Sådan håndterer din forening eller civilsamfundsorganisation coronakrisen

GUIDE: Store dele af Danmark er lukket ned for at forhindre covid-19 i at sprede sig. Den nye situation rejser en række spørgsmål for civilsamfundet: Hvordan mødes vi digitalt? Hvordan kommunikerer vi klart? Og hvad gør vi med generalforsamlinger og andre frister, vi under normale omstændigheder skal overholde? Få en del af svarene her. 

Der bliver skrevet danmarkshistorie på en dyster baggrund i disse uger. På rekordtid skruede regeringen op for de håndtag, der skal bremse covid-19 i at smitte så mange danskere på en gang, at vores sundhedssystem bukker under. 

Det betyder blandt andet lukning af skoler, opbremsning af økonomien og en neddrosling af vores sociale omgang med andre for en periode. Samtidig smider et politisk flertal på Christiansborg en række redningsplanker ud, som skal hjælpe trængte virksomheder og organisationer, der på forskellig vis taber på coronakrisen. 

Krisen har vist, at vi som samfund må indstille os på store forandringer fra vores normale hverdag. Få her hjælp til, hvordan din organisation bedst håndterer krisen. 

Aflys alle ikke-nødvendige aktiviteter
Regeringen har på baggrund af anbefalinger fra Sundhedsstyrelsen bedt danskerne om at begrænse omgangen med andre. Det betyder blandt andet, at skoler er lukket, ligesom store dele af det offentlige Danmark er sendt hjem i foreløbig to uger.

Mange private virksomheder har valgt at følge myndighedernes anbefalinger, og det er naturligt, at også ngo’er, foreninger og andre aktører i civilsamfundet lukker ned for deres aktiviteter.

Det betyder blandt andet at lokale idrætsforeninger aflyser træning, at besøgsvenner ikke længere kan komme på visit på ældrecenteret, og at demonstrationer og happenings i civilsamfundet bliver udskudt. 

Opfordringen fra Center for Frivilligt Socialt Arbejde til frivillige foreninger lyder sådan her: 

“Alle bør udvise samfundssind og følge myndighedernes anbefalinger, så vi bidrager til i videst muligt omfang at undgå spredning af coronavirus. Derfor opfordrer vi til, at foreninger i hele landet følger myndighedernes anbefaling om at aflyse alle ikke-nødvendige aktiviteter. Det gælder tilbud til brugere, medlemsaktiviteter, generalforsamlinger, bestyrelsesmøder mv.” 

Hvilke aktiviteter skal aflyses, og skal vi selv dække økonomiske tab? 
I takt med at coronavirus smitter stadig flere danskere, har myndighederne ændret anbefalinger i forhold til forsamlinger.

Først blev arrangører 6. marts opfordret til at aflyse arrangementer, som samlede over 1.000 mennesker. Seks dage senere hed grænsen 100 personer, hvis man samledes indendørs. Senest har Mette Frederiksen tirsdag 17. marts indskærpet, at man ikke må samles mere end 10 personer til offentlige arrangementer og aktiviteter, uanset om de finder sted ude eller inde.

Hun opfordrede samtidig “kraftigt til, at det samme gælder i privaten”, ligesom hun lukkede midlertidigt for en række forretninger, hvor kontakten mellem mennesker kan være tæt. Det gælder eksempelvis storcentre, restauranter, fitnesscentre, frisører eller massører. De nye regler gælder til 30. marts.

Her kan du få overblik over myndighedernes anbefalinger om arrangementer og større forsamlinger.

De af civilsamfundets organisationer, der har måttet aflyse et arrangement som eksempelvis en velgørenhedskoncert eller et idrætsstævne, kan komme i betragtning til delvis økonomisk kompensation for tabte indtægter. Foreløbig gælder det dog kun for arrangementer i perioden 6. marts til 30. marts. Det er også uklart, om der vil være kompensation for arrangementer under 100 personer. 

Her kan du læse mere om reglerne for kompensation under Erhvervsstyrelsen.

Desuden har advokatfirmaet Bech Bruun lavet denne gennemgang af kompensationsordningen.

En række fonde har desuden meldt sig klar til at hjælpe støttemodtagere, som eksempelvis må aflyse events eller udskyde planlagte aktiviteter, de har fået bevilget fondsmidler til. Det kan du læse mere om her.

Hvis ikke vi må mødes fysisk, hvad så? 
Mange ansatte og virksomheder har i disse dage en stejl læringskurve i at bruge virtuelle værktøjer, der sikrer, at vi kan mødes og koordinere vores arbejde, selvom vi sidder adskilt. 

Der findes en række værktøjer, man kan bruge. Her følger en kort introduktion til tre gratis videomødeværktøjer, som sitet Techradar.pro har lavet: 

Zoom Meeting: Fås til Mac, Windows, Linux, iOS og Android. Der er både gratis og betalte udgaver, men i den gratis version kan du enten afholde en-til-en-møder eller gruppemøder med op til 100 deltagere. Møder med 3 eller flere deltagere har en tidsbegrænsning på 40 minutter.

Skype: De fleste er nok allerede er bekendt med Skype. Hvor Microsofts videochatværktøj ofte primært bruges til at holde kontakt med venner og familie, understøtter appen, som fungerer på tværs af platforme, også gruppevideoopkald for op til 50 deltagere.

Google Hangouts: Et meget enkelt værktøj, som understøtter chat med op til 150 brugere, imens videoopkald er begrænset til maksimalt 10 brugere. Der er ikke mange indstillinger, men det handler om hastighed og tilgængelighed. Hangouts kan bruges i din browser, og der findes apps til Chrome OS, iOS og Android. 

Læs den fulde guide her

Desuden har Frivilligcentre og Selvhjælp Danmark lavet denne vejledning til samarbejdsværktøjer, som kan være relevante til informationsdeling, når I arbejder sammen, men må opholde jer hver for sig. 

Forår er generalforsamlingstid. Hvad gør vi?
De generalforsamlinger, der er planlagt i marts måned, bør udskydes eller forsøges afholdt digitalt jævnfør regeringens anbefalinger om begrænsning af fysiske møder. Det er endnu for tidligt at sige, om det samme vil gælde generalforsamlinger, der efter planen skal afholdes i april. 

Center for Frivilligt Socialt Arbejde anbefaler, at foreninger læser egne vedtægter grundigt og afklarer, hvilke regler foreningen har vedtaget for afholdelse af generalforsamlinger. 

“Der vil typisk være mulighed for lovformeligt at udskyde generalforsamlingen, når afholdelse for eksempel er i strid med Sundhedsstyrelsens anbefalinger, eller hvis enkelte målgrupper, i dette tilfælde særligt ældre og udsatte, ikke kan deltage,” skriver Center for Frivilligt Socialt Arbejde i deres gode råd om foreningsdrift og generalforsamlinger under coronakrisen, som du finder her.

I guiden kan du også finde svar på spørgsmål såsom: “Hvordan får vi godkendt sidste års regnskab, hvis vi udskyder generalforsamlingen?”

Hvis man udsætter sin generalforsamling, vil den siddende bestyrelse fortsætte, indtil den udsatte generalforsamling har været afholdt. Blandt andre DGI’s jurist anbefaler, at bestyrelsen i forlængelsen agerer mere forsigtigt, så den ikke træffer andre beslutninger end dem, som hører til almindelig drift eller er uopsættelige beslutninger.

Her finder du DGI’s spørgsmål og svar i forbindelse med afholdelse og udsættelse af generalforsamlinger under coronavirus.

Også advokatfirmaet Beck Bruun udreder her lovgivningen.

Hvad så med Folkemødet? 
Alle anbefalinger om aflysning af arrangementer er på nuværende tidspunkt kun gældende indtil 30. marts. Foreningen Folkemødet oplyser på sin hjemmeside, at man er i løbende kontakt med politi og andre myndigheder, og at man som udgangspunkt forventer at afholde Folkemødet. 

Hvis Folkemødet alligevel aflyses, hvilket som bekendt ikke er planen, kan du som organisation være garderet mod økonomiske tab i din forsikring. Tjek derfor din police. Der er fra myndighedernes side ikke på nuværende tidspunkt udstedt kompensationsordninger, der dækker Folkemødet. 

I forbindelse med aflysninger af arrangementer i marts har regeringen også anbefalet, at man som arrangør holder igen med at planlægge nye events i april. 

Dansk Live – der repræsenterer festivaler og spillesteder – afholder i samarbejde med Roskilde Festival et webinar om coronavirus 19. marts. Find invitationen her.  

Her kan du se en liste over organisationer, der har aflyst eller udskudt arrangementer i løbet af foråret. 

Hvad hvis du eller en ansat/frivillig bliver syg?
Nedlukningen betyder ikke kun begrænsede aktiviteter. Selve dagligdagen i en organisation i civilsamfundet er også forandret, og mange arbejder allerede nu hjemmefra.

Her kan du finde myndighedernes vejledning om, hvordan du bør agere, hvis du selv eller en frivillig/ansat bliver syg. 

Hvis en medarbejder bliver syg af coronavirus og ikke kan udføre sit arbejde, har din organisation desuden ret til sygedagpengerefusion. Læs mere her.

Her finder du desuden alle Sundhedsstyrelsens spørgsmål og svar om covid-19.

Hvordan håndterer man bedst krisekommunikation under corona?
Det er vigtigt for enhver organisation at være klar i mælet, når en krise rammer. Uanset på hvilken baggrund en krise opstår, skal man så vidt muligt begrænse risikoen for fejlfortolkninger og misforståelser.

Med andre ord skal ens udmeldinger være nemme at afkode og ikke stikke i forskellige retninger, forklarer Mathias Kragelund, der er kommunikationsrådgiver og partner i Kragelund Kommunikation, som har mere end 20 års erfaring med krisekommunikation.  

“At være klar i mælet kan betyde, at man må sige: Det ved vi ikke på nuværende tidspunkt. I forbindelse med coronavirus har vi set, at der er ting, man ikke kan forudse. Man gør sig sårbar for kritik ved at bevæge sig ud i spekulationer og mulige scenarier, der kan opstå. Det bliver tolket dårligt og kan skade din troværdighed.”

En måde at holde sin egen sti ren er at lave klare kildehenvisninger, når man kommunikerer, forklarer Mathias Kragelund videre. Det kan eksempelvis være: Sundhedsstyrelsen anbefaler, at vi begrænser fysisk kontakt. Derfor suspenderer vi generalforsamlingen på onsdag og udskyder den til august. 

“Læg kortene på bordet, og fortæl, på hvilken baggrund I handler, som I gør. De mennesker, du henvender dig til, skal have mellemregningerne med og ikke kun facit,” uddyber Mathias Kragelund. 

Krisekommunikation hænger uløseligt sammen med krisehåndtering. Skadevirkningerne af en krise kan være vidt forskellige, alt efter om man må aflyse sine aktiviteter i to uger eller i to måneder. Derfor må man tage et ærligt blik på sig selv og alle de interessenter, man har, og lægge en plan. Også selvom forudsætningerne risikerer at ændre sig, forklarer Mathias Kragelund videre:

“I det øjeblik, der opstår en krise, skal man se på, hvilke skadevirkninger det får. Så snart man har valgt, hvordan man håndterer krisen, skal man melde klart ud og sige: Ud fra de forudsætninger, der er lige nu, så vil det have disse konsekvenser for os. Hvis forudsætningerne ændrer sig, må man tage et skridt tilbage og gentage den samme øvelse.” 

5 gode råd til kommunikation under coronavirus
Kragelund Kommunikation giver på sin hjemmeside desuden fem gode råd til kommunikation om coronavirus. Du får dem nedenfor i kondenseret form. 

1. Vær proaktiv, og tag kontrollen over fortællingen
Manglende information og usikkerhed forværrer enhver situation. Sørg for at give svar på målgruppens spørgsmål, og lad være med at affeje situationens alvor. Italesæt udfordringer og vis, at der findes en vej gennem krisen.

2. Glem ikke hverdagspraktikken
Midt i en krise spørger mange danskere sig selv: Hvad betyder det for mig? Skal vi aflyse eksterne møder? Skal vi spise frokost hver for sig? Alt det lavpraktiske i dagligdagen bliver udfordret, og information om de små ændringer er afgørende for at kunne holde maskineriet i gang.

3. Kig målgruppen i øjnene, og forstå deres behov
For nogle betyder krisen aflyste arrangementer og forsinkede leverancer. At man selv indser det som organisation, er ikke ensbetydende med, at ens brugere eller øvrige interessenter ved det. Identificer behov for information eksternt også. 

4. Husk dynamisk kommunikation
Omstændighederne er omskiftelige og kan hurtigt ændre kurs. Én enkelt udmelding er derfor ikke tilstrækkelig. Der er behov for løbende opdateringer, justeringer og tilføjelser. Kun sådan skaber man den nødvendige synlighed og styring gennem krisen.

5. Evaluer indsatsen, når krisen er overstået
Krisekommunikation er ikke en one size fits all-løsning. Når krisen er ovre, skal du evaluere din indsats, så man kan lære af sine erfaringer. Hvilke redskaber havde den bedste effekt internt over for medarbejdere? Hvilke budskaber skabte den nødvendige ro? Evaluering er vejen til et endnu bedre kriseberedskab næste gang, krisen kradser.

Du kan læse uddybende råd om krisekommunikation her.

Kommunikation til udsatte grupper
En række foreninger og civilsamfundsorganisationer har desuden tæt kontakt til grupper i samfundet, som er særlig udsat under coronakrisen. 

Center for Frivilligt Socialt Arbejde opfordrer til, at de hjælper med at sprede information til mennesker i risikogruppen om, hvordan de undgår selv at blive smittede og sprede smitte. Det kan for eksempel ske ved at ringe rundt til brugere eller medlemmer eller ved at udbrede Sundhedsstyrelsens foldere og plakater målrettet særligt sårbare grupper, som findes her

Her kan du desuden læse Center for Frivilligt Socialt Arbejdes anbefalinger til, hvorvidt (og hvordan) nødherberg og lignende tilbud skal holdes åbne under coronakrisen.  

Hvad med frister og ansøgninger om tilskud hos Socialstyrelsen?  
Mange arbejdspladser og foreninger har sendt medarbejdere og frivillige hjem på grund af covid-19. For at sikre, at alle ansøgere har mulighed for at søge Socialstyrelsens puljer, forlænges ansøgningsfristerne på de puljer, som har frist i perioden fra og med uge 12 til og med uge 15 med 14 dage, oplyser Socialstyrelsen. For puljer, der har ansøgningsfrist i uge 16, forlænges fristen en uge. 

Socialstyrelsen udbetaler også fortsat tilskud. Udbetaling til mindre civilsamfundsorganisationer og driftstilskud prioriteres før øvrige tilskud, oplyser Socialstyrelsen.

Læs mere om nye frister og ansøgninger om tilskud hos Socialstyrelsen her.

Frivillige melder sig i krisetid. Hvordan lukker vi dem meningsfuldt ind?
Normalt sukker civilsamfundet efter frivillige, og i krisetider oplever vi, at danskerne faktisk gerne vil hjælpe, hvor de kan. Eksempelvis har Røde Kors rekrutteret frivillige, der handler ind for svækkede borgere, der skal isolere sig for ikke blive smittet med coronavirus. Et andet eksempel er regioners jobbank, hvor pensionerede læger og sygeplejersker kan melde sig som en del af indskiftningsholdet, hvis sygehuse bliver pressede på bemandingen.  

Frederik C. Boll er administrerende direktør i Ingerfair, og han fortæller, at store begivenheder, der ryster os som samfund, ofte kalder på handling hos helt almindelige mennesker. Det skete blandt andet, da flygtninge gik på de danske motorveje i 2015 og nu igen med truslen fra coronavirus. Hvis man takker ja til de ekstra kræfter, der melder sig, er det vigtigt, at man har noget meningsfuldt at sætte dem til, påpeger han. 

“Man kan sagtens tillade sig at sige nej tak. Da flygtninge gik på motorvejen, havde vi ikke meningsfulde opgaver nok. Det kan også være enormt svært at styre folks hjælpsomhed, så det er vigtigt at gøre det muligt at handle. Under flygtningekrisen var der engagerede borgere, der stik imod loven kørte flygtninge til Sverige. Det stiller store krav til organisationerne, men det er mit indtryk, at de organisationer, der kan, også er i gang med at organisere hjælp.”

Han understreger behovet for at rekruttere “de rigtige frivillige til de rigtige opgaver”. For at være frivillig under coronakrisen stiller en lang række krav om, at man nøje overholder sundhedsmyndigheders anbefalinger. Derfor giver det især mening at rekruttere frivillige, der eksempelvis har arbejdet som laboranter eller sygeplejersker, fordi de i forvejen er klædt på til at indgå i sundhedssektoren. 

På spørgsmålet, om engagementet holder ved efter krisen, svarer Frederik C. Boll, at det skal civilsamfundet ikke sætte næsen op efter: 

“Som udgangspunkt nej. Det er mit klare indtryk, at engagementet i flygtningekrisen er faldet meget siden 2015. Forklaringen skal findes i, at kaldet til frivilligt arbejde bunder i en reaktion på en begivenhed og ikke nødvendigvis i en organisations mærkesag.” 

 ...

Guiden er opdateret den 18/3-2020 kl. 14.33 med Frivilligcentre og Selvhjælp Danmarks vejledning til samarbejdsværktøjer.

 

Forrige artikel Nyt inspirationskatalog: Sådan inddrager du “folket” på årets Folkemøde Nyt inspirationskatalog: Sådan inddrager du “folket” på årets Folkemøde Næste artikel Lukket land: Information og guides til civilsamfundet under krisen Lukket land: Information og guides til civilsamfundet under krisen
Gode råd: Kriser kræver klar kommunikation

Gode råd: Kriser kræver klar kommunikation

GUIDE: En krise stiller krav til god ledelse og klar kommunikation. Undgå at bevæge dig ud i spekulationer, og husk vigtige mellemregninger, lyder rådene blandt andet fra Kragelund Kommunikation, der har mere end 20 års erfaring i krisekommunikation.

Markus Bjørn Kraft: Fonde har ny rolle i coronakrisen

Markus Bjørn Kraft: Fonde har ny rolle i coronakrisen

DEBAT: De fleste fonde har i dag større formue, bedre ledelse og andre samarbejdsrelationer i dag set i forhold til finanskrisen 2008-2009. Men hvordan den nuværende krise kommer til at påvirke fondene, kommer an på recessionens dybde og længde, skriver Markus Bjørn Kraft.

Sådan håndterer din forening eller civilsamfundsorganisation coronakrisen

Sådan håndterer din forening eller civilsamfundsorganisation coronakrisen

GUIDE: Store dele af Danmark er lukket ned for at forhindre covid-19 i at sprede sig. Den nye situation rejser en række spørgsmål for civilsamfundet: Hvordan mødes vi digitalt? Hvordan kommunikerer vi klart? Og hvad gør vi med generalforsamlinger og andre frister, vi under normale omstændigheder skal overholde? Få en del af svarene her. 

Lær af DGI: Coronavirus kalder på tydeligt lederskab og kommunikation

Lær af DGI: Coronavirus kalder på tydeligt lederskab og kommunikation

ERFARINGER: Covid-19 har for alvor sat sit præg på vores samfund, og store dele af befolkningen mødes ikke længere på job, i skoler eller i fritiden. Her fortæller Danske Gymnastik- og Idrætsforeningers formand, Charlotte Bach Thomassen, hvordan man som stor civilsamfundsorganisation navigerer i en krisesituation. Vi begynder fortællingen om de otte tumultariske døgn fredag 6. marts, hvor statsministeren gradvist lukker vores samfund ned. 

Astrid Krag lancerer nye coronatiltag for socialt udsatte

Astrid Krag lancerer nye coronatiltag for socialt udsatte

TILTAG: En nyoprettet hotline skal vejlede personale og faggrupper, der arbejder med socialt udsatte, om håndtering af myndighedernes anbefalinger til at undgå coronasmitte. Senere i dag meldes der nye retningslinjer ud til kommunerne.

Ti gode råd: Sådan bliver du en (endnu) bedre ordstyrer på Folkemødet

Ti gode råd: Sådan bliver du en (endnu) bedre ordstyrer på Folkemødet

FACILITERING: Der er rift om publikums opmærksomhed på Folkemødet. Det stiller krav til ordstyrere og facilitatorer om at balancere og styre en debat, så folk bliver hængende. Sille van Loon og Solveig Hvidtfeldt fra Good Company Cph giver dig her tips og råd til, hvordan du sætter en krog i publikum. 

Seks visioner for fremtidens Folkemøde

Seks visioner for fremtidens Folkemøde

FREMTID: Folkemødet har 10-årsjubilæum, og Civilsamfundets Videnscenter har spurgt en række organisationer og andre interessenter, hvor Folkemødet skal bevæge sig hen i fremtiden. Nogle vil revolutionere hele måden, Folkemødet foregår på, andre spiller ind med nye koncepter.