Q&A: Sådan sikrer du det gode samarbejde med Det Obelske Familiefond

Skal du sende en mail eller ringe til fonden, før du sender ansøgningen? Og hvad gør du, hvis budgettet skrider, og uforudsete udgifter presser projektet?

Det er nogle af de mange spørgsmål, som professionelle fundraisere og Civilsamfundets Videnscenters journalister jævnligt får fra fondsansøgere i hele landet. For hvad er konsekvensen, hvis et projekt kører af sporet, og vil fondene egentlig gerne inviteres til bevillingsmodtagernes mange aktiviteter?

4.629 fonde bevilgede samlet 17,1 milliard kroner til almennyttige formål i 2017. Der er derfor også 4.629 forskellige opskrifter på det gode fondssamarbejde. Men 200 af fondene stod for 95 procent af uddelingerne, viser en analyse foretaget af Danmarks Statistik for Fondenes Videnscenter. Civilsamfundets Videnscenter har derfor spurgt 3 af de 200 største danske fonde om, hvordan de definerer det gode samarbejde mellem ansøger og fond. 

Her er Det Obelske Familiefonds direktør, Michael Bjørn Nellemanns bud på det gode fondssamarbejde.

Hvordan foretrækker I, at samarbejder starter op? Skal man ringe eller sende en mail, når man har en idé?

Vi anbefaler, at man ansøger med det samme, hvis man har et godt projekt, der falder ind under vores uddelingsområder. Det fremmer ikke nødvendigvis sagen hos os at tage kontakt på forhånd.

Selvfølgelig er man velkommen til at ringe eller skrive, inden man ansøger, hvis man er i tvivl om noget eller har konkrete spørgsmål. Men vi tager typisk ikke lange indledende møder med potentielle ansøgere. Det er ganske enkelt ikke os som fond, der skal forme projekterne. Vi tror på, at idéerne og energien findes i fagmiljøerne, så vores bidrag er i højere grad finansiering, end det er sparring omkring projektudvikling.  

Ser I projekter, der strider mod ansøgernes egne interesser, og som er vredet for meget for at få fondsmidler? 

Ja, det gør vi. Det fremgår ret tydeligt, når en ansøger har forsøgt at massere sit projekt ind under vores strategiske satsninger. Det bliver aldrig særlig godt. Det er oftest positivt, når organisationer med ligesindede formål samarbejder med hinanden, men lysten til samarbejde skal komme fra dem selv. 

Hvordan indgår I som sparringspartner i projekter? Er der eksempelvis forretningsmæssig, kommunikationsmæssig eller strategimæssig sparring mellem jer og bevillingsmodtager?

I Det Obelske Familiefond arbejder vi som en klassisk mæcen. Vi arbejder ikke katalytisk og er sjældent drivende i projekter. Vi vurderer projektet ud fra vores kendskab til området. Vi vurderer ved at gennemlæse projektbeskrivelse, opstillede målsætninger og selvfølgelig de fremsendte budgetter. 

Vi har en uddelingsstrategi, som vi følger, og blander os ikke i aktørernes strategi. I forhold til kommunikation finder vi det vigtigt, at de enkelte aktører selv beslutter, hvordan og i hvilket omfang de vil kommunikere. Enhver kommunikation skal fremme projektet, ikke nødvendigvis promovere hverken projektejer eller fondet.

Hvordan foretrækker I, at kommunikationen mellem jer og bevillingsmodtager foregår?

Al vores kommunikation foregår via et sagsbehandlingssystem, som alle bevillingsmodtagere bliver brugere af. Vi forventer en statusrapport forud for hver rateudbetaling og en større afrapportering, når projektet er slut. Vi har ikke mulighed for at besøge alle vores bevillingsmodtagere, men nogle gange takker vi ja til en invitation, andre gange inviterer vi os selv til at komme forbi. Under alle omstændigheder følger vi meget nøje med på sidelinjen i de projekter, vi er involveret i. Nogle gange diskret, andre gange mere tydeligt.

Hvordan samarbejder I med bevillingsmodtagerne om at opnå den største impact i projekterne?

Allerede i ansøgningen beder vi projektejeren om at opstille nogle mål for projektet. Det er så at sige deres egne ambitioner, vi måler på sidenhen. I afrapporteringerne til os bliver bevillingsmodtagerne også bedt om at skrive, hvad der gik godt og skidt. Det er en god erfaring for dem selv, og det er nyttigt for os i forhold til at kende forskellige projekters udfordringer.

Hvordan foretrækker I at få midtvejsevalueringer eller delevalueringer? Og hvad kan bevillingsmodtagere forberede sig på for at få et særligt godt samarbejde med jer om disse rapporter?

Vi får dem skriftligt i et skema, som fondet har udarbejdet. Denne indsendelse er en forudsætning for at få bevillingen udbetalt, så det er folk gode til at få gjort.

Hvordan håndterer I, hvis en bevillingsmodtager pludselig opdager, at budgettet ikke holder?

Det sker heldigvis relativt sjældent. Vi er lydhøre over for forandringsforslag, men minder både projektejer og os selv om, at forarbejdet i en sådan situation ikke har været grundigt nok. Det er ikke rart for nogen af parterne, når budgetter overskrides.

Hvordan håndterer I uenigheder, når de opstår? 

Når vi først beslutter os for at gå ind i et projekt, arbejder vi jo i samme retning som modtageren af fondets midler. Derfor opstår der sjældent reelle uenigheder bortset fra små krusninger på overfladen.

Hvordan foretrækker I at modtage afrapportering, og hvordan samarbejder man bedst om den sidste store del af et projekt?

Vi får dem skriftligt i et skema, som fondet har udarbejdet. Ved større bevillinger ledsages den skriftlige afrapportering af et personligt møde, hvor fondet kan høre nærmere, både om de udfordringer, der har været men heldigvis også om alle de ting, der er gået godt og måske over forventning til glæde for en masse mennesker.

Hvad skal der til for at modtage en ny bevilling, og er der spinoff på projekter, som fører til nye projekter?

Vi modtager langt flere gode ansøgninger, end vi kan imødekomme. Derfor ligger det os også på sinde at få rystet posen, så vi ikke sender bevillinger af sted til de samme folk i alt for lange perioder ad gangen. Der vil altid være en vis grad af spinoff på projekter, men sådan er det, når man beskæftiger sig med udvikling. 

De stærke kulturelle og sociale aktører eller ildsjæle, der har været så heldige at opnå fondsstøtte hos os eller andre, får jo typisk erfaring og nye idéer og bliver igen sultne efter at få skabt mere af det gode.

Vi ser det derfor som en styrke i Det Obelske Familiefond, at vores uddelinger baserer sig på den demokratiske model, hvor alle fra hele landet har mulighed for at indsende en ansøgning uden at kende os eller have en dialog på forhånd. Og der bliver taget fagligt og grundigt stilling til hver enkelt ansøgning, stor som lille.