Ombudsmanden: Offentlige it-systemer kræver ofte bedre forberedelse – her er løsningerne

Når der er fejl i offentlige myndigheders it-systemer, kan det påvirke tusinder af borgere, før fejlene bliver fundet og rettet. Ombudsmanden har på baggrund af sine undersøgelser af sager om myndighedernes it-systemer opstillet nogle generelle læresætninger til brug for myndighederne, når de skal lancere nye systemer.

Danmark har en af verdens mest digitaliserede offentlige sektorer, og man kan næsten ikke forestille sig en dansk myndighed, der udelukkende bruger analoge, manuelle sagsgange uden en eller anden form for it-understøttelse.

Det er der gode grunde til. Digitalisering kan give øget effektivitet, ensrette arbejdsgange og optimere sagsbehandlingen. Automatiske processer er hurtige og medvirker til at minimere menneskelige fejl i sagsbehandlingen.

Mangedoblet skade

Det kræver dog planlægning at indføre digitale processer.

I januar 2022 valgte man at tage det nye it-system i brug, selv om man vidste, at det endnu ikke var fuldt funktionsdygtigt, og selv om de planlagte testforløb ikke var blevet gennemført i fuldt omfang

Lise Puggaard og Vibeke Lundmark
Folketingets Ombudsmand

Dårlig forberedelse og tidsoptimisme kan føre til fejl og mangler ved it-systemerne, som kan få store konsekvenser for borgernes retssikkerhed. Når der er fejl ved et it-system, vil fejlene nemlig typisk ikke kun ramme en enkelt borger.

Skadevirkningerne bliver mangedoblet, fordi manglerne systematisk slår igennem helt frem til det tidspunkt, hvor de bliver udbedret. Og når et mangelfuldt it-system først er sat i drift, kan det både være svært og dyrt at rette op på.

Folketingets Ombudsmand har opstillet nogle generelle læresætninger, som myndighederne bør tænke ind i udviklingsfasen for at mindske risikoen for fejl.

Ombudsmanden bestræber sig på at udbygge de generelle læresætninger løbende og på den måde sætte nogle rammer efter god forvaltningsskik for selve udviklingsfasen.

En forsvarlig tilrettelæggelse af udviklingen af nye it-systemer forudsætter blandt andet, at myndigheder sikrer, at både formelle og materielle krav til sagsbehandlingen indtænkes, og at kravene overholdes i de forskellige forløb, som sagerne kan tænkes at få.

Ubehandlede våbensager

I to nye undersøgelser har ombudsmanden understreget vigtigheden af, at myndigheden sørger for at teste, at systemet faktisk virker efter hensigten, inden det tages i brug. Her er det ikke mindst væsentligt, at myndigheden afsætter den nødvendige tid.

Den ene undersøgelse (FOB 2023-7) handler om politiets nye våbenregister. Registeret blev udviklet, fordi EU's våbendirektiv III fra 2017 udvidede kravene til medlemsstaternes registrering af våben og våbendele. Danmark havde frist til at implementere direktivet i december 2019.

Rigspolitiet begyndte først for alvor i 2019 at arbejde på it-projektet om den udvidede registrering af våben og våbendele. Projektet blev dermed ikke klar inden for implementeringsfristen. I januar 2022 valgte man at tage det nye it-system i brug, selv om man vidste, at det endnu ikke var fuldt funktionsdygtigt, og selv om de planlagte testforløb ikke var blevet gennemført i fuldt omfang. 

Ombudsmanden kritiserede, at systemet blev sat i drift, selv om man vidste, at det stadig led af fejl og mangler, at det af tidsmæssige grunde ikke var blevet testet som planlagt, og at der ikke var en alternativ plan til at understøtte sagsbehandlingen i en mellemperiode, hvis it-systemet ikke virkede.