Lisbeth Knudsen om slettede sms'er: Statsministeriet må have en særlig trang til digital trappevask

Mobilalderen har givet os en fjerde, praktisk og stærkt voksende kommunikationsplatform efter de for længst forældede og langsommere tre andre: brevkorrespondance, e-mails og opslag via messenger-platforme.

Det er sms’erne på mobilerne, det handler om. Og de trænger sig mere og mere ind i den offentlige forvaltning og i kommunikationen mellem embedsmænd indbyrdes, mellem embedsmænd og politikere og politikere og borgere.

Vi har alle sammen vænnet os til, at de mere formløse sms’er er hurtige og praktiske til korte beskeder, statusmeldinger, søde og sure hilsener, lykønskninger, opmuntrende eller vrede ordvekslinger med eller uden smileys. Da de fleste af os går rundt med mobiltelefonen som en direkte forlængelse af højre eller venstre arm, så når sms’erne frem overalt og på alle tider af døgnet.

Sms’erne er ikke længere blot til harmløse logistiske eller praktiske beskeder. De kan være direkte ordrer og effektueringer af beslutninger og meget andet, der nærmer sig journaliseringspligt efter offentlighedsloven. Lyder det kedeligt? Ja, men det handler faktisk om borgernes retssikkerhed og om pressens adgang til indsigt og kontrol med magthaverne.

Sms’en er blevet en del af offentlige chefers ledelsesværktøj på alle niveauer og af politikeres og ministres kommunikation med hinanden og deres embedsmænd.

Lisbeth Knudsen

Den nye praktiske og hurtige kommunikationsform er ikke bare rykket ind som styringsværktøj på mobiltelefonen tilhørende Statsministeriets departementschef, Barbara Bertelsen. Det har vi nu via Minkkommissionen fået et lille og temmelig brutalt indblik i, hvordan kommunikationen derfra foregår i forhold til fagministerierne.

Sms’en er blevet en del af offentlige chefers ledelsesværktøj på alle niveauer og af politikeres og ministres kommunikation med hinanden og deres embedsmænd. Af borgmestre og kommunaldirektørers kommunikation med hinanden i tidspressede situationer. Det er genvejen til at få den hurtige besked leveret direkte til døren og til rette vedkommende. Til at få udbredt den fortrolige nyhed, der skal frem, uanset om chefen eller kollegaen sidder i møde. Til koordineringen af afstemninger, forslag og kommentarer. Og til at træffe hurtige beslutninger. Det andet særlige ved sms’en er nemlig forventningen hos afsenderen til en hurtig reaktion og et svar fra modtageren.

Hvorfor skal vi nu være optaget af det? Fordi i alt fire topfolk i Statsministeriet, heriblandt regeringschefen selv, Mette Frederiksen (S), departementschef Barbara Bertelsen, stabschefen og yderligere en medarbejder tilsyneladende har haft deres mobiltelefoner indstillet til automatisk at slette alle sms-beskeder, der er mere end 30 dage gamle. Derfor har granskningskommissionen i minksagen ikke kunnet få udleveret sms’erne, medmindre de har kunnet genskabes hos modtagerne af de afsendte sms’er.

Ifølge Statsministeriet er journaliseringspligtigt materiale dog blevet journaliseret inden sletningen. Man ser det for sig, at statsministeren, departementschefen og stabschefen sidder og tager stilling til journaliseringspligten for hver enkelt sms på deres mobiltelefoner løbende og inden den automatiske 30 dages sletning træder i kraft. Ingen tidligere ministre eller nuværende ministre i andre ministerier har bekræftet en tilsvarende intens oprydningspraksis og automatiske sletteprocedurer.

Der må altså være en særlig trang til at iværksætte en månedlig, digital trappevask i Statsministeriet under den nuværende regering. En trappevask som indebærer, at det faktisk ikke er lovligt, hvis der sker en automatisk sletning, uden at der tages stilling til hver enkelt sms, om den indeholder journaliseringspligtigt materiale.

Statsministeriet bekræfter i en mail til Berlingske, at man ”naturligvis” vil bistå kommissionen i bestræbelserne på at genskabe sms-beskederne og tilføjer: ”Den diskussion, der nu er opstået, viser, at der er behov for at udarbejde generelle retningslinjer for opbevaring og sletning af sms-beskeder på tjenestemobiler i staten i lighed med de retningslinjer om opbevaring af slettede e-mails, som Justitsministeriet udsendte i september. Det arbejde vil Justitsministeriet nu igangsætte.”

Efter afsløringerne af den interne dialog i regeringen og embedsmandsapparatet i minksagen, så kan sms’erne ikke længere blot køre under radaren.

Lisbeth Knudsen

Her fastslog Justitsministeriet i de nye retningslinjer, at det ville være hensigtsmæssigt ved siden af den forvaltningsretlige journaliseringspligt og arkivreglerne at indføre en anbefaling for statslige myndigheder til at opbevare nuværende medarbejderes, chefers (kontorchefer og højere stillinger) samt ministres, departementschefers og særlige rådgiveres slettemarkerede e-mails samt fratrådte medarbejderes – herunder fratrådte chefers med videre – e-mailkonti i en vis periode af hensyn til undersøgelses- og granskningskommissioners arbejde fremover. For ansatte i chefstillinger anbefales det, at slettede e-mails bør opbevares i 10 år. For ministre, departementschefer og særlige rådgivere i 25 år.

I samme retningslinjer skriver Justitsministeriet faktisk: ”For så vidt angår materiale på tjenestetelefoner, for eksempel sms-beskeder eller lignende, bør myndigheden anmode relevante medarbejdere om at tage skridt til at sikre, at materiale af mulig relevans for den kommende kommissionsundersøgelse ikke slettes, i hvert fald i det omfang sådant materiale ikke opbevares på myndighedens servere mv.” Se lige det afsnit har de måske ikke lige set komme i Statsministeriet.

Så nu må Justitsministeriet på den igen og fastlægge mere uddybende regler for sms’er. Om offentligt ansattes tjenestemobiler og ministres tjenestemobiler må sættes op til automatisk sletning, eller der altid skal sikres en kopi af sms-korrespondancer som back up i 25 år, som anbefalingen for e-mails.

Det rejser et mere generelt spørgsmål. Hvor mange ministre, departementschefer, rådgivere, borgmestre og kommunaldirektører journaliserer deres sms’er i det hele taget? Meningen med journaliseringspligten er jo at sikre borgernes retssikkerhed og adgangen til en sagsbehandling via offentlighedsloven. Sms’er er tidligere blevet omtalt som en mere ”formløs” kommunikation, der derfor næppe særligt ofte ville indeholde materiale af journaliseringspligtig karakter. Mon ikke sms’er nu er ved at blive noget, der skal tages langt mere alvorligt. Efter afsløringerne af den interne dialog i regeringen og embedsmandsapparatet i minksagen, så kan sms’erne ikke længere blot køre under radaren.