Q&A: Sådan sikrer du det gode samarbejde med Velux Fonden

Skal du sende en mail eller ringe til fonden, før du sender ansøgningen? Og hvad gør du, hvis budgettet skrider, og uforudsete udgifter presser projektet?

Det er nogle af de mange spørgsmål, som professionelle fundraisere og Civilsamfundets Videnscenters journalister jævnligt får fra fondsansøgere i hele landet. For hvad er konsekvensen, hvis et projekt kører af sporet, og vil fondene egentlig gerne inviteres til bevillingsmodtagernes mange aktiviteter?

4.629 fonde bevilgede samlet 17,1 milliard kroner til almennyttige formål i 2017. Der er derfor også 4.629 forskellige opskrifter på det gode fondssamarbejde. Men 200 af fondene stod for 95 procent af uddelingerne, viser en analyse foretaget af Danmarks Statistik for Fondenes Videnscenter. Civilsamfundets Videnscenter har derfor spurgt 3 af de 200 største danske fonde om, hvordan de definerer det gode samarbejde mellem ansøger og fond. 

Her er Velux Fondens direktør, Ane Hendriksens bud på det gode fondssamarbejde

Det gode samarbejde starter vel allerede ved ansøgningen. Hvordan foretrækker I, at et samarbejde starter op? Skal man ringe eller sende en mail, når man har en idé?

Vores hjemmeside er altid det bedste sted at starte. Her er beskrivelser af uddelingsområderne, vores ansøgningsproces og aktuelle opslag. Ser ansøgerens idé ud til at høre til under et af vores uddelingsområder, opfordrer vi altid til at kontakte fondsrådgiveren eller programchefen på området, enten på mail eller på telefon. Vi har personlig kontaktinformation under hvert uddelingsområde. 

Vi ved, at ansøgerne lægger mange kræfter i at skrive ansøgninger. Vi har derfor på flere områder mulighed for, at de kan indsende en kort interessetilkendegivelse og dermed få en tilbagemelding på, om deres projektidé falder inden for vores uddelingsområder. Derfor er det en god idé at kontakte os, inden man skriver sin fulde ansøgning.

Ser I projekter, der strider mod ansøgernes egne interesser? Altså, har organisationer drejet sig for meget for at få fondsmidler?

Vi bevilger til projekter, der kan generere ny viden eller afprøve nye løsninger, og det er vigtigt for os, at bevillingerne på den måde kan komme hele samfundet til gavn. Men vi har ikke noget ønske om at påvirke et projekt i en bestemt retning eller mod et bestemt mål eller målgruppe. Det er ansøgeren, der er eksperten, og som forhåbentlig ved, hvilken forandring eller viden, som kunne være til gavn. Det er derfor meget vigtigt for os, at projektidéerne ikke ser ud til at være opfundet til lejligheden. 

Derfor tilstræber vi at være i dialog med ansøgeren. Det skyldes dels, at der bruges mange ressourcer på at skrive en ansøgning, som måske kan reduceres med vejledning fra vores side. Men det skyldes også, at vi ofte kan trække på erfaringer og viden fra andre projekter og henvise til tidligere indsatser eller initiativer, som ansøger måske ikke kender til.  

Ser I ansøgere, som ikke er de rigtige til at udføre projektet?

Hvis vi er usikre på, om en organisation er den rette eller er i stand til at udføre en given projektidé, vil vi ofte bede ansøger selv argumentere for, hvorfor de mener, de er den rette. Er projektidéen god, vil en sådan usikkerhed også kunne afklares i vores kvalificerende proces med eksterne sagkyndige. 

Vi kan også opfordre til, at ansøgeren ser efter mulige partnerskaber – og vi har måske endda viden om andre organisationer på området, som de med fordel kunne samarbejde med. 

Hvordan indgår I som sparringspartner i projekter? Er der eksempelvis forretningsmæssig, kommunikationsmæssig eller strategimæssig sparring mellem jer og bevillingsmodtager? 

Vi samarbejder hovedsageligt med bevillingsmodtager frem mod en bevilling. Efterfølgende kan vi i et vist omfang hjælpe til med kommunikation, og vi stiller os til rådighed for sparring, hvis der skulle opstå spørgsmål undervejs eller udfordringer, hvor vi kan være behjælpelige. 

Velux Fondens sekretariat kan inden indsendelse af ansøgning via vores ansøgningsportal rådgive om, hvorvidt projektbeskrivelsen er til at forstå. Det er afgørende, at projektet er tilstrækkeligt beskrevet, og vi rådgiver derfor gerne ansøgere om vores proces for behandling af projektet. Derudover har vi lavet grundige ansøgningsvejledninger inden for alle bevillingsområder, som er synlige på vores hjemmeside.

Vi forholder os i udgangspunktet ikke til, om projektets indhold er det rette, da vi anser ansøgeren som ekspert i forhold til at skrue projektet rigtigt sammen. Vores rådgivning handler om, hvorvidt ansøgningen er gennemarbejdet. Når ansøgningen er indsendt, er det det materiale, vi behandler og bedømmer. 

Alle ansøgninger skal behandles på to bestyrelsesmøder. På det første møde tager bestyrelsen stilling til, om projektet er relevant for Velux Fonden i forhold til den gældende strategi og de midler, vi har til rådighed. Finder de ansøgningen relevant, bliver den sendt til ekstern bedømmelse.

Læs mere om ansøgningsprocessen på fondens hjemmeside her. 

Vi anvender i øvrigt sagkyndige eller faglige eksperter til at vurdere projektets kvalitet. Projektet skal derfor være beskrevet i en sådan detaljeringsgrad, at de sagkyndige er i stand til at vurdere kvaliteten. På praksisområderne kan der være kvalificerende dialoger undervejs i bedømmelsesprocessen, hvis eksempelvis den sagkyndige efterspørger uddybninger. 

Hvordan henvender man sig som bevillingsmodtager, hvis de aftalte milepæle ikke kan overholdes?

Først og fremmest er det vigtigt at understrege, at milepæle og mål er noget, projektejerne selv definerer. Vi vurderer så sammen med fagkyndige, om vi ser milepælene og målene som realistiske. Men det er ikke sjældent, at vi oplever, at projekters milepæle ændrer sig. Det kan være forhold i projektet eller grundet udefrakommende faktorer, eksempelvis ændrede myndighedskrav, omstruktureringer hos samarbejdspartnere eller andet. Men det kan også være overraskende fund i et forskningsprojekt, som driver projektet i en ny og måske bedre retning. Ofte er der tale om projekter af flere års varighed, og det kan være vanskeligt at forudse alt, da ansøgningen blev skrevet. Det har vi stor forståelse for, men vi skal informeres, når der sker ændringer i de aftalte forudsætninger. 

Ændrer projektet sig, vil vi gerne informeres via den løbende afrapportering fra projektet, som sker årligt inden for forskningsområdet og to gange årligt ved praksisprojekter. Men vi vil også gerne modtage en mail, hvis det vedrører noget, som vi skal tage stilling til med det samme. Er der tale om meget betydelige ændringer, holder vi et møde med bevillingsmodtageren for at se, om vi kan hjælpe med at finde løsninger på de udfordringer, der måtte være opstået i projektet. For vi vægter dialogen højt med vores projektholdere. Der er en høj grad af tillid, og med gode, velunderbyggede argumenter kommer vi som regel langt. 

Hvordan foretrækker I, at kommunikationen mellem jer og bevillingsmodtager foregår? Hvordan og hvor ofte skal I høre fra projektet? 

I forbindelse med bevilling til projektet definerer vi rapporteringsbehovet. Det kan være årligt for forskningsprojekter, mens det på praksisområdet bør falde sammen med centrale milepæle i projektet og typisk vil være en til to gange årligt. Vi har skemaer til afrapportering. Opstår der behov for ændringer undervejs, vil de ofte blive aftalt over telefon og mail. Vi forventer også at høre fra bevillingsmodtagerne, hvis de for eksempel har formidlet om projektet til offentligheden. 

vil I gerne inviteres på besøg i projektet?

Vi har ikke ressourcer til at besøge alle igangværende projekter, men vil gerne modtage invitationer til arrangementer, der afholdes i regi af projektet, hvis bevillingsmodtager vurderer, at det kunne være relevant med vores deltagelse. Vi deltager med glæde og stor interesse i det omfang, vi har mulighed for det. 

Hvordan samarbejder I med bevillingsmodtagerne om at opnå den største effekt i projekterne?

På flere af vores områder samler vi bevillingsmodtagere inden for det samme program eller tema til netværksmøder. Det gør vi både for at tilbyde dem den nyeste viden på området gennem faglige oplæg og for at skabe et forum for videndeling og faglig sparring mellem projekterne. Vi sikrer os også, at projekter, der arbejder med det samme faglige område, har kendskab til hinanden.  

Eksempler på de seneste netværksmøder er et møde for 32 civilsamfundsorganisationer, der arbejder med bevilgede sociale projekter. Dem samlede vi til en dag med fokus på rekruttering og fastholdelse af frivillige. Vi har også holdt et møde for bevilgede projekter om ældres medicinforbrug med fokus på det gode samarbejde mellem forskere og de sundhedsprofessionelle. På vores facebookside omtaler vi løbende de netværksmøder, vi afholder. 

Hvordan håndterer I, hvis en bevillingsmodtager pludselig opdager, at budgettet ikke holder?

Ved rapporteringen skal man gøre opmærksom på, om der er væsentlige afvigelser mellem forbruget og det budget, der ligger til grund for bevillingen. Mindre ændringer, herunder hvis nogle udgifter kommer før eller senere end ventet, er der ingen problemer med. 

Ved behov for større ændringer i de økonomiske forhold i projektet beder vi om, at der fremsendes et nyt budget, og det er vores forventning, at bevillingsmodtager kan finde en måde at håndtere de økonomiske udfordringer på, uden at det har væsentligt betydning for projektets forventede resultater. Det er ikke muligt at søge om tillæg, og eventuelle uforbrugte midler i projektet skal tilbagebetales ved projektets ophør. 

Hvordan håndterer I uenigheder, når de opstår?  

Det er meget sjældent, vi oplever uenigheder mellem os og en bevillingsmodtager. Vi kan opleve, at organisatoriske ændringer eller uoverensstemmelser internt i den organisation, der har modtaget bevilling fører til problemer for projektet. Eksempelvis hvis en projektleder eller forskningsleder bliver fyret. Hvis en forskningsleder flytter institut undervejs i en bevilling, så følger bevillingen forskningslederen, med mindre andet er aftalt.  

Men der kan også opstå samarbejdsproblemer internt i et projekt med flere parter. Her kan vi i yderste konsekvens bidrage som en slags neutral aktør, som har en interesse i, at projektet, og dermed deres samarbejde, lykkes. 

Hvordan foretrækker I at modtage afrapportering, og hvordan samarbejder man bedst om den sidste store del af et projekt?

Projektet er bevillingsmodtagerens, og de har derfor teten i forhold til samarbejdet. Vi er meget interesserede i at høre om projekternes resultater og erfaring, både for at vi selv kan blive klogere, og endnu vigtigere: for at denne viden kan komme samfundet til gode. Vi formidler derfor gerne viden om interessante resultater mellem de projekter, vi har støttet, eller til andre relevante aktører.

Hvad skal der til for at modtage en ny bevilling? Og hvordan samarbejder I med ansøger om at udbygge projekterne til eventuelle genansøgninger hos jer eller andre fonde?

Genansøgning kan være to forskellige ting: genansøgning efter afslag og genansøgning efter succesfuld afslutning af en bevilling. 

I udgangspunktet er det ikke muligt at genansøge ved afslag, medmindre bestyrelsen i forbindelse med afslaget åbner for en genfremsendelse. Har ansøgningen været i ekstern bedømmelse, bestræber vi os på at give begrundet afslag og formidle de sagkyndiges bemærkninger til ansøger. Det er vores håb, at det kan styrke ansøgers videre arbejde med at opnå finansiering til sit projekt, men ikke hos os. 

Det er ikke muligt at søge til fortsættelse af en eksisterende bevilling, og vi kan heller ikke støtte den videre drift af et bevilget projekt. Men det er muligt at søge til nye projekter, som gerne må bygge videre på de erfaringer, man har gjort sig, herunder skalering. Det kan dog kun ske efter dialog med sekretariatet, og vi vil altid forvente, at projektet er af mindst samme kvalitet som den tidligere bevilling – og gerne højere for forskningsprojekters vedkommende.