Sådan får I succes med årets generalforsamling

VIDEN UDEFRA: Foråret er højsæson for generalforsamlinger i foreningslivet. Men hvad kræver det egentlig at holde en god generalforsamling? Center for Frivilligt Socialt Arbejde lister her de vigtigste punkter.

Af Suzette Frovin 
Kommunikationskonsulent, Center for Frivilligt Socialt Arbejde

Generalforsamlingen er foreningens øverste demokratiske myndighed. Det er her jeres medlemmer har mulighed for at være med til at bestemme, hvordan jeres forening skal udvikle sig, og hvad bestyrelsen skal arbejde med i det kommende år.

At holde en vellykket generalforsamling kræver planlægning – og vi anbefaler jer at gå i gang med forberedelserne i god tid før mødet.

Inden generalforsamlingen
Sørg for at indkalde til generalforsamling og send dagsorden, bilag mv. ud i god tid. Som minimum skal I overholde de tidsfrister, der er beskrevet i jeres vedtægter, men jo før jeres medlemmer kan skrive datoen i kalenderen, jo bedre.

Sæt tid af i bestyrelsen til at diskutere, hvordan I gerne vil have, generalforsamlingen skal foregå. I skal blandt andet finde en dygtig dirigent og en god referent. Hvis I ved, at der kan opstå konflikter eller ophedede diskussioner på generalforsamlingen, kan det være en fordel at vælge en dirigent udefra.

Det kan være en udfordring at få medlemmerne til at møde op. Erfaringerne viser, at flere får lyst til at deltage, hvis I kombinerer generalforsamlingen med et socialt arrangement som for eksempel fællesspisning, et foredrag eller en filmaften.

På generalforsamlingen skal formanden aflægge beretning. Brug tid i bestyrelsen på at definere de emner, som I synes, er særligt vigtige at fremhæve i beretningen.

På generalforsamlingen
Hvis der opstår tvivl om procedurer eller lignende, så vær ikke nervøs for at holde en kort pause, hvor I kan få styr på, hvordan I går videre.

Sørg også for, at konklusionerne er klare og udtalte, så alle deltagere ved, hvad de siger ja og nej til.

Begge dele skaber ro og giver deltagerne på generalforsamlingen en god oplevelse og motiverer deres lyst til at deltage aktivt.

Husk i øvrigt at have stemmesedler klar, hvis det skulle blive nødvendigt med skriftlige afstemninger undervejs.

Efter generalforsamlingen
Det er god stil at få referatet godkendt og udsendt så hurtigt som muligt, mens deltagerne stadig har generalforsamlingen frisk i erindringen.

Umiddelbart efter generalforsamlingen er slut, bør bestyrelsen samles og aftale, hvornår det første møde skal finde sted. På det første bestyrelsesmøde er det en god ide at bruge god tid på at diskutere, hvordan I bedst muligt kan arbejde videre med beslutninger og diskussioner fra generalforsamlingen.

Ligesom I løbende bør holde medlemmerne orienteret om jeres arbejde, så de frem mod næste års generalforsamling har en god fornemmelse af, hvad I arbejder med. Det motiverer medlemmerne til at deltage aktivt i foreningsdemokratiet og giver flere lyst til at gøre deres stemme gældende.

Forrige artikel Byhaver bygger bro i belastede boligområder – sådan går I til opgaven Byhaver bygger bro i belastede boligområder – sådan går I til opgaven Næste artikel Sådan sammensætter I en god bestyrelse Sådan sammensætter I en god bestyrelse
Sådan håndterer du paradokserne i frivilligledelse

Sådan håndterer du paradokserne i frivilligledelse

FRIVILLIGLEDELSE: Ledelse af frivillige er fyldt med paradokser, mener ErhvervsPhD ved Roskilde Universitet Jonas Hedegaard. Her er hans bud på, hvordan organisationer kan skabe mening og retning, når værdier, motivation og mål kan være i konflikt.

Typiske konflikter i foreningslivet og gode råd til at løse dem

Typiske konflikter i foreningslivet og gode råd til at løse dem

GODE RÅD: Konflikter bliver lettere personlige i foreningslivet, siger Julia Bjerre Hunt, som underviser i konflikthåndtering og ledelse af frivillige. Her gennemgår hun nogle af de typiske årsager til konflikter i foreningslivet og giver gode råd til at håndtere dem. 

Gode råd og værktøjer til at håndtere konflikter i frivillige foreninger

Gode råd og værktøjer til at håndtere konflikter i frivillige foreninger

KONFLIKTLØSNING: Hvordan eskalerer en uenighed til en konflikt? Og hvad gør man, når en medfrivillig fortæller én om en konflikt, han eller hun selv har? I frivilligt arbejde, hvor alle brænder for sagen, opstår konflikter let. Her får du baggrundsviden om konflikters dynamik og værktøjer til at forebygge og nedtrappe dem. 

Øvelse: Sådan laver I et konfliktberedskab i jeres forening

Øvelse: Sådan laver I et konfliktberedskab i jeres forening

VÆRKTØJ: Det er en god idé allerede i fredstid at lave et sæt spilleregler for, hvordan I håndterer konflikter i jeres forening. Her får du en øvelse, som kan hjælpe jer i gang. Øvelsen er et uddrag af Ingerfairs bog "Sådan leder du frivillige i forskellige situationer".

Boguddrag: Er danskerne særlig gode til fællesskaber?

Boguddrag: Er danskerne særlig gode til fællesskaber?

UDDRAG: Efter aftale med Strandberg Publishing bringer Civilsamfundets Videnscenter en smagsprøve fra bogen 'Come Together – Fællesskaber i Danmark' af Jane Sandberg. Bogen handler om de mange frivillige fællesskaber, der pibler frem i Danmark.