Guide: Her er værktøjerne til projektgruppers tre vigtigste mødetyper

Civilsamfundet bugner af projekter. Projekter som ofte går på tværs af både organisationer og sektorer og udfordrer mødekultur og mødeledelse. Så hvordan sikrer du, at et projekt ikke bare når i mål, men at projektgruppen føler det meningsfuldt at deltage i møderne og faktisk bidrager med det bedste, de har?

Cecilie van Loon er managementkonsulent i konsulenthuset Implement Consulting Group. Her har hun i mere end ti år hjulpet organisationer med resultatorienteret facilitering og mødeledelse i projekter. Civilsamfundets Videnscenter har derfor bedt Cecilie van Loon om at samle sine bedste råd til projektgruppers opstartsmøder, statusmøder og evalueringsmøder.

1. Opstartsmødet

Afsæt god tid – det er vigtigt at komme godt fra start
Opstartsmødet er et af de vigtigste møder i et projekt. Afsæt masser af tid, for du vinder ikke noget ved at haste igennem. Deltagerne skal have mulighed for at forberede sig mentalt og praktisk. Derfor skal mødeindkaldelsen også indeholde et klart formål og en agenda samt en forberedelsesopgave, så deltagerne føler sig klar og motiverede.

Sæt rammerne for projektet, kulturen og samarbejdet
Ved opstartsmødet sætter I rammen for projektet, både indholdsmæssigt og energimæssigt. Før I overhovedet går i gang med projektet, skal I have etableret kulturen i projektgruppen for at kunne arbejde effektivt. Alle deltagere skal føle ejerskab til projektet. Derfor skal det klart defineres, hvad det er for et samarbejde, der skal til at gå i gang i gruppen.

Udarbejd milepælsplan og spilleregler
Efter velkomsten kan I med fordel begynde med at definere, hvad formålet er med projektet, og hvilke leverancer der skal leveres, samt nedfælde succeskriterier for projektet. I skal have samme udgangspunkt. Det vil hjælpe jer, når I går videre til at udarbejde en såkaldt milepælsplan, der kan bruges til at strukturere arbejdet i et projekt og måle fremgangen.

Når den er på plads, er det vigtigt at bruge tid på spillereglerne i gruppen. Vi er både forskellige som mennesker og som grupper. Hvis gruppen er dannet af medlemmer fra flere organisationer eller sektorer, er det særlig vigtigt, at I gennemgår alle de spilleregler, I kan komme i tanke om. Her er nogle af de spørgsmål, I med fordel kan stille jer selv og hinanden:

Hvad forstår vi ved en deadline?
Hvad er et færdigt produkt, er det klar til at trykke, eller er det klar til gennemsyn?
Hvor åbne er vi i vores kommunikation i gruppen?
Hvordan rækker vi ud efter hjælp?
Arbejder vi i Dropbox?
Mødes vi virtuelt?
Hvad gør vi, når der er konflikter?
Hvordan håndterer vi uenigheder?

Hele setuppet skal snakkes igennem, og det tager tid.

Test hinanden og vis jeres svagheder
De første uenigheder kan allerede blive synlige i gruppen efter fastlæggelsen af spillereglerne, og I er derfor klar til at fokusere på hinandens styrker og svagheder. Nogle skriver fejlfrit, andre gør ikke. Nogle leverer godt i idéfasen, andre er bedre til at eksekvere i implementeringsfasen. Det skal simpelthen på bordet, for ellers misforstår vi hinanden og fejltolker. I kan med fordel anvende præferencemodeller som eksempelvis DISC eller Whole Brain-modellen.

DISC er en af de mest populære metoder til at lave personprofiler i danske virksomheder og organisationer. Det er et simpelt værktøj, hvor personen efter testen bliver placeret ind på et skema i forhold til de fire faktorer i DISC-profilen: dominans, indflydelse, stabilitet og samvittighedsfuld.

Whole Brain er en let indgang til på en systematisk og struktureret måde at tale om både præferencestyrede og mulige tilgange til for eksempel problemløsning eller kommunikation. Det er et værktøj, der er udviklet med henblik på netop at synliggøre vores forskellige tankestile, så vi nemmere kan drage nytte af dem i de mange samarbejdsrelationer, der fylder vores liv og hverdag.

Det har en stor værdi for det senere arbejde i gruppen, at der spilles med åbne kort. Selv små organisationer med mindre projekter vil ifølge Cecilie van Loon have godt af at lave en præferenceprofil. Konflikter får et andet sprog, når vi ved, hvem hinanden er.

Interessenterne skal prioriteres
Når I har lært hinandens styrker og svagheder at kende, er I klar til at gå videre til interessentanalysen. Alle projekter har interessenter, og det er afgørende, at I behandler dem klogt. Her skal gruppen brainstorme for at sikre, at projektets formål, leverancer, succeskriterier samt fremgangsmåde er attraktive for de væsentligste interessenter. Samtidig skal gruppen identificere ressourcepersoner og håndtere eventuelle modstandere og konflikter. Gruppen skal ligeledes planlægge den rette beslutningsproces og beslutte en hensigtsmæssig kommunikation og involvering af interessenterne.

Afdæk risici i fællesskab
Efter at I har behandlet interessenterne, er det vigtigt at få afdækket risici i en risikoanalyse. Gruppen skal derfor lave en brainstorm på alt, hvad der kan ske i projektet og påvirke det – en risikoanalyse. Det kan være alt lige fra, at fundingen stopper, konkurrerende projekter skyder op, eller til at en deltager i gruppen siger op. Nedfæld alt, hvad der kan gå galt, og vurder herefter, hvad konsekvenserne er samt sandsynligheden for, at det sker. På den måde får I kortlagt risici og forholdt jer konkret til de enkelte scenarier.

Afslut gerne mødet med at tage billeder af jeres arbejde, hvis I har brugt Post-its eller andre visuelle værktøjer. Og husk så at sende det ud til mødedeltagerne. Det understreger, at alle har ejerskab på det, der er blevet besluttet.

2. Statusmødet

Lav møderne intensive og korte
Mange projekter skal spille sammen med andre projekter, og derfor er det afgørende, at der afholdes statusmøder, hvor projektet rettes til. Intensive og korte projekter har mest energi. Kører et projekt for lang tid, dør energien. Ugentlige møder er derfor bedst, hvis I kan lave projektet mere intensivt. Det skaber motivation, at der er fremdrift i et projekt, og det giver simpelthen bedre resultater.

Drop det virtuelle
Mød hinanden fysisk. Gør det online, hvis det ikke kan lade sig gøre fysisk. Men det fysiske møde giver en nærhed og et større fokus og koncentration. Når man har virtuelle møder, kan deltagerne have en tendens til at miste fokus, når agendaen rammer et punkt, som er mindre interessant for den enkelte deltager. Gruppedynamikken vil altid være bedre ved fysiske møder. Så kan man godt afholde statusmøder indimellem, hvor man mødes virtuelt. Bare det ikke bliver normen.

Pulsmåling sikrer fremdrift
Statusmøder ser meget forskellige ud. Men overordnet er det klogt at lave en pulsmåling før eller under hvert statusmøde: Her spørger I til, om deltagerne stadig mener, at de leverer effekt i projektet, om de synes, der er energi, og om gruppen udvikler sig. Spørgsmålene kunne være:

Har du en oplevelse af, at projektet skaber effekt?
Leverer og samarbejder vi effektivt i projektet?
Føler du dig engageret i projektet?
Får du den støtte og feedback, du har brug for?
Oplever du, at du udvikler dig og lærer noget i projektet?
Alt i alt, hvor tilfreds er du med projektet?

Mødelederen indsamler spørgsmålene og vurderer, om der er noget, der skal på dagsordenen. Det kan være meget forskelligt, hvordan de enkelte medlemmer har det i gruppen. Visse opgaver vil også være forbundet med en større arbejdsbyrde og være en sværere opgave.

Overordnet skal statusmøderne også sikre, at folk har det godt. Et projekt kan godt være stressende at være i. Det er her, I skal sikre, at hele teamet bidrager, hvad de skal – men også her, nogen skal gribes, hvis motivationen falder.

3. Evalueringsmødet

Dyk ned i læringen
Evalueringsmødet spænder fra at evaluere gruppens indsats til evaluering af de konkrete outputs, der er kommet ud af projektet. Ved evaluering af gruppens indsats er det overordnede formål at samle op på læring og erfaring, så gruppen udvikler sig og præsterer endnu bedre ved næste projekt.

Hold evaluering før projektafslutning
Det kan være en fordel at holde mødet, før projektet egentlig er afsluttet. For det er vigtigt at holde fokusset i gruppen, når den er ved vejs ende. Og venter I med evalueringen, til gruppens medlemmer er på vej i hver sin retning, kan I tabe værdifuld indsigt og læring.

Start med fejring, afslut med læring
Projekter er tit forbundet med usikkerhed og et højt stressniveau. Derfor har gruppens medlemmer en tendens til at fokusere meget på de udfordringer, der var i projektet, når de evaluerer. Men ofte har I jo udrettet rigtig meget og er kommet i mål med det aftalte. Det skal I huske at fejre.

Evaluering af gruppens indsats kan med fordel gøres ret simpelt. Brug Posts-it-sedler og lad alle deltagerne skrive ned, hvad der gik godt i projektet. Tal om de mange erfaringer og indsigter, I har fået. Når det er fejret og cementeret, kan I med fordel gå over til at kigge på, hvad I kunne have gjort anderledes. Så ved I, hvad I opnåede, og så er I også mere tilbøjelige til at være åbne og kritiske når det gælder de processer, som I skal lære af.