Nu skal vi igen smalltalke ved kaffemaskinen, men vi vender ikke tilbage til det vante

Med den seneste politiske aftale i forbindelse med covid-19 situationen og ophævelse af restriktioner skete der noget vigtigt for mange offentligt ansatte i blandt andet statslige styrelser, nemlig at vi skal arbejde os hen mod, at der per 1. august 2021 igen sker fuldt fysisk fremmøde på arbejdspladsen.

Det synes jeg godt nok var en god nyhed. Jeg er direktør for en nyoprettet statslig styrelse, og der er bare rigtig mange medarbejdere, jeg endnu ikke har mødt. Og vi har mange nye medarbejdere, der nærmest ikke har sat deres ben på arbejdspladsen. Så jeg glæder mig så meget til at møde dem ved kaffeøen, i kantinen, på gangene og kunne tage en første smalltalk.

Men nu skal vi også tænke os om. Og ikke forvente, at lynhurtigt vender hele verden, også på de offentlige arbejdspladser, med det samme tilbage til tilstanden før marts 2020, da vi lukkede det danske samfund ned efter begivenhederne i Wuhan, i Bergamo og Ischgl – nu verdensberømte ikonnavne i vores forståelse af verdens tilstand, før, under og efter covid-19.

Hjemmearbejde og fleksibilitet i arbejdslivet
Først og fremmest synes jeg, at vi som offentlige ledere har en kæmpeopgave med at motivere.

Man kan ikke skabe den helt optimale gode arbejdsplads, fagligt og socialt, uden at man i et eller andet omfang også har en fysisk kontakt.

Claes Nilas
Direktør, Hjemrejsestyrelsen

Jeg synes, vi på baggrund af det her forløb med i virkeligheden to runder med nedlukninger - først foråret 2020, og dernæst efteråret 2020 og fremefter – har fået en endnu større forståelse for merværdien af at være fysisk sammen på en arbejdsplads.

Og jeg skal straks bemærke, at vi i fremtidens offentlige arbejdsplads alligevel kommer til at have mere hjemmearbejde og i det hele taget mere fleksibilitet i arbejdslivet – vi har jo på mange måder set, at produktionen kunne fastholdes på et højt niveau også under en hjemsendelse af mange medarbejdere.

Lad mig især fremhæve tre faktorer.

Arbejdspladsidentitet
Min påstand vil være, at man kan ikke skabe den helt optimale gode arbejdsplads, fagligt og socialt, uden at man i et eller andet omfang også har en fysisk kontakt – det menneskelige møde. Og på en moderne arbejdsplads skal man også tage højde for, at for eksempel unge og nyuddannede i høj grad har arbejdspladsen som deres sociale netværk.

Jeg kan huske, at jeg var til en lederkonference umiddelbart efter vores nuværende regerings tiltræden, hvor skatteminister Morten Bødskov (S) holdt velkomsttale som ansvarlig også for Medarbejder- og Kompetencestyrelsen og dermed overordnet for offentlig ledelse. Det påvirkede mig meget, at han talte så meget om offentlig ledelse som en holdsport, altså at man er en del af et team. (Det var selvfølgelig med reference til fodboldklubben Brøndby, som han jo er inkarneret fan af).

Men at udøve offentlig ledelse som en holdsport, som jeg synes er en fremragende metafor, kræver det menneskelige møde. At ledere og medarbejdere møder hinanden i øjenhøjde, og også får de ti minutters snak inden et møde om, hvordan det går derhjemme med den måske syge ægtefælle, sønnen, der har udfordringer i skolen, den demente far, som man er nødt til at besøge på plejehjemmet hver aften.

Det er nemlig også en del af det at være sammen i det fællesskab, som en god arbejdsplads er. Men samtidig også, at man giver den uformelle feedback på et godt ministeroplæg eller omvendt et produkt, der ikke sad lige i skabet. Men sådan at beskeden leveres med nuancer og begrundelse.

Videndeling
Er videndeling blevet lettere eller sværere under covid-19 hjemsendelse af medarbejdere? Både og. På sin vis er møder på Skype, Zoom eller Teams jo fremragende til at få afleveret viden i en stram form, og endda med et velforberedt slide-show, som bagefter lægges ud til deltagerne.

Men der er også mangler. Videndelingen bliver på den måde ofte formaliseret, skal sættes på skinner, og bliver dermed også nogle gange forsinket. Og der er en risiko for, at arbejdet under en hjemsendelse får lidt for meget karakter af daglig pølsefabrik, hvor man enten giver en opgave / information eller modtager en opgave / information, som så løses. Og så videre til næste bestilling i ordrebogen.

Opgaven har været i centrum. Formalia og procesregler har nogle gange været bøjet i en højere sags interesse. Det synes jeg godt, vi kan tage med os i tilgangen til andre vigtige samfundsemner: klima, tryghed, decentralisering, integration.

Claes Nilas
Direktør, Hjemrejsestyrelsen

Jeg er slet ikke i tvivl om, at videndelingen vil få et kick fremad, når man kan foretage den umiddelbare videndeling ved at gå ned ad gangen og indkalde til en hurtig afrapportering fra et vigtig møde. Hvilket igen vil føre til mere feedback og på den måde vejledning til fremtidige lignende sager eller tilfælde.

Innovation
Udviklingsopgaver, nytænkning, strategiarbejde har det nu engang bedst ved et whiteboard eller en flipover. Og det gælder ofte også for i al fald dele af projektarbejder, ikke mindst i udviklingsfasen.

Bemærkninger som: ”det kan vi da ikke gøre uden at spørge departementet”, ”vi har prøvet den idé før, det gider vi altså ikke arbejde videre med”, ”du sagde da det modsatte på sidste møde” er på en eller anden måde lidt lettere at aflevere på et fysisk møde, hvor man for eksempel også kan afvæbne ting, sige ting med et glimt i øjet, bruge ironi, uden at det går galt.

Nye ledelsesvilkår
Men det fysiske møde på arbejdspladsen efter sommerferien kommer ikke til at fungere i en arbejdspladsverden, der har de samme rammer som i marts 2020.

I en artikel i Børsen 14. maj 2021, som omhandlede noget lidt andet, nemlig vilkårene, når erhvervslivet kommer ud på den anden side af coronakrisen, fremhævede Niels Lunde nogle ændringer i de ledelsesmæssige vilkår, som jeg faktisk mener, vi som offentlige ledere også må forholde os til og inddrage.

Samfundsansvar fylder mere
Jeg har den oplevelse, at en af grundene til, at Danmark som samfund er kommet så godt igennem covid-19-krisen, er, at mange offentlige ledere og medarbejdere bredt har påtaget sig et klart samfundsansvar. Opgaven har været i centrum. Formalia og procesregler har nogle gange været bøjet i en højere sags interesse. Det synes jeg godt, vi kan tage med os i tilgangen til andre vigtige samfundsemner: klima, tryghed, decentralisering, integration.

Verden er blevet mere uforudsigelig, og der kan både komme teknologiske kriser, klimakriser og migrationskriser med en stor kraft og uforudsigelighed.

Claes Nilas
Direktør, Hjemrejsestyrelsen

Og vi kan også tage det med til snakken med især de unge medarbejdere i vores organisationer, når vi skal svare på spørgsmålet: WHY? Hvad er organisationens og vores egen berettigelse?

Forståelse af at udnytte teknologi
De erfaringer, vi alle har fået med værdien af digital kommunikation, skal med i vores hverdag, selvom vi vender fysisk tilbage til arbejde. Jeg sidder selv i en organisation med arbejdssteder på flere forskellige adresser i landet, ligesom vi har nært samarbejde med andre offentlige organisationer, der ligeledes er landsdækkende. Og mange møder - især faste samarbejdsmøder om administrative spørgsmål med udsendte dagsordener på forhånd osv. - kan rigtig godt afvikles digitalt. Og så sparer man i øvrigt lang og ofte klimauvenlig transporttid.

Verden er blevet mere uforudsigelig
Midt under covid-19 havde jeg lange møder med en udenlandsk delegation. Fra et land med en anden samfundskultur end vores. På et tidspunkt kommer vi over i at smalltalke, herunder privat, og kommer ind på covid-19. Og pludselig sker der noget magisk.

Vi snakker menneske til medmenneske. Om hvordan covid-19 påvirker både vores samfund generelt, men også os selv og vores familie. Vi er fuldstændig på lige fod og sammen i ønsket om, at den forfærdelige pandemi snart forsvinder ud af vores liv. Og forhandlingsklimaet er godt, vi kender nu hinanden lidt også på det menneskelige plan.

Verden er blevet mere uforudsigelig, og der kan både komme teknologiske kriser, klimakriser og migrationskriser med en stor kraft og uforudsigelighed.

Så der er ikke noget med tilbage til det vante. For et par år siden begyndte vi at tale om agil ledelse, og det er der noget rigtigt i. Vi får brug for ledelse, der hurtigt kan pejle sig ind på nye udfordringer. Som tør træffe beslutninger og løse problemer. Og som er indstillet på, at usikkerhed er et grundvilkår. Og svaret er på den ene side parathed og åbenhed, og på en anden side livslang læring.