Klumme: Vil du have mig som frivillig, eller vil du ikke?

KLUMME: Organisationer klager tit sin nød over mangel på frivillige. Men samtidig slår mange ikke til, når de frivillige melder sig til tjeneste, skriver Marie Baad Holdt.

Jeg tror ikke, at det har noget med mig at gøre. Men det er ikke første gang, jeg oplever, at organisationer, der skriver, at de mangler frivillige, ikke vender tilbage, når man henvender sig.

Hvis det er den oplevelse, mange potentielle frivillige har, kan jeg godt forstå, at de seneste tal viser, at der ikke er kommet flere frivillige. For jeg bliver ikke frivillig, før den organisation, jeg har kontaktet, rent faktisk tager fat i mig. Og vel og mærke at de gør det, så snart jeg har kontaktet dem. Det er nu, jeg er motiveret.

Rekruttering af frivillige er øverst på ønskelisten
I mit job som chefkonsulent i Ingerfair er det oftest stillede spørgsmål: Hvordan får vi flere frivillige?

At rekruttere frivillige er en tidskrævende, men ikke umulig opgave. Men arbejdet er spildt, hvis organisationerne ikke sørger for at få dem, der henvender sig, omsat til aktive frivillige.

I min seneste oplevelse gik der flere uger uden svar, efter at jeg sendte en mail om min interesse for at blive frivillig. Faktisk hørte jeg slet ingen ting fra organisationen.

Derfor tog jeg selv kontakt igen efter fem uger. Denne gang kom der besked tilbage: ’Tak for din mail om at blive frivillig her i xxx. Din mail er havnet, så ingen har behandlet den. Det beklager jeg. Vi tager hele tiden imod nye frivillige. Hvornår vil det passe dig at kigge ind forbi og tage en samtale, hvor du også kan se stedet?’

Det er jo dejligt at høre – altså at de hele tiden tager imod nye frivillige. Knapt så rart det, at min mail er havnet, så ingen har behandlet den (gad vide hvor det er, når jeg nu skrev til samme mailadresse?).

Deres svar ramte desværre lige i min travle periode, så derfor fik denne mail lov til at ligge i min indbakke, hvor den hurtigt gik fra at ligge øverst til nu at ligge nær bunden. Så opfordringen om, at jeg selv skal tage næste skridt, er blevet udskudt, indtil jeg nu igen har tid til at komme til bunds i min indbakke.

Derfor er der gået yderligere fem uger, før jeg skrev tilbage. Jeg vil nemlig rent faktisk gerne være frivillig (og bruger ikke blot oplevelsen som feltstudie). Fem lange uger, hvor organisationen kunne have taget fat i mig indtil flere gange for at høre, om jeg stadig er interesseret. Ti uger fra min første interesse.

Jeg tror, at de fleste potentielle frivillige ville have givet op, efter at første mail ikke blev besvaret. Jeg ved, det er der, jeg gav op, sidst det skete. Og det er ærgerligt, for er du én gang blevet skuffet over en organisation, er der meget lille sandsynlighed for, at du vil støtte organisationen en anden gang med dine penge eller tid.

Hvis du vil have frivillige, skal du følge op
Hvis jeg var en organisation, der gerne vil have flere frivillige, vil jeg gøre alt for at få fat på dem. Og det betyder at følge op på alle henvendelser, så snart jeg først har hørt fra de potentielle frivillige.

Faktisk vil jeg gå så langt som at sende to opfølgningsmails et par uger efter hinanden, fordi jeg ved, at vi alle er travle personer, og at selv de bedste intentioner nogle gange bliver begravet i juletravlhed, arbejde, venner, fritidsinteresser og hvad der ellers dukker op.

Og har vi i organisationen en virkelig travl periode, vil jeg skrive en kort mail, der forklarer, hvorfor jeg har så travlt og forsikre den interesserede, at jeg vender tilbage i næste uge. Og det ville jeg naturligvis gøre!

Så kære organisation, jeg glæder mig til at høre fra dig, hvis du altså gerne vil have mig som frivillig!

--------

Marie Baad Holdt har siden 2013 været chefkonsulent i Ingerfair. Forinden har hun været bosiddende i England i 13 år, hvor hun har arbejdet for engelske NGO’er bl.a. som frivilligkonsulent, projektleder og senest kommunikationschef for Contact the Elderly.

Forrige artikel Klumme: Hvem ejer de frivillige? Klumme: Hvem ejer de frivillige? Næste artikel Klumme: Er arbejdsmiljøet i frivilligsektoren rosenrødt? Klumme: Er arbejdsmiljøet i frivilligsektoren rosenrødt?
  • Anmeld

    Nick Leyssac · Organsationskonsulent

    Enig - men ....

    Marie - du rammer jo spot on den daglige problemstilling vi i organisationerne står i. Både som ansatte, der har frivilligheden som vores arbejdsfelt, og blandt de frivillige der tager imod andre frivillige. Vi vil gerne engagere en stor og levende gruppe frivillige, være i stand til at løbende involvere nye, være klar til at tage imod og omorganisere gruppen situationsbestemt o.s.v.
    Dette samtidigt med at vores virke skal give mening, både for dig som potentiel ny frivillig og for organisationens overordnede formål. Organisationer skal altså både være relevante, parate til at tage imod (i alle led) og efterfølgende skal relationen iøvrigt også plejes - for at kunne match dit og andre frivilliges behov for situationsbestemthed.
    Jeg ved godt hvordan man gør - og er klar til at tage imod dig - men det er svært at få en organisation til at kunne dette i alle led (og denne parathed er da bestemt ambitionen). Måske er det grunden til at din henvendelse havnede så ingen behandlede den?

  • Anmeld

    Maria Blankensteiner · Konsulent

    Hvem har brug for flere frivillige?

    Kender det alt for godt. Jeg har mere end en gang sendt et fesent svar a la det du modtog. Og nej, mailen blev jo ikke væk, der var bare så mange.

    Jeg tænker at udfordringen tit er at det er de landsdækkende organisationer, der efterspørger flere frivillige, men det ofte er de små lokale afdelinger (læs frivillige), der skal svare. Måske vi i højere grad skulle undlade at rekruttere nye frivillige før det efterspørges lokalt af dem, der ofte skal tage imod nye frivillige.

    Jeg har også selv prøvet at melde mig som frivillig i organisationer, der aldrig svarede eller først meget sent. Det er sjældent de organisationer, jeg tager fat i næste gang, der er hul i kalenderen. Mon ikke andre har det som jeg?

  • Anmeld

    Marie Holdt · Chefkonsulent i Ingerfair

    Måske det skal systematiseres?

    Nick - jeg er enig. Men man kan jo gøre flere ting. Fx kan der sidde en, der har til opgave at svare på alle nye henvendelser, så ingen rammer en overfyldt mailbakke? Og Maria, ja. Det er ofte en central administration, der laver opslag og lokalafdelingerne der så skal gøre noget. Men det kan altså systematiseres... det stod jeg for i den britiske teselskabsorganisation - så det både fungerede for den nationale organisation OG de lokale.

    Tror jeg vil skrive om det på linkedin og tilbyde et par løsninger...og så tilbyder jeg gerne at teste systemet til et par organisationer — skriv gerne (også andre) hvis det har interesse...

  • Anmeld

    Nicolas

    Vigtigt med hurtig tilbagemelding, men....

    Jeg er absolut enig i, at det er enormt vigtigt hurtigt at følge op på en henvendelse fra en person, som ønsker at engagere sig frivilligt i en organisation - for som du skriver, er vedkommende mest motiveret, når han/hun henvender sig.
    Jeg arbejder selv i en organisation, som baserer sig på frivilliges engagement og motivation for at deltage i vores aktiviteter. Vi har klare procedure for hurtigt at følge op til folk, som henvender sig vedr. frivilligt arbejde; ud over at de modtager en kvittering, når de tilmelder sig, sender ansatte hurtigt en e-mail og en SMS/ringer til dem - nemlig for at imødekomme deres umiddelbare motivation for at engagere sig frivilligt i vores organisation. Har vi ikke hørt noget fra dem inden for en uge, gentager vi proceduren - og sådan fortsætter det i en periode.
    Med risiko for at lyde som en bitter gammel mand vil jeg dog vende dit indslag en smule på hovedet. Det er nemlig min erfaring, at vi bruger umådeligt mange ressourcer på hurtigt at svare på henvendelser og følge op igen og igen fra mulige frivillige, som vi aldrig høre tilbage fra. Det er selvfølgelig helt fint, hvis man alligevel ikke kan finde tid til det frivillige arbejde, pludselig har fået meget om ørene osv., men det ville spare os enormt mange ressourcer, hvis man kort gav besked om dette eller skrev, at man vil vende tilbage senere etc. Er man mest motiveret, når man henvender sig, bør man så ikke være motiveret for at melde tilbage, hvis man hurtigt modtager en henvendelse fra organisationen, som man har tilmeldt sig? Vi kan alle sammen handle lidt for hurtigt og tilmelde os aktiviteter, som vi ikke i tilstrækkelig grad har overvejet, om vi rent faktisk har tid (og lyst) til. Og det er absolut helt fint, men giv gerne besked, så vi kan bruge mere tid på dig, som gerne vil det frivillige arbejde nu. Kort sagt mener jeg ikke, at det er urimeligt også at forvente, at folk tager ansvar for, hvad de har tilmeldt sig.

  • Anmeld

    Marie Holdt · Chefkonsulent i Ingerfair

    Hvis ansvar er det?

    Kære Nicolas
    Tak for din kommentar. Det er super godt at høre, at I i din organisation allerede har et system, der sikrer i følger op på potentielle frivilliges henvendelser.
    Du skriver så, at du tænker, at det er den potentielle frivilliges ansvar også. Og ja, det er det nok. Men virkeligheden er jo desværre bare, at vores hverdag kommer tromlende, og de goed intentioner bliver ofte begravet, hvis vi ikke bliver holdt til ilden. Det sagt, så har jeg jo selv i denne situation været vedholdende, omend lidt forsinket. Derfor er min kommentar også en opfordring til, at organisationer skal huske dette og gerne flere gange. Eller at de tænker over tidspunkt på året, hvor det måske er mere nærliggende at engagere sig i noget nyt - fx lige efter nytår, fremfor lige inden julen.

  • Anmeld

    Birgitte Zimling · Centerleder

    Det lokale spiller en rolle - og viden.

    Jeg er da ked af at høre at du ikke blev frivillig denne gang, jeg er sikke på at du ville være god til det.
    Deltager man i Center for Frivilligt Socialt Arbejdes kursus i rekruttering af frivillige, får man at vide, at en tredjedel af nye frivillige, der henvender sig til en organisation, ikke bliver kontaktet. Derfor er det et tilbagevendende tema, når jeg som Centerleder i et frivilligcenter, taler med foreningerne om rekruttering.
    Vi har i centeret to holdninger, som spiller en rolle her, og det ene er, at vi altid har en lokal kontaktperson på foreningernes foldere og på vores hjemmesides medlemsliste. Det betyder noget, om du som ny frivillig får fat i en stor hovedorganisation eller den lokale ansvarlige. Det andet er, at vi opfordrer foreningerne til at henvise nye frivillige, de ikke kan "bruge", eller som alligevel ikke føler sig tilpas i aktiviteten, enten til en anden forening eller til frivilligcenteret. Det er vigtigt at den nye frivillig ikke føler sig forkert, hvis de ikke passer ind, og det er vigtigt at foreningen ikke undlader at tage kontakt, fordi de ikke lige ved, hvad de skal stille op med en frivillig, de ikke har brug for eller har overskud til, så derfor er viden om disse forhold nødvendig.
    De nye frivillige skal i gennemsnit prøve 3-5 aktiviteter, før de finder den rigtige hylde, så vi skal være særligt opmærksomme på ikke at "smide frivillige væk", fordi de ikke lige kan bruges lige nu i foreningen.
    Vi følger foreningerne tæt, og giver dem værktøj til at håndtere de nye frivillige, og sker det, at der kommer en ny frivillig, vi har henvist til en forening, tilbage og siger, at de ikke kan få kontakt, så tager vi kontakt til foreningen, for at høre, om der er noget, vi kan støtte med.
    Vi skal passe på alle frivillige, så godt som vi kan.

  • Anmeld

    Marie Baad Holdt · Chefkonsulent i Ingerfair

    Send de frivillige videre

    Kære Birgitte
    Dejligt at høre fra dig i Guldborgsund - jeg ved jeres frivilligcenter spiller en vigtig rolle i lokalsamfundet. Det så jeg, da jeg holdte kursus gennem Center for frivilligt socialt arbejde for jer.
    Jeg er helt enig i, at det er allerbedst at sende frivillige videre, enten til jer eller andre lokale foreninger, hvis man ikke selv kan 'bruge' dem. Det er vigtigt vi hjælper hinanden. Desværre oplever jeg kun alt for ofte, at organisationer enten glemmer det, eller har travlt med at holde på frivillige, fordi 'hver en frivillig tæller'. Og det er ærgerligt!
    Jeg håber at jeres arbejde for at hjælpe de lokale foreninger hjælper til at vende denne tendens! For ja, vi skal passe på alle de frivillige, så godt vi kan. Vi skylder dem, at gøre os umage!
    Bedste hilsner
    Marie