nye regler eller via cirkulærer oppefra. Nej, det skal ske ved at mobilisere de mange gode kræfter og den enorme knowhow, som findes ude blandt de dygtige og dedikerede mennesker, der sidder i administrative stillinger. Lad derfor statens og kommunernes egne medarbejdere skære de unødvendige regler og procedurer væk. De møder dem i deres daglige arbejder og ved præcis, hvad der er nødvendigt – og hvad der uden problemer kan sløjfes.

I de fleste store private organisationer bliver man nødt til at rydde grundigt op i regler og rutiner en gang imellem. Ellers bliver man ineffektiv, udkonkurreret og ender med at gå konkurs.

Med et skævt smil svarede hun, at de nok godt kunne komme i nærheden af en tidsbesparelse på 50 pct. om dagen!

Kim Bjørnstrup

I forbindelse med en turn-around i en privat virksomhed med omkring 2000 ansatte kaldte jeg som CEO lederne sammen. Jeg fortalte dem, at jeg var sikker på, at de kunne gøre organisationen langt mere agil og skære regler og administrative procedurer ned til det halve. De fleste af dem kunne ikke lade være med at smile og nikke. To måneder senere var de færdige med at rydde ud i regeljunglen, og jeg hørte aldrig om, at vi savnede en eneste af de regler eller administrative processer, som vi fjernede. Til gengæld havde vi på to måneder øget produktiviteten med 30 pct. efter den øvelse.

Kan man i den offentlige sektor få succes med en lignende øvelse, er meget nået.

Vores innovationsminister siger i forbindelse med sit initiativ, at det ikke nytter noget, at vi peger fingre ad hinanden og råber op om stadig mere bureaukrati, hver gang der er problemer i den offentlige sektor. Hun peger på, at det er en fælles opgave at få luget ud i de regler og dokumentationskrav, der gør livet besværligt for borgerne og spænder ben for medarbejderne i det daglige.

Det er en god pointe. Men for at skære ned i det offentliges jungle af regler, rutiner og procedurer kræver det mod og opbakning til at gøre dette. Lige fra toppen og hele vejen ned i den politiske og daglige ledelse.

Det er min klare opfattelse, at indførelsen af de mange regler også har været en måde at fralægge sig ansvaret på for politikere og ledere, hvis nu der skulle blive begået fejl. Det er altid nemmere at sige, at ”sådan er reglerne” end at tage et personligt ansvar.

Men medierne bærer også deres del af skylden. Journalisterne er verdensmestre i at finde de få eksempler, hvor manglende regler eller procedurer har negative konsekvenser. Det bidrager til en nulfejlskultur, som har den negative konsekvens, at systemet bliver statisk, og man fratager de dygtige medarbejdere enhver form for initiativ og vilje til at gøre noget nemmere eller smidigere, hvis det er i modstrid med reglerne.

Min pointe her er, at vi længe har påstået, at den offentlige sektor ikke er effektiv, men derimod for stor og ”firkantet” i stedet for at gøre os det klart, at det er, fordi vi beder de ansatte om at administrere en urimelig bunke regler, der for manges vedkommende burde afskaffes, fordi de ikke giver værdi. Hverken for det offentlige eller os borgere. Lad os slippe kræfterne løs og så leve med, at der kan ske et par fejl hist og her. De ansatte skal have at vide, at ledelsen ikke forventer en nulfejlskultur, men at de gerne tager ansvaret, hvis der opstår problemer i enkelte tilfælde.

For det er et kæmpe tab for hele Danmark, at de mange dygtige, initiativrige og dedikerede offentlige medarbejdere bliver holdt nede af værdiløse regler. Det er nemlig heldigvis sådan, at langt de fleste, der går på arbejde, har en grundlæggende interesse i, at det, som de arbejder med, er meningsfyldt. Og det er administration af overflødige regler ikke.

Og for at understrege min pointe: For knap et år siden var jeg til et middagsselskab, hvor jeg sad ved siden af en god veninde, som har en lederposition i en større offentlig institution. Snakken faldt på den offentlige administration, og jeg luftede mine holdninger, men kunne hurtigt mærke, at hun indtog holdningen om, at jeg jo måtte forstå, at de havde enormt travlt. Jeg spurgte hende om, hvor meget tid de kunne spare, hvis de fik frie hænder til at afskaffe alle de regler og rutiner, som hun og hendes kolleger anser for overflødige. Med et skævt smil svarede hun, at de nok godt kunne komme i nærheden af en tidsbesparelse på 50 pct. om dagen! Sådan er det naturligvis ikke alle steder, men måske en meget god indikator på, at vi har for mange regler i vores offentlige system.

Jeg har boet en årrække i Schweiz, og i Danmark bruger vi dobbelt så meget administration som dem på at fordele nogenlunde identiske sociale ydelser som schweizerne. De penge bør vi kunne bruge bedre!