Projektledelse: Sådan sammensætter du det gode team

GUIDE: Som projektleder er du kaptajnen på skibet, der udstikker retningen og motiverer dit team. Ekspert i projektledelse Kirsten Nielsen mener, at nøglen til et teams succes ligger hos netop projektlederen. Hun giver her en karakteristik af de roller og typer, projektlederen skal være opmærksom på i sit arbejde.

I et team bidrager alle med noget forskelligt, men hvem bidrager med hvad? Her giver ekspert i projektledelse Kirsten Nielsen en indføring i, hvem og hvad den gode projektleder skal være opmærksom på.Foto: Colourbox

Mette Dahlgaard

Journalist

At sammensætte et succesfuldt projektteam kan være en svær øvelse. For vi bærer alle rundt på nogle præferencer, der kommer til udtryk i den måde, vi griber arbejdet an og forholder os til andre mennesker på.

Et persongalleri, der på papiret burde være skabt til succes, kan vise sig at gå i hårdknude, fordi den indbyrdes kemi simpelthen er dårlig. Så selv om der findes personlighedstest og tykke bøger, der siger noget om vores individuelle motivation, så er der ingen garanti for, at den optimale projektleder, den kreative tænketype eller det sociale orakel rent faktisk falder i hak, når de bliver sat i samme rum.

"Så kan man stå i situationen og tænke: Det er ikke til at forklare, jeg kan bare ikke lide dig." illustrerer Kirsten Nielsen fra Knowledge Design.

Kirsten Nielsen er konsulent, forfatter og underviser i projektledelse og facilitering af team. Hun giver her en introduktion til, hvordan man kan forbedre sit samarbejde i et team, og hvordan man med selvindsigt kommer i mål med sit projekt.

Fakta

Kirsten Nielsens gode råd til projektlederen:

Tag lederrollen på dig og hvil i, at de fleste faktisk gerne vil have udstukket en retning.
Husk samtidig, at du også er en facilitator, som sætter rammen, så gruppen kan skabe idéer og resultater, uden at du blander dig for meget.
Kend din egen persontype og husk, at ikke alle ligner dig, og at de derfor måske skal ledes anderledes, end du selv ville foretrække at blive det.
Vær oprigtigt interesseret i dine projektdeltagere: Hvad motiverer dem til at være med i projektet? Hvad er mon deres persontyper?
Sørg for at afholde et godt opstartsmøde og overvej eventuelt at afholde individuelle samtaler før dette møde. Overvej i den forbindelse følgende:

Lad gruppen definere “spillereglerne” for samarbejdet: Hvordan vil vi arbejde sammen, hvordan holder vi gode møder eller workshops? Hvad vil vi som gruppe have ud af at være med i projektet?
Sæt en retning for projektet: Forklar formålet bag projektet og dets succeskriterier.
Definér, hvad der ikke er til diskussion i gruppen: Hvad kan vi ikke ændre på? Hvad er vores formelle beføjelser?
Involvér dine deltagere og skab den gode tidsplan sammen med tydelige milepæle og delmål. – Hvem laver hvad? Definér roller og ansvar for den enkelte.
Husk at bruge tid på, at deltagerne lærer hinanden at kende.

Sørg for løbende evaluering af jeres fremskridt og samarbejde i gruppen.
Motivation handler ikke kun om kage, men husk alligevel at fejre succeserne undervejs i projektet.

LINK: Du finder Kirsten Nielsens hjemmeside her.

Det hele starter og slutter med projektlederen – den person, som Kirsten Nielsen i flæng kalder "stafetholderen", "kaptajn på skibet", "værkføreren" eller "hende med bestemme-hatten".

Projektlederen midt i edderkoppespindet
Inden Kirsten Nielsen forklarer mere om, hvad opskriften på den gode projektleder er, kan det være nyttigt at dvæle kort ved den komplekse rolle, som en projektleder må indtage:

"Som projektleder står du midt i edderkoppespindet og skal både lede opad i forhold til en styregruppe i form af eksempelvis en bestyrelse eller fond, der kræver afrapportering. Du skal også have tjek på forskellige interesser uden for projektet og endelig få et team af nøglefigurer til at fungere, der sammen skal nå projektets formål."

At drive et projekt i det frivillige Danmark har sine særegne udfordringer, pointerer Kirsten Nielsen også. For det første må man acceptere, at man ikke frit kan headhunte personer med særlige kvalifikationer, da arbejdet jo baserer sig på frivillighed. For det andet er det ofte passionen eller indignationen, der driver frivillige. Hvis ikke de kan se sig selv i et projekt, så forsvinder de igen:

"Dit team skal for det første vide, hvorfor vi gør det her. Der skal altså være et klart formål og en vision. Mange vil også have en klar forventning om, at de kan få lov til at præge projektet og drible afsted med opgaver på eget initiativ. Det er derfor vigtigt, at ens rolle i projektet giver mening. Nogle er der for det faglige, andre for det sociale, og andre igen vil have medbestemmelse. Derfor skal projektlederen skabe klarhed om roller og ansvar."

Fire skarpe
Kirsten Nielsen giver dig her et par fif, der kan klæde dig på i din rolle som projektleder:

Vær tydelig i din rolle og tag ansvaret på dig: "Det er mig, der har søgt de 300.000 kroner til projektet, og vi har et mål, vi skal nå." Det er dig, der skal sætte foden ned, hvis projektet kører skævt.
Målsætningen skal være krystalklar. Hvis målsætningen er at få flere gymnastikstævner eller mere indflydelse i lokalsamfundet, så skal dit team være klar over, hvorfor vi gør det her, og hvad deres roller er, for at få det til at lykkedes.
Projektets varighed bliver også styrende for dit ledelsesansvar. Hvis det er kort, så er I hurtigere ved resultatet, og du kan nemmere bevare momentum. Hvis det er langt, skal du lede mere og arbejde mere med at fastholde motivationen i gruppen.
Hav tålmodighed. Selv om du skal sætte retningen, er det især vigtigt i det frivillige arbejde, at du har tid til at lytte og involvere, selv om der er 27 ting på to-do-listen. For kassereren Kaj er det måske højdepunktet på ugen at mødes i den lokale håndboldforening. Hans motivation skal du også passe på.

LINK: Her har du seks gode råd til at bevare motivationen i et team.

Projektleder: Kend dine egne præferencer
Som nævnt bærer vi alle rundt på særlige præferencer for særlige typer opgaver. Det gælder også projektlederen selv. Derfor er det vigtigt med en god portion selvindsigt, når man sammensætter sit team. Hvad er dine stærke sider, og hvad er dine svage sider? Hvor skal du kompensere, fordi du ikke selv har viden, evne eller indsigt?

"Man skal være klar over, at man selv har en præference. Hvis du er den sociale type, der helst vil have det hyggeligt, kan du mere eller mindre bevidst undgå at tage konflikter. Det kan i sidste ende gå ud over din evne til at styre og lede projektet."

I et velfungerende team er der derfor groft sagt brug for personer, der matcher fagligt i forhold til opgaven, og som typemæssigt passer sammen, for at nå målet.

"Du skal ikke ende med fem "bestemme-hatte" eller nogle, der udelukkende er sociale, og som ikke får drevet opgaven. Du skal finde en balance, så der både er noget socialt i gruppen, noget retning – så vi har målet for øje – og endelig noget fagspecifikt."

Er du specialisten, strategen eller netværkeren?
Grundlæggende skal du som projektleder skabe struktur, have overblik og være drevet af resultater. Men du har også et hav af andre karaktertræk, der kan spænde ben for god ledelsesstil. Dem skal du være opmærksom på, forklarer Kirsten Nielsen og giver indsigt i tre typiske faldgruber:

Er du typen, der er afhængig af at være sammen med andre mennesker? Så er det ikke sikkert, at du er den bedste i verden til at skære igennem, fordi du ikke vil såre dine medmennesker. Pas på, at det hele ikke bliver for demokratisk, for så når du ikke målet. Det er vigtigt, at du kan tage styringen.
Er du fagspecialisten, der har stort fokus på substansen og detaljen? Det kan hæmme fremdriften i et projekt, hvis du er forhippet på at være kvalitetsminded.
Er du som type magt- og indflydelsesorienteret? Det er der ikke noget galt med, for det er dem, der sparker til bolden i en forening. Det er dem, der sætter initiativer i gang. De kan dog have brug for en fagperson, der kender substansen, eller for en social type, der får spurgt Jonna, hvordan det egentlig går derhjemme.

Brug personlighedstest med måde
Der findes et væld af personlighedstest og opgørelser af typer, som bliver flittigt brugt i store virksomheder og organisationers HR-afdelinger, når de skal sammensætte et team. Men Kirsten Nielsen hejser et advarselsflag, fordi testene er behæftet med usikkerheder og i høj grad afspejler et øjebliksbillede, hvor personen, der tager testen, måske misforstår spørgsmålene eller ser anderledes på verden i morgen.

I stedet for at søge sandheden i test kan mange af de personlighedstræk, vi alle bærer rundt på, nemt aflæses, hvis man som projektleder tænker sig om, forklarer hun:

"Ofte kan du selv se, hvilke kvaliteter gruppen har: Hvordan er Poul typisk? Han smøger altid ærmerne op og går i gang. Ham kan vi sætte til noget. Så er der Per, han skal altid lige snakke og høre, om vi alle er glade. Bente, hun sidder der og trommer i bordet, for det kan ikke gå hurtigt nok."

Hvis du alligevel bruger test til at blive klogere på dit team, så tag med afsæt i dem en bredere snak om forskelligheder. Brug dem ikke som et redskab, der sætter folk i bås, lyder rådet fra Kirsten Nielsen.

LINK: Lyt med her, hvor professor i psykologi Svend Brinkmann diskuterer, om man kan måle personlighed i typetest.

"At tage en test kan være fint som en icebreaker. Noget, vi har det det sjovt med. Men resultaterne skal ikke ophøjes til sandheden. Jeg er opvokset i konsulenthuse, hvor det alene er erhvervspsykologer, der må lave de her test og typebestemme, fordi de har deres begrænsninger, og fordi du bevæger dig ind på et meget komplekst felt."

LINK: Jobindex har en persontypetest, der bygger på den såkaldte Myers Briggs Type Indicator (MBTI)-persontypetest. Tilgå den her.

Tænketyper, handlemennesker og den sociale type
Et godt team består af personer med forskellige kvaliteter, forklarer Kirsten Nielsen. Du har brug for tænketyperne. Dem, der går analytisk til de gode idéer og tænker fakta ind i stedet for drømme. Du klarer dig heller ikke uden handlemenneskerne. Dem, der er super gode til at løbe med bolden, når andre har sat målet. Endelig har du også brug for dem, der er socialt orienterede med overskud på empatikontoen. Dem, der husker at spørge ind til stille Svend og hans weekendplaner.

LINK: Læs mere om forskelligheder i et team her.

Det er nu projektlederens opgave at tage taktstokken i hånden, pointerer Kirsten Nielsen:

"Når du har dit team, er det din opgave at få orkestret til at spille, så alle er med. Du kan finde projekter, hvor lederen har styr på fremdrift og resultater, og som mest er interesseret i sine egne holdninger. De skal nok få sparket bolden i mål, men med en masse ofre og dårlige oplevelser på vejen," siger hun og uddyber:

"Den gode projektleder finder balancen: Vi skal være sociale, vi skal kunne samarbejde, vi skal have den nødvendige viden, og vi skal kende vores mål."

Politik har aldrig været vigtigere