Ingeniører: Her er seks problemer med udbudsloven

Af Henrik Garver og Ulla Sassarsson 
Henholdsvis administrerende direktør og vicedirektør i Foreningen af Rådgivende Ingeniører, FRI.

I Foreningen af Rådgivende Ingeniører, FRI er vi i store træk tilfredse med udbudsloven. Loven har virket efter hensigten. Den har gjort udbudsreglerne klarere bl.a. ved at gøre direktivteksten mere læsevenlig og ved at indskrive Klagenævnet for udbudspraksis i loven. Men der er naturligvis altid plads til forbedringer.

Når vi kigger ned i data, så er et af de forhold, FRI følger tæt, udviklingen i tilbudsomkostninger for vores medlemsvirksomheder, de rådgiver- og ingeniørvirksomheder i Danmark, der grundlæggende bidrager til udviklingen af vores samfund.

Og vores data viser desværre, at tilbudsomkostningerne ikke er blevet mindre i de seneste fem år, sammenlignet med tiden inden loven trådte i kraft. De er tværtimod øget med cirka 100 millioner kroner fra 2015 til 2019. Relativt i forhold til omsætningen i FRI’s medlemsvirksomheder er der dog tale om et stabilt tal, hvor tilbudsomkostningerne svarer til 3,8 procent af omsætningen.

Dermed har udbudsloven ikke bidraget til at reducere tilbudsomkostningerne. Spørgsmålet er så, om loven har medvirket til at skabe bedre udbud og en bedre udbudsproces? Lad os dykke ned i seks områder, der er vigtige for rådgiver- og ingeniørvirksomheder.

De helt små opgaver
Muligheden for at foretage direkte indkøb af små opgaver er en åbenlys kvalitet i loven. Indkøbsbureaukratiet omkring mindre opgaver kan virkelig drive tilbudsomkostningerne i vejret. Det er hverken kunden eller leverandørerne tjent med.

Vores data viser desværre, at tilbudsomkostningerne ikke er blevet mindre i de seneste fem år, sammenlignet med tiden inden loven trådte i kraft

Henrik Garver og Ulla Sassarsson 
Foreningen af Rådgivende Ingeniører, FRI

Her er derfor et oplagt bud til forbedring: Det virker som en svipser, at grænsen for ”indkøb under tærskelværdien” er begrænset til at gælde fra 500.000 kroner og opefter.

I FRI oplever vi, at mange kommuner og forsyningsselskaber har regler for indkøb af helt små sager, som er langt mere formalistiske, end loven tilsiger. Det bør der rettes op på. 

Udbud med forhandling
Udbud med forhandling er meget benyttet ved rådgiverindkøb. Og selvom udbud med forhandling også kan drive tilbudsomkostningerne op, så er det samtidig en udbudsform, der både kan sikre bedre løsninger og en helt nødvendig forventningsafstemning. Udbud med forhandling styrker kvaliteten og er en vigtig udbudsform.

Desværre bliver reglerne alt for ofte fortolket således, at alle, typisk fem, prækvalificerede firmaer skal inviteres til forhandlinger. Det er dyrt for alle parter. Tilbudsomkostningerne kan reduceres ved at præcisere, at det alene er de tre virksomhedermed de bedste indledende tilbud, der indbydes til forhandling.

Det er nok de færreste, der er klar over, hvor meget tid,der skal afsættes på at forberede og deltage i forhandlingsmødet og efterfølgende finpudse tilbuddet, og det bliver ikke mindre, hvis der er flere forhandlingsrunder.

Hvis færre inviteres til forhandling, er incitamentet for at komme med de bedste forslag samtidig større. Så for alle parter vil en præcisering omkring udbud med forhandling kunne løfte kvaliteten og reducere tilbudsomkostningerne.

Solidarisk ansvar
Det er ikke vores indtryk, at loven har gjort det lettere for små og mellemstore virksomheder at deltage i konsortier, da udbudsloven indeholder en opfordring til, at aftalen skal kræve solidarisk ansvar mellem deltagerne.

Det er et aftalevilkår, som ikke hører til i udbudsloven, og som gør det svært for mindre firmaer at byde på større opgaver. Skal det ikke bare ud?

Referencer
Loven har indføjet udbudsdirektivets regel, om at virksomheder ikke må henvise til referencer, der er mere end tre år gamle. Det er i mange tilfælde uhensigtsmæssigt, særligt hvis langvarige samarbejdsaftaler, som vi eksempelvis kender det fra Københavns Kommune, vinder større udbredelse.

Den korte tidsfrist for referencer risikerer at afskære særligt mindre rådgiver- og ingeniørvirksomheder fra dele af markedet og dermed at tage dem ud af ligningen i  fremtidige konkurrencer.

Hvis en virksomhed ikke er kommet med på en fire-årig aftale inden for eksempelvisskolebyggeri, er det meget vanskeligt at have de nødvendige referencer, næste gang der skal søges om prækvalifikation… Vi bør justere referenceperiodens længde.

To-kuvertsystemet – men kun for sager over 350 milloner?
Udbudsloven åbnede op for brugen af to-kuvertsystem i offentlige indkøb. Ved et to-kuvertsystem åbnes og vurderes tilbuddets kvalitet først. Derefter åbnes priskuverten. Det betyder, at prisen ikke er en faktor, der risikerer at påvirke vurderingen af den tekniske løsning.

Systemet er afgjort den bedste fremgangsmåde ved indkøb af professionelle serviceydelser. Men for pokker! Loven har indsat en beløbsgrænse på 350 millioner kroner for brug af to-kuvertsystemet. Den beløbsgrænse er alt, alt for høj og gør i realiteten kun bestemmelsen relevant ved meget store totalentrepriser. 

Hvis man fra politisk hold ønsker at fremme kvaliteten i byggeriet, er det meget vigtigt, at to-kuvertsystemet udbredes til tjenesteydelser, særligt hvor det drejer sig om indkøb af professionelle services som rådgiver-, ingeniør-, og arkitektydelser i byggeriet. Lad os sætte grænsen ned.

ESPD
Vores sidste nedslagspunkt handler om ESPD (European single procurement document). Der findes ikke, uanset betegnelsen, ét single procurement document. Tværtimod findes ESPD’en alene i Danmark i mange forskellige versioner, der ikke er ens, hverken i rækkefølge eller opstilling. Og de spiller heller ikke sammen elektronisk.

Det faktum, at der i Danmark ikke stilles krav til indhold og opsætning for de 10-15 udbudsportaler i Danmark, giver FRI’s medlemsvirksomheder (og, vil vi antage, alle andre bydende) udfordringer. I stedet for at være en lettelse, som det var tænkt, er ESPD’en med til at besværliggøre og fordyre udbudsprocessen.

Vores ønske er, at dokumenterne bliver ens udformet, og at der kan trækkes oplysninger direkte fra offentlige systemer som i mange andre lande. Det vil spare tid og penge.

Tilbage til indledningen. Udbudsloven er lykkedes med at skabe “større klarhed, forenkling og fleksibilitet”, og vi får en højere kvalitet i de offentlige indkøb. Men der er fortsat plads til forbedringer. Let’s get to work!