Styrelse: Aktivitetsbaserede arbejdspladser er fremtiden

KRONIK: En aktivitetsbaseret arbejdsplads, hvor medarbejderen rykker sig efter opgavens art, har skabt en ny sammenhængskraft i Bygningsstyrelsen samt en reduktion på en tredjedel af huslejen, skriver styrelsesdirektør Rasmus Brandt Lassen.

Af Rasmus Brandt Lassen
Direktør i Bygningsstyrelsen

Du har ingen fast plads. Du har ingen fast mødetid. Du har måske ikke engang et fast arbejdssted, men flere mulige arbejdssteder. Og du arbejder ikke for din chef, men i en række tværgående projekter og opgavefællesskaber. Alligevel forventes det, at du arbejder tæt sammen med dine kolleger og for en fælles vision. Og du forventer selv, at dit arbejde giver dig identitet, tilhørsforhold og mening.

Arbejdspladsen, som vi kender den, er i opbrud.

Rejsen er gået fra cellekontorer til åbne kontorlandskaber for at spare plads og for at erstatte private kontorfabrikker med videndeling og fællesskab. De gode intentioner er desværre ofte slået fejl, fordi støjgener i de åbne kontorlandskaber enten har udviklet et tavshedsdiktatur, som umuliggør videndeling, eller et samtaletyranni, der har umuliggjort fordybelse.

Samtidig har den gradvise teknologiske transformation fra fortidens fastnettelefoner, stationære computere og bunker af papirsagsmapper til nutidens mobiltelefoner, bærbare computere, tablets, wifi, Skype og digitale sagsgange betydet, at vi ikke længere nødvendigvis behøver være lænket til et fast skrivebord eller en fast arbejdsplads.

Mange steder, også i Bygningsstyrelsen, har man eksperimenteret med såkaldt "free seating"- og "clean desk"-politikker. Oftest for at spare kvadratmeter og dermed penge, men uden tilstrækkeligt blik for at sikre gode rammer for arbejdet. Det har skabt åbne kontorlandskaber uden legitime tilhørsforhold for den enkelte, hvor fortrolige telefonsamtaler foregår på trappen eller toilettet, hvor det er umuligt at booke mødelokaler, og hvor fordybelse kun kan ske ved uglesete hjemmearbejdsdage.

Det må simpelthen kunne gøres bedre.

Tre typer arbejdspladser
Bygningsstyrelsens hovedkontor i København er per 1. januar 2019 flyttet til et nyt statsligt kontorknudepunkt på Kalvebod Brygge. Vores forundersøgelser i forbindelse med flytningen viste, at vi på vores gamle adresse i Valby kun brugte vores skriveborde cirka halvdelen af arbejdsdagen, men at vores mødelokaler til gengæld var fuldt bookede det meste af dagen, dog ofte kun af to-tre personer – også de store lokaler.

Vi besluttede på den baggrund og med inspiration fra vores kontor i Skanderborg, fra udlandet og den private sektor at indrette vores nye kontor på Kalvebod Brygge som en aktivitetsbaseret arbejdsplads.  

På Kalvebod Brygge har vi adgang til tre forskellige typer af arbejdspladser: aktivpladser til videndeling og projektarbejde samt korte nedslag mellem møder; fokuspladser til mere fokuseret, individuelt arbejde og stillepladser til fordybelse uden forstyrrelse.

Herudover er der et utal af kupesofaer, telefonbokse, fleksrum og bookbare mødelokaler, som skaber gode rammer for samtaler, uformelle og formelle møder og muligheder for at slå benene op og få en kop kaffe, mens man for eksempel forbereder sig til næste møde eller læser en faglig rapport. Alt sammen noget, der er blevet plads til, fordi vi kun har syv skriveborde per ti ansatte. Og råd til, fordi vi har kunnet reducere vores areal og dermed vores husleje med en tredjedel.

En fundamental kulturforandring
Den aktivitetsbaserede arbejdsplads er langt mere end en indretningstrend. Det er en fundamental kulturforandring.

For at det kan fungere, skal vi aflære en masse vaner fra den traditionelle arbejdsplads. Arbejdsdagen skal opdeles i bidder, hvor man vælger den type af arbejdsplads, som bedst understøtter den opgave, man skal løse. Man bevæger sig rundt i kontoret i løbet af arbejdsdagen efter behov. Når man skal finde en kollega, skal man søge i Skype eller i Outlook, inden man rejser sig og går, ellers går man sikkert forgæves.

Nok så vigtigt, så indgår man ikke længere automatisk i et socialt fællesskab med en fast bordgruppe eller et fagligt fællesskab i sin afdeling. Den sammenhængskraft, som vi før fik givet ved at sidde sammen med de samme kolleger hver dag, er forsvundet.

Det kommer oven i øget grad af projektorganisering og tværgående opgaveløsning, hvor man ikke længere nødvendigvis refererer fagligt til egen personaleleder, men i stedet refererer til en række projektledere eller projektejere. Og oven i at man ikke længere primært arbejder sammen med kolleger i sin egen afdeling med samme faglighed som en selv, men i stedet indgår i en række tværgående opgavefællesskaber. Så den sammenhængskraft, vi før fik i kraft af vores organisatoriske indplacering, er også til en vis grad forsvundet. 

En ny sammenhængskraft
Mennesket er et socialt væsen. Et flokdyr. Vi har brug for nære relationer og fællesskaber. Det ligger dybt i vores biologi. Vi har derfor brug for at definere nye tilhørsforhold og fællesskaber, når de gamle holdepunkter forsvinder. Det oplever vi også i Bygningsstyrelsen. Det kræver noget af os alle sammen.

Vi skal skabe ny sammenhængskraft, som ikke er baseret på faste bordplaner eller homogen faglig organisering. Sammenhængskraft, som ikke lader sig begrænse af antikverede teknologier og vanetænkning om, hvad en arbejdsplads er. Sammenhængskraft, der ikke er ekskluderende i forhold til kolleger, der ikke lige er en del af bordgruppen.  

Men en sammenhængskraft der tager udgangspunkt i den fælles opgave og i en vision, som understøtter fagligheder og opgavefællesskaber, og som respekterer medarbejdernes forskellige hverdag og giver dem mulighed for selv at vælge deres omgivelser. Hvor en hjemmearbejdsdag eller en dag på vores skanderborgkontor er en naturlig og velkommen variation. Hvor fire timer offline i stillerummet er o.k., hvis det er det, man har brug for til at løse sine opgaver.

Kort sagt en sammenhængskraft omkring meningen med opgaven, men hvor medarbejderne er sat mere fri.

En indretning for hele organisationen
Kulturforandringer kommer ikke af sig selv. Det er et langt, sejt træk. Det kræver, at ledelsen går forrest. Den moderne arbejdsplads med aktivitetsbaseret indretning kræver derfor også, at direktioner og chefer indgår i den aktivitetsbaserede indretning sammen med medarbejderne.

Cigarerne og cognacen har vi vinket farvel til for mange år siden. Nu er turen kommet til, at vi sætter spørgsmålstegn ved nødvendigheden af rudimentære statussymboler som eget hjørnekontor og mødelokale, hvor antallet af vinduer afspejler placeringen i hierarkiet.

Den moderne arbejdsplads kan møde modstand. Ikke bare fra medarbejdere, men også fra chefer og direktører. Den kræver, at vi er klar til at forandre os. Den kræver, at vi er klar til at give afkald på tidligere tiders goder. Og at vi ikke mister retningen og giver op undervejs.

Fremtidens kontorer
Bygningsstyrelsen har taget de første skridt hen mod fremtidens arbejdsplads. Vi er kommet godt fra start, men har lang vej endnu og meget at lære undervejs. Vi skal fortsat lade os inspirere af andre, som har begivet sig ud på samme rejse. Vi skal se imod andre aktører for at blive klogere på, hvordan man skaber ny sammenhængskraft, når arbejdspladsen gøres mere flydende og fleksibel. Og vi skal tage vores egen medicin og gå foran, så vi kan inspirere og rådgive andre statslige arbejdspladser bedst muligt om, hvordan fremtidens arbejdsplads kan se ud for dem.  

Fremtidens kontorarbejdspladser er aktivitetsbaserede. Potentialet er enormt.

Der vil opstå nye fællesskaber, både fagligt og personligt. Fleksibiliteten passer bedre til moderne organisationer i løbende forandring. Og til fremtidige generationer af medarbejdere med større krav om frihed til at tilrettelægge livet som hele mennesker, der arbejder, er sammen med familien, er ude med vennerne og så videre.

Bygningsstyrelsen i København har reduceret sit eget kontorareal med cirka en tredjedel ved at gå aktivitetsbaseret. Det er vores egen dør, vi fejer for. Det betyder ikke, at man kan gøre det samme alle steder. Bygningsstyrelsen administrerer en ejendomsportefølje på cirka fire millioner kvadratmeter. Og vi er bare en af flere store offentlige ejendomsaktører.

Behovene er forskellige, og det er næppe muligt at udvikle one size fits all-løsninger. Men vi håber, at nogen vil kunne bruge vores erfaringer med moderne aktivitetsbaserede arbejdspladser – både de gode, og hvordan man kommer igennem de dårlige – som inspiration til, hvordan de kan gøre deres arbejdsplads mere attraktiv og samtidig spare på huslejen.

Forrige artikel AMU: Et øget arbejdskraftudbud kræver et nedskæringsstop på efteruddannelse AMU: Et øget arbejdskraftudbud kræver et nedskæringsstop på efteruddannelse Næste artikel Lægeforeningen: Vi er blevet færre til at tage os af patienterne på sygehusene Lægeforeningen: Vi er blevet færre til at tage os af patienterne på sygehusene