Har I husket at kryptere jeres mails med personoplysninger? Det er faktisk et krav

NYE KRAV: Siden nytår har det været et krav fra Datatilsynet, at virksomheder, organisationer og foreninger, der sender fortrolige og følsomme personoplysninger over mail, skal gøre det via krypterede e-mails. Har I styr på de nye regler og på jeres datasikkerhed? Her er fire trin, der hjælper jer med at komme i gang.

Har du i løbet af den seneste måned mailet et kontraktudkast til en kommende medarbejder, som indeholdt CPR-nr., uden at mailen var krypteret? Eller har du svaret på en ukrypteret mail, der indeholdt fortrolige og/eller følsomme personoplysninger? Hvis ja, så har du faktisk forbrudt dig imod Datatilsynets nye skærpede regler på området, som trådte i kraft 1. januar i år.

De nye krav om krypteret mailkommunikation fra Datatilsynet betyder, at det nu ikke længere er en anbefaling, men et krav for virksomheder, herunder organisationer og foreninger, der sender fortrolige og/eller følsomme personoplysninger at gøre det over krypterede e-mails.

De nye krav for såkaldt “transmission af personoplysninger med e-mail via internettet” blev introduceret i juli 2018, men Datatilsynet har givet virksomheder herunder foreninger og organisationer seks måneder til at implementere procedurerne, og tilsynet er nu klar til at håndhæve kravene.

Hvis I ikke er kommet i gang med de nye procedurer endnu, vejleder brancheforeningen for sociale, gratis rådgivningstilbud, RådgivningsDanmark, jer her til, hvordan I kan komme i gang:

Trin 1: Få overblik
Det er afgørende, at I har overblik over jeres indsamling og behandling af fortrolige og følsomme personoplysninger. Hvis I ikke har overblik, er det vigtigt, at I kortlægger jeres indsamling og behandling af fortrolige og følsomme personoplysninger, før I vælger og implementerer et system for kryptering af mail. Start med at søge svar på følgende spørgsmål:

  • Hvornår behandler vi – for eksempel indsamler, gemmer, sender – CPR-numre eller følsomme persondata?
  • Hvem behandler CPR-numre eller følsomme persondata?
  • Behandler I ”ufrivilligt” CPR-numre eller følsomme persondata? Det vil sige, besvarer I for eksempel mails, hvor en person har angivet sit CPR-nummer, men hvor I ikke har bedt om det og ikke har brug for det?
  • Hvilke personers CPR-numre eller følsomme personoplysninger er der tale om? For eksempel ansatte, frivillige og/eller brugeres.

Når I har kortlagt jeres indsamling og behandling af fortrolige og/eller følsomme personoplysninger, er I klar til næste skridt.

Trin 2: Tag stilling
Det er vigtigt, at I tager aktivt stilling til, hvilken praksis for indsamling og behandling af persondata, I har brug for og ønsker. Spørg jer selv:

  • Har vi brug for at behandle de CPR-numre eller følsomme personoplysninger, som vi gør i dag og hvorfor? Det er ikke alle foreninger, der har brug for at behandle fortrolige og følsomme personoplysninger. Det kan for eksempel være gammel praksis at have CPR-numre på frivillige, men det er måske slet ikke nødvendigt for foreningens drift.
  • Hvem skal have adgang til personoplysninger?
    Tag en beslutning om, hvem der skal have adgang til fortrolige og følsomme personoplysninger. Det er sjældent nødvendigt, at alle i foreningen har til opgave at behandle disse typer data.

Når I har kortlagt jeres indsamling og behandling af fortrolige og følsomme personoplysninger, er I klar til at vurdere, hvilken teknisk løsning I har behov for til kryptering. Når det kommer til at finde den tekniske løsning, der passer til jeres behov, kan I finde teknisk vejledning hos Datatilsynet.

Trin 3: Sørg for, at den nye praksis bliver forankret
Det er selvfølgelig vigtigt, at I finder en teknisk løsning til kryptering af e-mails, men forankringen i organisationen er endnu vigtigere. Den sikrer I ved at kommunikere de nye regler og jeres nye praksis ud internt i jeres organisation.

Sørg for, at de ansatte og frivillige, der behandler og sender CPR-numre eller følsomme personoplysninger, har styr på, hvornår og hvordan de skal anvende krypterede mails.

I forhold til kommunikation med nye medarbejdere og/eller frivillige betyder de nye praksisser, at I ikke længere må sende ansættelseskontrakter eller andre dokumenter, der indeholder CPR-nummer via ukrypteret mail.

Hvis I ”ufrivilligt” behandler CPR-numre eller følsomme persondata, for eksempel hvis I modtager en mail fra en frivillig eller et medlem, der indeholder fortrolige eller følsomme oplysninger, må I ikke svare i samme mail-tråd, så vedkommendes mail bliver sendt retur med de fortrolige oplysninger i jeres svar. I skal i stedet sende en ny mail, hvor I undgår at referere de følsomme eller fortrolige oplysninger. Husk at slette mailen med de fortrolige oplysninger – også fra ”slettet post”-mappen i jeres mailboks.

Trin 4: Kommunikér om jeres praksis for sikker mail-kommunikation
Det er en god ide at udarbejde en guide med jeres praksis på området. Ligesom det er vigtigt, at jeres ansatte og frivillige, der behandler fortrolig og følsomme personoplysninger, er bekendte med, hvad begreberne “fortrolige og følsomme personoplysninger” dækker over.

Når I har gennemgået disse fire trin, anbefaler RådgivningsDanmark, at I fortæller jeres ansatte, frivillige og brugere, for eksempel på hjemmesiden, at I anvender krypteret mail, så de kan føle sig trygge, når de giver jer deres oplysninger.

Her er definition på personoplysninger efter databeskyttelsesforordningen:

Fortrolige personoplysninger er oplysninger om blandt andet:

  • CPR-nummer
  • Strafbare forhold
  • Andre personlige oplysninger, som almindeligvis kan kræves utilgængelige for offentligheden. 

Følsomme oplysninger er oplysninger om:

  • Race og etnisk oprindelse
  • Politisk overbevisning
  • Religiøs eller filosofisk overbevisning
  • Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
  • Genetiske data
  • Biometriske data med henblik på entydig identifikation
  • Helbredsoplysninger
  • Seksuelle forhold eller seksuel orientering.

Læs mere om personoplysninger på Datatilsynets hjemmeside.


---
Er du nybegynder ud i kryptering? I denne artikel giver en ekspert i digital sikkerhed dig svar på de mest basale spørgsmål. Og i denne artikel kan du blive klogere på, hvilke krypteringsløsninger der passer til jeres forening.

Første skridt til bedre it-sikkerhed er bedre adgangskoder. Her får I otte gode råd til at lave sikrere adgangskoder – og huske dem.

Forrige artikel Find den bedste krypteringsløsning til din forening Find den bedste krypteringsløsning til din forening Næste artikel Få succes med jeres folkemødeevent: Smid direktøren ud og slagt kæmpepanelet Få succes med jeres folkemødeevent: Smid direktøren ud og slagt kæmpepanelet
Hvordan efterlever ngo’er selv de gode intentioner? Vi har spurgt tre

Hvordan efterlever ngo’er selv de gode intentioner? Vi har spurgt tre

SOCIALT ANSVAR: De siger fra og råber højt, når andre gør miljøet eller mennesker fortræd. Men hvad gør ngo’er for at tage deres egen medicin, når de spiser frokost i kantinen eller rejser ud i verden? Vi har spurgt FSC Danmark, Fødevarebanken og Mellemfolkeligt Samvirke, hvordan de konkret tænker CSR ind i hverdagen.

Gør beslutningerne mere demokratiske med digitale afstemninger

Gør beslutningerne mere demokratiske med digitale afstemninger

BOGGUDDRAG: Med digitale afstemninger kan civilsamfundsorganisationer inddrage flere i beslutningsprocesserne og skabe en mere inkluderende frivillighedskultur. Jacob Bøtter er forfatter til bogen Fuck it, Ship it som er en samling digitale muligheder og værktøjer. Her får du et uddrag fra bogen og et digitalt værktøj, som ifølge Jacob Bøtter kan løfte civilsamfundsorganisationers arbejde.

Frem videndeling i organisationen med jeres egen Wikipedia

Frem videndeling i organisationen med jeres egen Wikipedia

BOGUDDRAG: Skab bedre videndelingen og erfaringsudveksling med jeres egen Wikipedia, som alle medarbejdere og frivillige let kan bidrage til. Jacob Bøtter er forfatter til bogen “Fuck it, ship it”, som er en samling digitale muligheder og værktøjer. Her får du et uddrag fra bogen og et digitalt værktøj, som ifølge Jacob Bøtter kan løfte civilsamfundsorganisationers arbejde.

Digitale tjeklister gør det lettere at oplære nye frivillige

Digitale tjeklister gør det lettere at oplære nye frivillige

BOGUDDRAG: Med digitale tjeklister kan I let overdrage arbejdsopgaver fra én medarbejder til en anden og eksempelvis dele best practice for oplæring af nye frivillige. Jacob Bøtter er forfatter til bogen “Fuck it, ship it”, som indeholder en samling digitale værktøjer. Her får du et uddrag fra bogen og et digitalt værktøj, som kan løfte civilsamfundsorganisationers arbejde.

Tjekliste: Har I husket den gode GDPR-hygiejne?

Tjekliste: Har I husket den gode GDPR-hygiejne?

PERSONDATA: Når I hører ordet 'GDPR', tænker mange af jer muligvis: "Det har vi indført. Det er vi færdige med." Men at sikre persondatasikkerhed er et vedvarende arbejde, som skal vedligeholdes. Her får I to tjeklister, som I kan bruge til at sikre, at de gode GDPR-vaner bliver holdt ved lige i jeres forening.

Q&A: Få svar på fem spørgsmål, foreninger ofte stiller om GDPR

Q&A: Få svar på fem spørgsmål, foreninger ofte stiller om GDPR

GDPR: Hvad må foreninger bruge oplysninger om medlemmerne til? Og hvornår må de videregive oplysningerne? Det er blot to ud af mange spørgsmål, som foreninger ofte stiller om GDPR-reglerne. Få Justitsministeriets svar på de mest udbredte spørgsmål her.