Lang rapport eller kort video? Lær hvordan man formidler den gode evaluering

Hvordan din evaluering skal formidles afhænger af, hvad den skal bruges til og af hvem. Sommetider er den lange rapport nødvendig, andre gange er den til overs. Få en række gode råd fra to eksperter i henholdsvis evaluering og kommunikation her.

Jo mere en evaluering skal gøre en forskel eller ændre en praksis, jo mere vil man skulle prioritere formidlingen af den.

Det fortæller Camilla Thorgaard, der er områdechef og evalueringsekspert i EVA (Danmarks Evalueringsinstitut).

Hun har mange års erfaring med evalueringer fra blandt andet civilsamfundet og kan derfor berette om en tendens, hvor formidlingen betyder mere og mere.

“Her på instituttet (EVA, red.) har vi bevæget os mod at prioritere formidlingen af vores evalueringer højere. Nu ser vi det som en væsentlig del af vores faglighed at få  kommunikeret resultaterne godt ud,” siger Camilla Thorgaard.

“Jo mere vi ønsker, at tingene skal komme ud og virke, jo mere skal det prioriteres."

Noget skal prioriteres mange gange og år frem, hvor det har et efterliv i mange forskellige led, og folk omsætter og kontekstualiserer resultaterne,” supplerer hendes kollega Trine Borg Harrild, der er kommunikationschef i EVA.

At kommunikere en evaluering rigtigt ud handler om timing, om primære og sekundære målgrupper, om samarbejdspartnere og engagement og ikke mindst at være helt skarp på, hvad evalueringen skal kunne. 

Og så skal formidlingen tænkes ind allerede i begyndelsen.

Præcisér og prioritér: Hvad skal evalueringen kunne?
Indledningsvist er det vigtigt at definere, hvad evalueringen egentlig skal kunne. Denne opgave ligger ikke kun hos evaluator, men også på bestillerens - typisk fondens - skrivebord.

“Man skal prioritere sammen med dem, der bestiller evalueringen. Skal den bare dokumentere resultater? Skal den være en læring til os selv med løbende afrapportering? Handler det om en fremtidig bevilling? Eller skal evalueringen bruges af andre i civilsamfundet, der kan lære af vores resultater?” lyder det fra evalueringsekspert Camilla Thorgaard.

“De fleste vil gerne have en virkelig god undersøgelse, en gennemskrevet rapport og et produkt, der er kreativt formidlet. Men det er ikke altid, ressourcerne er der. Derfor skal man tidligt i processen gå i dialog om at prioritere skarpt, om man skal lægge energien i rapporten, eller om det er vigtigere at lave et virkelig godt powerpoint til eksterne præsentationer.”

Derudover er timing et vigtigt element, som ofte bliver overset.

“Fra et evalueringsperspektiv er formidlingen vigtig i forhold til hvilke beslutninger, det skal understøtte. Hvem skal træffe hvilke beslutninger på baggrund af det, der står? Hvis fonden skal tage en beslutning ved årsskiftet på baggrund af evalueringen, så nytter det ikke noget, at data først er samlet og skal til at blive formidlet hen mod slutningen,” forklarer Camilla Thorgaard.

“Det er noget man kan glemme at tænke grundigt nok over - også i civilsamfundet - at sikre at evalueringen bliver timet rigtigt til de beslutninger som skal træffes”

Primær og sekundær målgruppe: Hvem skal bruge den?
Dernæst skal man afklare, hvem der kan bruge resultaterne af ens evaluering.

“Der er typisk en primær og umiddelbar målgruppe, som eksempelvis en fondsbestyrelse, der har bevilget nogle penge og skal vide om indsatsen virkede,” forklarer kommunikationschef Trine Borg Harrild.

“Derudover kan der være en sekundær målgruppe, som vil lave lignende aktiviteter og gerne vil lære af indsatsen.”

I EVA laver man derfor ofte en rapport, der er, som Trine Harrild beskriver, ‘to the point’ med kriterier og vurderinger. Ovenpå det bygger de videre med et formidlingsprodukt såsom et inspirationskatalog, podcast eller en video, som er mere bredt formidlende.

“Formidlingsprodukterne kommer meget bredere ud. Her har vi fokuseret projektet og gjort det lettere at gå til, uden alle mellemregninger. Men det er stadig vigtigt, at det man formidler holder vand og er korrekt i forhold til evalueringens resultater.”

Eksempelvis vil en evaluering af en indsats med 13 kommuner ikke kun være interessant for de medvirkende parter, men den vil også kunne komme de andre danske kommuner - den sekundære målgruppe - til gavn. 

“Det er vigtigt at se de sekundære målgrupper, så der bliver skabt større værdi af evalueringen ved at flere organisationer kan lærer af den, eksempelvis om hvad der kan være gode metoder,” tilføjer Camilla Thorgaard.

Det handler om at kombinere evaluerings- og kommunikationsfaglighederne: Er der andre målgrupper i den brede offentlighed, der kunne få brug af denne viden?

“Det er vigtigt at tale om det tidligt i forløbet, også for at gemme ressourcer til formidlingen, så vi ikke bruger en masse krudt på en 200-siders rapport, men gemmer halvdelen til at formidle noget kreativt,” forklarer Trine Borg Harrild.

Brugssituation og format: Hvornår skal det bruges?For at nå ud til den sekundære målgruppe, er det nødvendigt at forstå den brugssituation, de får materialet i.

“Man skal forstå målgruppen kombineret med brugssituationen. Nogle arbejder med en persona - en konkret fiktiv person. Hvis vi skal nå ud til Bente på Nørre Snede skole, skal hun så bruge materialet på lærerværelset eller derhjemme, når hun forbereder sig til undervisning?”

Det er hér man kan tænke i forskellige platforme: Ville Bente få mest ud af en plakat, der hænger på lærerværelset, et magasin eller måske en podcast?

“Det vil ofte være en idé at tænke i korte formater. Målgruppen er travle folk såsom politikere, embedsfolk og praktikere, der ikke nødvendigvis har tid til at læse lange rapporter og derfor foretrækker kortere udgivelser,” siger Trine Borg Harrild.

Samtidig skal man gøre materialet relevant for målgruppen. Og det er der forskellige greb til.

“Det kan fungerer godt at give konkrete eksempler. Eksempelvis en case, hvor en lærer har opnået et eller andet, eller en historie om, hvad projektet eller metoden har ændret i 5.b,” siger Trine Harrild.

“Man skal skabe noget identifikation, så andre kan genkende sig i den viden der bliver skabt.”

Et andet redskab, man kan bruge, er brugerinddragelse.

“Vi skaber inddragelse gennem brugerpaneler. Vi har eksempelvis et brugerpanel på dagtilbudsområdet,” forklarer Trine Borg Harrild.

Når en evaluering er færdig, kan de sende den ud til panelet og få panelets bud på ideer til formidlingsprodukter. Når produktet, eksempelvis et magasin eller et dialogkort, er udviklet, kan man med fordel afprøve det ude i en institution eller hvor målgruppen er, inden det laves endeligt færdigt og udgives

“Det er vigtigt at have en tæt kontakt til brugerne og interessenterne,” siger Trine Borg Harrild.

Drop rapporten?
Men kan det kreative produkt - magasinet, powerpointen, podcasten eller plakaten - erstatte rapporten? Skal vi bare droppe rapporten, når vi laver evalueringer?

“Hos fagprofesionelle som os, der er vant til større dataindsamlinger og at skrive rapporter om større samfundsmæssige indsatser, der giver det mening med en stor rapport. Men der er noget med proportionerne i det,” svarer Camilla Thorgaard.

“Der sker sommetider en målforskydning mellem fondene på den ene side og donor-modtageren på den anden, hvor fondene beder om en evaluering måske uden at overveje det helt grundigt nok, hvad det koster for en organisation, der ikke har en dyb evalueringsfaglighed. For det kræver meget at lave en lang rapport i forhold til, hvad fonden egentlig gerne vil have, at organisationen bruger kræfterne på.”

Ifølge Camila Thorgaard, der som nævnt også har mange års erfaring fra civilsamfundet, er der kommet et stort evaluerings- og dokumentationspres.

“Det er ikke sikkert, at et krisecenter skal skrive en lang rapport. Derfor skal man være skarp på, hvad evalueringen skal bruges til og om det er bøvlet værd at sidde med en lang, skriftlig rapport. Sommetider er målene meget mere jordnære i de her civilsamfundsorganisationer, som kan klare sig med mindre.”

Men det er ikke nødvendigvis rapporten i sig selv, der tager tid og kræfter, men selve undersøgelsen, tilføjer Trine Borg Harrild.

“At droppe rapporten betyder ikke nødvendigvis, at det er hurtigere og billigere kun at lave et formidlingsprodukt. For hvis resultatet skal være lige så validt, så skal analyserne ligge der,” siger hun og tilføjer.

“Det er jo ikke dét at skrive rapporten, der tager tid, det er at lave analysen.”

Forrige artikel Trin for trin: sådan får du mere mangfoldighed ind i din organisation Trin for trin: sådan får du mere mangfoldighed ind i din organisation Næste artikel God genåbning: Sådan kommer din forening godt igang God genåbning: Sådan kommer din forening godt igang
På vej mod en ny normal: Gode råd til NGO-ledere i en ny corona-tid

På vej mod en ny normal: Gode råd til NGO-ledere i en ny corona-tid

Selvom coronapandemien for mange ledere har skabt frustration, ineffektivitet og overarbejde, så har den også bragt ny læring, tidsbesparelser og gode idéer til bordet. Ledelsesspecialist Pia Friberg Krejsager guider til god coronaledelse i dag og i fremtiden.

Bikubenfonden: Med social investering skaber vi mere impact

Bikubenfonden: Med social investering skaber vi mere impact

Bikubenfonden stiller en underskudsgaranti i et investeringspartnerskab. For med en social investering kan fonden skabe mere impact, forklarer direktør Søren Kaare-Andersen. Med den erfaring vil fonden nu lave flere indsatser med den sociale investering som finansieringsmodel.