Sådan faciliterer du det gode virtuelle møde

MØDELEDELSE: Møderne er rykket online, og tekniske vanskeligheder og sociale barrierer skal håndteres rundtom i det civile Danmark. Civilsamfundets Videnscenter har derfor bedt en professionel mødeledeler om hans bedste bud på god virtuel mødeledelse i en coronatid. Så hæng på, og bliv dus med alt fra energizers til break-outs og dyk ned i den store guide om virtuelle møder.

“Henrik, tænd din mikrofon, vi kan ikke høre dig.”

Du har sikkert oplevet det for nylig. Gode kollegaer eller måske dig selv, der fumler med teknikken. Eller måske har du lige forladt et møde, hvor stemningen bare ikke var den rigtige. 

God mødeledelse er mange ting. Det har vi tidligere beskrevet på Civilsamfundets Videnscenter her og her

Men god virtuel mødeledelse indebærer endnu flere ting. Særligt for de mange uprøvede virtuelle mødefacilatorer, der på grund af corona er kastet direkte ud i at skifte fysiske møder ud med virtuelle. Jeg er selv en af dem.

Vi har derfor bedt Christian Lykke-Rasmussen om hjælp. Han har gennem fem år udviklet digitale udviklingsprojekter og virtuel facilitering hos konsulenthuset Implement Consulting Group. Og han har blandt andet lavet denne 11 sider lange guide til virtuelle møder sammen med Sille van Loon og Solveig Hvidtfeldt fra konsulentbureauet Good Company. I dag er Christian Lykke-Rasmussen direktør i virksomheden 22loops, der har udviklet en digitale læringsplatform til organisationer og virksomheder.

Her er Christian Lykke-Rasmussens gode råd til den virtuelle mødeleder:

Lad formålet være din rettesnor
Først og fremmest er det vigtigt for mødelederen at reflektere over formålet med mødet. Du skal vurdere, om det overhovedet er nødvendigt at afholde mødet. Hvis det giver mening at afholde mødet, hjælper formålet med at sætte retningen for mødet. Derfor skal du også sikre dig, at du ved, hvad I skal opnå,  hvordan I opnår det, og hvad I derfor skal arbejde med. Det giver ofte svaret på,  hvem der kan bidrage og dermed skal inviteres.

Derudover giver et veldefineret formål også de inviterede deltagere mulighed for at vurdere, om de skal deltage på mødet, og hvordan de kan forberede sig. 

Jeg vil ikke sige, at formålet er særlig vigtigt i et onlinemøde – det er lige så vigtigt, som i et fysisk møde. Men da det er sværere at holde deltagerne engagerede i et onlinemøde end det fysiske, at det vigtigt, at du gør mødet relevant fra begyndelsen. Kan man som mødedeltager ikke se pointen i at deltage i mødet, kan man hurtigt zoome ud og gemme sig bag et slukket kamera.

Nedbryd de vigtigste barrierer og du er godt på vej
I bogen 'Facilitering – skab resultater gennem involvering' beskriver Cecilie van Loon, Henrik Horn Andersen og Line Larsen meget klart fire barrierer, der skal brydes for at skabe engagerede virtuelle møder. Fysiske, sociale, kulturelle og tekniske barrierer. 

De fire barrierer for gode virtuelle møder betyder, at det er sværere at:

● Sikre engagementet

● Blive enige om forventninger

● Respondere, når deltagerne bliver distraheret

● Vide, hvornår der er behov for yderligere uddybning eller introduktion

● Involvere og engagere alle

● Adressere konflikter og reagere på dem

● Afkode attituder

● Skabe et uformelt og trygt miljø

● Forstå og reagere på deltagernes forskellige erfaringer og kompetencer.

Den fysiske barriere:
Den vigtigste læring for at mindske den fysiske barriere er, at alle deltagere skal tænde deres kamera. Det er enkelt, og det giver nærvær at kunne se hinanden, og det gør det muligt at læse hinandens kropssprog, som vi bruger til at afkode reaktioner, og se, om modtageren har forstået en pointe.

Den sociale barriere:
For at mindske den sociale barriere er den vigtigste læring at sætte tid af til at vedligeholde relationer. Det kan være svært at opbygge nye tillidsfulde relationer i en online kontekst, men vi kan vedligeholde eksisterende. Man kan eksempelvis starte mødet, hvor hver deltager får 1 minut til at fortælle om, Hvad er der er sket siden sidst eller beskrive hvad der tager deres fokus lige nu.

Den kulturelle barriere:
For at mindske den kulturelle barriere i teams er den vigtigste læring, at man laver øvelsen at formulere spillereglerne for de onlinemøder, man skal holde sammen. Øvelsen i sig selv giver rigtig meget værdi, da man får en fælles forståelse for netop de kulturelle forskelligheder og dynamikker, der er til stede i teamet.

Den tekniske barriere:
For at mindske den tekniske barriere er den vigtigste læring at prøve teknikken af og øve sig. Helt enkelt. Er det et meget vigtigt møde, så brug 10 minutter på at lave en test. Afprøv de funktioner, du skal bruge, og sikr dig, at kamera og lyd virker. I disse coronatider tror jeg, grundet nødvendigheden, at manges menneskers tekniske niveau modnes, da alle bliver nødt til at ”træne” nu.

Fasthold koncentrationen med involveringsteknikker
Mikroinvolveringsteknikkerne er særligt vigtige i en onlinekontekst, da vi som mødedeltagere har sværere ved at holde vores koncentration og dermed mister fokus. Involvering er derfor afgørende. Vi er dog mere begrænset i en onlinekontekst, da vi ikke kan bruge rummet, fysiske redskaber eller hinanden på samme måde – vi skal derfor være lidt mere kreative. Her er 6 simple teknikker, der skal med i mødelederens forberedelse:

Openers:
Openers er små øvelser, man bruger i begyndelsen af mødet med fokus på at styrke relationerne mellem deltagerne eller skabe et fagligt fokus. Deltagerne kan ikke uformelt snakke sammen på kryds og tværs, hvilket gør, at dialogen i højere grad skal faciliteres. Det kan virke lidt kunstigt og styret i begyndelsen, men med øvelse kan man blive bedre til at facilitere en uformel dialog, så det virker mere naturligt.

Check-ins:
Det kan være svært i det virtuelle rum at orientere sig som mødeleder, om deltagerne har forstået informationen, har mistet fokus og energi eller ikke er enige i en beslutning. Små check-ins kan bruges, såsom at alle deltagere giver thumbs up ind i kameraet, eller et afklarende spørgsmål stilles, og alle deltagere svarer kort i chatten.

Energizers:
Energizers er øvelser, hvis formål udelukkende er at få energiniveauet op. Både den fysiske og mentale energi er vigtig for, at deltagerne kan bevare fokus og bidrage effektivt. En øvelse kan være en lille fysisk leg, som får deltagerne op af stolen bag kameraet eller en gåde, de skal løse hver for sig eller sammen. Som mødeleder skal man huske at forklare, hvorfor man laver øvelsen eller legen, for at deltagerne engagerer sig i den.

Øvelser:
Ofte afholdes møder ved, at der efter afholdt præsentation åbnes op for en diskussion. Det format er ikke altid hensigtsmæssigt, hvis der skal produceres en løsning, tages en beslutning eller åbnes op for alles input på kort tid. Nogle tænker, mens de taler, andre har brug for at overveje lidt mere for at komme op med gode input. Stil derfor en tydeligt formuleret opgave, og giv deltagerne afgrænset tid til at løse den. Du vil blive overrasket over, hvor hurtigt deltagerne kan komme op med meget velovervejede svar på kort tid. 

Break-out rooms:
Hvis opgaven kræver, at deltagerne deles op i små grupper, kan det gøres ved brug af break-out rooms. Det er en funktion i platforme som Zoom, hvor deltagerne ’sendes ud’ i mindre grupper under møder. Her kan de i fællesskab løse en opgave eller reflektere over et svar på et spørgsmål, og mødelederen kan hive dem tilbage til det oprindelige møde, når tiden er gået. 

Closers: 
Closers er en afsluttende involvering, der enten fagligt bruges til at opsummere mødet og sikre fortsat fremdrift efter mødet. Alle deltagerne kan kort beskrive, hvilke opgaver der ligger på deres bord efter dette møde. Det kan også være en closer at skabe energi, hvor alle byder ind i chatten med, hvad de tager med fra mødet, som giver dem energi til at fortsætte arbejdet. 

Det fælles ansvar for det gode møde
"I denne coronatid har vi en mulighed for at forbedre vores mødekultur, da alle er begyndt at afholde møder på en ny måde. Og der har jeg en opfordring til alle mødedeltagere. Selvom en undersøgelse fra USA viser, at 47 procent har været på toilettet under et onlinemøde, så lad os ændre på den statistik. Opfør dig, som var det et fysisk møde. Sid klar nogle minutter før, tænd kameraet, og sørg for, at lyden virker, når klokken ringer ind. Og så vil jeg opfordre dig til, at du foreslår, at I på jeres næste teammøde laver en lille øvelse, hvor I udarbejder fælles spilleregler for jeres fremtidig møde. I har et fælles ansvar for at lægge fundamentet for en ny og styrket mødekultur," siger Christian Lykke-Rasmussen.

Forrige artikel 5 råd fra Ældre Sagen, hvis du vil gøre noget for de ældre i coronakrisen 5 råd fra Ældre Sagen, hvis du vil gøre noget for de ældre i coronakrisen Næste artikel Gode råd: Lær af Dansk Røde Kors’ indsats under coronakrisen Gode råd: Lær af Dansk Røde Kors’ indsats under coronakrisen
Tre vigtige trin: Sådan afholder du en digital generalforsamling

Tre vigtige trin: Sådan afholder du en digital generalforsamling

DIGITAL: På grund af corona banker den digitale generalforsamling på døren hos mange foreninger og organisationer. Cecilie Seidelin Petersen fra Center for Frivilligt Socialt Arbejde forklarer, hvordan man bygger et solidt grundlag for arrangementet.

Gode råd: Sådan afholder civilsamfundet events under corona

Gode råd: Sådan afholder civilsamfundet events under corona

INSPIRATION: At skabe arrangementer kan synes umuligt under coronakrisen, men det kan faktisk godt lade sig gøre. Civilsamfundets Videnscenter har fundet seks opfindsomme eksempler på events, der blev afholdt med succes i 2020.

Ældre Sagen: Her er vores erfaringer med Ældretelefonen

Ældre Sagen: Her er vores erfaringer med Ældretelefonen

DEBAT: Ældretelefon opstod under nedlukningen i foråret. Nu handler det om at se tilbage, lytte, tilpasse og afvikle, så vi kan skabe en bæredygtig tjeneste, der skaber værdi for vores brugere, skriver Christina Madsen.

Psykiatrifonden: Sådan skaber vi tryghed for bekymrede brugere

Psykiatrifonden: Sådan skaber vi tryghed for bekymrede brugere

DIALOG: Psykisk sårbare har været ekstra udsatte under corona, og det har gjort det svært at skabe trygge rammer for dem, fortæller Psykiatrifonden. En dedikeret projektleder har dog fundet en krævende, men succesfuld løsning på problemet.

Fem organisationer: Her er, hvad vi lærte af 2020

Fem organisationer: Her er, hvad vi lærte af 2020

Q&A: Lukkede grænser, nedlukning og digital omstilling har defineret 2020. Men året bød også på et boom i frivillighed og fællesskab, ekstra puljer, borgerrettighedsprotester og ikke mindst globalt sammenhold. Læs her, hvad fem af de største NGO’er tager med fra det forgangne år.