Guide: Her er værktøjerne til projektgruppers tre vigtigste mødetyper

MØDEVÆRKTØJER: Opstartsmøder skal bruges til at etablere spilleregler og kultur, statusmøder skal tage pulsen på projektet, og evalueringsmøder skal give vigtig læring. Her får du en af landets mest erfarne mødelederes værktøjer til, hvordan det gøres i praksis.

Civilsamfundet bugner af projekter. Projekter som ofte går på tværs af både organisationer og sektorer og udfordrer mødekultur og mødeledelse. Så hvordan sikrer du, at et projekt ikke bare når i mål, men at projektgruppen føler det meningsfuldt at deltage i møderne og faktisk bidrager med det bedste, de har?

Cecilie van Loon er managementkonsulent i konsulenthuset Implement Consulting Group. Her har hun i mere end ti år hjulpet organisationer med resultatorienteret facilitering og mødeledelse i projekter. Civilsamfundets Videnscenter har derfor bedt Cecilie van Loon om at samle sine bedste råd til projektgruppers opstartsmøder, statusmøder og evalueringsmøder.

1. Opstartsmødet

Afsæt god tid – det er vigtigt at komme godt fra start
Opstartsmødet er et af de vigtigste møder i et projekt. Afsæt masser af tid, for du vinder ikke noget ved at haste igennem. Deltagerne skal have mulighed for at forberede sig mentalt og praktisk. Derfor skal mødeindkaldelsen også indeholde et klart formål og en agenda samt en forberedelsesopgave, så deltagerne føler sig klar og motiverede.

Sæt rammerne for projektet, kulturen og samarbejdet
Ved opstartsmødet sætter I rammen for projektet, både indholdsmæssigt og energimæssigt. Før I overhovedet går i gang med projektet, skal I have etableret kulturen i projektgruppen for at kunne arbejde effektivt. Alle deltagere skal føle ejerskab til projektet. Derfor skal det klart defineres, hvad det er for et samarbejde, der skal til at gå i gang i gruppen.

Udarbejd milepælsplan og spilleregler
Efter velkomsten kan I med fordel begynde med at definere, hvad formålet er med projektet, og hvilke leverancer der skal leveres, samt nedfælde succeskriterier for projektet. I skal have samme udgangspunkt. Det vil hjælpe jer, når I går videre til at udarbejde en såkaldt milepælsplan, der kan bruges til at strukturere arbejdet i et projekt og måle fremgangen.

Når den er på plads, er det vigtigt at bruge tid på spillereglerne i gruppen. Vi er både forskellige som mennesker og som grupper. Hvis gruppen er dannet af medlemmer fra flere organisationer eller sektorer, er det særlig vigtigt, at I gennemgår alle de spilleregler, I kan komme i tanke om. Her er nogle af de spørgsmål, I med fordel kan stille jer selv og hinanden:

Hvad forstår vi ved en deadline?
Hvad er et færdigt produkt, er det klar til at trykke, eller er det klar til gennemsyn?
Hvor åbne er vi i vores kommunikation i gruppen?
Hvordan rækker vi ud efter hjælp?
Arbejder vi i Dropbox?
Mødes vi virtuelt?
Hvad gør vi, når der er konflikter?
Hvordan håndterer vi uenigheder?

Hele setuppet skal snakkes igennem, og det tager tid.

Test hinanden og vis jeres svagheder
De første uenigheder kan allerede blive synlige i gruppen efter fastlæggelsen af spillereglerne, og I er derfor klar til at fokusere på hinandens styrker og svagheder. Nogle skriver fejlfrit, andre gør ikke. Nogle leverer godt i idéfasen, andre er bedre til at eksekvere i implementeringsfasen. Det skal simpelthen på bordet, for ellers misforstår vi hinanden og fejltolker. I kan med fordel anvende præferencemodeller som eksempelvis DISC eller Whole Brain-modellen.

DISC er en af de mest populære metoder til at lave personprofiler i danske virksomheder og organisationer. Det er et simpelt værktøj, hvor personen efter testen bliver placeret ind på et skema i forhold til de fire faktorer i DISC-profilen: dominans, indflydelse, stabilitet og samvittighedsfuld.

Whole Brain er en let indgang til på en systematisk og struktureret måde at tale om både præferencestyrede og mulige tilgange til for eksempel problemløsning eller kommunikation. Det er et værktøj, der er udviklet med henblik på netop at synliggøre vores forskellige tankestile, så vi nemmere kan drage nytte af dem i de mange samarbejdsrelationer, der fylder vores liv og hverdag.

Det har en stor værdi for det senere arbejde i gruppen, at der spilles med åbne kort. Selv små organisationer med mindre projekter vil ifølge Cecilie van Loon have godt af at lave en præferenceprofil. Konflikter får et andet sprog, når vi ved, hvem hinanden er.

Interessenterne skal prioriteres
Når I har lært hinandens styrker og svagheder at kende, er I klar til at gå videre til interessentanalysen. Alle projekter har interessenter, og det er afgørende, at I behandler dem klogt. Her skal gruppen brainstorme for at sikre, at projektets formål, leverancer, succeskriterier samt fremgangsmåde er attraktive for de væsentligste interessenter. Samtidig skal gruppen identificere ressourcepersoner og håndtere eventuelle modstandere og konflikter. Gruppen skal ligeledes planlægge den rette beslutningsproces og beslutte en hensigtsmæssig kommunikation og involvering af interessenterne.

Afdæk risici i fællesskab
Efter at I har behandlet interessenterne, er det vigtigt at få afdækket risici i en risikoanalyse. Gruppen skal derfor lave en brainstorm på alt, hvad der kan ske i projektet og påvirke det – en risikoanalyse. Det kan være alt lige fra, at fundingen stopper, konkurrerende projekter skyder op, eller til at en deltager i gruppen siger op. Nedfæld alt, hvad der kan gå galt, og vurder herefter, hvad konsekvenserne er samt sandsynligheden for, at det sker. På den måde får I kortlagt risici og forholdt jer konkret til de enkelte scenarier.

Afslut gerne mødet med at tage billeder af jeres arbejde, hvis I har brugt Post-its eller andre visuelle værktøjer. Og husk så at sende det ud til mødedeltagerne. Det understreger, at alle har ejerskab på det, der er blevet besluttet.

2. Statusmødet

Lav møderne intensive og korte
Mange projekter skal spille sammen med andre projekter, og derfor er det afgørende, at der afholdes statusmøder, hvor projektet rettes til. Intensive og korte projekter har mest energi. Kører et projekt for lang tid, dør energien. Ugentlige møder er derfor bedst, hvis I kan lave projektet mere intensivt. Det skaber motivation, at der er fremdrift i et projekt, og det giver simpelthen bedre resultater.

Drop det virtuelle
Mød hinanden fysisk. Gør det online, hvis det ikke kan lade sig gøre fysisk. Men det fysiske møde giver en nærhed og et større fokus og koncentration. Når man har virtuelle møder, kan deltagerne have en tendens til at miste fokus, når agendaen rammer et punkt, som er mindre interessant for den enkelte deltager. Gruppedynamikken vil altid være bedre ved fysiske møder. Så kan man godt afholde statusmøder indimellem, hvor man mødes virtuelt. Bare det ikke bliver normen.

Pulsmåling sikrer fremdrift
Statusmøder ser meget forskellige ud. Men overordnet er det klogt at lave en pulsmåling før eller under hvert statusmøde: Her spørger I til, om deltagerne stadig mener, at de leverer effekt i projektet, om de synes, der er energi, og om gruppen udvikler sig. Spørgsmålene kunne være:

Har du en oplevelse af, at projektet skaber effekt?
Leverer og samarbejder vi effektivt i projektet?
Føler du dig engageret i projektet?
Får du den støtte og feedback, du har brug for?
Oplever du, at du udvikler dig og lærer noget i projektet?
Alt i alt, hvor tilfreds er du med projektet?

Mødelederen indsamler spørgsmålene og vurderer, om der er noget, der skal på dagsordenen. Det kan være meget forskelligt, hvordan de enkelte medlemmer har det i gruppen. Visse opgaver vil også være forbundet med en større arbejdsbyrde og være en sværere opgave.

Overordnet skal statusmøderne også sikre, at folk har det godt. Et projekt kan godt være stressende at være i. Det er her, I skal sikre, at hele teamet bidrager, hvad de skal – men også her, nogen skal gribes, hvis motivationen falder.

3. Evalueringsmødet

Dyk ned i læringen
Evalueringsmødet spænder fra at evaluere gruppens indsats til evaluering af de konkrete outputs, der er kommet ud af projektet. Ved evaluering af gruppens indsats er det overordnede formål at samle op på læring og erfaring, så gruppen udvikler sig og præsterer endnu bedre ved næste projekt.

Hold evaluering før projektafslutning
Det kan være en fordel at holde mødet, før projektet egentlig er afsluttet. For det er vigtigt at holde fokusset i gruppen, når den er ved vejs ende. Og venter I med evalueringen, til gruppens medlemmer er på vej i hver sin retning, kan I tabe værdifuld indsigt og læring.

Start med fejring, afslut med læring
Projekter er tit forbundet med usikkerhed og et højt stressniveau. Derfor har gruppens medlemmer en tendens til at fokusere meget på de udfordringer, der var i projektet, når de evaluerer. Men ofte har I jo udrettet rigtig meget og er kommet i mål med det aftalte. Det skal I huske at fejre.

Evaluering af gruppens indsats kan med fordel gøres ret simpelt. Brug Posts-it-sedler og lad alle deltagerne skrive ned, hvad der gik godt i projektet. Tal om de mange erfaringer og indsigter, I har fået. Når det er fejret og cementeret, kan I med fordel gå over til at kigge på, hvad I kunne have gjort anderledes. Så ved I, hvad I opnåede, og så er I også mere tilbøjelige til at være åbne og kritiske når det gælder de processer, som I skal lære af.

Forrige artikel Guide: Det bør du overveje, når du vælger foreningens bank Guide: Det bør du overveje, når du vælger foreningens bank Næste artikel 10 enkle trin fører til effektive og værdifulde møder 10 enkle trin fører til effektive og værdifulde møder
Normale spilleregler sættes ud af kraft, når frivillige hjælper til i kommuner

Normale spilleregler sættes ud af kraft, når frivillige hjælper til i kommuner

FORSKNING: Professor Bjarne Ibsen og hans kolleger ved Center for forskning i Idræt, Sundhed og Civilsamfund på Syddansk Universitet har gennem flere år nærstuderet samarbejdet mellem kommuner og frivillige. Mange steder mangler de frivillige og kommuner klare aftaler for samarbejdet, lyder konklusionen.

Naturens vogtere: Vi tænker ret højt om vores communities

Naturens vogtere: Vi tænker ret højt om vores communities

BEST PRACTISE: I nutidens medielandskab er SoMe-kampagnen stedet, du for alvor kan samle natur- og klimainteresserede mennesker og kræve forandring. Danmarks Naturfredningsforenings digitale redaktør, Sanne Buggeskov, tager Civilsamfundets Videnscenter med om bag kulissen.

Sådan gøder socialøkonomiske virksomheder kommunalt samarbejde

Sådan gøder socialøkonomiske virksomheder kommunalt samarbejde

GUIDE: Mange kommuner har et småstøvet notat liggende om, at de gerne vil samarbejde med socialøkonomiske virksomheder, men de har samtidig svært ved at knække koden. I denne guide klæder Dorte Bukdahl, der er centerleder i Copenhagen Dome - Videnscenter for socialøkonomi, parterne på til at indgå i gode samarbejder. 

Socialøkonomi: Succeskommunen Silkeborg skruer op for partnerskaber

Socialøkonomi: Succeskommunen Silkeborg skruer op for partnerskaber

BEST PRACTISE: Da John Kvistgaard kom til Silkeborg Kommune, lå der ikke meget andet end en hensigtserklæring om socialøkonomi på et stykke papir. I dag - efter godt fem år - har kommunen succes med at få langtidsledige i job og har sparet millioner. Næste skridt er partnerskaber.

FRAK: Vi er nysgerrige af natur

FRAK: Vi er nysgerrige af natur

At tjene sine egne penge og blive anerkendt for sin indsats kan være den forskel, der gør, at en ung bryder social arv. Det ved den socialøkonomiske virksomhed FRAK, der er på evig jagt efter arbejdstræning og fritidsjob til unge på kanten. Læs mere her om, hvordan FRAK spreder sin indsats ud og skaber nye jobs.

Sådan sætter du arbejdsmiljøet på dagsordenen i din organisation

Sådan sætter du arbejdsmiljøet på dagsordenen i din organisation

GUIDE: Civilsamfundet er ikke fritaget for stressede medarbejdere, ustrukturerede ledere eller arbejdspukler, der fører til konsekvent overarbejde. Konsulenthuset Ingerfair og Dansk Magisterforening har sat spot på det gode arbejdsklima og udarbejdet værktøjer, som er målrettet civilsamfundet.

SOS Børnebyerne: Et kærligt “hjem” for alle medarbejdere

SOS Børnebyerne: Et kærligt “hjem” for alle medarbejdere

BEST PRACTISE: Dansk Magisterforening har sammen med konsulenthuset Ingerfair sat fokus på arbejdsmiljøet i en ny undersøgelse. Læs her, hvorfor SOS Børnebyerne sætter medarbejdertrivslen i højsædet, og få gode råd til at give arbejdsmiljøet et tjek.

Status: Hvad civilsamfundet skal vide om

Status: Hvad civilsamfundet skal vide om "dansen med coronavirus"

CORONARETNINGSLINJER: Sommeren er ovre, og store dele af civilsamfundet er igen i omdrejninger efter forårets nedlukning. Her finder du seneste nyt om forsamlingsforbud, mundbind og hvad du skal gøre, hvis du oplever smittespredning i din organisation.

Sådan håndterer du smitte i din forening

Sådan håndterer du smitte i din forening

CORONAKØREPLAN: Når et medlem eller en frivillig bliver smittet med coronavirus covid-19, er der brug for overblik og klar kommunikation. Danske Gymnastik- og Idrætsforeninger (DGI) giver her et kig ned i deres manual for smittehåndtering.

Sådan ser foreningslivets økonomiske fremtid ud efter genåbningen

Sådan ser foreningslivets økonomiske fremtid ud efter genåbningen

VEJEN UD AF KRISEN: Fire nøgleaktører i civilsamfundet tegner her en skitse af det forandrede økonomiske landskab, som foreningslivet skal navigere i efter genåbningen. Hør analysen og få gode råd til at navigere i det nye økonomiske terræn fra Frivilligrådets formand, sekretariatschefen i Fondenes Videnscenter, en professor og DGI’s landsformand.

Over sommeren: Få status over genåbning og corona-hjælp til civilsamfundet her

Over sommeren: Få status over genåbning og corona-hjælp til civilsamfundet her

GUIDE: Danmark er nu godt på vej til mere normaliserede forhold. Men efterdønningerne af coronakrisen udfordrer stadig civilsamfundet på blandt andet økonomi. Her samler vi gode svar og nyttige links, der kan hjælpe din organisation om på den anden side af krisen. Guiden er senest opdateret 17. juni og opdateres igen på den anden side af sommerferien.

Efter lock down: Gode råd til at byde dine frivillige velkommen tilbage

Efter lock down: Gode råd til at byde dine frivillige velkommen tilbage

FASTHOLDELSE: Den nye coronavirus tog os på sengen. Mange organisationer, der engagerer frivillige, nåede ikke at få sagt ordentligt farvel og på gensyn. At starte op efter krisen kræver derfor tydelig ledelse, så man får pejlet sine frivillige ordentligt ind på kerneopgaven igen. Nogle frivillige har brug for en peptalk. Andre står utålmodigt og stamper i gulvet. Her guider Center for Frivilligt Socialt Arbejde til den gode genopstart.

Poul Due Jensens Fond: 75 procent af vores donationer går til coronakrisen i år

Poul Due Jensens Fond: 75 procent af vores donationer går til coronakrisen i år

KRISEHJÆLP: Poul Due Jensens Fond har til en vis grad måttet lægge mantraer om god processtyring til side for lynhurtigt at kunne støtte coronarelaterede projekter. Når året er omme vil cirka 75 procent af pengene være gået til projekter relateret til coronakrisen. Kim Nøhr Skibsted giver her indblik i, hvordan krisehåndtering ser ud fra maskinrummet i en fond.