Det er højsæson for generalforsamlinger i landets lokalforeninger. Bestyrelsen udsender dagsorden, forbereder beretning og årsregnskab – og gør klar til årets festlige højdepunkt; foreningens øverste myndighed, hvor medlemmerne mødes for at fejre foreningen og træffe store beslutninger.

Luften sitrer af spænding og bestyrelsen glæder sig til at præsentere de resultater, den har opnået, og få opbakning til nye planer i det kommende år.

Men så indtræffer virkeligheden, og skuffelsen breder sig, når kun ganske få af de opstillede stole kommer i brug.

Folk har tusind andre ideer til, hvad sådan en aften kan bruges til i stedet for at møde frem til ”årets fest”, og derfor oplever mange lokalforeninger et begrænset fremmøde udover bestyrelsens medlemmer og en lille hård kerne af foreningsidealister. Det er skidt, men heldigvis er det muligt for foreningsledelsen at arbejde for en øget tilslutning.

Lav en ny fortælling om generalforsamlingen og skab festen selv

Det handler om at engagere deltagerne mere aktivt i mødet, gøre det relevant at deltage og at fejre følelsen af fællesskab og samhørighed i medlemskredsen. Derfor må vi skabe en ny fortælling om generalforsamlingen, som afviger fra folks billede af, at det er en passiv og langtrukken forestilling med kedelige fremlæggelser og kværulanteri om vedtægter og petitesser.

For at realisere denne forandring er der brug for en ny plan, og at begivenheden bliver talt op og markedsført i et nyt sprog – med nye forventninger om udbytte for deltagerne. Når flere er blevet nysgerrige og deltager, skal de have en god oplevelse, som er afhængig af en faciliterende kraft, der skaber tryghed og værtskab. I løbet af et par år kan det dermed lykkes at ændre kulturen, og måske vil medlemmerne ligefrem glæde sig til næste generalforsamling!

En ny balance mellem det formelle, fortiden og fremtiden

For at engagere deltagerne er det vigtigt at tale mere om fremtiden og derfor skrue ned for det historiske og formalistiske, som kendetegner mange generalforsamlinger. ”Kan man det – for der er jo en masse krav til formen for en generalforsamling i foreningens vedtægter?” Ja, det er i høj grad muligt, men det kræver forberedelse og et godt overblik.

Her er nogle forslag:

• Brug tiden lige før og lige efter selve det formelle møde aktivt som led i mødet (fx fællesspisning og foredrag)
• Find en dygtig dirigent, der kan facilitere hele processen trygt og elegant
• Udsend den skriftlige beretning og årsregnskabet på forhånd, hold de mundtlige fremlæggelser korte og giv plads til spørgsmål eller korte kommentarer før de vedtages
• Suspender det formelle møde og inddrag deltagerne i for eksempel gruppearbejde
• Vælg få men vigtige forslag, som bestyrelsen ønsker behandlet (fx vedtægtsændringer), så der ikke er mange emner til grundig behandling hvert år
• Udsend forslag på forhånd og fremlæg måske med videoindslag med korte interviews på storskærm med indblik i medlemmernes udfordringer eller ønsker fra hverdagslivet i foreningen
• Brug håndsoprækning ved afstemninger i stedet for skriftlige afstemninger, hvor det er muligt
• Skaf kandidater til alle valg på forhånd, fortæl om dette forud for mødet og invitér alle til at stille op på mødet, så det opleves som et fair og åbent valg af alle

Det er vigtigt at skabe et godt flow og en let tone, men samtidig overholde de formelle krav og de demokratiske rettigheder, som medlemmerne har. Giv mere plads til at drøfte den fælles fremtid i stedet for fortiden, som deltagerne ikke rigtig kan gøre noget ved. Målet er derfor at få mange medlemmer til aktivt at give udtryk for ønsker og forventninger til det kommende års arbejde i foreningen – og få lyst til selv at bidrage til det.   

Tryk på den formelle pauseknap og inddrag deltagerne i arbejdet

Der er en udbredt forståelse af, at når generalforsamlingen begynder, så kører dirigenten alle punkter igennem kronologisk, som de er beskrevet i vedtægternes paragraf om generalforsamlingen.

Det gør det umiddelbart lidt vanskeligt at ændre på det traditionelle format, men faktisk har bestyrelsen og dirigenten en række muligheder for at påvirke dette. For det første kan bestyrelsen og deres kandidat til dirigentrollen forberede sig godt, lave en tidsplan og lægge op til en disponering af mødets forløb, som de fortæller deltagerne om. For det andet kan den valgte dirigent skabe en god forventningsafstemning med mødets deltagere løbende og bruge det konstruktivt, at de fremmødte er foreningens øverste myndighed.

Hvis alle er trygge og OK med det, kan dirigenten ændre i rækkefølgen af punkterne og formen for deres behandling – så længe det ikke er i strid med vedtægterne og forsamlingen hele tiden bakker op. Og for det tredje kan dirigenten suspendere mødet og genoptage det igen. Det er en pauseknap, som giver mulighed for gruppearbejde og inddragende processer, uden der tages referat eller træffes beslutninger.

Når dirigenten genoptager mødet officielt, kan en stribe relevante pointer eller konklusioner fremhæves, besluttes og føres med i referatet. Denne metode er god, når det handler om punktet ”forhandlinger om det kommende års arbejde”. Men den kan også bruges til behandling af indkomne forslag eller vedtægtsændringer, hvor en kort suspendering af mødet, kan give mulighed for debat og drøftelser af fordele og ulemper ved mindre borde. Dermed kan flere få mulighed for at sige noget, lytte til hinanden og bearbejde deres egen stillingtagen til forslaget.

Herefter genoptager dirigenten mødet og giver plads til korte fremlæggelser af synspunkter fra bordene og giver ordet frit for indlæg i plenum, men gerne med en opfordring til at bidrage med nye perspektiver, der ikke allerede har været nævnt. Den elegante dirigent sikrer hermed, at alle får mulighed for at komme til orde, men lægger samtidig op til, at flere får en oplevelse af sige noget, selvom det ikke tager længere tid at behandle punktet. Når hele forhandlingen foregår i plenum, er det ofte de samme personer, der taler igen og igen, mens en stor gruppe glider længere og længere ned i sæderne og mister interessen for mødet.   

Gør det sjovt at deltage og styrk fællesskabsfølelsen

Der er mange måder at aktivere deltagerne på, mens mødet er suspenderet. Et konkret forslag kan drøftes i mindre grupper eller to deltagere kan interviewe hinanden om fordele, ulemper og synspunkter. Det er også fint at give en gruppe mulighed for at drøfte nogle forskellige dilemmaer, på små kort, I har forberedt på forhånd. Eller lade deltagerne prioritere fem forestående arbejdsopgaver, der er beskrevet på kort, hvor de kan tilføje nye forslag og føre konkrete ideer og perspektiver på arbejdsopgaverne.

Undervejs er det også muligt for dirigenten at lave vejledende afstemninger eller få deltagerne til visuelt at give deres støtte til forslag – for eksempel tuschstreger eller klistermærker på forslag, der hænger på væggene. Når generalforsamlingen genoptages officielt, har dirigenten en vigtig rolle med at få kondenseret essensen af den gennemførte proces og få forsamlingen til at acceptere, at konklusioner skrives med i referatet – eller ender med en formel afstemning.

Sørg for at deltagerne oplever en følelse af fællesskab og et udbytte ved at deltage i arrangementet. Det kan fx være ved at indlede med fællesspisning, synge sammen og få en oplægsholder til at give et spændende indlæg med relevans for mange.

Den største dræber ved en generalforsamling er, hvis en eller ganske få personer, med vedtægterne i hånden, borer sig langt ned i et problem, som langt de fleste i forsamlingen oplever som spild af tid. Her må den dygtige dirigent på banen og skabe klarhed, finde en vej frem og i sidste ende måske tage ansvar for en afstemning, der lukker punktet ned.

Det er ikke rart for et lille mindretal at blive trynet af en hel generalforsamling – men det skaber heller ikke værdi for den store sammenhængskraft, hvis debatten kører i ring eller i hårdknude. For så bliver der ikke tale om en storstilet fest, som medlemmerne står i kø for at deltage i. Så bekræfter vi blot fordommen om, at generalforsamlinger er for bestyrelsen, de få foreningsidealister og de, der har sat sig rigtig godt ind i sagerne.