10 enkle trin fører til effektive og værdifulde møder

MØDEKULTUR: En mødeleder kan sagtens blive for demokratisk, hvis man spørger Ib Ravn, som forsker i mødekultur. Gode og effektive møder kræver en mødefacilitator, der tør afbryde og konkludere. Her får du gode råd til mere effektive møder.

Kender du følelsen af at sidde til et møde og tænke "hold nu op, hvor vi spilder ikke bare min, men alles tid".

“Cirka en femtedel af den tid, vi bruger på møder, oplever vi som helt spildt,” fortæller lektor i organisatoriske videnprocesser ved Aarhus Universitet Ib Ravn, som er en af Danmarks førende forskere i mødekultur. Et forskningsfelt, som tidligere har været nærmest ikkeeksisterende, men som i de senere år er vokset frem både i Danmark og internationalt.

Estimatet baserer Ib Ravn på ti års forskning, hvor han blandt andet løbende har lavet spørgeundersøgelser i ni forskellige organisationer. Men selvom det ifølge Ib Ravn er “helt indlysende”, at vi spilder for meget tid på dårlige, ineffektive møder, så er spildtiden i sig selv ikke det største problem.

“Det største problem er, at vi går glip af muligheden for at opleve et produktivt, målrettet, meningsfuldt og værdiskabende fællesskab. Møder er jo lejligheder til at opleve: ‘Hvor er vi fantastiske sammen, og hvor kan vi udrette meget godt i verden’. Hvis man har dårlige møder, så får man ikke skabt den oplevelse, og det er fatalt for en organisation,” siger Ib Ravn.

En mødeleder kan blive for demokratisk
Tidligere var møder ofte kendetegnet ved en lidt gammeldags, autokratisk mødeleder, som sad for bordenden og styrede det hele lidt for stramt og fulgte en parlamentarisk, bureaukratisk procedure, som blev for langsom og omstændelig. Derfor har tendensen de seneste 20-30 år ifølge Ib Ravn været, at man har slækket på de gamle principper.

“Man har sagt: ‘Vi behøver ikke alt det her formelle. Vi kører det bare sådan lidt uformelt og mere løst. Men det, man oplever, når man kører det uformelt, er, at det heller ikke hænger sammen. Det bliver for slapt, tager for lang tid, og folk snakker i øst og vest,” siger Ib Ravn.

Han anbefaler derfor en slags tredje vej, hvor man forener det bedste fra de to ekstremer, så man både får stramheden, effektiviteten og resultatskabelsen fra den gammeldags, lidt mere autoritære måde at holde møder på og involveringen, følelsen af, at det giver mening at deltage, og følelsen af, "at jeg også var på", fra den nye, mere demokratiske mødekultur.

Her får du Ib Ravns gode råd og ti enkle trin til at skabe mere effektive, inkluderende og velstrukturerede møder.   

Guiden er målrettet civilsamfundsaktører, der går til møder i forbindelse med deres job i civilsamfundssektoren, men kan forhåbentlig også være til inspiration for frivillige foreninger og andre.

10 trin fører til gode møder

Trin 1: Møder skal altid ledes af en facilitator
Tommelfingerreglen er, at hver gang I er fire personer eller flere til et møde, så bør I vælge en mødefacilitator.

Man kan tænke på mødefacilitatoren som en tovholder eller tidsholder. Det er en person, som sikrer, at vi når igennem mødet til tiden, og at vi når det, vi skal, og at alle er glade.

“Det er vigtigt, at der er en, der får det ansvar. Én, der får lov til at trykke os lidt på maven og sige, at nu skal vi skynde os frem, eller nu går vi videre til det næste,” siger Ib Ravn.

Mødefacilitatorens rolle er at være opmærksom på formen og strukturen i mødet, men ikke nødvendigvis at bestemme over indholdet.

“Det er deltagerne – herunder facilitator selv – som tilsammen bestemmer, hvilke beslutninger vi skal tage, men facilitator er den, der sikrer, at vi kommer frem til en beslutning,” siger Ib Ravn.

Mødefacilitatoren er typisk den person, der i forvejen var mødeindkalder, leder af gruppen eller projektleder.

“Hvis der ikke er en oplagt mødeleder eller ansvarlig som sådan, men det 'bare er os fem fra teamet', så bør man udpege en fra kredsen som facilitator,” siger Ib Ravn.

Trin 2: Facilitator skal sikre sit mandat
Som mødefacilitator er det væsentligt, at man begynder med at slå sin rolle fast og skaffe mandat til at udøve den.

“Det gør en facilitator ved at sige 'Tak, fordi jeg må være facilitator', og så ridser man kort op, hvad rollen indebærer. En af de vigtigste ting, man kan sige er: 'Det er mig, der skal sikre, at vi holder drøftelserne på sporet, og at vi når i mål med det, vi skal. Det betyder, at jeg sommetider vil skære drøftelserne lidt til, afkorte dem lidt og hjælpe os hurtigere frem mod målet, og det betyder måske også, at jeg vil komme til at afbryde enkelte af jer, når jeg synes, I kommer lidt for langt bort fra emnet',” siger Ib Ravn.

Trin 3: Vær venlig og myndig fra begyndelsen
Som facilitator er det ifølge Ib Ravn vigtigt, at man udstråler den autoritet, som sikrer, at man får lov til at facilitere mødet.

“Hvis man ikke har den myndighed – det vil sige, hvis man ikke tager den – så er det svært at facilitere,” siger Ib Ravn.

For at udstråle den nødvendige myndighed er det ifølge Ib Ravn vigtigt, at man tager roret med det samme, man har fået rollen som facilitator.

“Man skal turde sætte sig op for bordenden, hvis man ikke sad der i forvejen og sige 'godt, vi har jo sat halvanden time af til det her møde. Vi har de her tre punkter på dagsordenen. Er der flere, vi skal have på? De her tre punkter handler om, a, b og c. Er vi allesammen med på den? Det, vi skal udrette med mødet, er sådan og sådan',” siger Ib Ravn.  

Når facilitator på den måde tager styringen over mødet i de indledende minutter, så viser han/hun også flokken, at han/hun er en person, der har tjek på det her samvær og gerne vil have, at alle føler sig set og velkomne, siger Ib Ravn:

“Facilitator skal ikke være mødets konge (som man tit tænker, at den gammeldags mødeleder var), men mødets tjener, der skal sikre, at vi allesammen får det godt og får udrettet det, vi gerne vil på den tid, der er sat af til det.”

Trin 4: Begynd møderne til tiden – uanset om deltagerne er kommet
Kender du det: Mødet skulle begynde klokken 13.00, men klokken 13.10 mangler de sidste deltagere fortsat, og deltagerne sidder skiftevis og skuler til uret og døren, mens mødelederen venter med at gå i gang. Men det er slet ikke nogen god idé, hvis man spørger Ib Ravn. Hans råd lyder:

“Begynd møderne til tiden, uanset hvor mange der er mødt frem. Hvis man venter på de sidste, så lærer man jo folk, at det er ligemeget, om de kommer til tiden. Man behøver ikke at være totalt fascist, men det passer fint til dansk mødekultur at gå i gang med møderne et-to minutter over.”

Ifølge Ib Ravn er der altid cirka ti procent af mødedeltagerne, som kommer for sent. Men det gør ikke så meget, hvis de bare kommer ind stille og roligt og sætter sig ned, efter mødet er gået i gang, for så har de hverken forsinket mødet eller forstyrret særligt meget.

Trin 5: Facilitator skal turde afbryde og fokusere samtalen
En af kardinalsynderne ved møder, som ikke bliver faciliteret ordentligt, er ifølge Ib Ravn, at folk får lov til at sadle kæphesten og galopere af sted mod horisonten.

“Det kan de blive ved med, endog meget længe på et møde med en gammeldags, demokratisk mødeleder, som tænker, at når Kurt får ordet, så skal han jo tale færdig, inden ordet bliver givet videre til den næste. Men det går altså ikke, hvis Kurt er sådan én, der er meget optaget af et emne, der ligger uden for det, vi skal snakke om, eller hvis Kurt bare er en person, der snakker meget,” siger Ib Ravn:

“Så skal facilitator turde sige: 'Tak, Kurt, nu forstår vi, hvad du mener. Lad os høre fra nogle af de andre' eller 'Kurt, jeg kan høre, at du er ved at tage hul på et lidt andet emne b, end det, vi egentlig skulle tale om, som var a, så har du noget til a?'"

Ifølge Ib Ravn er det derfor en af mødefacilitatorens allervigtigste opgaver at afbryde mødedeltagerne på en venlig, anerkendende og ikke-emotionel måde, når diskussionen bevæger sig på afveje.

Trin 6: Der skal være en udrette-dagsorden
“Forberedelse, forberedelse, forberedelse, det siger folk altid. De tror, at hvis man forbereder sig op ad vægge og ned ad stolper, så bliver det et godt møde, men det gør det ikke altid, for ingen har tid til at forberede sig ordentligt til møder. Men én ting, man skal have lavet på forhånd, er en dagsorden,” siger Ib Ravn.

Han anbefaler, at man altid laver og udsender det, han kalder en “udrette-dagsorden”, hvor det tydeligt fremgår, hvad der skal diskuteres og besluttes under mødet.

“Dagsordener er typisk en lang liste med navneord, hvor der eksempelvis står 'indstillingsudvalgets afslutningsrapport punktum’. Og så aner man ikke, hvad vi skal med det punkt,” siger Ib Ravn:

“Derfor skal der ved siden af sådan et navneord eksempelvis stå: ‘Vi skal afgøre, om vi vil følge rapportens anbefalinger 3-6.’ Godt, så vi skal ikke diskutere, hvordan første kapitel ser ud, eller om de rigtige var inviteret til diskussionen omtalt i andet kapitel. Vi skal om til sidste kapitel med de 12 anbefalinger, og det er kun nummer 3-6, vi skal interessere os for. Wow, det var meget specifikt.”

Ib Ravn anbefaler derfor, at man til hver dagsorden laver en søjle ud for hvert punkt, hvor der står: ‘Vi skal udrette følgende’.

Dagsordener skal som hovedregel altid udsendes til mødedeltagerne på forhånd, men hvis man er en mindre forsamling på fem mennesker, som eksempelvis mødes en gang om ugen for at samle op, så kan man i stedet bruge de første 5-10 minutter af mødet på at lave en dagsorden, hvor mødefacilitator kalder emner ind, og mødedeltagerne i fællesskab udvælger og prioriterer dem.

Trin 7: Strukturér dagsordenens punkter efter tre faser
Et enkelt punkt på dagsordenen kan man ifølge Ib Ravn forstå som en struktur, der forløber i tre faser:

  1. Høring: Først hører vi, hvad det handler om, hvad folk føler og har oplevet.
  2. Konstruering: Så behandler vi det, vi har hørt og diskuterer det.
    “Man kan også kalde det for forhandlinger eller drøftelse. Men jeg foretrækker at kalde det konstruering, fordi det skal være opbyggeligt. Vi skal bygge et eller andet op og nå frem til noget, som kan bevæge os fremad,” siger Ib Ravn.
  3. Konkludering: I sidste fase er det tid til at konkludere og træffe en beslutning.
    “Jeg vælger at kalde det konkludering frem for konklusion, fordi det er en proces. Det er den fase, hvor vi får bundet en sløjfe og siger: ‘Godt, så er vi enige om det her, eller vi tager den her beslutning, og der skal gøres det og det’.

“Det, at man som facilitator kan minde sine folk om, at der er de her tre faser, betyder, at de holder mund i begyndelsen, hvor de skal lytte, mens de andre taler, at de forstår, at der er en midterfase, hvor de godt må sige alt muligt, og så er der en afslutningsfase, hvor de helst ikke skal bringe nye ting ind, for nu skal vi nå frem til en konklusion,” siger Ib Ravn.

Trin 8: Saml op løbende og konkluder
Under drøftelserne er det mødefacilitatorens rolle at samle op løbende og sammenfatte delkonklusionerne.

“Det er virkelig vigtigt, at facilitator hører efter, hvad der bliver sagt og samler op på de ting, der er konstruktive, så de bidrager til, at vi kommer et eller andet sted hen,” siger Ib Ravn:

“Det kan mødefacilitatoren eksempelvis gøre ved at sige: 'Okay, så det, du sagde, lægger sig altså oven på det, som Sebastian sagde før'. Og lidt senere: 'Okay, nu finder vi ud af, at tre af jer faktisk har sagt, at det nok er det her, det handler om. Godt, lad os høre noget mere.'”

Mødefacilitatoren skal altså hjælpe mødedeltagerne med at se den røde tråd i det, der bliver sagt, så når der skal konkluderes til sidst, er det en naturlig opfølgning på de delkonklusioner, man er nået frem til undervejs.

Trin 9: Facilitator er ikke en skraldespand for forældreløse beslutninger
Når man under konkluderingsfasen er nået frem til, hvad der skal gøres, så er der nogen, der skal gøre det, og det skal de gøre på et eller andet tidspunkt. Derfor er det ifølge Ib Ravn ekstremt vigtigt, at facilitator fordeler et handlingsansvar og tydeliggør, hvem der skal gøre hvad og hvornår.

“Det er et rigtigt svært punkt, fordi man nogle gange oplever, at alle sidder og kigger ned i papiret, fordi de ikke gider at handle på det, vi lige har besluttet,” siger Ib Ravn, men der er det ifølge ham ekstremt vigtigt, at facilitator træder i karakter.

“Der skal facilitator gå frem og spørge eksplicit: ‘Godt, hvem er det så, der retter henvendelse til bestyrelsen om det her? Eller hvem er det, der henvender sig til den og den konfliktpartner, som vi har ude i lokalsamfundet?',” siger Ib Ravn.

Hvis alle fortsat kigger ned i deres papirer, og ingen vil tage opgaven, er det ifølge Ib Ravn vigtigt, at facilitatoren ikke blot ender med at sige ‘okay, så tager jeg den’.

“Facilitator er ikke en skraldespand for forældreløse beslutninger. Det er underminerende for facilitators autoritet, hvis han/hun sidder lamt og accepterer at gøre alt det, som de andre ikke gider at gøre. Og der er ikke nogen, der gider at være facilitator næste gang, hvis det at lede mødet også indebærer, at man kommer til at udføre 10 ud af 12 handlinger, som bliver besluttet på mødet,” siger Ib Ravn.

Trin 10: Referat kan droppes i langt de fleste tilfælde
Om det er nødvendigt at tage et referat afhænger af typen af møde. Men i langt de fleste tilfælde mener Ib Ravn, at man med fordel kan droppe referatet. I stedet bør alle deltagerne notere sig, hvad de har fået tildelt af opgaver, som skal være løst inden næste møde. Og mødefacilitator skal notere, hvilke opgaver alle er blevet tildelt, så der kan følges op på, hvordan det er gået med at løse opgaverne næste gang, I mødes.

“Referater er tit store pligtøvelser, som ryger ned i en arkivskuffe og aldrig bliver læst igen,” siger Ib Ravn:

“Hvis man var med i mødet, så læser man det typisk ikke, for man ved jo, hvad der skete. Og hvis man ikke var i mødet og læser et referat, så er det rigtig, rigtig svært at få ind under neglene, hvad der egentlig foregik.”

Hvis man var forhindret i at deltage i et møde og har brug for at vide, hvad der foregik, foreslår Ib Ravn derfor, at man spørger sin sidemand eller kollega, da han eller hun kender én og ved, hvilke af de ting, der er foregået under mødet, som er relevante for én.

 

Her kan du teste, om I holder gode og effektive møder i din organisation.

Forrige artikel Guide: Her er værktøjerne til projektgruppers tre vigtigste mødetyper Guide: Her er værktøjerne til projektgruppers tre vigtigste mødetyper Næste artikel Sådan undgår du klassiske fejl som workshop-facilitator Sådan undgår du klassiske fejl som workshop-facilitator
Hvordan efterlever ngo’er selv de gode intentioner? Vi har spurgt tre

Hvordan efterlever ngo’er selv de gode intentioner? Vi har spurgt tre

SOCIALT ANSVAR: De siger fra og råber højt, når andre gør miljøet eller mennesker fortræd. Men hvad gør ngo’er for at tage deres egen medicin, når de spiser frokost i kantinen eller rejser ud i verden? Vi har spurgt FSC Danmark, Fødevarebanken og Mellemfolkeligt Samvirke, hvordan de konkret tænker CSR ind i hverdagen.

Gør beslutningerne mere demokratiske med digitale afstemninger

Gør beslutningerne mere demokratiske med digitale afstemninger

BOGGUDDRAG: Med digitale afstemninger kan civilsamfundsorganisationer inddrage flere i beslutningsprocesserne og skabe en mere inkluderende frivillighedskultur. Jacob Bøtter er forfatter til bogen Fuck it, Ship it som er en samling digitale muligheder og værktøjer. Her får du et uddrag fra bogen og et digitalt værktøj, som ifølge Jacob Bøtter kan løfte civilsamfundsorganisationers arbejde.

Frem videndeling i organisationen med jeres egen Wikipedia

Frem videndeling i organisationen med jeres egen Wikipedia

BOGUDDRAG: Skab bedre videndelingen og erfaringsudveksling med jeres egen Wikipedia, som alle medarbejdere og frivillige let kan bidrage til. Jacob Bøtter er forfatter til bogen “Fuck it, ship it”, som er en samling digitale muligheder og værktøjer. Her får du et uddrag fra bogen og et digitalt værktøj, som ifølge Jacob Bøtter kan løfte civilsamfundsorganisationers arbejde.

Digitale tjeklister gør det lettere at oplære nye frivillige

Digitale tjeklister gør det lettere at oplære nye frivillige

BOGUDDRAG: Med digitale tjeklister kan I let overdrage arbejdsopgaver fra én medarbejder til en anden og eksempelvis dele best practice for oplæring af nye frivillige. Jacob Bøtter er forfatter til bogen “Fuck it, ship it”, som indeholder en samling digitale værktøjer. Her får du et uddrag fra bogen og et digitalt værktøj, som kan løfte civilsamfundsorganisationers arbejde.

Tjekliste: Har I husket den gode GDPR-hygiejne?

Tjekliste: Har I husket den gode GDPR-hygiejne?

PERSONDATA: Når I hører ordet 'GDPR', tænker mange af jer muligvis: "Det har vi indført. Det er vi færdige med." Men at sikre persondatasikkerhed er et vedvarende arbejde, som skal vedligeholdes. Her får I to tjeklister, som I kan bruge til at sikre, at de gode GDPR-vaner bliver holdt ved lige i jeres forening.

Q&A: Få svar på fem spørgsmål, foreninger ofte stiller om GDPR

Q&A: Få svar på fem spørgsmål, foreninger ofte stiller om GDPR

GDPR: Hvad må foreninger bruge oplysninger om medlemmerne til? Og hvornår må de videregive oplysningerne? Det er blot to ud af mange spørgsmål, som foreninger ofte stiller om GDPR-reglerne. Få Justitsministeriets svar på de mest udbredte spørgsmål her.