Q&A: Få svar på fem spørgsmål, foreninger ofte stiller om GDPR

GDPR: Hvad må foreninger bruge oplysninger om medlemmerne til? Og hvornår må de videregive oplysningerne? Det er blot to ud af mange spørgsmål, som foreninger ofte stiller om GDPR-reglerne. Få Justitsministeriets svar på de mest udbredte spørgsmål her.

(OBS: Det er mere end et år siden, denne artikel er blevet redigeret. Vær derfor opmærksom på, at dele af indholdet kan være forældet)

Datatilsynet vurderer, at de fleste danske virksomheder og organisationer er kommet godt i gang med at implementere de nye regler i persondataforordningen, som trådte i kraft 25. maj 2018.

Alligevel har foreninger stadig mange spørgsmål om, hvordan de skal forholde sig til de nye GDPR-regler, som gælder for alle virksomheder og organisationer – herunder også civilsamfundsorganisationer.

Derfor har Justitsministeriet udgivet en publikation specifikt målrettet foreninger. Her får du et uddrag af publikationen ‘Ofte stillede spørgsmål - Frivillige foreningers behandling af personoplysninger’, med Justitsministeriets svar på fem af de spørgsmål, foreninger ofte stiller.

Fem ofte stillede spørgsmål om behandling af personoplysninger

1. Må vi behandle oplysninger om medlemmernes personnummer?
I de fleste tilfælde vil det ikke være nødvendigt for foreninger at behandle oplysninger om personnummer. Hvis der ikke er et sagligt formål med at behandle oplysninger om personnummer, skal foreninger således undlade at indsamle dem.

2. Hvornår må en forening behandle følsomme personoplysninger om sine medlemmer og brugere?
Der er relativt snævre rammer for, hvornår følsomme personoplysninger må behandles. Det betyder, at foreninger som udgangspunkt ikke må behandle personoplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering.

Det er sådan set nemmest for foreninger at lade være med at behandle disse personoplysninger. Man skal dog være opmærksom på, at reglerne ikke gælder for ikkeautomatisk (manuel) behandling af personoplysninger, der ikke er eller vil blive indeholdt i et register. En fodboldtræner vil eksempelvis godt kunne oplyse sit fodboldhold om, at en spiller desværre har brækket foden og derfor ikke kan spille den næste kamp, hvis fodboldklubben hverken behandler oplysningen herom elektronisk eller i et såkaldt manuelt register. Hvis klubben derimod behandler oplysningen elektronisk eller i et manuelt register – hvorved databeskyttelsesreglerne finder anvendelse – må træneren imidlertid ikke oplyse holdet om den brækkede fod uden spillerens samtykke.

3. Hvad må foreningen bruge oplysninger om sine medlemmer til?
I må kun bruge oplysninger om jeres medlemmer til det eller de formål, som I har indsamlet dem til. Oplysningerne må med andre ord ikke bruges til såkaldte uvedkommende formål.

Hvis for eksempel en skakklub har indsamlet oplysninger med henblik på at afholde skakturneringer og lignende, må oplysningerne ikke bruges til uvedkommende formål, eksempelvis udsendelse af markedsføringsmateriale på vegne af en virksomhed.

4. Hvornår må en frivillig forening videregive oplysninger om sine medlemmer?
En forening kan som udgangspunkt videregive en medlemsliste i foreningsblade og på lukkede sider på internettet uden de enkelte medlemmers samtykke. Det er vigtigt, at det kun er foreningens medlemmer, der modtager foreningsbladet eller har adgang til foreningssiden på internettet.

Hvis listen videregives til en bredere kreds af personer – for eksempel ved offentliggørelse på internettet – skal det enkelte medlems samtykke indhentes. Efter Datatilsynets opfattelse er medlemskab af en forening, uanset at denne måtte være en ukontroversiel forening – for eksempel en sportsklub – en privat sag. Der vil også være en risiko for, at medlemsoplysningerne kan blive (mis-)brugt til uvedkommende formål, for eksempel markedsføring.

Uanset om der er tale om videregivelse internt i foreningen eller offentliggørelse, skal der altid være en god grund til videregivelsen.

5. Må lokal- og landsforeninger dele medlemsoplysninger med hinanden?
Ja, hvis der i overensstemmelse med en forenings vedtægter eller lignende er en god grund til videregivelsen, kan der normalt deles almindelige personoplysninger med for eksempel en landsforening eller et specialforbund. I skal dog overveje, om formålet med videregivelsen vejer tungere end den registreredes interesse i, at oplysningerne ikke videregives. Ved tvivl kan foreningen indhente et samtykke fra hver enkelt person, som oplysningerne vedrører.

Foreningen skal sikre sig, at der ikke videregives flere personoplysninger end nødvendigt, ligesom foreningen som udgangspunkt ikke uden specifikt samtykke kan videregive følsomme personoplysninger til andre dataansvarlige.

Endelig skal foreningen dele oplysningerne på en sikker måde, så oplysningerne ikke kommer til uvedkommendes kendskab. Hvis følsomme oplysninger eller oplysninger af fortrolig karakter deles via e-mail over det åbne internet, skal foreningen anvende en passende form for kryptering.

Her kan du hente hele Justitsministeriets publikation: ‘Ofte stillede spørgsmål - Frivillige foreningers behandling af personoplysninger’.

Forrige artikel Otte gode råd fra fonde til ansøgere: Sådan får I succes med jeres fondsansøgninger Otte gode råd fra fonde til ansøgere: Sådan får I succes med jeres fondsansøgninger Næste artikel Værsgo: Her er 3 digitale værktøjer, som kan løfte din civilsamfunds­organisation Værsgo: Her er 3 digitale værktøjer, som kan løfte din civilsamfunds­organisation
Med cykel og cykelhjelm fik Jonas skabt Lolland et nyt ungeråd

Med cykel og cykelhjelm fik Jonas skabt Lolland et nyt ungeråd

Halvanden måned fik ungekonsulent Jonas Sylvester Kaspersen til at opstarte Lolland Ungeråd, og i den periode kunne Lollands beboere se ham ræsende på sin cykel frem og tilbage på adskillige skoler, fritidshjem og uformelle opholdssteder for unge. Kom med på hans tur her.

To nøglepersoner om deres læringer: ‘Sådan ville jeg gøre, hvis jeg skulle starte Medborgerne igen’

To nøglepersoner om deres læringer: ‘Sådan ville jeg gøre, hvis jeg skulle starte Medborgerne igen’

Borger-alliancen Medborgerne fra Nørrebro/Nordvest drejede nærmest lydløst nøglen rundt i forsommeren. Den platform, der skulle samle civilsamfundet lokalt og styrke nærdemokratiet, overlevede ikke. Men hvorfor? Og hvor bør man justere, hvis andre vil prøve kræfter med Community Organising i Danmark? Det har Civilsamfundets Videnscenter spurgt to centrale kræfter i Medborgerne om.

Lær af Næstehjælperne: Sådan beskytter du sårbare facebookmedlemmer

Lær af Næstehjælperne: Sådan beskytter du sårbare facebookmedlemmer

Mere end 22.000 danskere er medlem af en lokal facebookgruppe under Næstehjælperne. Bevægelsen er en protest- og hjælpegruppe, der skaber forbindelse mellem fattige eller udsatte og andre, der har overskud til at hjælpe. Læs her, hvordan Susanne Jakobsen fra København varetager rollen som administrator.

Lær af Albertslund Kommune: Sådan gøder du et sundt og trygt naboskab

Lær af Albertslund Kommune: Sådan gøder du et sundt og trygt naboskab

Borgere, der tidligere frygtede hinanden, blev i Albertslund Kommune bragt i samme rum til en samtale om utryghed. Arbejdet resulterede i et styrket naboskab og det giver god mening i kriminalitetsforebyggelsen. Civilsamfundets ses som et forlængende led i forhold til myndighedernes indsats.

VELUX FONDEN: Personlige erfaringer skal spille større rolle i uddelinger

VELUX FONDEN: Personlige erfaringer skal spille større rolle i uddelinger

Et panel bestående af 11 personer, der selv har oplevet alvorlig psykisk mistrivsel, skal gøre VELUX FONDEN skarpere og mere præcise, når der skal uddeles projektmidler til nye indsatser. Panelet kan “forskubbe tyngdepunkter, vi ellers lægger vægt på”, siger programchef Vibeke Lybecker.  

10 gode råd: Sådan bliver du en (endnu) bedre ordstyrer på Folkemødet

10 gode råd: Sådan bliver du en (endnu) bedre ordstyrer på Folkemødet

Der er rift om publikums opmærksomhed på Folkemødet. Det stiller krav til ordstyrere og facilitatorer om at balancere og styre en debat, så folk bliver hængende. Sille van Loon og Solveig Hvidtfeldt fra Good Company Cph giver dig her tip og råd til, hvordan du sætter en krog i publikum.