Værsgo: Her er 3 digitale værktøjer, som kan løfte din civilsamfunds­organisation

TEKNOLOGI: Jeres tid, penge og frivilligtimer kan udnyttes langt bedre, hvis I benytter jer af digitale løsninger, som er gratis eller billigt tilgængelige i dag. Jacob Bøtter giver her sit bud på tre digitale værktøjer, som kan løfte jeres arbejde.  

Der findes i dag en lang række digitale redskaber, som kan gøre civilsamfunds-organisationers arbejde nemmere, hurtigere, billigere – og i nogle tilfælde oven i købet bedre. Det mener Jacob Bøtter, som er iværksætter, næstformand for Fonden Roskilde Festival og medforfatter til bogen “Fuck it, ship it. 69 digitale muligheder du kan bruge i dag – og implementere i morgen”.

“Man kan simpelthen lave mere værdi per krone eller frivilligtime, man putter i sin organisation, hvis man implementerer en række digitale løsninger,” siger Jacob Bøtter.

Ifølge ham udnytter civilsamfundsorganisationerne i dag ikke de digitale muligheder godt nok, og han giver derfor her sit bud på tre digitale værktøjer, som er billige, lette at implementere, og som han mener, vil kunne skabe stor værdi for civilsamfundsorganisationer.

Lettere at håndtere projekter med mange parter
Ifølge Jacob Bøtter er det svært at få øje på et område, hvor digitale værktøjer ikke kan løfte civilsamfundsorganisationers arbejde. Han mener for det første, at digitale værktøjer kan være med til at få dag-til-dag-arbejdet i organisationerne til at glide mere smooth. Der findes for eksempel en række værktøjer, som gør det lettere at håndtere projekter med mange involverede samarbejdspartnere, frivillige eller medlemmer, som befinder sig geografisk langt væk fra hinanden. Og digitale værktøjer kan også gøre det muligt for organisationerne at involvere langt flere mennesker i deres sag og gentænke den måde, de arbejder med frivillige på.

“Civilsamfundsorganisationer er nødt til at finde en måde at organisere sig på, som tager højde for, at mange mennesker i dag ønsker at bidrage med en time eller en halv times frivilligt arbejde, når det lige passer ind i deres hverdag. Hvis det skal kunne lade sig gøre i praksis, er det svært at forestille sig, at det ikke på eller anden måde skal være digitalt understøttet – ellers vil man jo drukne i bureaukrati,” siger Jacob Bøtter.  

Her får I Jacob Bøtters tre bedste bud på digitale værktøjer, som kan fremme demokratiet og øge videndelingen i civilsamfundsorganisationer.

Værktøj 1: Gør beslutningsprocesserne mere demokratiske med digitale afstemninger

Hvad kan værktøjet?
Med den digitale afstemningsplatform Loomio, kan din organisation inddrage et stort antal mennesker i beslutningsprocesserne og på den måde gøre dem mere demokratiske.

Hvad får I ud af at bruge det?
“Værktøjet kan være med til at skabe en frivillighedskultur, som føles mere inkluderende, hvor de frivillige har reel indflydelse på det, der foregår,“ siger Jacob Bøtter. Selvom mange civilsamfundsorganisationer ønsker en flad og demokratisk struktur, kan det ifølge ham være svært at skabe i praksis.

“Jeg tror, de fleste mennesker har oplevet, at hvis man er mere end 4-5 mennesker, der skal beslutte noget i fællesskab, så er det ikke altid for alvor en demokratisk proces. Det er typisk den, der taler højest til et møde, eller den, der har den højeste anciennitet eller på anden måde har stjerner på skuldrene, der afgør, hvilken retning man kommer til at gå. Det sker også i civilsamfundsorganisationer – hvor flade de end måtte definere sig selv,” siger Jacob Bøtter. Han mener desuden, at digitale afstemningsværktøjer kan hjælpe civilsamfundsorganisationer til at blive bedre til at rekruttere og fastholde unge frivillige.

“Der er en ung generation, som forventer at blive hørt og involveret i beslutningstagningsprocesser i en helt anden grad end tidligere. De er vokset op med sociale medier og tænder på at have været med. Nogle organisationer kæmper ret meget med at få frivillige under 40 år til virkelig at tage teten. Jeg tror, at digitale afstemninger og den demokratiske beslutningsform, de skaber, kan gøre det lettere at rekruttere unge frivillige,” siger Jacob Bøtter.

Hvor let er det at komme i gang?
“Det er helt ekstremt nemt, for platformen er designet til civilsamfundsorganisationer. Andre værktøjer er designet til kommercielle virksomheder, og så kan det være svært at se, hvordan man lige får det til at passe til sin forening eller socialøkonomiske virksomhed,” siger Jacob Bøtter, som fortæller, at platformen også giver mange gode råd til, hvordan værktøjet konkret kan anvendes i ens organisation.

Hvor finder I det?
I kan læse mere om værktøjet i dette boguddrag fra “Fuck it, ship it. 69 digitale muligheder du kan bruge i dag – og implementere i morgen”, og selve værktøjet kan I finde på: www.loomio.org.


Værktøj 2: Frem videndeling i organisationen med jeres egen Wikipedia

Hvad kan værktøjet?
Med platformen Notion kan I oprette jeres egen Wikipedia, som er ekstremt let for alle medarbejdere og frivillige at bidrage til og redigere i. På den måde kan I skabe bedre videndeling og erfaringsudveksling i organisationen.

Hvad får I ud af at bruge det?
“Wikipedia er for mig at se den største innovation i civilsamfundet de sidste 100 år, hvis ikke længere. Wikipedia har jo gjort det muligt for millioner af mennesker fra hele verden at være med til at samskabe et billede af den verden, vi lever i. Og den effekt er der utroligt mange organisationer, der kan lære noget af, men meget få, der benytter sig af,” siger Jacob Bøtter.

“De fleste organisationer – især i civilsamfundet – har investeret forbavsende mange penge i et intranet for cirka 10 år siden, og når de kigger tilbage på det og evaluerer, har de ikke fået særligt meget for de penge,” siger Jacob Bøtter. Ifølge ham er fordelen ved at anvende en wikipedia-lignende platform som Notion, at alle meget let kan bidrage, videndele og erfaringsudveksle.

“I de civilsamfundsorganisationer, jeg arbejder med, er en af de store udfordringer, at der er en relativ høj udskiftning blandt de frivillige, og det kan derfor være svært at fastholde viden, fordi viden typisk er lagret i mennesker og ikke i systemer. Et wikipedia-lignende system gør det lettere for alle at dele deres viden – uden det føles som en sur pligt at skulle skrive det ned i en eller anden dum Word-skabelon, som nogen har gemt på S-drevet,” siger Jacob Bøtter.

Hvor let er det at komme i gang?
Notion er en noget mere brugervenlig udgave af Wikipedia.

“De, der har prøvet at trykke redigér på en side i Wikipedia, vil tænke, ok, det her er jo sindssygt meget lettere. Wikipedia har bevidst gjort det svært at redigere, så alle og enhver ikke bare hopper ind og begynder at skrive noget om et emne. Barren for at kunne redigere i Notion er sænket helt ned til det allerlaveste, og man kan sådan set bare klikke på alting og begynde at skrive med det samme,” siger Jacob Bøtter:

“På et par uger vil man kunne flytte sit intranet over på Notion og få alle medarbejdere eller frivillige til at være med til at skabe viden sammen her og hele tiden holde det opdateret.”

Hvor finder I det?
I kan læse mere om værktøjet i dette boguddrag fra “Fuck it, ship it. 69 digitale muligheder du kan bruge i dag – og implementere i morgen”, og selve værktøjet kan I finde på www.notion.so.

Værktøj 3: Digitale tjeklister gør det lettere at oplære nye frivillige

Hvad kan værktøjet?
Process Street er et digitalt værktøj, som gør det muligt let at oprette og dele tjeklister. På den måde bliver arbejdsprocesserne i organisationen optimeret, og det bliver letteret at overdrage en arbejdsopgave fra én medarbejder til en anden.

Hvad får I ud af at bruge det?
“En af de store udfordringer i civilsamfundsorganisationer er, at man har svært ved at replikere processer og skabe konsistent kvalitet. Det er nemmere i en 'normal organisation' med 'normale ansættelsesvilkår', fordi man typisk har et mere klassisk arbejdstager-arbejdsgiver-forhold – og fordi man oftest ser hinanden hver dag. I de her lidt fladere lidt mere demokratiske, lidt mere flydende, frivilligt baserede organisationer kan det være vildt svært at følge op på, om vi nu får gjort det rigtigt,” siger Jacob Bøtter, som derfor er stor fortaler for, at civilsamfundsorganisationer arbejder med tjeklister.

“Du kan jo ikke forestille dig en overlæge, der skal i gang med at operere, som ikke på en eller anden måde følger en beskrevet arbejdsgang, og du kan forhåbentlig heller ikke forestille dig en pilot, der skal styre en flyvemaskine uden at have fulgt en eller anden liste af opgaver, som skal løses, inden han letter. Så se tjeklister – ikke nødvendigvis som to do-lister, man bygger individuelt – men som gentagne processer i en organisation, der gør, at man leverer konsistent kvalitet,” siger Jacob Bøtter.

Med Process Street kan man helt lavpraktisk oprette tjeklister, hvor medarbejdere og frivillige på deres smartphone kan sætte flueben ud for opgaverne i den rækkefølge, de skal udføres.

“Tjeklisterne kan øge videndelingen i en stor frivillig organisation, hvor nogen for eksempel siger, det er sådan her, vi gør, når en ny medarbejder eller frivillig begynder: Vi køber en buket blomster, vi opretter dem i mailsystemet, og vi husker også lige, at deres personalekort skal virke. Alle de opgaver lægger vi ind i tjeklisten, og så kan andre i organisationen tænke, ‘Gud jamen, det var da en smart tjekliste’ og stjæle den til deres division eller lade sig inspirere af, hvad der foregår,” siger Jacob Bøtter. En ekstra fordel ved at have tjeklisterne digitalt er desuden, at man kan automatisere nogle af opgaverne.

“Hvis jeg for eksempel skal oprette en ny medarbejder i systemet og punkt fire på tjeklisten er ‘husk at oprette hende i lønudbetalingssystemet’. Så behøver den opgave ikke længere at blive udført manuelt. Hvis man i stedet sætter tjeklisten smart nok op i Process Street, kan den fungere sådan, at det sker automatisk, når man trykker på en knap i tjeklisten, hvor der står 'opret i lønudbetalingssystemet' – selve opgaveløsningen automatiseres altså inde i proceslisten. Det er sindssygt smart og kan spare rigtig meget tid,” siger Jacob Bøtter.

Hvor let er det at komme i gang?
“Process Street er exceptionelt let at arbejde med. Der ligger utroligt mange templates, som vil kunne give mening for civilsamfundsorganisationer – for eksempel templates for tjeklister ved opstart af nye medarbejdere, eller tjeklister for, hvad man gør, hvis der er problemer med it-systemet,” siger Jacob Bøtter.

Hvor finder I det?
I kan læse mere om værktøjet i dette boguddrag fra “Fuck it, ship it. 69 digitale muligheder du kan bruge i dag – og implementere i morgen”, og selve værktøjet kan I finde på www.process.st.

 

I bogen “Fuck it, ship it. 69 digitale muligheder du kan bruge i dag – og implementere i morgen” kan du finde langt flere digitale værktøjer. Du kan blandt andet lære let at bygge din egen app og finde digitale værktøjer, som gør det muligt at holde videoopkald for op til 500 aktive deltagere.  


Jacob Bøtter har stillet 20 eksemplarer af bogen gratis til rådighed. Klik på linket her, hvis du er interesseret.

 

Forrige artikel Q&A: Få svar på fem spørgsmål, foreninger ofte stiller om GDPR Q&A: Få svar på fem spørgsmål, foreninger ofte stiller om GDPR Næste artikel Overblik: Her er Den Sociale Kapitalfonds tilbud til socialøkonomiske virksomheder Overblik: Her er Den Sociale Kapitalfonds tilbud til socialøkonomiske virksomheder
Normale spilleregler sættes ud af kraft, når frivillige hjælper til i kommuner

Normale spilleregler sættes ud af kraft, når frivillige hjælper til i kommuner

FORSKNING: Professor Bjarne Ibsen og hans kolleger ved Center for forskning i Idræt, Sundhed og Civilsamfund på Syddansk Universitet har gennem flere år nærstuderet samarbejdet mellem kommuner og frivillige. Mange steder mangler de frivillige og kommuner klare aftaler for samarbejdet, lyder konklusionen.

Naturens vogtere: Vi tænker ret højt om vores communities

Naturens vogtere: Vi tænker ret højt om vores communities

BEST PRACTISE: I nutidens medielandskab er SoMe-kampagnen stedet, du for alvor kan samle natur- og klimainteresserede mennesker og kræve forandring. Danmarks Naturfredningsforenings digitale redaktør, Sanne Buggeskov, tager Civilsamfundets Videnscenter med om bag kulissen.

Sådan gøder socialøkonomiske virksomheder kommunalt samarbejde

Sådan gøder socialøkonomiske virksomheder kommunalt samarbejde

GUIDE: Mange kommuner har et småstøvet notat liggende om, at de gerne vil samarbejde med socialøkonomiske virksomheder, men de har samtidig svært ved at knække koden. I denne guide klæder Dorte Bukdahl, der er centerleder i Copenhagen Dome - Videnscenter for socialøkonomi, parterne på til at indgå i gode samarbejder. 

Socialøkonomi: Succeskommunen Silkeborg skruer op for partnerskaber

Socialøkonomi: Succeskommunen Silkeborg skruer op for partnerskaber

BEST PRACTISE: Da John Kvistgaard kom til Silkeborg Kommune, lå der ikke meget andet end en hensigtserklæring om socialøkonomi på et stykke papir. I dag - efter godt fem år - har kommunen succes med at få langtidsledige i job og har sparet millioner. Næste skridt er partnerskaber.

FRAK: Vi er nysgerrige af natur

FRAK: Vi er nysgerrige af natur

At tjene sine egne penge og blive anerkendt for sin indsats kan være den forskel, der gør, at en ung bryder social arv. Det ved den socialøkonomiske virksomhed FRAK, der er på evig jagt efter arbejdstræning og fritidsjob til unge på kanten. Læs mere her om, hvordan FRAK spreder sin indsats ud og skaber nye jobs.

Sådan sætter du arbejdsmiljøet på dagsordenen i din organisation

Sådan sætter du arbejdsmiljøet på dagsordenen i din organisation

GUIDE: Civilsamfundet er ikke fritaget for stressede medarbejdere, ustrukturerede ledere eller arbejdspukler, der fører til konsekvent overarbejde. Konsulenthuset Ingerfair og Dansk Magisterforening har sat spot på det gode arbejdsklima og udarbejdet værktøjer, som er målrettet civilsamfundet.

SOS Børnebyerne: Et kærligt “hjem” for alle medarbejdere

SOS Børnebyerne: Et kærligt “hjem” for alle medarbejdere

BEST PRACTISE: Dansk Magisterforening har sammen med konsulenthuset Ingerfair sat fokus på arbejdsmiljøet i en ny undersøgelse. Læs her, hvorfor SOS Børnebyerne sætter medarbejdertrivslen i højsædet, og få gode råd til at give arbejdsmiljøet et tjek.

Status: Hvad civilsamfundet skal vide om

Status: Hvad civilsamfundet skal vide om "dansen med coronavirus"

CORONARETNINGSLINJER: Sommeren er ovre, og store dele af civilsamfundet er igen i omdrejninger efter forårets nedlukning. Her finder du seneste nyt om forsamlingsforbud, mundbind og hvad du skal gøre, hvis du oplever smittespredning i din organisation.

Sådan håndterer du smitte i din forening

Sådan håndterer du smitte i din forening

CORONAKØREPLAN: Når et medlem eller en frivillig bliver smittet med coronavirus covid-19, er der brug for overblik og klar kommunikation. Danske Gymnastik- og Idrætsforeninger (DGI) giver her et kig ned i deres manual for smittehåndtering.

Sådan ser foreningslivets økonomiske fremtid ud efter genåbningen

Sådan ser foreningslivets økonomiske fremtid ud efter genåbningen

VEJEN UD AF KRISEN: Fire nøgleaktører i civilsamfundet tegner her en skitse af det forandrede økonomiske landskab, som foreningslivet skal navigere i efter genåbningen. Hør analysen og få gode råd til at navigere i det nye økonomiske terræn fra Frivilligrådets formand, sekretariatschefen i Fondenes Videnscenter, en professor og DGI’s landsformand.

Over sommeren: Få status over genåbning og corona-hjælp til civilsamfundet her

Over sommeren: Få status over genåbning og corona-hjælp til civilsamfundet her

GUIDE: Danmark er nu godt på vej til mere normaliserede forhold. Men efterdønningerne af coronakrisen udfordrer stadig civilsamfundet på blandt andet økonomi. Her samler vi gode svar og nyttige links, der kan hjælpe din organisation om på den anden side af krisen. Guiden er senest opdateret 17. juni og opdateres igen på den anden side af sommerferien.

Efter lock down: Gode råd til at byde dine frivillige velkommen tilbage

Efter lock down: Gode råd til at byde dine frivillige velkommen tilbage

FASTHOLDELSE: Den nye coronavirus tog os på sengen. Mange organisationer, der engagerer frivillige, nåede ikke at få sagt ordentligt farvel og på gensyn. At starte op efter krisen kræver derfor tydelig ledelse, så man får pejlet sine frivillige ordentligt ind på kerneopgaven igen. Nogle frivillige har brug for en peptalk. Andre står utålmodigt og stamper i gulvet. Her guider Center for Frivilligt Socialt Arbejde til den gode genopstart.

Poul Due Jensens Fond: 75 procent af vores donationer går til coronakrisen i år

Poul Due Jensens Fond: 75 procent af vores donationer går til coronakrisen i år

KRISEHJÆLP: Poul Due Jensens Fond har til en vis grad måttet lægge mantraer om god processtyring til side for lynhurtigt at kunne støtte coronarelaterede projekter. Når året er omme vil cirka 75 procent af pengene være gået til projekter relateret til coronakrisen. Kim Nøhr Skibsted giver her indblik i, hvordan krisehåndtering ser ud fra maskinrummet i en fond.