Q&A: Få svar på fem spørgsmål, foreninger ofte stiller om GDPR

GDPR: Hvad må foreninger bruge oplysninger om medlemmerne til? Og hvornår må de videregive oplysningerne? Det er blot to ud af mange spørgsmål, som foreninger ofte stiller om GDPR-reglerne. Få Justitsministeriets svar på de mest udbredte spørgsmål her.

Datatilsynet vurderer, at de fleste danske virksomheder og organisationer er kommet godt i gang med at implementere de nye regler i persondataforordningen, som trådte i kraft 25. maj 2018.

Alligevel har foreninger stadig mange spørgsmål om, hvordan de skal forholde sig til de nye GDPR-regler, som gælder for alle virksomheder og organisationer – herunder også civilsamfundsorganisationer.

Derfor har Justitsministeriet udgivet en publikation specifikt målrettet foreninger. Her får du et uddrag af publikationen ‘Ofte stillede spørgsmål - Frivillige foreningers behandling af personoplysninger’, med Justitsministeriets svar på fem af de spørgsmål, foreninger ofte stiller.

Fem ofte stillede spørgsmål om behandling af personoplysninger

1. Må vi behandle oplysninger om medlemmernes personnummer?
I de fleste tilfælde vil det ikke være nødvendigt for foreninger at behandle oplysninger om personnummer. Hvis der ikke er et sagligt formål med at behandle oplysninger om personnummer, skal foreninger således undlade at indsamle dem.

2. Hvornår må en forening behandle følsomme personoplysninger om sine medlemmer og brugere?
Der er relativt snævre rammer for, hvornår følsomme personoplysninger må behandles. Det betyder, at foreninger som udgangspunkt ikke må behandle personoplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering.

Det er sådan set nemmest for foreninger at lade være med at behandle disse personoplysninger. Man skal dog være opmærksom på, at reglerne ikke gælder for ikkeautomatisk (manuel) behandling af personoplysninger, der ikke er eller vil blive indeholdt i et register. En fodboldtræner vil eksempelvis godt kunne oplyse sit fodboldhold om, at en spiller desværre har brækket foden og derfor ikke kan spille den næste kamp, hvis fodboldklubben hverken behandler oplysningen herom elektronisk eller i et såkaldt manuelt register. Hvis klubben derimod behandler oplysningen elektronisk eller i et manuelt register – hvorved databeskyttelsesreglerne finder anvendelse – må træneren imidlertid ikke oplyse holdet om den brækkede fod uden spillerens samtykke.

3. Hvad må foreningen bruge oplysninger om sine medlemmer til?
I må kun bruge oplysninger om jeres medlemmer til det eller de formål, som I har indsamlet dem til. Oplysningerne må med andre ord ikke bruges til såkaldte uvedkommende formål.

Hvis for eksempel en skakklub har indsamlet oplysninger med henblik på at afholde skakturneringer og lignende, må oplysningerne ikke bruges til uvedkommende formål, eksempelvis udsendelse af markedsføringsmateriale på vegne af en virksomhed.

4. Hvornår må en frivillig forening videregive oplysninger om sine medlemmer?
En forening kan som udgangspunkt videregive en medlemsliste i foreningsblade og på lukkede sider på internettet uden de enkelte medlemmers samtykke. Det er vigtigt, at det kun er foreningens medlemmer, der modtager foreningsbladet eller har adgang til foreningssiden på internettet.

Hvis listen videregives til en bredere kreds af personer – for eksempel ved offentliggørelse på internettet – skal det enkelte medlems samtykke indhentes. Efter Datatilsynets opfattelse er medlemskab af en forening, uanset at denne måtte være en ukontroversiel forening – for eksempel en sportsklub – en privat sag. Der vil også være en risiko for, at medlemsoplysningerne kan blive (mis-)brugt til uvedkommende formål, for eksempel markedsføring.

Uanset om der er tale om videregivelse internt i foreningen eller offentliggørelse, skal der altid være en god grund til videregivelsen.

5. Må lokal- og landsforeninger dele medlemsoplysninger med hinanden?
Ja, hvis der i overensstemmelse med en forenings vedtægter eller lignende er en god grund til videregivelsen, kan der normalt deles almindelige personoplysninger med for eksempel en landsforening eller et specialforbund. I skal dog overveje, om formålet med videregivelsen vejer tungere end den registreredes interesse i, at oplysningerne ikke videregives. Ved tvivl kan foreningen indhente et samtykke fra hver enkelt person, som oplysningerne vedrører.

Foreningen skal sikre sig, at der ikke videregives flere personoplysninger end nødvendigt, ligesom foreningen som udgangspunkt ikke uden specifikt samtykke kan videregive følsomme personoplysninger til andre dataansvarlige.

Endelig skal foreningen dele oplysningerne på en sikker måde, så oplysningerne ikke kommer til uvedkommendes kendskab. Hvis følsomme oplysninger eller oplysninger af fortrolig karakter deles via e-mail over det åbne internet, skal foreningen anvende en passende form for kryptering.

Her kan du hente hele Justitsministeriets publikation: ‘Ofte stillede spørgsmål - Frivillige foreningers behandling af personoplysninger’.

Forrige artikel Otte gode råd fra fonde til ansøgere: Sådan får I succes med jeres fondsansøgninger Otte gode råd fra fonde til ansøgere: Sådan får I succes med jeres fondsansøgninger Næste artikel Værsgo: Her er 3 digitale værktøjer, som kan løfte din civilsamfunds­organisation Værsgo: Her er 3 digitale værktøjer, som kan løfte din civilsamfunds­organisation
Sådan håndterer du paradokserne i frivilligledelse

Sådan håndterer du paradokserne i frivilligledelse

FRIVILLIGLEDELSE: Ledelse af frivillige er fyldt med paradokser, mener ErhvervsPhD ved Roskilde Universitet Jonas Hedegaard. Her er hans bud på, hvordan organisationer kan skabe mening og retning, når værdier, motivation og mål kan være i konflikt.

Typiske konflikter i foreningslivet og gode råd til at løse dem

Typiske konflikter i foreningslivet og gode råd til at løse dem

GODE RÅD: Konflikter bliver lettere personlige i foreningslivet, siger Julia Bjerre Hunt, som underviser i konflikthåndtering og ledelse af frivillige. Her gennemgår hun nogle af de typiske årsager til konflikter i foreningslivet og giver gode råd til at håndtere dem. 

Gode råd og værktøjer til at håndtere konflikter i frivillige foreninger

Gode råd og værktøjer til at håndtere konflikter i frivillige foreninger

KONFLIKTLØSNING: Hvordan eskalerer en uenighed til en konflikt? Og hvad gør man, når en medfrivillig fortæller én om en konflikt, han eller hun selv har? I frivilligt arbejde, hvor alle brænder for sagen, opstår konflikter let. Her får du baggrundsviden om konflikters dynamik og værktøjer til at forebygge og nedtrappe dem. 

Øvelse: Sådan laver I et konfliktberedskab i jeres forening

Øvelse: Sådan laver I et konfliktberedskab i jeres forening

VÆRKTØJ: Det er en god idé allerede i fredstid at lave et sæt spilleregler for, hvordan I håndterer konflikter i jeres forening. Her får du en øvelse, som kan hjælpe jer i gang. Øvelsen er et uddrag af Ingerfairs bog "Sådan leder du frivillige i forskellige situationer".

Boguddrag: Er danskerne særlig gode til fællesskaber?

Boguddrag: Er danskerne særlig gode til fællesskaber?

UDDRAG: Efter aftale med Strandberg Publishing bringer Civilsamfundets Videnscenter en smagsprøve fra bogen 'Come Together – Fællesskaber i Danmark' af Jane Sandberg. Bogen handler om de mange frivillige fællesskaber, der pibler frem i Danmark.