Konsulent: It-skandaler kan bunde i manglende forventningsafstemning

Af Kristian Vaumoron
It-konsulent

“Politikerne kommer og går − forvaltningen består.”

Så kort kan forvaltningens nøglerolle forklares − også når det gælder offentlig it.

Politikerne sidder jo for en valgperiode ad gangen, så deres viden kan være ude efter næste valg, og det er heller ikke deres opgave at administrere samfundet på daglig basis.

Det gør forvaltningen.

Den har derfor den faglige viden, som er rygraden i et vellykket it-projekt: Den kender de relevante love og regler og har den praktiske erfaring med fagområderne og er typisk også systemernes slutbruger.

Når vi taler om offentlige it-projekter, så er det forvaltningens vigtigste opgave at afstemme forventninger over for projektdeltagerne.

Kristian Vaumoron
It-konsulent

Så udgangspunktet for at være tovholder i offentlige it-projekter er godt.

Alligevel ser man tit, at det går galt. Diverse it-skandaler viser dette.

Samarbejde er svært på tværs
Hvorfor? Meget skyldes manglende forventningsafstemning. Og når vi taler om offentlige it-projekter, så er det forvaltningens vigtigste opgave at afstemme forventninger over for projektdeltagerne. For det er grundlaget for, at projektet overhovedet kan gennemføres.

Men opgaven er svær. Problemet er, at forvaltningen i dagligdagen arbejder inden for nogle indforståede rammer, hvor man ofte kommunikerer med ligesindede, som er vant til at begå sig i den offentlige administrationsjungle.

Men når vi taler it-projekter, så skal man samarbejde med politikere, it-leverandører og − internt i forvaltningen. Og det om en opgave, som ligger milevidt fra administrationens dagligdag.

Politikerne og it-leverandørerne har det handicap, at de typisk ikke ved en klap om, hvad det er, forvaltningen laver.

Det er rimeligt nok, for opgaverne kan være svære at gennemskue for udenforstående. Jeg ved det af personlig erfaring. Jeg er selv jurist med erfaring med offentlige it-projekter − og jeg har selv brug for at få tilført faglig viden, inden jeg kan løse mine opgaver.

Forventningsafstemning er afgørende
Noget andet er, at forvaltningen internt kan være uenig. Ligesom alle andre organisationer. For det er nu engang menneskeligt at have forskellige opfattelser af, hvordan opgaver løses bedst.

Derfor er en forventningsafstemning afgørende.

Over for politikere og it-leverandører, for at de kan se, om projektet har en fremtid for sig.

Politikerne kan bedst evaluere det, når det ikke kun er en idé, men en konkret plan, man kan tage stilling til. Og for it-leverandørerne, for at de kan se, om projektet teknisk set kan gennemføres, og i givet fald hvordan man bedst hjælper kunden, før man afgiver et tilbud.

Men den er lige så vigtig internt i administrationen. En forventningsafstemning er et fundament at bygge en fælles forståelse på. Også internt.

Projektbeskrivelse skal være detaljeret
En god forventningsafstemning kan være en projektbeskrivelse, som giver læseren et præcist billede af, hvad man vil − hvilke opgaver systemet skal løse, samt hvilke krav til brugervenlighed og teknik der skal tilgodeses.

Den kan have mange former, men bør suppleres med en teknisk kravspecifikation og gerne en brugervejledning (en brugervejledning viser ofte fint, hvad man vil med det påtænkte it-system).

Men hovedkravet til planen er, at den indeholder de nødvendige informationer og er til at forstå. Og jo mere detaljeret den er, des bedre. For det er med it-projekter som så meget andet − “djævlen ligger i detaljen”.