Q&A: Sådan sikrer du det gode samarbejde med Augustinus Fonden

Skal du sende en mail eller ringe til fonden, før du sender ansøgningen? Og hvad gør du, hvis budgettet skrider, og uforudsete udgifter presser projektet?

Det er nogle af de mange spørgsmål, som professionelle fundraisere og Civilsamfundets Videnscenters journalister jævnligt får fra fondsansøgere i hele landet. For hvad er konsekvensen, hvis et projekt kører af sporet, og vil fondene egentlig gerne inviteres til bevillingsmodtagernes mange aktiviteter?

4.629 fonde bevilgede samlet 17,1 milliarder kroner til almennyttige formål i 2017. Der er derfor også 4.629 forskellige opskrifter på det gode fondssamarbejde. Men 200 af fondene stod for 95 procent af uddelingerne, viser en analyse foretaget af Danmarks Statistik for Fondenes Videnscenter. Civilsamfundets Videnscenter har derfor spurgt tre af de 200 største danske fonde om, hvordan de definerer det gode samarbejde mellem ansøger og fond. 

Her er Augustinus Fondens direktør Frank Rechendorff Møllers bud på det gode fondssamarbejde

Hvordan foretrækker I at starte et samarbejde op? 

Det gode samarbejde begynder for os med, at ansøgerne bruger tid på at sætte sig ind i, hvem Augustinus Fonden er. Det kan de gøre ved at se på fondens hjemmeside. Se på fundatsen, støttede projekter og de fulde oversigter over, hvad fonden støtter. 

Ansøgere må gerne stille sig selv spørgsmålet: ”Har fonden støttet et projekt, der minder om mit?”. Dermed får de en del af svaret på, hvorvidt støtte fra Augustinus Fonden er realistisk. 

Skal man ringe eller sende en mail, når man har en ide?

Ikke alt kan aflæses på fondens hjemmeside. Ansøgere er derfor altid velkomne til at ringe eller skrive for en hurtig forhåndsvurdering af, hvorvidt det tænkte projekt ligger inden for fondens støtteområde. I tvivlstilfælde beder vi om uddybende materiale, inden vi melder tilbage.

Vi udvikler løbende fondens strategi. I den forbindelse kan det også give mening at spørge en ekstra gang. Eksempelvis har vi fået fokus på nyreforskning, som vil erstatte det bredere felt af forskningsansøgninger. Vi arbejder dermed hele tiden på at blive mere tydelige i vores prioriteringer og støtte.

Augustinus Fonden er en ansøgningsdrevet fond. Vi er helt afhængige af at modtage de gode ansøgninger. Derfor er det vigtigt for os at få de bedst mulige projekter ind, der passer til fonden og er gennemarbejdede. Vi vil nødigt spilde ansøgeres eller vores tid med ansøgninger, der ikke passer til os, men som måske ville have bedre chancer hos andre fonde. Vi er samtidig en dialogorienteret fond, der meget gerne vil hjælpe ansøgere med at komme bedst muligt i mål hos os.

Er det en fordel at møde op for at præsentere sit projekt?

Mange ansøgere spørger, hvorvidt de må komme ind og præsentere deres projekt. Augustinus Fonden har årligt godt 5.000 ansøgninger, og vi kan desværre ikke tilbyde alle et fysisk møde. Vores erfaring er også, at meget dialog kan klares per mail eller telefon.

En del af fondens samarbejder er etableret over flere år, fordi fonden typisk støtter institutioner og organisationer med en langsigtet udvikling og et højt fagligt niveau. Nye ansøgere kommer også hele tiden til. Vi tager møder der, hvor de giver bedst mening, og hvor der er en klar dagsorden til glæde for begge parter.

Hvad lægger I særligt vægt på i samarbejdet og ansøgningerne?

Fonden er vant til en bred vifte af ansøgninger og ansøgere. Vi har både mindre musikforeninger, der søger støtte til afvikling af årets klassiske koncerter – og den anden ende af skalaen Den Kongelige Opera, der søger til millionopsætninger.

Projekter skal falde inden for fondens støtteområde, kunst og kultur, viden og uddannelse samt sociale indsatser og skal i øvrigt indeholde:

• Projektet skal have et højt fagligt niveau, have faglige kompetencer og ressourcer tilknyttet, høj kvalitet og gerne have national betydning
• En god og gennemarbejdet ansøgning
• En stærk organisering, der også understøtter, at projektet kan få en blivende værdi, herunder en stærk ledelsesstruktur
• Samarbejde og synergi. De projekter, der oftest lykkes, er projekter med flere og rigtige partnere og faglige netværk
• Have det langsigtede perspektiv. Projektet skal leve ude hos borgerne, og der skal være en plan for en realistisk videreførelse
• Et gennemtænkt budget og en finansieringsplan med overvejelser vedrørende videre driftsfinansiering
• Projektet skal være højt prioriteret af ansøger. Need-to frem for nice-to. Vi plejer at sige, at vi gerne vil se ansøgers ”hjerteblod” i skitseringen af projektet. Vi skal se deres passion omkring projektet, og her skal der være noget på spil. 

Ser I projekter, der strider mod ansøgernes egne interesser? Har organisationer eksempelvis drejet sig for meget for at få fondsmidler?

Dette ser vi sjældent. Det skyldes sandsynligvis, at Augustinus Fonden er en ansøgningsdrevet fond med en meget bred fundats og forholdsvis brede strategier. Fonden formulerer ikke snævre udbud, der gør, at ansøgerne skal dreje eller omformulere deres projekter. 

Det, vi nogle gange ser, er udviklingsprojekter, der er blevet slået for stort op. Det kan gøre os usikre på, om det er den rette vej for ansøger. Især når vi sammenholder det med projektets fremtidige driftssituation. Fordi et museum har haft en særudstilling, der blev en stor succes, er det ikke ensbetydende med, at museet behøver en stor tilbygning til næste særudstilling. 

Derudover ser vi projekter, der kan bevæge sig for langt væk fra det, vi oplever som ansøgers kerneopgave, deres mission og spidskompetence. 

Hvordan indgår I som sparringspartner i projekter? Er der eksempelvis forretningsmæssig, kommunikationsmæssig eller strategimæssig sparring mellem jer og bevillingsmodtager? 

Vores ansøgere er oftest dygtige og kompetente fagfolk inden for deres felt, der kommer med gode projekter. Vi respekterer den faglighed, de kommer med, den idé, det projekt og den organisation, de repræsenterer. Vi blander os ikke fagligt i projektet. Vi omformulerer ikke projekter eller forsøger at tilpasse dem vores strategi. 

Vi ser os selv som kvalificerede dialogpartnere fremfor samarbejdspartnere eller sparringspartnere. I ansøgningsfasen udfordrer vi projektets idé og projektets tanke. Vi udfordrer dets gennemtænkthed og langsigtethed. Det gør vi dels med udgangspunkt i fondens fagmedarbejdere og eksterne konsulenter (historikere, kunsthistorikere, klassiske musikere, sociologer etc.), dels med udgangspunkt i, at fonden har 75 års erfaring med at se og følge en bred vifte af projekter på sidelinjen. 

Derudover rådgiver vi om selve ansøgningsprocessen. Det kan være helt konkret rådgivning om for eksempel:

• Hvilke elementer en projektbeskrivelse, et budget eller en finansieringsplan skal indeholde

• Størrelsen på det ansøgte beløb i forhold til det samlede budget

• Hvilke dele af et projekt, der passer til vores fond

• Hvilke bilag der bedst præsenterer projektet.

Enkelte gange indgår vi i en arbejdsgruppe, når et projekt er igangsat. Det gør vi dels med udgangspunkt i et økonomisk ansvar for vores bevilling. Dels er det en af måderne, hvorpå vi hele tiden bevarer en vigtig og opdateret viden om et fagområde eller arbejdsfelt. Et godt eksempel på dette er Sagnlandet Lejre, der de sidste år har arbejdet med at etablere en helt unik kongehal, som den så ud i vikingetiden. Det projekt har vi fulgt i en styregruppe, til glæde for begge parter. 

Et aspekt, vi er bevidste om vedrørende samarbejde, er, at vi ofte er mange parter om bordet, når det kommer til større projekter. Der er ansøger og dennes fagfolk, en kommune, en offentlig myndighed og én eller flere fonde. Her er vi bevidste om værdien af et smidigt samarbejde og det at være fleksibel som fond. Så længe projektet følger tidsplan, økonomi og de overordnede målsætninger, er det ikke hensigtsmæssigt for projektet, at der sidder flere parter omkring bordet, der kun har fokus på egne interesser. 

Hvordan henvender man sig som bevillingsmodtager, hvis de aftalte milepæle ikke kan overholdes? 

Som fond forventer vi gensidig respekt og ærlighed. For os er et samarbejde ikke begrænset til et enkeltprojekts begyndelse og afslutning. Enkelte af vore samarbejder går årtier tilbage. Eksempelvis Nationalmuseet og Louisiana. Derfor er ærlighed og en langsigtet tankegang afgørende på begge sider af bordet. 

Når en ansøger modtager en bevilling fra Augustinus Fonden, følger der altid et aftalebrev med, der skitserer retningslinjer og forventninger. Heri står det også klart, hvor og hvornår vi som fond gerne vil informeres om projektændringer. 

Når det drejer sig om udviklingsprojekter, sker der ofte ændringer. Det ser vi mange eksempler på. Det er derfor altid en god idé at være åben omkring det. Forklar, hvordan ændringerne har indflydelse på projektets formål, omfang, tidsplan, og indsend en opdateret projektbeskrivelse og budget til godkendelse hos fonden.  

Hvordan håndterer I, hvis en bevillingsmodtager pludselig opdager, at budgettet ikke holder?

Dette er skitseret i aftalebrevet. Bevillingsmodtager skal hurtigst muligt orientere fonden og beskrive ud fra det nye budget, hvordan projektet kan tilpasses og realiseres bedst muligt i forhold til det oprindeligt indsendte projekt. En opdateret projektbeskrivelse og budget skal indsendes til godkendelse hos fonden. 

Da fonden har et meget stort spænd i bevillingerne, er det forskelligt, hvordan budgetændringer håndteres. Hvis et mindre projekt ikke opnår tilstrækkelig finansiering ser fonden på, om projektet fortsat har den kvalitet, som vi kan stå inde for. Hvis det er et større projekt såsom et anlægsprojekt, er der typisk flere fonde som bidragsydere, og situationen drøftes mellem alle parter. 

Hvordan håndterer I uenigheder, når de opstår?

De allerfleste af fondens projekter forløber tilfredsstillende, men i yderst sjældne tilfælde er det sket, at fonden har tilbagetrukket en bevilling. Det er sket, hvis vi registrer økonomiske uregelmæssigheder i projektdriften, eller det viser sig for vanskeligt at lancere projektet, som det er blevet præsenteret for fonden. Andre gange kan en bevilling bortfalde, da bevillingsperioden på to år udløber. 

Hvordan og hvor ofte skal I høre fra projekterne? Og vil I eksempelvis gerne inviteres på besøg i projektet?

Da fonden bevilger alt fra 10.000 kroner til 30 millioner kroner, er der et meget bredt spænd i forventningerne til kommunikationen. På mindre projekter har vi ofte ingen kommunikation med bevillingsmodtager inden afrapportering og udbetaling af bevilling. På flerårige projekter eller store millionprojekter er forventningerne skitseret i aftalebrevet – og ofte knyttet til en deludbetaling af det samlede beløb. Udbetalingen finder ikke sted, før de opstillede delmål er godkendt, eller der ses en fremdrift i projektet. 

Hvis det giver mening for os og ansøger, så tager vi gerne ud og ser projekterne. Dermed forbliver vores viden aktuel og opdateret. Og vi kommer rundt i landet, hvilket er vigtigt for os, når vi har adresse i København. 

Hvordan samarbejder I med bevillingsmodtagerne om at opnå den største impact i projekterne? Og hvordan hjælper I bevillingsmodtagerne på vej? 

Vi arbejder ikke med en fast model for, hvordan vi evaluerer på impact. Men vi lægger allerede i den indledende granskning af et projekt vægt på at udfordre og vurdere projektets gennemførlighed, og om det er realistisk, at det kan nå sine mål. I den indledende fase vurderer vi, hvorvidt projektet og dets gennemførelse kan være til gavn for en skitseret målgruppe. Hvis målgruppeelementet er fraværende eller svagt i ansøgningen, så er det noget af det, vi kan arbejde videre med at få udfoldet inden en eventuel bevilling. 

Derudover har vi valgt at arbejde med impact/effekt på bevillingsområderne som helhed. Vi  analyserer konstant de enkelte bevillingsområder, dets aktører, tendenser, og hvilke andre muligheder der er for at søge støtte. Et eksempel er det sociale område. Her kunne vi se, at de organisationer, der manglede midler og havde store behov, blandt andet var væresteder for socialt udsatte samt små og gadenære projekter. Hermed kunne vi dreje støtten herover. Behovet var på flerårige bevillinger, og det har vi ligeledes justeret for at bidrage bedst muligt. Det giver impact for os. 

Hvad skal der til for at modtage en ny bevilling, og er der spin-off på projekter, som fører til nye projekter?

Der er en høj grad af kontinuitet blandt mange af fondens ansøgere. Derfor kan et projekt godt føre til spin-off på nye projekter. For eksempel kan der være et museum, der på baggrund af et udstillings- eller forskningsprojekt får mulighed for at erhverve et nyt værk til samlingen. Her kan Augustinus Fonden godt være bidragsyder til begge dele. Afgørende er her de faglige argumenter og kvaliteten i det ansøgte.