Chefkonsulent: Fire bud på, hvordan vi får samme produktivitet med en firedages arbejdsuge

I det nævnte engelske forsøg og i mange af de ordninger, der er indført i praksis, reducerede virksomhederne det samlede timetal, så man kun arbejder 30-34 timer på fire dage.  

Så vidt jeg kan læse mig frem til, er beskeden nogenlunde enslydende: Produktionen er ikke gået ned – tværtimod oplever flere virksomheder, at produktionen stiger på trods af den reducerede arbejdstid. Og nok ikke så overraskende er medarbejdertilfredsheden gået op. 

Udnyt tiden bedre 

Det kan synes selvmodsigende, at mindre arbejdstid giver samme eller mere produktivitet, men tænker man lidt over det og griber i egen erfaringsbank, er det egentligt ikke så mystisk. Særligt ikke i vidensfag, hvor en frisk og veludhvilet hjerne er afgørende for ens produktivitet både kvantitativt og kvalitativt.  

Hvilken læge vil du helst behandles af: Lægen, der har været på 36 timers vagt og på grund af personalemangel har sagt ja til at tage en dagvagt oveni for tredje dag i træk, eller lægen, der lige er mødt efter weekend.

Indfør politik om, at man kun indkalder til møde, såfremt det er strengt nødvendigt, og at man kun indkalder til møder på 15 minutter eller 30 minutter.

Lasse Hartmann
Chefkonsulent

Der er en gevinst i sig selv ved at lade medarbejderne hvile en dag mere. Men i langt de fleste tilfælde vil gevinsten ved veludhvilede medarbejdere ikke være nok til at opveje de cirka 7,5 timers mindre arbejde.  

Så hvordan får man den samme eller mere produktion ud af medarbejderne på 30-32 timer på fire dage fremfor 37-40 timer på fem dage? Der skal også gøres noget ved den tid, medarbejderne er på arbejde. Den skal udnyttes bedre. 

Den dårlige nyhed er, at det kræver ændringer i den måde, vi arbejder på. Den gode nyhed er, det hverken behøver at være svært eller dyrt. Det gælder først og fremmest om at fjerne afbrydelser og distraktioner.  

Her er fire overordnede uvidenskabelige praktiske bud på, hvor man kan gøre arbejdsdagen mere effektiv baseret på mange års erfaring fra kontorlandskabet. 

Holde op med at holde møder. Jeg tror, de fleste kan nikke genkendende til, at vi bruger alt for meget tid på værdiløse møder. Den forstyrrelse i arbejdet, et møde giver, fører til yderligere produktivitetstab.  

Et møde på en time giver således ikke kun et produktionstab på en time men minimum cirka 75 minutter, som udover selve mødetiden består af transport, eftersnak og tid til at få hjernen tilbage til opgaven.  

Det er nok ikke muligt at sløjfe møderne helt. Indfør derfor politik om, at man kun indkalder til møde, såfremt det er strengt nødvendigt, og at man kun indkalder til møder på 15 minutter eller 30 minutter. Møder længere end 30 minutter forbeholdes workshops og skal særskilt begrundes, hvis de ikke er workshops.

Stop med at skrive emails. Emailen er en skjult men potent tidsrøver og i forhold til telefonen et ineffektivt arbejdsredskab.  

Nogle gange er det nødvendigt at kommunikere på skrift af hensyn til dokumentation, men rigtig mange problemstillinger løses bedre og mere effektivt i telefonen.

Lav en emailpolitik, der begrænser brugen, installer et emaileffektiviseringsprogram, og lav dedikerede telefonrum, der inviterer medarbejderne til at klare opgaverne over telefonen. 

Drop storrummet. Storrummet er en effektiv måde at udnytte kvadratmeterne på, men i forhold til koncentration og effektivitet er det den dårligste måde at placere medarbejderne på. Storrummet er nemlig fyldt med distraherende elementer, og det åbne rum inviterer ligefrem til afbrydelser.  

Hver gang vi afbrydes, tager det tid at komme tilbage til samme koncentrationsniveau. Op til 20 minutter koster det således at komme tilbage i opgaven, når man afbrydes. Og vi afbrydes hele tiden i storrummet – også når vi ikke engang opdager det.

Del dagen op i koncentreret tid og forstyrrelsestid. Under den koncentrerede tid må medarbejderne ikke forstyrres – ingen kollegial "walk in"-sparring eller ekspedition og ingen møder.

Lasse Hartmann
Chefkonsulent

Noise Reduction-høretelefoner hjælper men løser ikke problemet. Mange af afbrydelserne er ikke auditive men visuelle, og vi er ikke altid bevidste om, at vi er blevet afbrudt. Værst er rum med gennemgang med den konstante forstyrrelse af mennesker, der bevæger sig og lige skal "walk and talk" på vej til mødelokalet eller kaffemaskinen. 

Men man behøver ikke at opsige sit lejemål og begynde at søge et nyt domicil med enkeltmandskontorer. Det gælder om at fjerne de distraherende elementer ved storrummet.  

Afskærm gangarealer i rummet, så medarbejderne ikke forstyrres af gennemgående kollegaer. På samme måde skal adgang til mødelokaler afskærmes, så man ikke forstyrres af trafik og snak til og fra mødelokaler. Og læg tæpper i gangarealerne. Del rummet op i mindre bordgrupper med afskærmning mellem grupperne, og indfør telefonpolitik om, at længere samtaler føres i telefonrum. 

Grupperne skal ikke inddeles i kontorer eller tværgående teams men inddeles i forhold til arbejdsopgaver. Det nytter ikke at sætte afdelingssekretæren i samme gruppe som juristerne. Inddel grupperne i medarbejdere med meget ekspedition og medarbejdere, der har brug for fordybelse.  

Sæt afdelingssekretæren sammen med studenterne og projektlederen, og lad juristerne sidde for sig selv eller dele bordgruppe med analytikerne. 

Del dagen i forstyrrelse og fordybelse. Kollegial sparring og ekspedition forstyrrer ikke kun en person men flere. En ting er, at kollegaen, sparringen eller ekspeditionen gælder, bliver afbrudt og dermed kastet 20 minutter tilbage i sin opgaveløsning. En anden er, at alle omkring – bevidst eller ubevidst – også afbrydes i deres arbejde, når kollegaen i gruppen forstyrres.

Gør det simpelt: Del dagen op i koncentreret tid og forstyrrelsestid. Under den koncentrerede tid må medarbejderne ikke forstyrres – ingen kollegial "walk in"-sparring eller ekspedition og ingen møder.  

Under forstyrrelsestiden er der mulighed for at sparre med kollegerne, ekspedere spontane henvendelser, holde møder og lave småting, der ikke kræver den store fordybelse. 

Ovennævnte tips er ikke en one-size-fits-all-model og vil ikke direkte kunne implementeres i alle virksomheder. De giver måske ikke 7,4 timer mere effektivitet i sig selv, men kombineret med effekten af den længere hviletid samt den større medarbejdertilfreds, der kommer ud af færre møder og en mindre forstyrret hverdag, er man nået langt mod at være lige så produktiv på fire dage.