Vicedirektør i Moderniseringsstyrelsen: Det har Rigsrevisionen og Marie Kondo til fælles

KLUMME: Kompleksitet og manglende transparens skaber fejl og misbrug i staten. Løsningen er enkle regler og god systemunderstøttelse, skriver Maria Damborg Hald. 

Af Maria Damborg Hald
Vicedirektør i Moderniseringsstyrelsen med ansvar for Koncernservice og Center for Systemer

Svindel med tilskudsmidler. Snyd med faktura. Misbrug af statens penge. Besvigelse. Bedrageri. Dokumentfalsk.

Lige nu fylder debatten om embedsmænd, der misbruger deres stilling til at opnå personlige økonomiske fordele, både i direktionslokalerne og omkring frokostbordene i kantinen.

Kunne det også ske hos os? tænker mange.

Har vi overblik over, hvad der faktisk foregår hos os lige nu? Hvad kan vi gøre for at undgå, at sådanne sager overhovedet opstår? Kan vi dokumentere, at vi i hvert fald har gjort vores, hvis revisionen spørger?

Vi vil gerne være sikre på, at vores processer og kontroller er dokumenteret. Så måske bør vi indføre nogle flere kontroller?

Mellem tillid og kontrol
Ofte ender diskussioner som disse med dilemmaet mellem tillid og kontrol.

Kan vi stole på de betroede, bemyndigede medarbejdere og chefer? Kender de reglerne? Har de forstået dem? Ved de, hvad det betyder i praksis? Gør de det, de skal? Har vi gjort det nemt for dem at gøre det rigtigt? Og har vi gjort det besværligt eller måske endda umuligt at gøre det forkert?

Det er min erfaring, at det kræver både rigtig meget tid og rigtig mange kræfter at sætte sig ind i og samvittighedsfuldt forvalte det ansvar, man har, når man er bemyndiget til at kunne disponere over skattekroner.

Og det spænder utroligt vidt fra spørgsmålene: ”Har du hjemmel?” og ”Er du bemyndiget til at træffe denne beslutning?” til spørgsmålet: ”Stemmer det fakturerede, både kvaliteten af varen og ydelsen og det opkrævede beløb, overens med det, der faktisk er leveret, og det, der oprindeligt er aftalt, jævnfør kontrakten?”

Tænker på mine opgaver som rengøring 
Min egen erfaring er, at det hjælper med enkle regler og god systemunderstøttelse.

I mit job som vicedirektør i Moderniseringsstyrelsen har jeg ansvar for at sikre, at de administrative systemer, som alle på tværs af staten bruger, er sikre og understøtter for eksempel effektive kontroller.

En stor del af mit ledelsesfokus går på gennemgang af procedurer, planlægning og opfølgning på gennemførte kontroller, risikovurderinger og opfølgning på revisionsanmærkninger.

Og når jeg skal i gang med disse opgaver, så hjælper det mig at tænke på dem som rengøring: Jeg ville egentlig helst være fri, men jeg kan faktisk godt lide følelsen, når jeg efter nogle timers rengøring kan se rundt i vores lejlighed og konstatere, at der er rent og ryddeligt.

Det giver mig overskud til at tænke på andre ting. Jeg får lyst til at lave noget aktivt med mine børn. Jeg får lyst til at invitere gæster.

Does it spark joy? 
Og det er jo lige der, at det går op for mig, at den japanske bestsellerforfatter Marie Kondo (der er kendt for sine bøger om glæden ved at organisere og rydde ud i sine gamle sager) og Rigsrevisionen grundlæggende kommer fra det samme sted.

De tror begge på, at vi en gang imellem har godt af at aftørre alle vandrette flader og få kigget i alle skuffer og skabe, så vi kan få ryddet ud i alt det gamle lort. Og spurgt os selv om det, Marie Kondo altid spørger om, når hun rydder op rydder ud: ”Does it spark joy?”

Jeg tror, at en del af hemmeligheden bag en effektiv og velfungerende offentlig sektor, hvor vi har et passende kontroltryk, der er proportionalt med den risiko, der er for misbrug, ligger i formlen: enkelt + nemt = effektivt.

For mange regler skaber fejl
Det er kompleksitet og manglende transparens, der giver grobund for fejl og misbrug.

Problemerne opstår, når der er for meget procedure, for mange systemer, for mange forskellige måder at gøre tingene på, for mange indgange, for mange undtagelser, for mange særregler, for mange tjeklister og for mange ligegyldige ting i vores skuffer og skabe, som ikke skaber glæde. 

At ville gøre det nemt er et meget ambitiøst mål at sætte sig. Men rigtig mange dygtige og ambitiøse folk rundtomkring i staten arbejder med netop det mål for øje hver dag.

På mange områder går det den rigtige vej. Og på mange områder får vi hjælp af teknologien til for eksempel at omsætte store datamængder til brugbare indsigter, som vi kan handle på.

For eksempel ved hjælp af bedre ledelsesinformation, så vi hurtigt kan se, hvis der er nogle indkøbsdata, der ser mærkelige ud, eller hvis der er udbetalinger af tilskud, som lander hos en modtager, vi ikke kan genkende.

Forrige artikel Jørgen Rosted: Grønne investeringer skal holdes uden for EU's budgetlov Jørgen Rosted: Grønne investeringer skal holdes uden for EU's budgetlov Næste artikel Forsker: Personalepolitik skal også handle om personalet Forsker: Personalepolitik skal også handle om personalet