Konsulenter vil sætte offentlige indkøbere i gabestok

UDBUD: Med en ny kampagne vil konsulentbranchens interesseorganisationer tvinge offentlige indkøbere til at udnytte den ny udbudslovs mulighed for at lave billigere udbud. De sparker en åben dør ind, siger KL.

Ifølge branchedirektør for DI Rådgiverne, Henriette Søltoft, vælger mange konsulent- og rådgivningsvirksomheder offentlige kunder fra, fordi de synes det er for dyrt at byde på opgaverne. 
Ifølge branchedirektør for DI Rådgiverne, Henriette Søltoft, vælger mange konsulent- og rådgivningsvirksomheder offentlige kunder fra, fordi de synes det er for dyrt at byde på opgaverne. Foto: Lars Bech/Das Buro/PR-foto
Kim Rosenkilde

Det er for dyrt og besværligt for landets mange konsulenthuse at byde ind på offentlige opgaver.

Derfor har konsulentbranchens interesseorganisationer sluttet sig sammen om en ny kampagne, der skal udstille offentlige indkøbere, hvis de gennemfører uhensigtsmæssigt dyre udbudsrunder.

Bag det store ’udbudstjek’ står DI Rådgiverne, Danske Ark, Foreningen af Rådgivende Ingeniører og Managementrådgiverne.

Målet er at sikre, at kommuner, regioner og stat benytter sig af den nye udbudslovs muligheder for at gennemføre mindre omkostningstunge udbud, når der indkøbes konsulentydelser ude i byen.

Problemet er, når der ikke er nogen proportionalitet i udgifterne, sammenlignet med hvad kontrakten egentlig er værd.

Henriette Søltoft
Branchedirektør for DI Rådgiverne

”Loven vil gøre spillerummet større for, at offentlige indkøbere kan tænke mere kommercielt. Det vil vi holde øje også sker i praksis, og udstille når det ikke sker,” siger Henriette Søltoft, der er branchedirektør for DI Rådgiverne.

Små opgaver koster kassen
Som et eksempel på et udbud med mangel på proportioner fremhæver hun en kommunikationsopgave, som en statslig myndighed ville have løst.

Kontraktsummen lå på en million kroner, men op mod tyve virksomheder bød ind. Og hver især havde de efter eget udsagn brugt 100.000 kroner i gennemsnit på udbuddet. Dermed oversteg virksomhedernes udgifter ved at byde på opgaven selve kontraktsummen med op mod 100 procent.

”Det at byde på opgaver vil jo altid koste penge. Men problemet er, når der ikke er nogen proportionalitet i udgifterne, sammenlignet med hvad kontrakten egentlig er værd,” siger Henriette Søltoft

Det gælder ikke mindst inden for konsulentbranchen, hvor mange af opgaverne typisk er af mindre størrelse, men samtidigt komplicerede set i sammenligning med mange andre offentlige indkøb.

Ifølge hende afholder en betydelig del af de konsulentvirksomheder, hun repræsenterer, sig derfor ofte fra at byde ind på offentlige udbud.

Udstilles i medierne
Konkret vil interesseorganisationerne blandt andet holde de offentlige indkøbere op på den nye udbudslovs mulighed for ikke at annoncere udbud af opgaver, der ligger under tærskelværdierne for EU.

Tidligere var der fastlagt en decideret annonceringspligt - også ved opgaver under en million kroner. En regel, som ifølge DI har betydet, at alt for mange virksomheder er endt med at bruge tid og ressourcer på relativt små kontraktsummer.

”Når det er mindre indkøb, så handler det om at teste markedet, hvor man måske taler med et par stykker, som man henter tilbud fra. Og man skal nøjes med at kigge på virksomhedernes referencer i tilbuddet - fremfor at bede dem om at begynde at løse opgaven allerede her,” siger Henriette Søltoft

For at skabe opmærksomhed om problemet truer konsulentbranchens organisationer derfor nu med at gå ”i pressen og til ministeren”, når de støder på omkostningstunge udbud eller indkøbere, der ikke i tilstrækkelig grad retter ind efter erhvervets ønsker.

Gammel debat, men aktuel kritik
Kritikken af høje såkaldte transaktionsomkostninger ved udbud har nærmest lige så mange år på bagen som de europæiske udbudsregler.

Men konsulenternes brancheorganisationer har stadig en relevant og saglig pointe, mener lektor Ole Helby Petersen, der forsker i offentlige udbud ved Roskilde Universitet.

”På den ene side vil man gerne have konkurrence for at sikre de bedste og mest omkostningseffektive løsninger. Men hvis der er høje tilbudsomkostninger for de private leverandører, så er det ikke sikkert, at det samlet ender med at blive samfundsøkonomisk effektivt,” siger Ole Helby Petersen.

Samtidig skal man også huske på, at omkostningerne ved selve udbuddet ofte skal vejes op i forhold til en række andre komplekse overvejelser.

Og så kan der opstå en række andre dilemmaer ved andre udbudsformer. Konkret i forhold til konsulentbranchen peger Ole Helbye Pedersen på, at SKI’s rammeftaler måske nok gør det lettere og billigere at vælge en konsulent.

Til gengæld er det primært de store rådgivningsvirksomheder som Deloitte, Rambøll, PWC, COWI og E&Y, der kan levere den brede pallette af ydelser, som rammeaftalerne forudsætter.

”Det er jo et kolossalt problem. Både for de små og mellemstore rådgivningsvirksomheder. Men også samfundsmæssigt, fordi de offentlige institutioner bliver meget afhængige af nogle få store rådgivningshuse, mens de mere specialiserede konsulenthuse sjældnere bliver tilbudt statens konsulentopgave,” siger Ole Helby Petersen.

Kontrakter kræver sikkert grundlag
Det var desværre ikke torsdag muligt at få en kommentar fra Foreningen af Offentlige Indkøbere, IKA. Men chefen for KL’s Udbudsportal, Rikke Thorlund Haahr, er langt hen ad vejen enig med organisationerne bag det nye udbudstjek.

” Vi har hele tiden været fuldstændige enige med DI om den her forenkling omkring de små indkøb. Det har vi jo også skubbet på for at få igennem. Vi er også enige i, at det i de fleste tilfælde er bedst at vælge en udbudsform, hvor man begrænser antallet af tilbudsgivere," siger Rikke Thorlund Haahr.

Hvis hun skal pege på en udfordring, så er det at finde den rette balance imellem, at det på den ene side ikke skal blive for dyrt og besværligt for virksomheder at komme med deres tilbud.

- På den anden side skal de offentlige myndigheder have et aftalegrundlag, der sikrer vished om, at varen bliver leveret som aftalt. Her er det ifølge Rikke Thorlund Haahr ikke tilstrækkeligt, hvis indkøberen kun har en stak cv’er og referencer at indgå aftale på.

Det kræver en egentlig løsningsbeskrivelse. Og det er ofte kravene til den, der kan være ressourcekrævende.

Hun mener dybest set, at en mere retvisende opgørelse af virksomhedernes omkostninger forbundet med udbud kræver en sammenligning med de salgsomkostninger, der er forbundet med at handle med private kunder.

"Udgifterne til at afgive tilbud bør sidestilles med andre salgsomkostninger. Hvis man skal diskutere hvad et rimeligt niveau er, kan man måske sammenligne med de ressourcer, som virksomheder bruger på salg til private," siger Rikke Thorlund Haahr.

Dokumentation

Sådan skal dyre udbud udstilles

  • De fire brancheorganisationernes medlemsvirksomheder melder udbud ind, hvor det vurderes, at transaktionsomkostningerne overstiger 10 pct.  
    Organisationerne vil så tage de respektive udbud op med indkøberne, dels for at få ændret udbudsmaterialet, dels for på længere sigt at sikre udbud med lave transaktionsomkostninger.
  • Håndteringen og retorikken i forhold til de konkrete udbud optrappes trinvis, hvis der ikke sker forbedringer. Ift. udbydere, der gentagne gange afholder udbud, hvor de samlede transaktionsomkostninger er klart højere end 10 pct., eller som udviser mangel på lydhørhed, bør organisationerne gå i pressen og til ministeren.
  • Efter et år offentliggøres, hvilke indkøbere der i særlig grad har gjort sig bemærket på den gode henholdsvis den dårlige måde. Vurdering af dårlige indkøbere tager udgangspunkt i:
    • Antal af udbud, hvor transaktionsomkostningerne overstiger 10 pct.
    • Udbud, hvor de samlede transaktionsomkostninger udgør over 50 pct. af kontraktværdien
    • Manglende lydhørhed over for forslag til forbedringer.
  • Vurdering af gode indkøbere tager udgangspunkt i:
    • De har gennemført forbilledlig(e) udbud med lave transaktionsomkostninger.

Kilde: DI Rådgiverne, projekt UdbudsTjek


Politik har aldrig været vigtigere

Få GRATIS nyheder fra Danmarks største politiske redaktion

Omtalte personer

Henriette Søltoft

Vicedirektør, Dansk Industri
cand.jur. (Københavns Uni. 1992)

0:000:00