Grant Compass: 5 gode råd til små fondes bestyrelsesmøder under corona

For at sikre et effektivt virtuelt møde kan du:

• Bede alle mødedeltagere have kameraet tændt. Det mindsker følelsen af afstand.
• Bede alle mødedeltagere slå mikrofonen fra, med mindre de har fået ordet. Så undgår du baggrundsstøj.
• Bede mødedeltagerne bruge den virtuelle hånd til at række hånden op under mødet.
• Bede mødedeltagerne bruge chatfunktionen til spørgsmål under en præsentation, så behøver deltagerne ikke afbryde taleren undervejs.

Andet råd: Lav en klar rollefordeling
Det er en kendt sag, at klar rollefordeling sikrer et effektivt møde og behagelig oplevelse for mødedeltagerne. I et virtuelt møde er der to vigtige roller, som skal udpeges - facilitatoren og den teknisk ansvarlige.

Mødedeltagerne sidder i hver sit rum og kan derfor ikke opfatte de små signaler som for eksempel kropssprog og skift i toneleje sender. Det er derfor tit svært at aflæse, hvornår man kan tage ordet. Samtidig er det vanskeligt for den, som har ordet, at vurdere de andres holdning til det sagte.

Det kan resultere i både lange perioder af stilhed eller lange enetaler. Ved at vælge en facilitator for mødet bliver det nemmere for alle at begå sig på mødet, så alles holdninger kommer frem.

Facilitatorens rolle er at sikre et godt og effektivt forløb af mødet. Det vil sige,

• at dagsordenen og tilhørende tidsfrister holdes,
• at bevare overblik over spørgsmål og input i chatten og bringe dem på banen på god måde,
• at styre talerækken og sørge for, at dem som har rakt en virtuel hånd op ved mødet får taletid på et passende tidspunkt,
• og endelig at opsummere dialogen under hvert punkt samt eventuelle beslutninger.

Selv folk med lang erfaring med virtuelle møder kan få udfordringer med teknikken - måske er lyden for lav eller der er en som ikke kan logge på. Ved på forhånd at have udpeget en teknisk ansvarlig, som straks tager ansvar for at løse eventuelle udfordringer, undgår du både tidsspilde og forvirring på mødet.

Har du ikke et teknik-kyndigt medlem i din bestyrelse, så overvej om du kan få en ven, familiemedlem eller kollega til at sidde standby for at hjælpe, hvis behovet opstår.

Rollerne som facilitator og teknisk ansvarlig bør uddeles nogle dage før mødet afholdes, så begge parter kan nå at forberede sig, afprøve systemet mv.

Tredje råd: Forbered dig i god tid inden mødet
Både fysiske og virtuelle møder kræver god forberedelse.

Flere og flere små fonde vælger at bruge et digital system til at understøtte arbejdet i bestyrelsen. Ved at bruge et digitalt system kan alle medlemmer i god tid inden mødet læse mødematerialet og skrive kommentarer til mødematerialet, som de andre kan se.

Hvis du for eksempel skal forberede dig til et uddelingsmøde, så kan du i god tid før mødet læse ansøgninger, skrive kommentarer om ansøgerne og læse andre bestyrelsesmedlemmers kommentarer.

Dermed hjælper det digitale system med at holde overblik over al information. Det giver dig samtidig mulighed for at se, hvad de andre mener. I god tid inden mødet.

Ved at bruge et digital system i forberedelsen hjælper du mødedeltagerne med at være velforberedte til mødet. Det betyder, at mødet i højere grad kan fokusere på at træffe beslutninger.

Nogle af de mest anvendte digitale systemer til brug for uddeling af fondsmidler er eksempelvis Colombus IT​, ​SmartSimple​ til de større fonde og ​Grant Compass​ til de mindre fonde.

Det er også vigtigt, at mødedeltagerne logger på i god tid inden mødestart, cirka 10 minutter før. Brug tiden på at sikre dig, at din lyd virker, dit kamera virker, og du kan se de andre mødedeltagere på skærmen.

Har du en præsentation, som skal vises på mødet, så kan du finde øve dig i at dele på skærmen, før mødet starter.

Fjerde råd: Giv plads til hinanden
Den manglende mulighed for at aflæse kropssprog og ansigtsudtryk betyder, at du ikke har samme fornemmelse af de andre mødedeltagere som ved et fysisk møde. Ofte har vi en tendens til at blive meget fokuseret på at træffe beslutninger ved virtuelle møde. Vi springer hygge-snakken over.

Bestyrelser, som kun ser hinanden få gange årligt, skal være særligt opmærksomme på at give plads til at lytte til hinanden, spørge ind og i det hele taget få genetableret kontakten til hinanden. Altså give plads til hygge-snakken. Det kan du gøre ved at have et dagsordenspunkt, som er dedikeret til “bordet rundt” eller ved at lægge kaffe-pauser ind i mødet, hvor ordet er frit.

Når der skal træffes vigtige beslutninger, eksempelvis om uddelinger, kan det være nødvendigt at være mere direkte i sin kommunikation ved virtuelle møder. Det er nødvendigt at sikre, at alle har forstået den konkrete problemstilling. Og at alle meninger bliver hørt.

Her kan facilitatoren bede alle mødedeltagere enkeltvist om at tilkendegive deres mening - mundtligt eller i chat’en. Så er der ikke tvivl om beslutninger. Det kan også være nødvendigt, at mødedeltagerne oftere beder om at få en problemstilling uddybet eller gentaget for at sikre fuld forståelse.

Femte råd: Evaluer mødet og juster til næste gang
Der er mange fordele ved virtuelle møder, eksempelvis sparer deltagerne transporttid, og indadvendte mødedeltagere kommer nemmere til orde via chat-funktionen end i fysiske møder. Og så er det selvfølgelig et stærkt værktøj i en tid præget af corona.

Du kan forvente, at du også fremover vil skulle afholde virtuelle møder. Så hvorfor ikke bruge hvert møde på at blive en lille smule bedre til de virtuelle værktøjer?

Afsæt fem minutter i slutningen af mødet til at få feedback på det virtuelle møde. Hvad fungerede godt? Hvad kan med fordel gøres bedre næste gang? Husk at skrive jeres erfaringer ned og tage dem med næste gang, I skal have et virtuelt møde.

Rigtig god fornøjelse med de virtuelle bestyrelsesmøder!