Q&A: Få svar på fem spørgsmål, foreninger ofte stiller om GDPR

GDPR: Hvad må foreninger bruge oplysninger om medlemmerne til? Og hvornår må de videregive oplysningerne? Det er blot to ud af mange spørgsmål, som foreninger ofte stiller om GDPR-reglerne. Få Justitsministeriets svar på de mest udbredte spørgsmål her.

Datatilsynet vurderer, at de fleste danske virksomheder og organisationer er kommet godt i gang med at implementere de nye regler i persondataforordningen, som trådte i kraft 25. maj 2018.

Alligevel har foreninger stadig mange spørgsmål om, hvordan de skal forholde sig til de nye GDPR-regler, som gælder for alle virksomheder og organisationer – herunder også civilsamfundsorganisationer.

Derfor har Justitsministeriet udgivet en publikation specifikt målrettet foreninger. Her får du et uddrag af publikationen ‘Ofte stillede spørgsmål - Frivillige foreningers behandling af personoplysninger’, med Justitsministeriets svar på fem af de spørgsmål, foreninger ofte stiller.

Fem ofte stillede spørgsmål om behandling af personoplysninger

1. Må vi behandle oplysninger om medlemmernes personnummer?
I de fleste tilfælde vil det ikke være nødvendigt for foreninger at behandle oplysninger om personnummer. Hvis der ikke er et sagligt formål med at behandle oplysninger om personnummer, skal foreninger således undlade at indsamle dem.

2. Hvornår må en forening behandle følsomme personoplysninger om sine medlemmer og brugere?
Der er relativt snævre rammer for, hvornår følsomme personoplysninger må behandles. Det betyder, at foreninger som udgangspunkt ikke må behandle personoplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering.

Det er sådan set nemmest for foreninger at lade være med at behandle disse personoplysninger. Man skal dog være opmærksom på, at reglerne ikke gælder for ikkeautomatisk (manuel) behandling af personoplysninger, der ikke er eller vil blive indeholdt i et register. En fodboldtræner vil eksempelvis godt kunne oplyse sit fodboldhold om, at en spiller desværre har brækket foden og derfor ikke kan spille den næste kamp, hvis fodboldklubben hverken behandler oplysningen herom elektronisk eller i et såkaldt manuelt register. Hvis klubben derimod behandler oplysningen elektronisk eller i et manuelt register – hvorved databeskyttelsesreglerne finder anvendelse – må træneren imidlertid ikke oplyse holdet om den brækkede fod uden spillerens samtykke.

3. Hvad må foreningen bruge oplysninger om sine medlemmer til?
I må kun bruge oplysninger om jeres medlemmer til det eller de formål, som I har indsamlet dem til. Oplysningerne må med andre ord ikke bruges til såkaldte uvedkommende formål.

Hvis for eksempel en skakklub har indsamlet oplysninger med henblik på at afholde skakturneringer og lignende, må oplysningerne ikke bruges til uvedkommende formål, eksempelvis udsendelse af markedsføringsmateriale på vegne af en virksomhed.

4. Hvornår må en frivillig forening videregive oplysninger om sine medlemmer?
En forening kan som udgangspunkt videregive en medlemsliste i foreningsblade og på lukkede sider på internettet uden de enkelte medlemmers samtykke. Det er vigtigt, at det kun er foreningens medlemmer, der modtager foreningsbladet eller har adgang til foreningssiden på internettet.

Hvis listen videregives til en bredere kreds af personer – for eksempel ved offentliggørelse på internettet – skal det enkelte medlems samtykke indhentes. Efter Datatilsynets opfattelse er medlemskab af en forening, uanset at denne måtte være en ukontroversiel forening – for eksempel en sportsklub – en privat sag. Der vil også være en risiko for, at medlemsoplysningerne kan blive (mis-)brugt til uvedkommende formål, for eksempel markedsføring.

Uanset om der er tale om videregivelse internt i foreningen eller offentliggørelse, skal der altid være en god grund til videregivelsen.

5. Må lokal- og landsforeninger dele medlemsoplysninger med hinanden?
Ja, hvis der i overensstemmelse med en forenings vedtægter eller lignende er en god grund til videregivelsen, kan der normalt deles almindelige personoplysninger med for eksempel en landsforening eller et specialforbund. I skal dog overveje, om formålet med videregivelsen vejer tungere end den registreredes interesse i, at oplysningerne ikke videregives. Ved tvivl kan foreningen indhente et samtykke fra hver enkelt person, som oplysningerne vedrører.

Foreningen skal sikre sig, at der ikke videregives flere personoplysninger end nødvendigt, ligesom foreningen som udgangspunkt ikke uden specifikt samtykke kan videregive følsomme personoplysninger til andre dataansvarlige.

Endelig skal foreningen dele oplysningerne på en sikker måde, så oplysningerne ikke kommer til uvedkommendes kendskab. Hvis følsomme oplysninger eller oplysninger af fortrolig karakter deles via e-mail over det åbne internet, skal foreningen anvende en passende form for kryptering.

Her kan du hente hele Justitsministeriets publikation: ‘Ofte stillede spørgsmål - Frivillige foreningers behandling af personoplysninger’.

Forrige artikel Otte gode råd fra fonde til ansøgere: Sådan får I succes med jeres fondsansøgninger Otte gode råd fra fonde til ansøgere: Sådan får I succes med jeres fondsansøgninger Næste artikel Værsgo: Her er 3 digitale værktøjer, som kan løfte din civilsamfunds­organisation Værsgo: Her er 3 digitale værktøjer, som kan løfte din civilsamfunds­organisation
Her er halvanden times ansøgningstips fra tre markante fonde

Her er halvanden times ansøgningstips fra tre markante fonde

FONDSANSØGNING: Ræk ud og spørg om hjælp, vi kan være med til at åbne dørene for jer. Det var bare en af mange opfordringer, som Nordea-fonden, Egmont Fonden og Bikubenfonden gav til 130 deltagere ved Civilsamfundets Videnscenters nye læserarrangement, Videnscentret Live i april.

Boguddrag: Udviklingen i frivilligt arbejde

Boguddrag: Udviklingen i frivilligt arbejde

UDDRAG: Efter aftale med Hans Reitzels Forlag bringer Altinget en smagsprøve fra bogen Usikker modernitet – Danskernes værdier fra 1981 til 2017. Uddraget er skrevet af professor Lars Skov Henriksen og lektor Klaus Levinsen og handler om udviklingen i frivilligt arbejde.

Her er halvanden times ansøgningstips fra tre markante fonde

Her er halvanden times ansøgningstips fra tre markante fonde

FONDSANSØGNING: Ræk ud og spørg om hjælp, vi kan være med til at åbne dørene for jer. Det var bare en af mange opfordringer, som Nordea-fonden, Egmont Fonden og Bikubenfonden gav til 130 deltagere ved Civilsamfundets Videnscenters nye læserarrangement, Videnscentret Live i april.

Sådan leder du frivillige under valget

Sådan leder du frivillige under valget

LEDELSE: Identificer interesser, søg motivationen, og mæng dig med de frivillige. Frivilligeksperter og partisekretærer giver deres bud på god ledelse, når både partisoldaten og mor melder sig som frivillig i valgkampen.

Sådan bider foreningen Fair Dog sig fast i haserne på politikerne

Sådan bider foreningen Fair Dog sig fast i haserne på politikerne

FOLKEBEVÆGELSE: Siden hundeloven blev indført i 2010, er næsten 3.000 hunde blevet aflivet. Lige så længe har en “hundelobby” bekæmpet loven. Bevægelsen udnytter mediernes spilleregler og låner lidt af Linse Kesslers stjernedrys. Men den virkelige kamp bliver ført uden for rampelyset bag Christiansborgs mure.

Her er, hvad græsrodsbevægelser kan lære af #Metoo

Her er, hvad græsrodsbevægelser kan lære af #Metoo

FOLKEBEVÆGELSE: Da #Metoo rullede, stod græsrodsbevægelser i Sverige klar. I Danmark blev #Metoo modtaget mere afdæmpet. Men uanset hvilket land, sagen ramte, satte den dagsorden. Til inspiration for alle, som drømmer om at få deres mærkesag øverst på den globale dagsorden, er her historien om, hvordan #Metoo blev til den perfekte storm.

Overblik: Her er fordelene ved robotteknologi

Overblik: Her er fordelene ved robotteknologi

TEKNOLOGI: Mange civilsamfundsorganisationer kan med fordel overlade mange administrative opgaver til robotter. I denne artikel giver en ekspert fra Dansk Industris ekspertpanel dig overblik over fordelene ved at bruge robotteknologi i jeres organisation.

Forsker: Her er de 4 største udfordringer for civilsamfundet i Europa

Forsker: Her er de 4 største udfordringer for civilsamfundet i Europa

Udfordringerne for det europæiske civilsamfund hober sig op, fastslår en af forskerne bag det hidtil største studie af civilsamfundet i Europa. Mangel på frivillige, fokus på målbar effekt og ansættelse af mindre fagligt kompetente personale er blot nogle af de tendenser, der presser den såkaldte tredje sektor, mener Bernard Enjolras.