Konsulenter: Det offentlige skal droppe vanetænkning i indkøb

Den offentlige sektor presses på den ene side af strukturelle udfordringer som eksempelvis en aldrende befolkning, og på den anden side af forventninger til, at den skal løfte vigtige samfundsmæssige dagsordener som pandemi og klimakrise.

For at lykkes med de store og komplekse opgaver kræver det nye og innovative løsninger.

Særligt i relation til teknologi og digitalisering besidder markedet – små start-ups såvel som store virksomheder – en stor innovationskraft, som de i et hastigt tempo omformer til nye, smarte løsninger.

Og den offentlige sektor skal vende vanetænkning til innovativ tænkning, så sektoren ikke afskærmer sig fra de muligheder, den teknologiske udvikling giver.

Coronakrisen som en livsnødvendig mulighed for at tænke innovativt
Ved at indgå i tidlig dialog med markedets leverandører kan den offentlige sektor blive klogere på dels sit behov, dels på mulige løsninger på det behov.

Den offentlige sektor kan dermed opdage nye løsninger og muligheder, man som offentlig indkøber måske ikke oprindeligt havde tænkt på eller vidste fandtes.

Den tidlige dialog kan føre til indkøb af flere innovative løsninger, men i lige så høj grad skabe rum for at tænke mere innovativt i den offentlige sektor. Dermed kan den offentlige sektor opnå bedre, mere effektive og i visse tilfælde også livsnødvendige løsninger på de problemer, sektoren står overfor.           

Covid-19-situationen har vist, hvor vigtigt det er for den offentlige sektor at samarbejde med markedet og finde innovative løsninger på kort tid – det kan til syvende og sidst være et spørgsmål om at redde menneskeliv.

Den læring, den offentlige sektor har gjort sig, kan give inspiration til, hvordan sektoren og leverandører kan bringes sammen, når samfundet har behov for hurtige og effektive løsninger.

Matthias Lodahl Christensen og Victor Alexander Schmidt
Eksperter, offentlig digitalisering, PA Consulting.

Det chok, som pandemien har udsat særligt sundhedssektoren for, har krævet en hurtig reaktion fra den offentlige sektor. På kort tid har lande rundt omkring i verden været nødt til at finde løsninger på et problem og en udfordring, hvis omfang ingen havde overblik over.

Et godt eksempel kommer fra Storbritannien. Den britiske regering præsenterede i marts sidste år modeller, som forudsagde, at det britiske sygehusvæsen ville løbe tør for respiratorer til corona-patienter inden for få uger.

Via et fleksibelt samarbejde med private virksomheder formåede den britiske regering dog at opnå et tankevækkende resultat.

På kun otte uger lykkedes det at udforme specifikationer for nye designs for respiratorer, indkøbe 40 millioner dele fra hele verden og samtidig træne sundhedspersonalet i brug af de nye respiratorer. Alle patienter med behov fik en respirator.

På få uger lykkedes det således at løse en yderst kompleks, administrativ indkøbsopgave, der under normale omstændigheder ville have taget flere år.

Også i Danmark har vi mobiliseret nye løsninger på sundhedsudfordringerne på kort tid. Fra indkøb af corona-værnemidler på hospitalerne til Smittestop-app og løsninger, som binder borgere, testcentre, hospitaler og praktiserende læger sammen i et samlet digitalt univers.

Selvom Covid-19 er et ekstremt eksempel, illustrerer det, at den offentlige sektor har kapaciteten og evnen til at bringe parter sammen og facilitere udviklingen af innovative løsninger – alt sammen medvirkende til at overkomme store og pludseligt opståede udfordringer.

Brugen af innovative tilgange til offentlige indkøb bør accelereres
Eksemplerne viser også, at der kan være en stor samfundsgevinst i, at den offentlige sektor tænker og angriber indkøbsprocessen innovativt.

Naturligvis er håndteringen af Covid-19 ikke repræsentativ for, hvordan alle indkøbsprocesser i den offentlige sektor kan og/eller skal forløbe.

Det drejer sig blandt andet om at skabe strukturer, som muliggør interaktion mellem det offentlige og blandt andet start-up-virksomheder, evaluere indkøbspraksisser, finde og bruge gode cases for innovative indkøb på tværs af offentlige organisationer og lande.

Matthias Lodahl Christensen og Victor Alexander Schmidt
Eksperter, offentlig digitalisering, PA Consulting.

Ikke desto mindre kan den læring, den offentlige sektor har gjort sig, give inspiration til, hvordan sektoren og leverandører kan bringes sammen, når samfundet har behov for hurtige og effektive løsninger.

En netop offentliggjort undersøgelse af ’GovTech’ om innovative indkøbsprocesser i de nordiske og baltiske lande udført af PA Consulting for Nordisk Ministerråd viser, at det kræver en aktiv indsats at gentænke tilgange til indkøbsprocedurer og -processer.

Den tilgang kan ofte være udfordret af, at der er incitamentstrukturer, organisatoriske strukturer og komplekse processer i den offentlige sektor, som hæmmer muligheden for at tænke mere innovativt i samarbejde med markedet.

I undersøgelsen peger PA Consulting på fem områder, der kan være med til at udbrede og accelerere brugen af fleksibelt samarbejde med henblik på at øge innovative tilgange og indkøb af innovative løsninger.

Det drejer sig blandt andet om at skabe strukturer, som muliggør interaktion mellem det offentlige og blandt andet start-up-virksomheder, evaluere indkøbspraksisser, finde og bruge gode cases for innovative indkøb på tværs af offentlige organisationer og lande.

Hertil kommer behovet for at skabe incitamenter til at samarbejde med markedet – også start-ups – om innovative løsninger samt øge kompetencerne til at bruge disse samarbejdsformer.

Der er flere gode, konkrete eksempler fra Danmark og vores nabolande på, hvordan man kan gribe de samarbejder an. En række lande har allerede igangsat initiativer, som skal forene de små virksomheder med den offentlige sektor.

Det gælder både innovative indkøbssamarbejder om grønne byggepladser i flere norske kommuner, sandkasse-projekter med start-ups på svenske skoler, og brug af start-ups som leverandører til sundhedsfaglige løsninger i Region Hovedstaden i Danmark.

Ved at lære fra dem og andre cases – og samtidig bygge videre på læringer fra håndteringen af corona-krisen – bliver vi som samfund bedre rustet til at håndtere morgendagens udfordringer – om de så er små, store eller spontane.